Prozess oder Projekt: Die Einführung von Prozessmanagement als Projekt - Frank Bender (ibo Software)

1. Prozess oder Projekt:
Die Einführung von Prozessmanagement
Frank Bender
Geschäftsführer ibo Software GmbH

2. ibo-Gruppe stellt sich vor
ibo-Gruppe (Wettenberg bei Gießen, 106 Mitarbeiter)
Kompetenzen
• ibo Beratung und Training GmbH (1982)
• ibo Software GmbH (1987)
• ibo Schriftenreihe (Verlag)
• ibo Schweiz AG (Vertrieb)
• SGO Training AG (50 % seit 2001)
Themenschwerpunkte
• Organisationsmanagement
• Prozessmanagement
• Projektmanagement

3. Frank Bender
1986 - Trainer/Berater IT, Organisations-,
Prozess-, und Projektmanagement
1987 - Geschäftsführender Gesellschafter
ibo Software GmbH
2008 - Gesellschafter
ibo Beratung und Training GmbH

4. Eiskunstlauf als Prozess
Eiskunstlauf ist die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen
und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen,
die die Elemente verbinden).
Quelle: Wikipedia

5. Eiskunstlauf als Prozess
und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen,
die die Elemente verbinden).
Eiskunstlauf die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen
Zu beachten sind auch Eingänge und Ausgänge der technischen Elemente.
Quelle: Wikipedia

6. Wann ist der Eiskunstlauf gut?
 Eislauffertigkeit
 Präzision der Fußarbeit
 Ausnutzung der ganzen Eisfläche
 Verbindungselemente
 Vielfalt, Schwierigkeit und Qualität der
Verbindungselemente
 harmonische und synchrone Durchführung
 Präsentation/Durchführung
 physische, emotionale und intellektuelle Einfühlung
 Varianten der Schnelligkeit
 Choreographie/Komposition
 gleichmäßige Verteilung der Elemente auf der
Eisfläche
 Ausnutzung des Personal- und Gesamtraumes
 Interpretation
 mühelose Bewegungen mit Übereinstimmung zur Musik
 Darstellung der Musikstimmung
 Timing
 Eislaufen im Takt mit der Musik
 Eislaufen in den vorgeschriebenen Rhythmen
Quelle: Wikipedia

7. Und was versteht man unter
Prozessmanagement?
Quelle: www.welt.de
Steuerung der
Durchführung
Quelle: www.welt.de
Quelle: www.rp-online.de
Quelle: www.tu-chemnitz.de
Planung/Gestaltung
Quelle: www.siecle-speed-racing.de
Quelle: www.innsalzach24.de
Vision/Strategie
Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de
Quelle: www.nordbayern.de
Einführung
Organisation/Support

8. Und was versteht man unter
Prozessmanagement?
Quelle: www.welt.de
Steuerung der
Durchführung
Quelle: www.welt.de
Quelle: www.rp-online.de
Quelle: www.tu-chemnitz.de
Planung/Gestaltung
Quelle: www.siecle-speed-racing.de
Quelle: www.innsalzach24.de
Vision/Strategie
Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de
Quelle: www.nordbayern.de
Einführung
Organisation/Support

9. Und was versteht man unter
Prozessmanagement?
Quelle: www.welt.de
Steuerung der
Durchführung
Quelle: www.welt.de
Quelle: www.rp-online.de
Quelle: www.tu-chemnitz.de
Planung/Gestaltung
Quelle: www.siecle-speed-racing.de
Quelle: www.innsalzach24.de
Vision/Strategie
Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de
Quelle: www.nordbayern.de
Einführung
Organisation/Support

10. Und was versteht man unter
Prozessmanagement?
Quelle: www.welt.de
Steuerung der
Durchführung
Quelle: www.welt.de
Quelle: www.rp-online.de
Quelle: www.tu-chemnitz.de
Planung/Gestaltung
Quelle: www.siecle-speed-racing.de
Quelle: www.innsalzach24.de
Vision/Strategie
Quelle: www.eissporthalle-bergisch-gladbach.de
Quelle: www.nordbayern.de
Einführung
Organisation/Support

