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Lean – Wie
organisieren sich Chef
und Assistentin
Christine Maurer
cope OHG
Lean – wie organisieren
sich Chef und
Assistentin?
Christine Maurer, cope OHG
Die Expertin für das Hiddenteam
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 2
Eine Geschichte zum Anfang
• Werksleiter M. hat im letzten Jahr LEAN-Ansätze in der
Produktion eingeführt.
• Seine Assistentin hat diesen Prozess interessiert verfolgt.
• Assistentin K. hat Ansätze wie Kaizen, LEAN, 5S-Methode
und andere in der Produktion erlebt und findet diese
sinnvoll für die Zusammen-arbeit mit ihrem Vorgesetzten.
• Nun bittet sie ihn um ein Gespräch, weil sie Vorschläge
erarbeitet hat.
• Was glauben Sie, wie der Werksleiter M. reagieren wird?
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 3
Die Vorschläge der Assistentin
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 4
Die Reaktion des Vorgesetzten
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 5
Völlig normal, sagt der Coach!
• Coach für das Hiddenteam
• Trainerin für Sekretariat und Assistenz
• Eigene Sekretariats-Erfahrung
• Fachautorin
• Bloggerin für das Hiddenteam
• Jeder Chef ist anders!
• Chefs sind nicht standardisierbar
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 6
Völlig normal, sagt die erfahrene
Assistentin
• Wer mehr als einen Chef hatte, weiß, dass jeder
anders ist
• Was für den einen passt, ist für den anderen nicht
machbar
• Mit jedem geht es wieder von vorne los
• Oft fehlt die Zeit für genaue Absprachen
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 7
Das Hiddenteam
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 8
Ein Königsweg?
• Standardisierung auf der Meta-Ebene
• Der Coach unterstützt auf der Meta-Ebene
• Der Coach bringt Best und Bad Practice ein
• Das Hiddenteam findet die eigenen Themen /
Felder
• Der Coach „übersetzt“, spitzt zu,
vermittelt
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 9
Die Felder des Sekretariats / der
Assistentin
• Terminmanagement
• Mailmanagement
• Besprechungsmanagement
• Reiseorganisation
• Besucherbetreuung
• Sachbearbeitung
• Projektarbeit
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25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 10
Terminmanagement
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 11
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25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 12
Besprechungsmanagement
• Wie werden Besprechungstermine vereinbart?
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• Von wem werden Termine angenommen?
• Wer macht die inhaltliche Vorbereitung?
• Was passiert bei kurzfristigen Meetings?
• Welche Unterstützung erhalten die Mitarbeiter?
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 13
Reiseorganisation
• Gelten die Reiserichtlinien des Unternehmens für
den Chef?
• Was für ein Reisetyp ist er?
• Was ist ein „gutes Hotel“ für ihn?
• Was soll die Assistentin „um die Reise herum“ tun?
• Wie will er die Reisedokumente haben?
• Welche Informationen will die Familie
des Chefs über Auslandsreisen?
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 14
Besucherbetreuung
• Was ist die Aufgabe der Assistentin mit Besuchern?
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• Welchen Service bietet das Unternehmen
den Gästen?
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Beziehungspflege?
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verantwortlich?
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 15
Sachbearbeitung
• Außerhalb der Chefentlastung
• Oft sind diese Prozesse standardisiert
• Chef bekommt davon wenig mit
• Herausforderung für Assistentin ist Kompatibilität
beim Zeitmanagement
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 16
Projektarbeit
• Welche Rolle spielt die Assistentin?
- Projektassistentin
- Teammitglied
- Chefentlastung für das Teammitglied
- Chefentlastung für den Projektleiter
- selbst Projektleiterin
• Projekte können je nach Projekt-
management-Verständnis
im Unternehmen standardisiert sein
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 17
Coaching für Chef + Assistenz:
ein LEAN-Ansatz
• „CheckUp Officeteam“
Ziel- und Auftragsklärung mit Chef und Assistenz
zwei ½-tägige Workshops mit Umsetzungszeit
konkreter Maßnahmenplan zum Workshop-Ende
• Einbezogen werde fallweise
Vertretung der Assistentin
Vertretung des Vorgesetzten
Assistentinnen-Team
Mitarbeitende des Vorgesetzten
• Endlich Zeit für Reflexion und Absprachen!
