Lean Philosophie bedeutet, Prozesse zu optimieren, indem die Wertschöpfung für den Kunden maximiert, alles Unnötige weggelassen wird, Schnittstellen reduziert und die Mitarbeiter befähigt werden, alles dies tun zu können. Wenn wir den Lean Gedanken im Büro umsetzen, sprechen wir von Lean Administration oder noch präziser von Lean Office.
Mit Büroarbeit hat jedes Unternehmen, aber auch jede/r Einzelne zu tun, auch Selbständige, Handwerker, Wissensarbeiter und Kreative.
In der westlichen Welt ist Wissens- und damit „Büro“-arbeit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. In den Büros aber schlummert Verbesserungspotenzial von ca. 30%, das sich zu heben lohnt.
Wir erörtern den Nutzen von Lean Office sowie die Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung.
4. Überblick
Lean im Büro – warum?
Büro – Welche Herausforderungen?
Lean im Büro – wie?
Und was braucht es sonst noch?
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7. Zeit
~10000 v.Chr. 1800 2000
1. Megatrend Wissensgesellschaft
7
Agrar-
gesellschaft
Industrie-
gesellschaft
Wissens-
gesellschaft
Quelle: nach Zukunftsinstitut. 2010. Eigene Darstellung.
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14. Herausforderung No 1:
zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
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Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger
!
15. Herausforderung No 2
Arbeitsergebnisse im Büro sind „unsichtbar“
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•Fehlende Transparenz
•Keine sichtbaren Lager
•Stillstand nicht sichtbar
•Keine sichtbaren Zwischenprodukte
•Nacharbeit nicht sichtbar
•Überlastung nicht sichtbar
Bildnachweis: presentermedia
16. Zusammenfassung: Fehler im Büro
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• haben die teuersten Auswirkungen
• sind am leichtesten zu begehen
• sind am schwierigsten zu finden
Quelle?
Und in vielen Fällen fehlt das Bewusstsein dazu
18. Prozesse visualisieren: Prozessfunktionsdiagramm
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Im Team, mit den Prozessbeteiligten
Zeigt den Arbeitsfluss
Bringt Überblick und Transparenz
Probleme kennzeichnen
Unterstützt Schnittstellenanalyse
50 unbearbeitete Bestellungen im System
21. Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
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Blockaden werden sichtbar
Parallele Arbeiten werden sichtbar
Voraussetzung: Feedback-Schleifen
Konsequenz in der Umsetzung!
Und Geduld!
22. Für Verschwendung im Büro sensibilisieren
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T
I
M
W
O
O
D
Transport
Inventory = Bestände
Motion = unnötige Bewegung
Waiting
Übererfüllung/Nutzlose Tätigkeiten
Überproduktion
Fehler
Nicht richtig genutztes Mitarbeiterpotenzial
Verspätung
Unnötige Bewegung
Unklare Kommunikation
Doppelarbeit
Verpasste Chance
Verschwendung beim / für den Kunden
Aufgabe Führung Mitarbeiter coachen, Verschwendungen zu erkennen
24. Was es NICHT braucht
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Tools und Methoden statt Haltungsänderung
Hauruck-Mentalität
Schreibtischordnung vorschreiben
Laufwege abgehen
Vorgaben anstelle von Beteiligung der
Beschäftigten
Keine Zeitansätze für Lean – Aktivitäten
Entlassungen, weil optimiert wurde
25. Was die Einführung von Lean im Büro braucht
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Einen langen Atem – Lean ist die Art, zu arbeiten
Einen breiten Ansatz – Lean auf allen Ebenen
Neue Denkweisen der Führungskräfte
Vorbild
Mitarbeiterentwicklung statt Vorgaben
Kommunikation – Kommunikation - Kommunikation
Einführung mit Change-Management begleiten
Qualifizierungen
der Führungskräfte
der Beschäftigten
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Kostensenkungen >> Wettbewerbsvorteil Glückliche Kunden >> Loyale Kunden
Zufriedene Mitarbeiter >> Motivierte Mitarbeiter Organisches Wachstum >> Gesicherte Zukunft
Wenn wir alles richtig machen, haben wir
28. Herausforderung No 1:
zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
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Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger
29. Warum Sie Lean im Büro einführen sollten
Und wie es geht
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