11. ibo-Prozessfenster
Wandel
Stabilität
Alle Prozesse Einzelprozess
Strategische
Prozessorganisation
Prozessgestaltung
Prozessmanagement Kontinuierliche
Prozessoptimierung

12. ibo-Prozessfenster
Wandel
Stabilität
Alle Prozesse Einzelprozess
Strategische
Prozessorganisation
Prozessgestaltung
Prozessmanagement Kontinuierliche
Prozessoptomierung

13. Und wie „gut“ ist Prozessmanagement?
Niedrig
Hoch
Zukünftige
Wichtigkeit
Kompetenz
Niedrig
Hoch
Wichtigkeit heute
Hoch
Niedrig
Niedriger
Handlungs-
bedarf
Mittlerer
Handlungs-
bedarf
Hoher
Handlungs-
bedarf
Mittlerer
Handlungs-
bedarf
Quelle: Befragung; BCG-Analyse
Kostenreduktion/
Restrukturierung
Effektive Ordnungs-
kriterien für die
Organisationsstruktur
Effektive Matrixorganisation/
multidimensionale Organisation
Optimierung
Führungsebenen
und -spannen
Shared services
Out-/co-sourcing,
Offshoring
Innovations-
management
Projektmanagement
Change management/
Umsetzung
Organisatorische Flexibilität/
Fähigkeit zur Integration
Informations- und
Wissensmanagement
Netzwerke/
Virtuelle Organisation
Führung/Leadership
Mitarbeitermotivation/
Mitarbeiterengagement/Empowerment
Performance management
(Leistungsmanagement und
–anerkennung, Zielvereinbarungen
Gestaltung der
Unternehmenskultur
Optimierung von
Entscheidungs-
prozessen
Globale Organisation/
Grad der Zentralisierung
Rolle der Zentrale/
Corporate Governance
Individuelle
Verantwortlichkeiten/Accountability
Geschäftstransparenz
und -analyse
Bereichsübergreifende
Zusammenarbeit/
Kooperationsverhalten
Prozessmanagement

14. Reifegrad BPM im
deutschsprachigem Raum
Quelle: zhaw: BPM 2011 – Status Quo und Zukunft

15. Hinderungsgründe für die Einführung
von BPM
Quelle: zhaw: BPM 2011 – Status Quo und Zukunft

16. Prozessmanagement: Pflicht?

17. Pflicht nach Saison 2009/2010 auch beim
Eistanz abgeschafft

18. Das möchten wir alle nicht

19. Process follows strategy!?
Der Kunde ist aufgeklärter
als man denkt
95% der Unternehmen fehlt es
an einer transparenten Strategie
Quelle: Olaf Tiedje

20. Prozessorientierte Aufbauorganisation
schürt Widerstände
Kunde Kunde Kunde Kunde

21. Mit definierten Schnittstellen leben
Kunde Kunde
SLA
SLA
SLA
SLA

22. Übergreifende Wertschöpfungsketten
Kunde
SLA
SLA

23. Wie soll der einzelne Prozess richtig
gestaltet werden?
DPA

24. Prozesstypen unterscheiden

25. Prozess-
skizze
Prozess-
diagramm
ibo-Doku-Raster
Routine-
prozesse
Regel-
prozesse
Strategische
Prozess-
organisation
Ad-hoc-
Prozesse
Prozess-
gestaltung
Kontinuierliche
Prozess-
optimierung
Fachlich/technisch
erweitertes
BPD
Basis BPD
(Business Process
Diagram)
Basis
BPD
Folge-
plan
Fachlich
erweitertes
BPD
Mitarbeiter-
orientiertes
BPD
Erweiterter
Folgeplan
Antrag prüfen
Antrag
Antrag erfassen
Antrag ablehnen
Antragsverwaltung
Antrag
bearbeitet
[Daten
vollständig] [Daten
unvollständig]
Antragsbearbeitung
Antrag
zurückgezogen
Rücknahme
bestätigen
Sachverständiger
Sachbearbeiter
Antrag
eingegangen
Wertstrom-
diagramm
Aktivitäts-
diagramm (UML)
Geblockter
Text
Aufgabenliste
Prozesslandkarten
Unternehmensprozessmodell

