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© Fraunhofer IPA 2016 LeanAroundTheClock –
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lean for refugees:
Unterstützung
administrativer
Bereiche in
Einrichtungen für
Flüchtlinge
Prof. Dr. Roser Christine Gebler Manfred Beuchert
Karlsruhe Stadt Mannheim Landes -
University erstaufnahme-
of Applied stelle
Sciences Mannheim
Unterstützung
administrativer Bereiche in
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Prof. Dr. Christoph Roser
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26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 4
Quelle: Die Welt
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 5
Bildquellen: Refugees Welcome: Ilias Bartolini auf Flickr CC-BY-SA 2.0; Multikulti stoppen: Kalispera Dell auf Wikimedia CC-BY-SA 3.0
Der Weg eines Flüchtlings
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 6
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Asyl
AsylantragErstaufnahmeUnterkunft
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Weiterreise in
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Mannheim
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Manfred Beuchert
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FLÜCHTLINGE IN MANNHEIM
750 Plätze
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ca. 450
Kommunale
Flüchtlinge
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Mannheim,
Caritas und
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12.000 Plätze
in den Bedarfsorientierten
Erstaufnahmeeinrichtungen
EHC, DRK, CIBORIUS sowie einige Freie
Träger und Freundeskreis Asyl
Quelle/© Fachbereich Soziales, Stadt Mannheim
Was bisher geschah…
Workshop 1
• Erfassung Ist-Stand
• Prozessmapping
Workshop 2
• Analyse von
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• Erstellung Soll-
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26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 9
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Aufnahme
Erkennungs-
dienstliche
Erfassung
26. Februar 2016
Registrierung: 1. Optionierung
• Bilden von
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Foto Roser
26. Februar 2016
Registrierung: 2. Erfassung Personen
• je Person Erfassen von
Personendaten (Name,
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• Prüfung Polizeidatenbank
• Eingabe in Datenbank
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26. Februar 2016
Registrierung:
3. Erkennungsdienstliche Erfassung
• Stempeln des Ausweises
• 2 Fotos (mit/ohne
Registrierungs-Nummer)
• Fingerabdrücke
• Übergabe der „BüMA“
(Nachweis der Meldung
als Asylsuchender)
• Rückkehr zum Bus zur
Notunterkunft
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 13
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Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser
26. Februar 2016
Was können wir ändern – Was nicht?
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 15
Das können wir
NICHT ändern
Das können wir ändern
• Asylgesetze
• Verwaltungsvorschriften
• Vielzahl der Beteiligten
• Computersysteme
• Datenbanken
• Reihenfolge der Teil-
Prozesse
• Details der Abläufe
• Anzahl der Kontakte mit
den Flüchtenden
Fluss in das System bringen!
• Aufteilung Front Office und Back Office  Flüchtenden
nicht mehr 4-5x aus Warteraum holen, sondern nur
noch 2x
• Division of Labor – Kleinere, einfachere Schritte:
Weniger Parallel, mehr hintereinander
• Weniger Wartezeit für Mitarbeiter
• Voraussichtlich mindestens 50% mehr Erfassungen
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 16
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26. Februar 2016
Weitere Potentiale
• Besetzung der Busse in der
Unterkunft mit Flüchtlingen,
die tatsächlich zur
Registrierung wollen
• Visualisierung der Abläufe –
Mehrsprachig oder „ohne
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• automatisch zoomende
Kamera
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 17
Nächste Schritte
• Workshop 22.02 (Montag diese Woche )
• Umzug in neue Gebäude
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Die Initiative…
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 19
http://lean-for-refugees.de/
Prof. Dr. Constantin May
Hochschule Ansbach
CETPM
Prof. Dr. Christoph Roser
Hochschule Karlsruhe
AllAboutLean.com
Prof. Dr. Andreas Syska
Hochschule Niederrhein
www.faszination-produktion.de
Herzlichen Dank an die Teilnehmer
• F. Furukawa-Caspary (Lean Experte)
• F. Gebler (Lean Experte Stadt Mannheim)
• H. Roth (Student)
• F. Dasenbrock (LEA Mannheim)
• F. Kadouri (LEA Mannheim)
• … sowie 3 weiteren, welche anonym bleiben
wollen.
