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Tipps & Tricks für ERP-Projekte
Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software
anhand von Praxisbeispielen.
Peter Treutlein, Trovarit AG
Praxistage 2012
26. März, Wien, Palais Eschenbach
©2012 Trovarit AG
Wer wir sind?
 Fachlich fundiert – interdisziplinär - umfassend vernetzt
Gründung: 04.09.2000 als Spin-Off des FIR an der
RWTH Aachen
Gründer: Dr.-Ing. Karsten Sontow
Dipl.-Ing. Peter Treutlein
Mitarbeiter: 30 (Stand 12/2011)
Ingenieure, Kaufleute, Informatiker
und Geisteswissenschaftler
Partnernetzwerk: ca. 20 zertifizierte
Fachberatungen
Kooperationen: Fachinstitute
Fachverbände
Fachverlage, -veranstalter
©2012 Trovarit AG
Welche Leistungen bieten wir Ihnen an?
 Wir begleiten, managen, steuern, sanieren Ihr Software-Projekt –
durchgängig und fokussiert
Entscheidungsunterstützung
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Konfliktlösung & Mediation
Software-Strategie
Einsatz-Analyse & -Optimierung
Ableitung & Priorisierung von
Handlungsfeldern
Entwicklung & Umsetzung Roadmap
Software-Einführung
Projekteinrichtung
Projektcontrolling
Projektabnahme
Projektsanierung
Prozessberatung
Online-Potenzialanalyse
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Lastenheft, Marktrecherche
 Ausschreibung,
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Vertragsverhandlungen
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Fachmoderation
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Referenzen (Auswahl)
©2012 Trovarit AG
Leistungen einer ERP-Einführung
 Erstellung eines Pflichtenheftes
 Überlassung von Standardsoftware
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Leistungen
 Erstellung von Softwareanpassungen
und Individualsoftware
 Einräumung von Nutzungsrechten an
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Geschäftsprozessoptimierung)
 Integration der Software in das
anwendereigene System
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©2012 Trovarit AG
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Komplexität der Installation
Anzahl der Standorte (national/international)
Personalressourcen
…
0 2 4 6 8 10 12 14 16
Kleinere Unternehmen (01-49 MA)
Mittelstand (50-499 MA)
Größere Unternehmen (500+ MA)
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Vorarbeiten
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© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010
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Kostengrössen von ERP-Projekten
104.6%
100.3%
83.7%
88.1%
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93.2%
88.9%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
140%
<100 MA 100-499 MA 500+ MA
Index
Investition
je
Arbeitsplatz
(Mittelwert
=
100%)
Größenklasse (# Mitarbeiter)
Software-Kosten
Beratungs-Kosten
Hardware-Kosten
Größenklasse Grob
Software-Kosten
(€)
Beratungskosten
(€)
Hardware-Kosten
(€)*
<100 MA 2736,01 1550,43 2209,04
100-500 MA 2653,86 1842,16 2058,19
>500M A 2386,39 1811,06 1999,98
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© Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010
©2012 Trovarit AG
Hauptprobleme bei der Systemeinführung nach Grössenklassen
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
keinerlei Probleme
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Fachkompetenz (Anbieter)
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Branchenkompetenz (Anbieter)
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Personalkapazität (Anwender)
Einhaltung Terminplan
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500+ Mitarbeiter (N=280)
100-499 Mitarbeiter (N=720)
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©2012 Trovarit AG
Ziele von ERP-Projekten nach Unternehmensgröße
Anteil der Projekte
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Andere Ziele
IT “unter Kontrolle“
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500+ Mitarbeiter (N=682)
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<100 Mitarbeiter (N=2327)
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©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
Merkmale eines sicheren Projekt-Vertrages
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Folgende Inhalte/Merkmale sollten hierbei enthalten sein:
 Ausdrückliche Einordnung des Vertrages unter das Werkvertragsrecht.
 Die Leistungsspezifikation/Pflichtenheft wird so formuliert, dass ein bestimmter
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 Ein gesetzlich gestütztes Abnahmeverfahren wird vereinbart.
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ist definiert.
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©2012 Trovarit AG
Leitplanken des Projektes festlegen!
