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Warum Lean
Management aktueller
denn je ist!
Kathrin Saheb
saheb-consulting
2016©Saheb Consulting
Vortrag
Warum Lean aktueller ist denn je-
Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Administration
Mannheim, 25. Februar 2016
2016©Saheb Consulting
Dort ist
niemand. Ich
warte
Zu Begin: Eine alltägliche Geschichte
3
Am Schalter
Informiert und
zum Container
gelaufen
Dort gewartet
bis MA1 fertig
mit
telefonieren
Rechnung
gezeigt & was
ich brauche
MA1 schickt
mit zu MA2
MA1 bedient
PC und druckt
Auftrag falsch
Ich suche
jemanden.
Ich spreche
einen Fahrer
an. Der sucht
auch
MA 2 kommt.
Er ist sehr nett
+ kompetent
Sein Telefon
klingelt
ständig und
unterbricht ihn
Er ruft die
Rechnung auf
und berät
mich
Die Bestellung
ist
aufgenommen
Baumaterialien für die Terrassenpflasterung mussten nachgekauft werden.
Im Baumarkt:
2016©Saheb Consulting
Fazit
4
 85 Minuten Warte- und Suchzeiten
 15 Minuten Bearbeitungszeiten
 6 Rückfragen/Unterbrechungen des Mitarbeiters
 1 x Fehler
Dauer des Einkaufs: ca. 110 Minuten
17%
83%
Beratung
Warten
Wertschöpfend im Sinne des Kunden
Kundenzufriedenheit: Mitarbeiterzufriedenheit ???
2016©Saheb Consulting
8 Argumente für Lean aus Mitarbeitersicht
5
1. Streben nach Sinn
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
3. Fähigkeiten & Know How einsetzen
4. Im Flow arbeiten
5. Arbeitsklima
6. Langweilige Besprechungen verkürzen
7. Entrümpeln macht glücklich
8. Weniger suchen – weniger Warten
…………………………………?
Ihre Beispiele ?
Gerne auf dem Blog zum Buch:
www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de
2016©Saheb Consulting
1. Streben nach Sinn
6
 Das Streben nach Sinn als Urbedürfnis des Menschen und primäre Motivationskraft
(siehe Victor Frankl)
 Extrinsische – von außen kommende - Motivation ist nur bedingt erfolgreich
(Prämien, finanzielle Belohnung guter schulischer Leistungen…..)
 LEAN bedeutet:
 Werte schaffen ohne Verschwen-
dung
 Überprüfung der Sinnhaftigkeit
jeder Tätigkeit
 Entlastung von sinnlosen Aufgaben
wie Doppelarbeit, Blindleistung,
Fehler, Nacharbeit ……
2016©Saheb Consulting
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
 Erfolgserlebnisse machen glücklich und stärken unsere Selbstwertgefühl und
Wohlbefinden.
 Z.Bs. Zufriedene oder begeisterte Kunden, dankbare Kollegen….
 Unzufriedenheit durch organisatorische Rahmenbedingungen, die es uns nicht
erlauben, unsere Arbeit erfolgreich durchzuführen.
 Beispiele: Schaffner im Zug, Servicemitarbeiter Telekom……..
 Lean Administration :
 Optimierung der Abläufe mit der Wertstromanalyse aus der Perspektive des
Kunden. Voraussetzungen werden geschaffen, so dass jeder Mitarbeiter seine
Aufgabe optimal zur Zufriedenheit des Kunden (extern oder intern) ausführen
kann.
 Klare und transparente Informationsstrukturen –eindeutig definierte Rollen
und Aufgaben.
7
2016©Saheb Consulting
3. Fähigkeiten richtig einsetzen
8
 Motivation und Zufriedenheit durch Einsatz der
eigenen Fähigkeiten
 Verschwendungsart: Falschere Einsatz der
Mitarbeiter
 Mit Lean Administration werden Aufgaben und Rollen überprüft und angepasst.
 Mitarbeiter werden als Experten ich ihrem Arbeitsbereich anerkannt, erhalten
Verantwortung, werden gefördert und gefordert.
 Führungskraft – Rolle als Coach – der die Mitarbeiter befähigt eigene Lösungen zu
entwickeln.