26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 21

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lean for refugees: Unterstützung administrativer Bereiche in Einrichtungen für Flüchtlinge

  • 1. Dr. Klaus Erlach © Fraunhofer IPA 2016 LeanAroundTheClock – WertstromdesignFolie 1 www.wertstromdesign.de lean for refugees: Unterstützung administrativer Bereiche in Einrichtungen für Flüchtlinge Prof. Dr. Roser Christine Gebler Manfred Beuchert Karlsruhe Stadt Mannheim Landes - University erstaufnahme- of Applied stelle Sciences Mannheim
  • 2. Unterstützung administrativer Bereiche in Einrichtungen für Flüchtlinge Prof. Dr. Christoph Roser Christine Gebler Manfred Beuchert
  • 3. 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 4 Quelle: Die Welt
  • 4. 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 5 Bildquellen: Refugees Welcome: Ilias Bartolini auf Flickr CC-BY-SA 2.0; Multikulti stoppen: Kalispera Dell auf Wikimedia CC-BY-SA 3.0
  • 5. Der Weg eines Flüchtlings 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 6 Abschiebung Asyl AsylantragErstaufnahmeUnterkunft Ankunft in Deutschland Flucht Weiterreise in andere Länder Weiterreise in andere Unterkünfte LEA Mannheim
  • 6. Situation in der LEA Mannheim 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 7 Manfred Beuchert Polizeidirektor, Referatsleiter LEA Mannheim
  • 7. 8 FLÜCHTLINGE IN MANNHEIM 750 Plätze in der LEA (Landes- Erstaufnahme -einrichtung) EHC, Caritas und Diakonie ca. 450 Kommunale Flüchtlinge Stadt Mannheim, Caritas und Diakonie 12.000 Plätze in den Bedarfsorientierten Erstaufnahmeeinrichtungen EHC, DRK, CIBORIUS sowie einige Freie Träger und Freundeskreis Asyl Quelle/© Fachbereich Soziales, Stadt Mannheim
  • 8. Was bisher geschah… Workshop 1 • Erfassung Ist-Stand • Prozessmapping Workshop 2 • Analyse von Potential • Erstellung Soll- Ablauf Workshop 3 • Umsetzung 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 9 Foto Roser Nur Papier, keine PowerPoint Sides 
  • 9. Überblick : Prozess der „Registrierung“ 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 10 Optio- nierung Aufnahme Erkennungs- dienstliche Erfassung
  • 10. 26. Februar 2016 Registrierung: 1. Optionierung • Bilden von Familiengruppen • Analyse von Alter, Verwandtschaftsgrad und Dokumenten • erstes Portraitfoto • Bearbeitung und Speicherung des Fotos • Ausdruck des Laufzettels aus System „EASY“ 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 11 Foto Roser
  • 11. 26. Februar 2016 Registrierung: 2. Erfassung Personen • je Person Erfassen von Personendaten (Name, Herkunft, Geburtsdatum, …) • Prüfung Polizeidatenbank • Eingabe in Datenbank • Ausdruck von 17 Seiten (Ausweis, Belehrung, Einverständniserklärung) • 24 mal stempeln • 17 Unterschriften 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 12 Foto Roser
  • 12. 26. Februar 2016 Registrierung: 3. Erkennungsdienstliche Erfassung • Stempeln des Ausweises • 2 Fotos (mit/ohne Registrierungs-Nummer) • Fingerabdrücke • Übergabe der „BüMA“ (Nachweis der Meldung als Asylsuchender) • Rückkehr zum Bus zur Notunterkunft 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 13 Foto Roser
  • 13. 26. Februar 2016 Ansätze und Ideen 14 Fotos: Gebler Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser
  • 14. 26. Februar 2016 Was können wir ändern – Was nicht? 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 15 Das können wir NICHT ändern Das können wir ändern • Asylgesetze • Verwaltungsvorschriften • Vielzahl der Beteiligten • Computersysteme • Datenbanken • Reihenfolge der Teil- Prozesse • Details der Abläufe • Anzahl der Kontakte mit den Flüchtenden
  • 15. Fluss in das System bringen! • Aufteilung Front Office und Back Office  Flüchtenden nicht mehr 4-5x aus Warteraum holen, sondern nur noch 2x • Division of Labor – Kleinere, einfachere Schritte: Weniger Parallel, mehr hintereinander • Weniger Wartezeit für Mitarbeiter • Voraussichtlich mindestens 50% mehr Erfassungen 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 16 Foto Roser
  • 16. 26. Februar 2016 Weitere Potentiale • Besetzung der Busse in der Unterkunft mit Flüchtlingen, die tatsächlich zur Registrierung wollen • Visualisierung der Abläufe – Mehrsprachig oder „ohne Worte“ • automatisch zoomende Kamera 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 17
  • 17. Nächste Schritte • Workshop 22.02 (Montag diese Woche ) • Umzug in neue Gebäude • Umsetzung der Ideen 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 18
  • 18. Die Initiative… 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 19 http://lean-for-refugees.de/ Prof. Dr. Constantin May Hochschule Ansbach CETPM Prof. Dr. Christoph Roser Hochschule Karlsruhe AllAboutLean.com Prof. Dr. Andreas Syska Hochschule Niederrhein www.faszination-produktion.de
  • 19. Herzlichen Dank an die Teilnehmer • F. Furukawa-Caspary (Lean Experte) • F. Gebler (Lean Experte Stadt Mannheim) • H. Roth (Student) • F. Dasenbrock (LEA Mannheim) • F. Kadouri (LEA Mannheim) • … sowie 3 weiteren, welche anonym bleiben wollen. 26. Februar 2016 Manfred Beuchert, Christine Gebler, Prof. Dr. Christoph Roser 21