SL- Büroeffizienz

1. Schlanke Prozesse im Büro
by Sabine Leikep
!
www.leikep.com

2. „Selbst eine noch so
gute Produktion
kann meist nicht
herausholen,
was zuvor im Büro
schief läuft!
Dr. Richard Glahn, Berater und Fachbuchautor
!

3. 30 % mehr
Produktivität in den
Büros ist möglich!
Ergebnis der Studie „Lean Office“,
durchgeführt 2006 vom Fraunhofer IPA
und dem KAIZEN Institute.
!

4. Rund ein Drittel
der Büroarbeit:
nicht umsonst,
aber vergebens!
!

5. Was bedeutet „Lean im Büro“?
Interne und externe Kunden
verschwendungsfrei bedienen
Dinge öfter mal hinterfragen
statt Routine
Gesunden Menschenverstand
einsetzen
„Lean“ ist zu verstehen im
Sinne von „einfach“

6. Wie werden Büros „LEAN“?
Verschwendung sehen
und eliminieren
Wertschöpfung erhöhen
Kontinuierlich verbessern
Ganze Prozesse betrachten
und optimieren

7. Basis: KAIZEN Philosophie
KAI = Veränderung
ZEN = zum Guten/Besseren
KAIZEN = Herzstück des
Toyota Produktionssystems
KAIZEN = viele kleine
Schritte mit großer Wirkung
Foto: ManagementCircle AG
KAIZEN = every day, everywhere, everybody
(Masaaki Imai, Begründer der KAIZEN-Philosophie)

8. Bewährte Vorgehensweise:
Das 6-Level-Modell
nach Klaus Bieber
!

9. 6 Level für Exzellenz in der Administration
Level 6
Prozess-  0-Linien
beherrschung
„Best in class“  Benchmarking Null-Linien
durch
Level 5  Aufgabenanalyse
Volle Flexibles Arbeiten  Mobilitätskonzept 100% Flexibilität
Verantwortung im Team  Raum-, l&K-Konzept 0-Fläche
für
Level 4 Optimierung  Visuelles Management 100% Visuelles
Verbesserung des  Teamtafel Management und
guten Zustandes im Team  Zielauflösung
Zielauflösung
durch weitere
Level 3 Prozess-  Makigami / VSM /
Prozessmapping 0-Durchlaufzeit
Einsparung durch
verbesserung  Problemlösungsstory 0-Papier
 Ablaufstandards
Level 2  Ablagestandard
Verbesserung der Zusammenarbeit  I&K-Standards 0-Fehler
 Büromaterial-Kanban
 Service-Standards
Level 1  Verschwendungs-
Schaffen einer Selbst- bewusstsein Verschwendungs-
guten Ausgangs-  5S Kampagne
situation durch
organisation  Ziele und Roadmap
Bewusstsein und -beseitigung
© 2010

10. Level 1
Basis für weitere Verbesserungen
๏ Idealen Ordnungszustand schaffen
๏ Dinge aussortieren, die nicht benötigt werden
๏ Verschwendung erkennen
๏ Sofort-Prinzip anwenden
๏ Einfache und einheitliche Ablagesysteme
๏ Zielsetzung/Roadmap erstellen

12. 5S
Sortiere
unnötige Dinge aus
Sauberkeit schaffen
und erhalten
Systematisch Ordnung schaffen
Standards entwickeln
Selbstdisziplin verbessern, um
Ordnung und Sauberkeit zu
erhalten
!

15. Ergebnis eines 5S/5A-Workshops mit ca. 25 Mitarbeitern
38 nicht mehr benötigte neuwertige Möbelstücke (Schränke,
Tische, Rollcontainer, Ordnerrondelle), Wert ca. 13.200 Euro
Ungefähr zwei Tonnen Papier entsorgt
840 frei gewordene Ordner, fast alle wieder verwendbar
Neues und neuwertiges Büromaterial freigesetzt, das für ca. ein
Jahr reicht
Diverse nicht benutzte Elektrogeräte (Bildschirme,Tastaturen,
Dockingstation, Handy, Kaffeemaschine etc.)
Ca. 50 m2 Flächengewinn durch weniger Mobiliar
(Stell- und Funktionsflächen)