26. Die systematische Prozessanalyse nach
den 7 Arten der Verschwendung
Verschwendungsart Beispiele
Korrektur und Nacharbeit
Fehlerhafte/Unvollständige Anträge und
Dokumente, unlesbare Dokumente
Überproduktion
Zu viele Kopien, Unterschriften, Ordner,
Formulare, Mehrfachablage
Unnötige Bewegung
Unnötige (Such)Wege zu Dokumenten,
Kollegen, ergonomische Hindernisse
Transport
Umständliche Verteilung von Unterlagen,
räumliche Distanz
Warte- und Leerlaufzeiten
Verzögerungen durch Liegezeiten, Stapel,
Weitergaben, warten auf Entscheidungen
Bestände und Lager
Übermäßige Dokumentation, hamstern
von Unterlagen, planlose Verteilung
Falsche oder unnötige
Prozesse
Ungelesene Berichte, Statistiken, unklare
Zuständigkeiten (A/K/V)

27. Durch die Prozessflussanalyse werden
die „Nadelöhre“ erkennbar
Engpässe sind meist leicht zu identifizieren
anhand der
• Arbeitsrückstände,
• Überstunden,
• Fehlerquoten oder
• Terminverzögerungen
• Liegezeiten.

28. Nicht mit mehr Pseudo-Stabilität auf
Dynamik reagieren
Planbar
Routineprozesse Ad-hoc-Prozesse
Spontan
Regelprozesse
Planbar Spontan Planbar Spontan
~
~
~
~

29. Permanente Leistungsmessung und
Prozesssteuerung

30. Business Process Diagramm (BPD)
nach BPMN 2.0

31. Mitarbeiterorientiertes BPD

32. Folgepläne adressatengerecht aufbereiten
Mitarbeiterorientierter Prozessausschnitt
MARKT (OE)
Mit Farbe orientieren

33. Daran haben wir uns privat gewöhnt ….

34. Einfache Piktogramme, Fotos oder
Filme direkt bei der Arbeit

35. Rollen und Stellen im Prozessmanagement
Strategische
Prozess-
organisation
Prozess-
gestaltung
Kontinuierliche
Prozess-
optimierung
Prozessmanager
Prozessbetroffene Prozessteam
Führungskräfte
Prozesslenkungsausschuss
Projektleiter
Prozessgestaltungsteam
Architektur-
Board
Prozess-
verantwortlicher
CPO
Prozessdurchführung Prozesssteuerung
„Part-time“
Betroffene/Beteiligte
Prozess-
management
„Full-time“
Spezialisten
Prozessmanagement-Berater
Prozessmodellierer
Prozessauditor
Prozesscontroller
Prozessorganisatoren
Leiter Prozessmanagement
Business Analysten
Prozessmanager
Leiter Prozessmanagement
Prozessmanagement-Berater

36. Prozessmanager als Shopfloor Manager
Quelle: http://www.lightstalkers.org/publications

37. Officefloor-Manager führen „ohne Macht“
Quelle: http://www.perspektive-mittelstand.de

38. Prozessführung über soziale Kompetenz
wird zum zentralen Erfolgsfaktor
Kooperationsfähigkeit
Innovationsfähigkeit
Reflektionsfähigkeit
Teamplayer
Impulsgeber
Zeit
Leistung
Zeit
Leistung
Systemiker
+
+ -
-
+
-
+
x
Y
Y = f(x)

39. William Holman Hunt (1854):
The Scapegoat (Der Sündenbock)

40. Vorsicht vor einer Triangulation (Triade)
Kunde
Leiter Prozess-
management
Prozessman.-
Berater
Prozessman.-
Berater
Prozessman.-
Berater

41. Vorsicht vor einer Triangulation (Triade)
Kunde
Leiter Prozess-
management
Prozessverant-
wortlicher
Prozessman.-
Berater
Prozessman.-
Berater

42. Anforderungen an den
Prozessmanagement-Berater
Organisation
der Prozess-
verantwortung
Definition von
End-to-end-
Prozessen und
Landkarten
Zahlenbasierte
Prozess-
Gestaltung und
-steuerung
Change
Management
Business-IT
Alignment
Prozessmanagement ist eine Vielseitigkeits-Berufsart, die fünf verschiedene
Einzelkompetenzen in Form eines täglichen Mehrkampfes kombiniert.