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... sollte sich an Meilensteinen orientieren
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Implementierung – Projektschritte und Meilensteine
Mögliche Meilensteine/Abnahmen:
Abnahme Feinkonzept
Teilabnahmen kritischer
Anpassungen
Datenübernahme
Realisierung
Freigabe Echtstart
Feinkonzeption (ggf. Prototyp-Erstellung)
Initialisierung (KickOff-Vorbereitung u. Durchführung)
Systemeinstellung u. Datenübernahme
Schulung & Testbetrieb
Echtstartvorbereitung
Echtstart
ggf. Roll Out
Optimierung
Projekt-Cockpit
/-Management
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Bleiben Sie auf Kurs!
Konsequentes Projektmanagement
und -controlling
... ohne Transparenz verliert man
das Ziel aus dem Auge
©2012 Trovarit AG
Effektives Projektmanagement mit Online-Portal
 Informationsmanagement:
Gezieltes Verteilen von Informationen
innerhalb des Projektteams
 Projektfortschritt
 Meilensteinüberwachung
 Projektorientierter
Leistungsnachweis
 Budgetcontrolling
 Verwaltung von offenen Punkten
 Dokumentation von Ergebnissen
entlang der Projektstruktur
Projektmanagement während
des Projektes
Fortschritt je Teilprojekt Phase Feinkonzeption
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
EK
LG
VK
FIBU
MIG
IT
Projektbudget je Teilprojekt
0
10
20
30
40
50
60
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PL
EK
LG
VK
FIBU
MIG
TEC
SER
SO
Beratungsaufwand
Tage gesamtgeplant
davon
noch offen
PM-Portal und -Cockpit: Alles im Blick
©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
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©2012 Trovarit AG
ERP-Roadmap – Projektschritte
Woche 1 Woche 2-3 Woche 4 Woche 5
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Initialisierung Einsatzanalyse Validierung
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Methodik & Tools
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Handlungsfelder
ERP-Roadmap
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Vordefinierte Tools
zur Auswertung
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Anwenderbefragung
Zufriedenheit
Prozessunterstützung
Nutzungshäufigkeit
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Managementsicht
Strategie
Veränderung
Prozessreife
Prozesswertigkeit
Onlinetool für
Anwenderbefragung
Referenzmodell
für Prozesse
Kurzfristig Mittelfristig Langfristig 2015
Vertrieb,
Service
Übergreifende
Themen
Rollout,IT
Materialwirtschaft,Beschaffung
Entwicklung,Fertigung
CRM
Einführung
tbd
Channel
Management
Rollout CRM
Kennzahlen-
System
Forecasting
Remote
Maintenance
Konstruktion
PDM
tbd
Implemtierung
BI-Lösung
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Fazit
Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches ERP-Projekt:
 Commitment der Geschäftsführung
 Akzeptierter Projektleiter
 Engagiertes Projektteam
 Strukturiertes Auswahlprojekt
 Fundiertes Lastenheft
 Kompetenter Implementierungspartner
 Abgestimmte Projektspezifikation (Pflichtenheft)
 Partnerschaftlicher Projektvertrag
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 Transparenz durch Projektkommunikation und -dokumentation
 Nutzung der Standardfunktionalitäten und –prozesse
 Regelmäßige Überprüfung des Status Quo und ggfs. Kurskorrektur
©2012 Trovarit AG
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Peter Treutlein
Trovarit AG
Pontdriesch 10/12
D-52062 Aachen
Fon: +49 (241) 40 009 – 0
E-Mail: peter.treutlein@trovarit.com
www.trovarit.com
Michael Schober
Trovarit AG – Büro Österreich
Pyrkergasse 35
A-1190 Wien
Fon: +43 (0)699 105 551 10
E-Mail: michael.schober@trovarit.com