16. Level 2
Standards schaffen
๏Gemeinsame Regeln für bessere Zusammenarbeit
๏Suchzeiten minimieren
๏Zuständigkeiten klären
๏Wichtiges auf einen Blick erkennbar machen
๏Büromaterial-Kanban

18. Büromaterial-Kanban

20. Level 3
Interne/externe Kunden im Fokus
๏Durchlaufzeiten verbessern
๏Engpässe beseitigen
๏Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
๏Prozesse anschauen und optimieren
๏Prozessmapping, Problemlösungsstory als Methoden

22. Foto: Schallenkammer Magnetsysteme GmbH, www.schallenkammer.de

24. Level 4
Teamgeist entstehen lassen
๏Erfolgsgrößen ermitteln und Kennzahlen erfassen
๏Visuelles Management
๏Fortschritte und Handlungsbedarf werden erkennbar
๏Teamtafel/Zielauflösung

25. Level 5
Zusammenarbeit weiter Verbessern
๏Kulturwandel ist fortgeschritten
๏Die Verhältnisse beeinflussen das Verhalten der Menschen
๏Flexibilität durch nonterritoriales Arbeiten möglich
๏Aufgabenanalyse, Mobilitätskonzept

27. Level 6
Benchmarking
๏Wo stehen wir?
๏Selbsteinordung
๏Austausch und Vergleich intern oder extern
๏Ziel: Best in Class

29. Methoden sind eine Seite der
Medaille ...

30. „Exzellenz ist keine
Frage der Methode
sondern der inneren
Haltung!“
Klaus Bieber, Berater und Fachbuchautor
!

31. Was steckt
bei Toyota
hinter den
Methoden?
!

35. Gutes Denken - gute Produkte
Zuerst die Menschen entwickeln
Respektvoller Umgang
miteinander
!

36. Was bedeutet das
für die Menschen
im Lean-Prozess?
!

37. Wollen
Motivation
!

38. Können
Qualifikation
!

39. Dürfen
Freiraum, Befugnis,
Vertrauen
!

40. Welche Rolle spielen die Führungskräfte
und das Top-Management?
๏ Management muss sich der Sache
verschreiben (Commitment)
๏ Der Lean-Prozess brauchtManagement
Unterstützung durch das
volle
๏ Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel
vorangehen
๏ Fördern und Fordern

41. „In Dir muß
brennen,
was Du in anderen
entzünden willst.“
Aurelius Augustinus (354-430), Bischof u. Kirchenlehrer

42. Tipps für den Weg zum Lean Office
Literatur
Mike Rother: Richard Glahn:
Richard Glahn:
Die Kata des Weltmarktführers Effiziente Büros -
World Class Processes
- Toyotas Erfolgsmethoden Effiziente Produktion
CETPM Publishing
Campus Verlag CETPM Publishing
ISBN 978-3940775030
ISBN 978-3-593-38996-7 ISBN 978-3940775061
Preis: 29,95 €
Preis: 39,90 € Preis: 29,95 €
Richard Kugel: Sabine Leikep/Klaus Bieber:
Das kleine Buch von Office DER WEG - Effizienz im Büro
Excellence mit Kaizen-Methoden
Books on Demand GmbH Books on Demand
ISBN 978-3839166482 ISBN 978-3833463419
Preis: 29,90 € Preis: 28,00 €
Hilfsmittel Praxis
WEIGANG-Vertriebs-GmbH Schallenkammer Magnetsysteme GmbH Lean Office hautnah erleben
Kapellensteige 20 Ketteler Straße 43 und praxisnah lernen im
D 97246 Eibelstadt 97222 Rimpar LEHRBÜRO des CETPM
Telefon: +49 9303 98 160-0 Telefon: +49 (0)9365 / 8076-0
Telefax: +49 9303 98 160-20 Telefax: +49 (0)9365 / 8076-45 www.lehrbuero.de
E-mail: wvg@weigang.de E-Mail: info@magnetsysteme.de
www.weigang.de www.schallenkammer.de

43. Kalligraphie: Renate Bäzner, www.renatebaezner.de

44. Viel Erfolg auf Ihrem
Weg zum
Lean Office.
!