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 18
LEAN-Ansatz für das Hiddenteam
• Die Standardisierung erfolgt auf der Meta-Ebene
• Die Fragen sind ein Leitfaden
• Die Antworten unterscheiden sich
• Mit jeder neuen Chef-Assistenz-Konstellation
beginnt der Prozess wieder von vorne
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 19
Letzte Fragen: LEAN-Ansatz für das
Hiddenteam?
• Sollten Chefs in ihrer Führungskräfteentwicklung
für dieses Thema sensibilisiert werden?
• Sollten LEAN-Prozesse das Hiddenteam integrieren?
• Wie können in Standardisierungs-Prozessen Chefs
mit gutem Beispiel voran gehen und die
Zusammenarbeit mit ihrer Assistentin
entsprechend gestalten?
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 20
Die letzte Folie
• Danke für Zuhören und Einlassen in diesem
ungewöhnlichen Format
• Unterstützung und Begleitung für das Hiddenteam
gibt es hier:
cope OHG
Postfach 12 82
64630 Heppenheim
www. hiddenteam.de
Tel. 06252 795336
Fax 06252 795337
christine.maurer@cope.de
25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 21

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Lean – Wie organisieren sich Chef und Assistentin?

  • 1. Lean – Wie organisieren sich Chef und Assistentin Christine Maurer cope OHG
  • 2. Lean – wie organisieren sich Chef und Assistentin? Christine Maurer, cope OHG Die Expertin für das Hiddenteam 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 2
  • 3. Eine Geschichte zum Anfang • Werksleiter M. hat im letzten Jahr LEAN-Ansätze in der Produktion eingeführt. • Seine Assistentin hat diesen Prozess interessiert verfolgt. • Assistentin K. hat Ansätze wie Kaizen, LEAN, 5S-Methode und andere in der Produktion erlebt und findet diese sinnvoll für die Zusammen-arbeit mit ihrem Vorgesetzten. • Nun bittet sie ihn um ein Gespräch, weil sie Vorschläge erarbeitet hat. • Was glauben Sie, wie der Werksleiter M. reagieren wird? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 3
  • 4. Die Vorschläge der Assistentin 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 4
  • 5. Die Reaktion des Vorgesetzten 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 5
  • 6. Völlig normal, sagt der Coach! • Coach für das Hiddenteam • Trainerin für Sekretariat und Assistenz • Eigene Sekretariats-Erfahrung • Fachautorin • Bloggerin für das Hiddenteam • Jeder Chef ist anders! • Chefs sind nicht standardisierbar 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 6
  • 7. Völlig normal, sagt die erfahrene Assistentin • Wer mehr als einen Chef hatte, weiß, dass jeder anders ist • Was für den einen passt, ist für den anderen nicht machbar • Mit jedem geht es wieder von vorne los • Oft fehlt die Zeit für genaue Absprachen 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 7
  • 9. Ein Königsweg? • Standardisierung auf der Meta-Ebene • Der Coach unterstützt auf der Meta-Ebene • Der Coach bringt Best und Bad Practice ein • Das Hiddenteam findet die eigenen Themen / Felder • Der Coach „übersetzt“, spitzt zu, vermittelt 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 9
  • 10. Die Felder des Sekretariats / der Assistentin • Terminmanagement • Mailmanagement • Besprechungsmanagement • Reiseorganisation • Besucherbetreuung • Sachbearbeitung • Projektarbeit • Unterstützung der Mitarbeiter / der Abteilung 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 10
  • 11. Terminmanagement 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 11 • Wer macht Termine? • Wie startet und endet der Arbeitstag? • Wie viel Schreibtischzeit ist nötig? Wie viele Puffer sollen sein? • Was sind Standard-Besprechungen? Mit wem? Wie oft? • Was braucht es an Vor- und Nachbereitung? • Was braucht es an Übergangszeiten bei Besprechungen oder Reisen? • Welche ehrenamtlichen Termine fallen an? • Wie soll die Assistentin mit persönlichen Terminen umgehen? • Und mehr!
