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Lean Administration –
mehr als nur aufgeräumte
Schreibtische
Jörg Hattenbach
Rödl & Partner
Thomas Schlag
Rödl & Partner
3© Rödl & Partner 25.02.2016
Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten
Schreibtisch und Office Kanban
4© Rödl & Partner 25.02.2016
Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen
Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar
5© Rödl & Partner 25.02.2016
Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in
produzierenden Unternehmen
6© Rödl & Partner 25.02.2016
Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion,
Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden
7© Rödl & Partner 25.02.2016
Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen
Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt
8© Rödl & Partner 25.02.2016
Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher
Form auch im administrativen Bereich
9© Rödl & Partner 25.02.2016
Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf
dem Schreibtisch
10© Rödl & Partner 25.02.2016
Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen
Medien „transportiert“
11© Rödl & Partner 25.02.2016
Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker
zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung
12© Rödl & Partner 25.02.2016
Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler
stellen häufige Schwachstellen dar
13© Rödl & Partner 25.02.2016
Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben.
Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden
14© Rödl & Partner 25.02.2016
Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt
werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit
15© Rödl & Partner 25.02.2016
Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen
herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist
16© Rödl & Partner 25.02.2016
Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch
dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren
17© Rödl & Partner 25.02.2016
Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und
Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen
18© Rödl & Partner 25.02.2016
Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen
One-Piece-Flow
19© Rödl & Partner 25.02.2016
Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu
weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten
20© Rödl & Partner 25.02.2016
Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen
dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden
21© Rödl & Partner 25.02.2016
Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten
und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten
22© Rödl & Partner 25.02.2016
Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der
Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden
23© Rödl & Partner 25.02.2016
... und ja, der aufgeräumte Tisch komplettiert das Ganze

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Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische.

  • 1. Lean Administration – mehr als nur aufgeräumte Schreibtische Jörg Hattenbach Rödl & Partner Thomas Schlag Rödl & Partner
  • 2. 3© Rödl & Partner 25.02.2016 Viele verstehen unter Lean Administration einen aufgeräumten Schreibtisch und Office Kanban
  • 3. 4© Rödl & Partner 25.02.2016 Aber Prozessoptimierung in der Administration stellt in vielen Branchen Potential zur Reduzierung von Durchlaufzeiten dar
  • 4. 5© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Administration ist ein mehrstufiger Prozess – auch in produzierenden Unternehmen
  • 5. 6© Rödl & Partner 25.02.2016 Mit Hilfe einer Prozessanalyse können, wie in der Produktion, Schwachstellen und Missstände aufgezeigt werden
  • 6. 7© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Ausgangsituation wird in Kennzahlen aus den Bereichen Kosten, Lieferperformance und Qualität dargestellt
  • 7. 8© Rödl & Partner 25.02.2016 Die bekannten Verschwendungsarten zeigen sich in ähnlicher Form auch im administrativen Bereich
  • 8. 9© Rödl & Partner 25.02.2016 Zum Beispiel stapeln sich Bestände in Form von Aufträgen auf dem Schreibtisch
  • 9. 10© Rödl & Partner 25.02.2016 Auftragsinformationen werden oft und mit unterschiedlichen Medien „transportiert“
  • 10. 11© Rödl & Partner 25.02.2016 Die Laufwege in der Administration zum Kollegen, zum Drucker zur Ablage kann man gestalten wie in der Fertigung
  • 11. 12© Rödl & Partner 25.02.2016 Falsche oder fehlende Informationen sowie Übertragungsfehler stellen häufige Schwachstellen dar
  • 12. 13© Rödl & Partner 25.02.2016 Häufig werden ganze Stapel an Informationen weitergegeben. Hieraus muss die benötigte Information gesucht werden
  • 13. 14© Rödl & Partner 25.02.2016 Nicht alle Reports, Auswertungen oder Analysen die erstellt werden, werden auch tatsächlich benötigt – kosten aber Zeit
  • 14. 15© Rödl & Partner 25.02.2016 Wer kennt es nicht? Die E-Mail Flut die jeden Tag über einen herein bricht und oftmals gar nicht relevant ist
  • 15. 16© Rödl & Partner 25.02.2016 Die klassischen Lean Prinzipien aus der Produktion helfen auch dabei, die Prozesse in der Administration zu optimieren
  • 16. 17© Rödl & Partner 25.02.2016 Das Pull-Prinzip sowie eine systematische Planung und Steuerung funktionieren auch in produktionsnahen Prozessen
  • 17. 18© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozesslinien ermöglichen auch in der Administration einen One-Piece-Flow
  • 18. 19© Rödl & Partner 25.02.2016 Ein Telefondienst verhindert Unterbrechungen und führt so zu weniger Fehlern und schnelleren Bearbeitungszeiten
  • 19. 20© Rödl & Partner 25.02.2016 Standards und Checklisten in Form einer Schablone helfen dabei Sprachbarrieren schnell zu überwinden
  • 20. 21© Rödl & Partner 25.02.2016 Prozessspuren verhindern in der Administration Liegezeiten und führen so zu kürzeren Durchlaufzeiten
  • 21. 22© Rödl & Partner 25.02.2016 Durch die Anwendung von Lean Management Methoden in der Administration konnten alle Kennzahlen optimiert werden
  • 22. 23© Rödl & Partner 25.02.2016 ... und ja, der aufgeräumte Tisch komplettiert das Ganze