 Lean Tools: Gemeinsame Prozessoptimierung - Tätigkeitstrukturanalyse
 Beispiel: Hochqualifizierte Ingenieure verbringen 30% ihrer Arbeitszeit mit
Sekretariatsaufgaben/ Außendienstmitarbeiter müssen Aufgaben des
Innendienst erledigen
2016©Saheb Consulting
4. Arbeiten im Flow
9
 Lean Administration :
 Drastische Reduzierung von Rückfragen
und Störungen durch Prozessstandards
 Anlagenbau – 54%, HR -35% ….
 Tools: Wertstromanalyse / Informations-
strukturanalyse
 Glück durch Vertiefung, Konzentration, Aufgehen in einer Tätigkeit, beruflich oder
privat , arbeiten im Flow (Mihaly Csikszentmihalyi)
 Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails, Kollegen etc.
gehören zum Alltag - jeder zweite Angestellte massiv betroffen.
 Leistungsabfalls durch Unterbrechungen – siehe Studie King‘s Colleg und lange
Dauer bis zur Rückkehr zur eigentlichen Arbeit – sieh Gloria Mark und bis zu 28%
Verlust der Arbeitszeit durch Unterbrechungen.
2016©Saheb Consulting
5. Arbeitsklima
 Positives Arbeitsklima wird für Arbeitnehmer immer wichtiger
– Mensch als soziales Wesen – Entwicklung durch Interaktion
 Heutige Rahmenbedungen und Veränderungsgeschwindigkeit
erschweren den Aufbau stabiler und gut funktionierender
Teams.
27.02.2016 10
 Lean Administration:
 Alle Lean Projekte werden gemeinsam mit den betroffen Mitarbeitern
durchgeführt - Im Zentrum: gemeinsame Aufnahme der Unternehmens-
prozesse und Verständigung wie die Aufgaben abzuwickeln sind.
 Schnittstellenübergreifende Kommunikation und Projektabwicklung als Basis
für den Aufbau gut funktionierender Teams.
 Respekt und Verständnis für Kollegen - Blick über den Tellerrand
 Beispiel: Mitarbeiter reden erstmalig über ihr Verständnis von Preisen,
Terminen etc.
2016©Saheb Consulting
6. Produktivere Besprechungskultur
11
 Studie zeigt dass Mitarbeiter im Schnitt 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen
verbringen und nur 61% der geplanten To Dos davon umgesetzt werden.
 Sehr viel Zeitverlust aufgrund fehlender Planung sowie unzureichender Moderation
 Lean Administration:
 Analyse der bestehenden
Besprechungskultur – Aufdeckung von
Verschwendung und Kosten –
Transparenz.
 Gemeinsame Entwicklung von Besprechungsstandards – Umsetzung und regelmäßige
Erfolgskontrolle
 Beispiel: PM im Anlagenbau, 9% der Arbeitszeit für allgemeines Besprechungen (nicht
Projektrelevant). Reduzierung um 50% nach erster Analyse.
2016©Saheb Consulting
7. Glücklich durch Entrümpeln
12
 Belastung durch Gegenstände, die man
nicht braucht , die unordentlich und
schlecht organisiert sind
 Zuviel Dinge auf zu engem Raum
 Unerledigtes
 Lean Administration:
 Mit 5 S für ordentliche und
strukturierte Arbeitsumgebung und
Datenhaltung
2016©Saheb Consulting
7. Entrümpeln - auch elektronisch
13
2016©Saheb Consulting
8. Weniger Suchzeiten…..
14
2016©Saheb Consulting
…….und Wartezeiten
15
2016©Saheb Consulting
Entlastung durch Lean?
16
2016©Saheb Consulting
17
Schritt 1: Ganzheitliches Lean Know How
System
KAIZEN
Fluss
KAIZEN
Punkt
KAIZEN
Schnittstellenübergreifend
Prozesse/Teilprozesse
Informationsflüsse
Arbeitsabläufe
Optimierung am
Arbeitsplatz & im Team
Prozessketten -
Werksübergreifend
Optimierung des
Standortes/
Organisationsstrukturen
5 S
Besprechungskultur
E-Mail Effizienz
Ablagestruktur
2016©Saheb Consulting
Schritt 2: Systematische Einführung
27.02.2016 18
Lean Programmmanagement
Zentrale Steuerung - Lean Organisiation
Aktivierung der Mitarbeiter – Leadership – Change Management
2016©Saheb Consulting
Die Einwände
19
 Die Methode ist immer so gut, wie sie angewendet wird.