  • 12. Mailmanagement • Wer bearbeitet den Posteingang? • Wie werden Mails bearbeitet? Von wem? • Was passiert mit Todos in den Mails? • Für wen sind welche Information wichtig? Und wer leitet diese weiter? • Was darf die Assistentin tun? Und was nicht? • Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich? • Werden Mails abgelegt? Von wem? Und wie? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 12
  • 13. Besprechungsmanagement • Wie werden Besprechungstermine vereinbart? • Wer organisiert die Vor- und Nachbereitung? • Von wem werden Termine angenommen? • Wer macht die inhaltliche Vorbereitung? • Was passiert bei kurzfristigen Meetings? • Welche Unterstützung erhalten die Mitarbeiter? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 13
  • 14. Reiseorganisation • Gelten die Reiserichtlinien des Unternehmens für den Chef? • Was für ein Reisetyp ist er? • Was ist ein „gutes Hotel“ für ihn? • Was soll die Assistentin „um die Reise herum“ tun? • Wie will er die Reisedokumente haben? • Welche Informationen will die Familie des Chefs über Auslandsreisen? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 14
  • 15. Besucherbetreuung • Was ist die Aufgabe der Assistentin mit Besuchern? „Gastgeberin“? • Welchen Service bietet das Unternehmen den Gästen? • Welchen Service will der Chef für Besucher? • Wer trägt die Verantwortung für die Beziehungspflege? • Wer ist für interkulturelles Fingerspitzengefühl verantwortlich? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 15
  • 16. Sachbearbeitung • Außerhalb der Chefentlastung • Oft sind diese Prozesse standardisiert • Chef bekommt davon wenig mit • Herausforderung für Assistentin ist Kompatibilität beim Zeitmanagement 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 16
  • 17. Projektarbeit • Welche Rolle spielt die Assistentin? - Projektassistentin - Teammitglied - Chefentlastung für das Teammitglied - Chefentlastung für den Projektleiter - selbst Projektleiterin • Projekte können je nach Projekt- management-Verständnis im Unternehmen standardisiert sein 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 17
  • 18. Coaching für Chef + Assistenz: ein LEAN-Ansatz • „CheckUp Officeteam“ Ziel- und Auftragsklärung mit Chef und Assistenz zwei ½-tägige Workshops mit Umsetzungszeit konkreter Maßnahmenplan zum Workshop-Ende • Einbezogen werde fallweise Vertretung der Assistentin Vertretung des Vorgesetzten Assistentinnen-Team Mitarbeitende des Vorgesetzten • Endlich Zeit für Reflexion und Absprachen! 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 18
  • 19. LEAN-Ansatz für das Hiddenteam • Die Standardisierung erfolgt auf der Meta-Ebene • Die Fragen sind ein Leitfaden • Die Antworten unterscheiden sich • Mit jeder neuen Chef-Assistenz-Konstellation beginnt der Prozess wieder von vorne 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 19
  • 20. Letzte Fragen: LEAN-Ansatz für das Hiddenteam? • Sollten Chefs in ihrer Führungskräfteentwicklung für dieses Thema sensibilisiert werden? • Sollten LEAN-Prozesse das Hiddenteam integrieren? • Wie können in Standardisierungs-Prozessen Chefs mit gutem Beispiel voran gehen und die Zusammenarbeit mit ihrer Assistentin entsprechend gestalten? 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 20
  • 21. Die letzte Folie • Danke für Zuhören und Einlassen in diesem ungewöhnlichen Format • Unterstützung und Begleitung für das Hiddenteam gibt es hier: cope OHG Postfach 12 82 64630 Heppenheim www. hiddenteam.de Tel. 06252 795336 Fax 06252 795337 christine.maurer@cope.de 25.02.2016 Christine Maurer, cope OHG 21