www.trovarit.at

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Peter Treutlein (Trovarit AG)

  • 1. Tipps & Tricks für ERP-Projekte Auswahl, Einführung und Optimierung von Business Software anhand von Praxisbeispielen. Peter Treutlein, Trovarit AG Praxistage 2012 26. März, Wien, Palais Eschenbach
  • 2. ©2012 Trovarit AG Wer wir sind?  Fachlich fundiert – interdisziplinär - umfassend vernetzt Gründung: 04.09.2000 als Spin-Off des FIR an der RWTH Aachen Gründer: Dr.-Ing. Karsten Sontow Dipl.-Ing. Peter Treutlein Mitarbeiter: 30 (Stand 12/2011) Ingenieure, Kaufleute, Informatiker und Geisteswissenschaftler Partnernetzwerk: ca. 20 zertifizierte Fachberatungen Kooperationen: Fachinstitute Fachverbände Fachverlage, -veranstalter
  • 3. ©2012 Trovarit AG Welche Leistungen bieten wir Ihnen an?  Wir begleiten, managen, steuern, sanieren Ihr Software-Projekt – durchgängig und fokussiert Entscheidungsunterstützung IT-Matchmaker® Konfliktlösung & Mediation Software-Strategie Einsatz-Analyse & -Optimierung Ableitung & Priorisierung von Handlungsfeldern Entwicklung & Umsetzung Roadmap Software-Einführung Projekteinrichtung Projektcontrolling Projektabnahme Projektsanierung Prozessberatung Online-Potenzialanalyse Prozessanalyse Prozessoptimierung Software-Auswahl Lastenheft, Marktrecherche  Ausschreibung, Anbieterpräsentation Vertragsverhandlungen Projektmanagement Fachmoderation
  • 5. ©2012 Trovarit AG Leistungen einer ERP-Einführung  Erstellung eines Pflichtenheftes  Überlassung von Standardsoftware  Erbringung von Customizing- Leistungen  Erstellung von Softwareanpassungen und Individualsoftware  Einräumung von Nutzungsrechten an der Software  Beratungsleistungen (z. B. zur Geschäftsprozessoptimierung)  Integration der Software in das anwendereigene System  Installation der Software  Datenübernahme  Inbetriebnahme  Schulung  Dokumentation  Unterstützung im Echtbetrieb  Quellcodeüberlassung oder -hinterlegung  Pflege und Wartung Die Einführung einer ERP-Software erfordert ein ganzes Bündel von Leistungen :
  • 6. ©2012 Trovarit AG Mittlere Dauer von ERP-Projekten Mögliche Einflussfaktoren Komplexität der Installation Anzahl der Standorte (national/international) Personalressourcen … 0 2 4 6 8 10 12 14 16 Kleinere Unternehmen (01-49 MA) Mittelstand (50-499 MA) Größere Unternehmen (500+ MA) Durchlaufzeit in Monaten (N=3543) Vorarbeiten Implementierung © Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010
  • 7. ©2012 Trovarit AG Kostengrössen von ERP-Projekten 104.6% 100.3% 83.7% 88.1% 108.2% 117.3% 107.4% 93.2% 88.9% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% <100 MA 100-499 MA 500+ MA Index Investition je Arbeitsplatz (Mittelwert = 100%) Größenklasse (# Mitarbeiter) Software-Kosten Beratungs-Kosten Hardware-Kosten Größenklasse Grob Software-Kosten (€) Beratungskosten (€) Hardware-Kosten (€)* <100 MA 2736,01 1550,43 2209,04 100-500 MA 2653,86 1842,16 2058,19 >500M A 2386,39 1811,06 1999,98 Alle Größen 2667,72 1708,27 2135,12 *Starke Abhängigkeit von der vorhandenen Infrastruktur © Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de, 2010
  • 8. ©2012 Trovarit AG Hauptprobleme bei der Systemeinführung nach Grössenklassen 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% keinerlei Probleme Andere Probleme Auftreten des Anbieters Projekt-Methodik Fachkompetenz (Anbieter) Projektmanagement Kommunikation im Projekt Schulungsaufwand Branchenkompetenz (Anbieter) Personalkapazität (Anbieter) Budget-Einhaltung Abbildung der Geschäftsprozesse Personalkapazität (Anwender) Einhaltung Terminplan Umfang d. Systemanpassungen Datenaufbereitung, -migration Anteil der Projekte 500+ Mitarbeiter (N=280) 100-499 Mitarbeiter (N=720) <100 Mitarbeiter (N=805) © Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de,2010