 Eine Verdichtung der Arbeit und Erhöhung der Geschwindigkeit ist auf jeden Fall
möglich und kann u.U. zum Gefühl von Stress und Überforderung führen.
 Wichtig: ein Bruchteil der eingesparten Potentiale sollte auch den Mitarbeitern
direkt zugute kommt, sei es durch Pausen, Weiterbildung, Sportmöglichkeiten,
flexiblere Arbeitszeiten…
 Derartige ‚Auszeiten‘ - gesünder als Leerlaufzeiten oder Wartezeiten aufgrund von
Verschwendung.
Lean macht
krank
Lean
bedeutet
mehr Stress
Lean
überfordert
mich
2016©Saheb Consulting
Win-win durch Lean Administration
20
Zufriedene
Kunden
Zufriedene
Mitarbeiter
Wirtschaftlichkeit
Wettbewerbsfähigkeit
2016©Saheb Consulting
Und worauf warten Sie noch?
27.02.2016 21
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!
2016©Saheb Consulting
Zum Weiterlesen
22
 Unterbrechungen:
 Gloria Mark: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
 http://www.zeit.de/2006/46/Unterbrechungen/seite-3
 http://www.baua.de/de/Startseite.html
 Entwicklung & Interaktion:
 http://portal.volkswagenstiftung.de/search/projectDetails.do?ref=86752
 Mitarbeiterzufriedenheit
 http://www.fr-online.de/wirtschaft/arbeitnehmer-was-mitarbeiter-zufrieden-
macht,1472780,26772714.html
 Der Test: Brauchen wir Lean Administration?
 http://blog.saheb-consulting.com/wp-content/uploads/2014/07/Selbsttest-
Lean-Administration.pdf
 Studie zur Langeweile
 http://info.kopp-verlag.de/neue-weltbilder/phaenomene/steve-
watson/studie-lieber-einen-elektroschock-als-15-minuten-allein-mit-sich-
selbst.html

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Warum Lean Management aktueller denn je ist!

  • 1. Warum Lean Management aktueller denn je ist! Kathrin Saheb saheb-consulting
  • 2. 2016©Saheb Consulting Vortrag Warum Lean aktueller ist denn je- Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Administration Mannheim, 25. Februar 2016
  • 3. 2016©Saheb Consulting Dort ist niemand. Ich warte Zu Begin: Eine alltägliche Geschichte 3 Am Schalter Informiert und zum Container gelaufen Dort gewartet bis MA1 fertig mit telefonieren Rechnung gezeigt & was ich brauche MA1 schickt mit zu MA2 MA1 bedient PC und druckt Auftrag falsch Ich suche jemanden. Ich spreche einen Fahrer an. Der sucht auch MA 2 kommt. Er ist sehr nett + kompetent Sein Telefon klingelt ständig und unterbricht ihn Er ruft die Rechnung auf und berät mich Die Bestellung ist aufgenommen Baumaterialien für die Terrassenpflasterung mussten nachgekauft werden. Im Baumarkt:
  • 4. 2016©Saheb Consulting Fazit 4  85 Minuten Warte- und Suchzeiten  15 Minuten Bearbeitungszeiten  6 Rückfragen/Unterbrechungen des Mitarbeiters  1 x Fehler Dauer des Einkaufs: ca. 110 Minuten 17% 83% Beratung Warten Wertschöpfend im Sinne des Kunden Kundenzufriedenheit: Mitarbeiterzufriedenheit ???