43. Der Ideale Athlet
Ins Leben gerufen wurde der Moderne Fünfkampf von
Pierre de Coubertin, dem Initiator der Olympischen
Spiele der Neuzeit.
Ziel dieser Sportart sollte der ideale Athlet sein.
Wikipedia
Pierre de Coubertin
Konzentrationsfähigkeit
Innere Ruhe
Finger-
spitzengefühl

44. Jobs im Prozessmanagement
Ausgewogenes
Profil
20
0% 25% 50% 75% 100%
Change
Manager
Business-
Analyst
Prozess-
Management-
Berater
60
50
20 20
20
15 10 10
10 10 10
Prozess Analyse IT
Change
Green Belt
Black Belt 60
10
Schwerpunkt
Statistik
Schwerpunkt
Anforderungs-
ermittlung
Schwerpunkt
Change
Management
Struktur
20
10
10 10 10
15

45. Das internationale Prozessmanagement-Zertifikat
Certified Business Process Professional CBPP®
 Internationale Standards. CBPP basiert auf einer
international einheitlichen Wissensbasis, festgelegt
in einem Common Body of Knowledge.
 Internationale Anerkennung. CBPP®-Zertifizierungen
werden in USA, Brasilien, Deutschland, Österreich, der
Schweiz und bald in Frankreich und Japan angeboten.
 Zertifizierung in Österreich: jeweils im Juni und
November unter Aufsicht der OCG.
 Weitere Informationen unter www.eabpm.org

46. Nutzen Prozessmanagement verdeutlichen
Höhere
Abschlussquote
Attraktiver
Arbeitsplatz
Höherer Gewinn
Prozessoptimierung

47. Lassen Sie Ihr Prozessmanagement
bewerten und kommentieren!
 Eine praxisnahe Prozessbeschreibung für meine Arbeit
Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware
Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware
Leser
Früher habe ich Eure Arbeitsanweisungen nie gelesen. Aber jetzt muss ich sagen, die sind echt hilfreich für meine tägliche Arbeit. Schon
mehrfach konnte ich mir unmittelbare Tipps zur Erledigung meiner Aufgaben holen. Und endlich verstehe ich, was vor und nach mir passiert.
Jetzt weiß ich auch, warum unsere Kunden manchmal sauer sind, weil es im Prozess hakt. Und die Idee mit dem aufrufbarem Video, wie man
unsere Software nutzt, ist echt klasse. So machen Arbeitsanweisungen Spaß. Weiter so liebe Kollegen!

48. Revision-
management
Projekt-
management
Prozess-
management
Organisations-
management
Beratung
Portfoliomanagement
Projektmanagement
Projektservices
Prozessoptimierung
und -steuerung,
Prozessorganisation
Flexibilitäts-, Effizienz-,
Qualitätsmanagement
Training
PM-Fachmann /-frau
Projektleiter,
Projektmanager
mit ibo-Zertifikat
Prozessmanager/in
mit ibo-Zertifikat
Six Sigma Belts
Business-Analyst
mit ibo-Zertifikat
Software Verlag
Organisation und
Business Analysis –
Methoden u. Techniken
Ganzheitliches
Projekt-
management
Praxishandbuch
Prozessmanage-
ment
Change Management
– (Über-)Leben in
Organisationen
Change
Management
Lernende Organisationen
Team
Persönlichkeiten
Change Manager/in
und Coach
mit ibo-Zertifikat
ibo netProject
ibo Prometheus
ibo Alea:
ibo Aufbau-Manager
ibo Personalbemessung
ibo QSR
ibo QSR-Kredit
ibo Kernkompetenzen und Geschäftsbereiche

49. Vielen Dank…
Frank Bender, ibo Software GmbH, Im Westpark 8, D-35435 Wettenberg, T: +49 641 98210-800
www.ibo.de, frank.bender@ibo.de, www.facebook.com/ibogruppe
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