  • 9. ©2012 Trovarit AG Verlieren Sie nicht den Kopf! Fehlende Managementunterstützung ... ERP-Projekt ist Chefsache
  • 10. ©2012 Trovarit AG Bleiben Sie Stratege! Fehlende IT-Strategie und Projektziele ... die Zukunft schon heute vordenken
  • 11. ©2012 Trovarit AG Ziele von ERP-Projekten nach Unternehmensgröße Anteil der Projekte 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Andere Ziele IT “unter Kontrolle“ der Geschäftsleitung bringen Komplexität der IT reduzieren Bessere externe Integration (EDI) Prozess-Kosten senken Bessere Performance der IT IT Aufwand und Kosten senken Sicherheit / Datensicherheit erhöhen Konsolidierung der Software-Landschaft Höhere Datenintegration Höhere Prozessintegration Prozesse automatisieren Bessere Information Schneller Zugriff auf Informationen Abläufe / Prozesse vereinfachen & beschleunigen © Trovarit AG, Aachen / www.erp-z.de,2010 500+ Mitarbeiter (N=682) 100-499 Mitarbeiter (N=1817) <100 Mitarbeiter (N=2327)
  • 12. ©2012 Trovarit AG Nutzen Sie eigene Stärken! Mangelnde Einbeziehung der Anwender ... die fachlich kompetentesten Anwender gehören ins Projektteam
  • 13. ©2012 Trovarit AG Sicheres Fundament schaffen! Strukturiertes Auswahlverfahren ... Basis für erfolgreiche Einführung
  • 14. ©2012 Trovarit AG Projektschritte einer strukturierten ERP-Auswahl IT-Matchmaker® Projektmanagement Projekteinrichtung 1 Potenzialanalyse Prozessanalyse 3 Lastenheft 4 Marktrecherche 5 Vorauswahl 6 Endauswahl 7 Vertragsverhandl. 8 Implementierung 2
  • 15. ©2012 Trovarit AG Nichts vergessen: der Einkaufszettel! Fehlendes oder unzureichendes Lastenheft ... Anforderungsdefinition und -priorisierung
  • 16. ©2012 Trovarit AG IT-Matchmaker ® Lastenheftvorlagen
  • 17. ©2012 Trovarit AG Studieren Sie das gesamte Marktangebot! Unvollständige Marktrecherche ... effektiv das passende System und den richtigen Partner finden
  • 18. ©2012 Trovarit AG IT-Matchmaker ® Marktrecherche  Differenzierte Recherchemöglichkeiten  Strukturierte Gegenüberstellung Anforderungsprofil/Leistungsprofil  Detaillierte Anbieter/Produktsteckbriefe  Parallele Analyse der Referenzprojekte der Anbieter  Übersichtliche Zusammenfassung der Recherche- und Analyseergebnisse in Ihrem individuellen „Top 20 Report“ Komfortable Marktrecherche zur effizienten Erstellung eines qualifizierten „Favoritenkreises“
  • 19. ©2012 Trovarit AG Investition absichern! Orientierungslose Vertragsverhandlungen ... verlässliche Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit schaffen
  • 20. ©2012 Trovarit AG Merkmale eines sicheren Projekt-Vertrages Der gesamte Leistungsumfang (Dienstleistungen und Software-Lizenzen) des Einführungsprojektes sollten in einem Vertragswerk geregelt werden. Idealerweise sollte ein solcher Projektvertrag als Werkvertrag gestaltet werden. Folgende Inhalte/Merkmale sollten hierbei enthalten sein:  Ausdrückliche Einordnung des Vertrages unter das Werkvertragsrecht.  Die Leistungsspezifikation/Pflichtenheft wird so formuliert, dass ein bestimmter Erfolg geschuldet wird.  Ein gesetzlich gestütztes Abnahmeverfahren wird vereinbart.  Eine Vorgehensweise für Vertragsänderungen (sog. Change Request-Verfahren) ist definiert.  Die Verjährungsfrist für Ansprüche wegen Mängeln beginnt erst mit der Abnahme zu laufen.  Die Geltung der Untersuchungs- und Rügepflicht wird ausgeschlossen.