  • 5. 2016©Saheb Consulting 8 Argumente für Lean aus Mitarbeitersicht 5 1. Streben nach Sinn 2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse 3. Fähigkeiten & Know How einsetzen 4. Im Flow arbeiten 5. Arbeitsklima 6. Langweilige Besprechungen verkürzen 7. Entrümpeln macht glücklich 8. Weniger suchen – weniger Warten …………………………………? Ihre Beispiele ? Gerne auf dem Blog zum Buch: www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de
  • 6. 2016©Saheb Consulting 1. Streben nach Sinn 6  Das Streben nach Sinn als Urbedürfnis des Menschen und primäre Motivationskraft (siehe Victor Frankl)  Extrinsische – von außen kommende - Motivation ist nur bedingt erfolgreich (Prämien, finanzielle Belohnung guter schulischer Leistungen…..)  LEAN bedeutet:  Werte schaffen ohne Verschwen- dung  Überprüfung der Sinnhaftigkeit jeder Tätigkeit  Entlastung von sinnlosen Aufgaben wie Doppelarbeit, Blindleistung, Fehler, Nacharbeit ……
  • 7. 2016©Saheb Consulting 2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse  Erfolgserlebnisse machen glücklich und stärken unsere Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.  Z.Bs. Zufriedene oder begeisterte Kunden, dankbare Kollegen….  Unzufriedenheit durch organisatorische Rahmenbedingungen, die es uns nicht erlauben, unsere Arbeit erfolgreich durchzuführen.  Beispiele: Schaffner im Zug, Servicemitarbeiter Telekom……..  Lean Administration :  Optimierung der Abläufe mit der Wertstromanalyse aus der Perspektive des Kunden. Voraussetzungen werden geschaffen, so dass jeder Mitarbeiter seine Aufgabe optimal zur Zufriedenheit des Kunden (extern oder intern) ausführen kann.  Klare und transparente Informationsstrukturen –eindeutig definierte Rollen und Aufgaben. 7
  • 8. 2016©Saheb Consulting 3. Fähigkeiten richtig einsetzen 8  Motivation und Zufriedenheit durch Einsatz der eigenen Fähigkeiten  Verschwendungsart: Falschere Einsatz der Mitarbeiter  Mit Lean Administration werden Aufgaben und Rollen überprüft und angepasst.  Mitarbeiter werden als Experten ich ihrem Arbeitsbereich anerkannt, erhalten Verantwortung, werden gefördert und gefordert.  Führungskraft – Rolle als Coach – der die Mitarbeiter befähigt eigene Lösungen zu entwickeln.  Lean Tools: Gemeinsame Prozessoptimierung - Tätigkeitstrukturanalyse  Beispiel: Hochqualifizierte Ingenieure verbringen 30% ihrer Arbeitszeit mit Sekretariatsaufgaben/ Außendienstmitarbeiter müssen Aufgaben des Innendienst erledigen
  • 9. 2016©Saheb Consulting 4. Arbeiten im Flow 9  Lean Administration :  Drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen durch Prozessstandards  Anlagenbau – 54%, HR -35% ….  Tools: Wertstromanalyse / Informations- strukturanalyse  Glück durch Vertiefung, Konzentration, Aufgehen in einer Tätigkeit, beruflich oder privat , arbeiten im Flow (Mihaly Csikszentmihalyi)  Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails, Kollegen etc. gehören zum Alltag - jeder zweite Angestellte massiv betroffen.  Leistungsabfalls durch Unterbrechungen – siehe Studie King‘s Colleg und lange Dauer bis zur Rückkehr zur eigentlichen Arbeit – sieh Gloria Mark und bis zu 28% Verlust der Arbeitszeit durch Unterbrechungen.
  • 10. 2016©Saheb Consulting 5. Arbeitsklima  Positives Arbeitsklima wird für Arbeitnehmer immer wichtiger – Mensch als soziales Wesen – Entwicklung durch Interaktion  Heutige Rahmenbedungen und Veränderungsgeschwindigkeit erschweren den Aufbau stabiler und gut funktionierender Teams. 27.02.2016 10  Lean Administration:  Alle Lean Projekte werden gemeinsam mit den betroffen Mitarbeitern durchgeführt - Im Zentrum: gemeinsame Aufnahme der Unternehmens- prozesse und Verständigung wie die Aufgaben abzuwickeln sind.  Schnittstellenübergreifende Kommunikation und Projektabwicklung als Basis für den Aufbau gut funktionierender Teams.  Respekt und Verständnis für Kollegen - Blick über den Tellerrand  Beispiel: Mitarbeiter reden erstmalig über ihr Verständnis von Preisen, Terminen etc.
