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Lean management presentation
1.
Lean Management Sven Krause,
Abschlusspräsentation 09. Dezember 2013, Glattbrugg Folie 1 9. Dezember 2013 Sven Krause © Zühlke 2013
2.
Der Kunde Das Eidgenössische
Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik. Die Tätigkeit des EDA basiert auf den 5 aussenpolitischen Zielen, wie sie die Bundesverfassung definiert: Friedliches Zusammenleben der Völker Achtung der Menschenrechte und Förderung der Demokratie Wahrung der Interessen der schweizerischen Wirtschaft im Ausland Linderung von Not und Armut in der Welt Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 2 © Zühlke 2013
3.
Der Kunde Das Eidgenössische
Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik. Das EDA besteht aus der Zentrale in Bern und über 300 Aussenvertretungen (Botschaften, Missionen, Konsulate, Verbindungs- und Koordinationsbüros). Die Zentrale besteht aus dem Generalsekretariat, dem Staatssekretariat und 6 Direktionen. Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 3 © Zühlke 2013
4.
Der Kunde steuert die
Ressourcen (Personal und Finanzen) zur Umsetzung der aussenpolitischen Ziele und unterhält das Netz der Schweizer Auslandvertretungen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 4 © Zühlke 2013
5.
Ausgangslage Anruf vom Kunden…
Sucht eine Gesprächspartner für Prozess Management Kommt doch mal vorbei Eckdaten: Chief Process Officer EDA / Geschäftsprozessmanagement EDA (Direktion Ressourcen) Seit 2007 das Prozess Management aufgebaut Prozess System vorhanden und Prozessdokumentation im Intranet verfügbar ARIS im Einsatz Experten Team führt Modellierung durch Awareness innerhalb EDA (Direktion Ressourcen) vorhanden Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 5 © Zühlke 2013
6.
Die Diskussion Prozess Management! Lean Management
| Sven Krause Rückkopplung fehlt! Kulturproblem? 9. Dezember 2013 Folie 6 © Zühlke 2013
7.
Die Ursache Gever Bund «Elektronische Geschäftsverwaltung»
alle geschäftsrelevanten Informationen sind elektronisch geführt orientiert sich an den Geschäftsabläufen Voraussetzung für automatisierte organisations- und systemübergreifende Geschäftsabläufe. Lean Management | Sven Krause Auswirkungen Grosses und politisches Projekt Doppelspurigkeiten von Prozessthemen (Verschwendung) Prozess Management nicht involviert (keine Rückkopplung) Allgemeine Meinung «Gever = Prozessmanagement» Bestrebung vom Management: Abteilungen Archivierung und Prozess Management zusammenführen Prozess Management Team demotiviert 9. Dezember 2013 Folie 7 © Zühlke 2013
8.
Analyse Gever Berücksichtigt nur
15%–20% aller Prozesse Fokus auf Integration der IT Lösung (kein Change Management, kein KVP, geringe «Prozessoptimierung») Prozessmanagement Operalisierung der Prozessstrategie (Maximierung der Wertschöpfung) Sicherstellung der gesetzlichen Bedingungen Strukturiertes und nachhaltiges Prozess Management (Eliminierung von Verschwendung) Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 8 © Zühlke 2013
9.
Analyse Lean Management |
Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 9 © Zühlke 2013
10.
Randbedingungen für die
Umsetzung Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren) Rückkopplung sicherstellen (Expertenteam bereitstellen/promoten) KVP vorantreiben (Linie befähigen, Schulung, Coaching) Prozess Management weiter etablieren (Qualität einbringen) Bestehende Arbeit weiterführen / ausbauen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 10 © Zühlke 2013
11.
Für Direktion Ressourcen
oder fürs EDA? Organisatorisches Optimierungspotenzial (Verschwendungen eliminieren) Zentrales Prozess Management Expertenteam, Tool, Prozesse, Leitlinien, Prozessverständnis Gever Unterstützung Ein Change Programm „KVP“ EDA Governance sicherstellen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 11 © Zühlke 2013
12.
Erweiterte Umsetzung 2 3 «Stab» Variante «Generalsekretariat» Variante 1 Team
bleibt als eigenständiges Team bestehen Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 12 © Zühlke 2013
13.
Umsetzung – Organisatorischer
Move 2 «Stab» Variante Zentrale Stelle für Prozess Management Direkter Einfluss mit CEO Unterstützung auf die Zentral-Bereiche (Generalsekretariat, Staatssekretariat und 6 Direktionen) Distanz zu operativer Ebene (Freies Denkertum) 3 Fehlende Durchschlagskraft da «Stab» = «Sekretariat» Distanz zum Operativen Eher beratende Funktion «Generalsekretariat» Variante Operative Nähe (Generalsekretariat) Grosser Einfluss auf Staatssekretariat und 6 Direktionen Management Unterstützung (Prozessaffin) Direkten Einfluss auf Generalsekretariat Lean Management | Sven Krause Indirekte Einfluss auf Staatssekretariat und 6 Direktionen Strategische Änderungen jederzeit möglich 9. Dezember 2013 Folie 13 © Zühlke 2013
14.
Weiteres Vorgehen 1. Entscheid
abwarten 2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale SWOT vertiefen Stakeholdermgt betreiben Entscheidungsvorlage erarbeiten 3. Einwirkung auf das GEVER Projekt Prinzipien definieren (Projekt Gever) Prozessleitlinien einbringen Eigenen KVP für Gever Projekt Unterstützung aufsetzen und etablieren Lean Management | Sven Krause 9. Dezember 2013 Folie 14 © Zühlke 2013
15.
«Die etwas fragen,
die verdienen Antwort» Bertolt Brecht Lean Management Sven Krause, Abschlusspräsentation 09. Dezember 2013, Glattbrugg
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