  • 21. ©2012 Trovarit AG Leitplanken des Projektes festlegen! Strukturierte Einführungsmethode ... sollte sich an Meilensteinen orientieren
  • 22. ©2012 Trovarit AG Implementierung – Projektschritte und Meilensteine Mögliche Meilensteine/Abnahmen: Abnahme Feinkonzept Teilabnahmen kritischer Anpassungen Datenübernahme Realisierung Freigabe Echtstart Feinkonzeption (ggf. Prototyp-Erstellung) Initialisierung (KickOff-Vorbereitung u. Durchführung) Systemeinstellung u. Datenübernahme Schulung & Testbetrieb Echtstartvorbereitung Echtstart ggf. Roll Out Optimierung Projekt-Cockpit /-Management
  • 23. ©2012 Trovarit AG Bleiben Sie auf Kurs! Konsequentes Projektmanagement und -controlling ... ohne Transparenz verliert man das Ziel aus dem Auge
  • 24. ©2012 Trovarit AG Effektives Projektmanagement mit Online-Portal  Informationsmanagement: Gezieltes Verteilen von Informationen innerhalb des Projektteams  Projektfortschritt  Meilensteinüberwachung  Projektorientierter Leistungsnachweis  Budgetcontrolling  Verwaltung von offenen Punkten  Dokumentation von Ergebnissen entlang der Projektstruktur Projektmanagement während des Projektes Fortschritt je Teilprojekt Phase Feinkonzeption 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% EK LG VK FIBU MIG IT Projektbudget je Teilprojekt 0 10 20 30 40 50 60 70 PL EK LG VK FIBU MIG TEC SER SO Beratungsaufwand Tage gesamtgeplant davon noch offen PM-Portal und -Cockpit: Alles im Blick
  • 25. ©2012 Trovarit AG Anpassungen vermeiden! Auf Standards der Software bauen ... und die Chancen von organisatorischen Verbesserungsmaßnahmen nutzen
  • 26. ©2012 Trovarit AG Herausforderung „Datenmigration“ erkennen! Technische Datenübernahmekonzepte ... lösen keine Probleme der Datenqualität
  • 27. ©2012 Trovarit AG Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Sicherheit kommt nicht von alleine ... ausreichend Zeit und Kapazität für Tests und Schulung einplanen
  • 28. ©2012 Trovarit AG Projektende nicht zu früh definieren! Erfolgreiche Projekteinführung/ Gesamtabnahme ... frühestens nach ersten Monatsabschluss
  • 29. ©2012 Trovarit AG Denken Sie weiter als bis zur Ziellinie! Nach erfolgreichem Echtstart ... regelmäßig Status Quo überprüfen und strukturiert optimieren
  • 30. ©2012 Trovarit AG ERP-Roadmap – Projektschritte Woche 1 Woche 2-3 Woche 4 Woche 5 Umsetzung Initialisierung Einsatzanalyse Validierung Management- Workshop Projektierung/ Scoping Initialisierung Unternehmens-/ Bereichsstrategie Anwender- befragung Management- bewertung Auswertung Konsolidierung Nutzen- & Aufwandsab- schätzung Prioisierung Phase Arbeitsschritte Ergebnisse  Betrachtungs- bereich  Teilnehmerkreis  Zeitplan  Strategische Ziele  Prozesslandschaft  Software-Landschaft  Prozessunterstützung  Verbesserungs- vorschläge  Prozessreife  Potenziale  Handlungsfelder  Maßnahmen  ERP-Raodmap  Quick Wins  Projektskizzen Prio A-Maßnahmen ERP-Audit Prozess-/Referenzmodelle PM-Portal IT-Matchmaker®
  • 31. ©2012 Trovarit AG Methodik & Tools Verifikation & Priorisierung durch Management Quick wins Handlungsfelder ERP-Roadmap Tools Vordefinierte Tools zur Auswertung Methodik Anwenderbefragung Zufriedenheit Prozessunterstützung Nutzungshäufigkeit Verbesserungsvorschläge Managementsicht Strategie Veränderung Prozessreife Prozesswertigkeit Onlinetool für Anwenderbefragung Referenzmodell für Prozesse Kurzfristig Mittelfristig Langfristig 2015 Vertrieb, Service Übergreifende Themen Rollout,IT Materialwirtschaft,Beschaffung Entwicklung,Fertigung CRM Einführung tbd Channel Management Rollout CRM Kennzahlen- System Forecasting Remote Maintenance Konstruktion PDM tbd Implemtierung BI-Lösung
  • 32. ©2012 Trovarit AG Fazit Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches ERP-Projekt:  Commitment der Geschäftsführung  Akzeptierter Projektleiter  Engagiertes Projektteam  Strukturiertes Auswahlprojekt  Fundiertes Lastenheft  Kompetenter Implementierungspartner  Abgestimmte Projektspezifikation (Pflichtenheft)  Partnerschaftlicher Projektvertrag  Zielführende Projektmethodik  Konsequentes Projektmanagement (Zeit, Kosten, Fortschritt)  Transparenz durch Projektkommunikation und -dokumentation  Nutzung der Standardfunktionalitäten und –prozesse  Regelmäßige Überprüfung des Status Quo und ggfs. Kurskorrektur
  • 33. ©2012 Trovarit AG Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Peter Treutlein Trovarit AG Pontdriesch 10/12 D-52062 Aachen Fon: +49 (241) 40 009 – 0 E-Mail: peter.treutlein@trovarit.com www.trovarit.com Michael Schober Trovarit AG – Büro Österreich Pyrkergasse 35 A-1190 Wien Fon: +43 (0)699 105 551 10 E-Mail: michael.schober@trovarit.com www.trovarit.at