  • 11. 2016©Saheb Consulting 6. Produktivere Besprechungskultur 11  Studie zeigt dass Mitarbeiter im Schnitt 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen und nur 61% der geplanten To Dos davon umgesetzt werden.  Sehr viel Zeitverlust aufgrund fehlender Planung sowie unzureichender Moderation  Lean Administration:  Analyse der bestehenden Besprechungskultur – Aufdeckung von Verschwendung und Kosten – Transparenz.  Gemeinsame Entwicklung von Besprechungsstandards – Umsetzung und regelmäßige Erfolgskontrolle  Beispiel: PM im Anlagenbau, 9% der Arbeitszeit für allgemeines Besprechungen (nicht Projektrelevant). Reduzierung um 50% nach erster Analyse.
  • 12. 2016©Saheb Consulting 7. Glücklich durch Entrümpeln 12  Belastung durch Gegenstände, die man nicht braucht , die unordentlich und schlecht organisiert sind  Zuviel Dinge auf zu engem Raum  Unerledigtes  Lean Administration:  Mit 5 S für ordentliche und strukturierte Arbeitsumgebung und Datenhaltung
  • 13. 2016©Saheb Consulting 7. Entrümpeln - auch elektronisch 13
  • 14. 2016©Saheb Consulting 8. Weniger Suchzeiten….. 14
  • 17. 2016©Saheb Consulting 17 Schritt 1: Ganzheitliches Lean Know How System KAIZEN Fluss KAIZEN Punkt KAIZEN Schnittstellenübergreifend Prozesse/Teilprozesse Informationsflüsse Arbeitsabläufe Optimierung am Arbeitsplatz & im Team Prozessketten - Werksübergreifend Optimierung des Standortes/ Organisationsstrukturen 5 S Besprechungskultur E-Mail Effizienz Ablagestruktur
  • 18. 2016©Saheb Consulting Schritt 2: Systematische Einführung 27.02.2016 18 Lean Programmmanagement Zentrale Steuerung - Lean Organisiation Aktivierung der Mitarbeiter – Leadership – Change Management
  • 19. 2016©Saheb Consulting Die Einwände 19  Die Methode ist immer so gut, wie sie angewendet wird.  Eine Verdichtung der Arbeit und Erhöhung der Geschwindigkeit ist auf jeden Fall möglich und kann u.U. zum Gefühl von Stress und Überforderung führen.  Wichtig: ein Bruchteil der eingesparten Potentiale sollte auch den Mitarbeitern direkt zugute kommt, sei es durch Pausen, Weiterbildung, Sportmöglichkeiten, flexiblere Arbeitszeiten…  Derartige ‚Auszeiten‘ - gesünder als Leerlaufzeiten oder Wartezeiten aufgrund von Verschwendung. Lean macht krank Lean bedeutet mehr Stress Lean überfordert mich
  • 20. 2016©Saheb Consulting Win-win durch Lean Administration 20 Zufriedene Kunden Zufriedene Mitarbeiter Wirtschaftlichkeit Wettbewerbsfähigkeit
  • 21. 2016©Saheb Consulting Und worauf warten Sie noch? 27.02.2016 21 Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!
  • 22. 2016©Saheb Consulting Zum Weiterlesen 22  Unterbrechungen:  Gloria Mark: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf  http://www.zeit.de/2006/46/Unterbrechungen/seite-3  http://www.baua.de/de/Startseite.html  Entwicklung & Interaktion:  http://portal.volkswagenstiftung.de/search/projectDetails.do?ref=86752  Mitarbeiterzufriedenheit  http://www.fr-online.de/wirtschaft/arbeitnehmer-was-mitarbeiter-zufrieden- macht,1472780,26772714.html  Der Test: Brauchen wir Lean Administration?  http://blog.saheb-consulting.com/wp-content/uploads/2014/07/Selbsttest- Lean-Administration.pdf  Studie zur Langeweile  http://info.kopp-verlag.de/neue-weltbilder/phaenomene/steve- watson/studie-lieber-einen-elektroschock-als-15-minuten-allein-mit-sich- selbst.html