12. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
Nr.
Ziel
1
konsequente Prozessorientierung; Redesign der Geschäftsprozesse und der unterstützenden Prozesse
(Orientierung an bewährten Standards und an «Best Practice») => Prozesse bis an die Front bringen
2
Einführung einer möglichst kompletten «Heim-Lösung» mit der Möglichkeit zur Integration aller Umsysteme
3
Reduktion administrativer Aufwand; administrative Aufgaben wo immer möglich automatisieren
4
«papierlose», durchgängige Prozesse
5
Workflow-Unterstützung in den administrativen Prozessen
6
hohe Datenqualität und Vollständigkeit, möglichst unterstützt durch das Kernsystem (bspw. Duplikat-Check)
7
Ersetzen vieler MS-Office-Vorlagen und –Dokumente durch Masken im Kernsystem (um Ablage zu vereinfachen
und Auswertungen zu ermöglichen)
8
Informationsbereitstellung an Mitarbeiter (Intranet) zur Reduktion der Email-Kommunikation
9
mehr Transparenz / bessere Führungsinformationen: Einführung eines Management-Informationssystems zur
Analyse der Daten aus allen Bereichen
10
Befriedigung der Anforderungen der Profit-Center (Alterssiedlung, Restaurant, Kiosk, Ergotherapie, etc.) bei
gleichzeitig integrierter Lösung => möglichst wenig Drittsysteme
13. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Ist-Applikationslandschaft existieren viele Excel-Lösungen und Systeme, die
keine Schnittstellen zum Sage-Kernsystem haben.
Excel-Lösungen
Menü-Bestellung
Mahlzeiten-Bestellung
Adress-DB
WB-Leistungen_Bewohner
Getränkeliste
Interflex (PEP &
Zeiterfassung)
GroupMail
QM-Pilot
Prozesse E-BA.doc
Avaya
(Telefonie)
EPS
(Kassensystem)
Sage 200 Plattform
TAXPUNKTE ERGO
Rest.Leistungen_Bewohner
Sage 200
Finanz
Sage 200
Personal
Mitglieder Liste.
Stellenplan
Heimverwaltung
Fileserver
Legende:
BESA
= bestehendes System
Pflegedokumentation
Coiffeur
Podologie
etc.
= bestehendes Sage-System
14. Zielsetzungen Projekt «Phoenix»
In der Zielapplikationslandschaft sind die bestehenden Sage-Module neu aufgesetzt
und weitere Module implementiert. Die relevanten Umsysteme sind angebunden.
Sage 200 Plattform
Informationsportal (Intranet)
Terminplanung
Sage MyDesk
Sage Personal*
Pflegedokumentation*
Beschwerdemanagement?
QM-Pilot
Sage
Auftrag
Heimverwaltung*
Zeiterfassung?
Bewerbermanagement
Sage Finanz*
MenüBestellung
Cockpit
Sage Connect
Kollaborationsplattform (DMS)?
Sage
CRM
Excel-Lösungen
Personaleinsatzplanung?
Avaya
(Telefonie)
Fileserver
Legende:
Kassensystem?
BESA
= bestehendes System
…
= bestehendes Sage-System
= neues System * = neu aufgesetzt (Details tbd)
15. Vorgehen Projekt «Phoenix»
Projektphase 1: Ist-Analyse
Detaillierte Ist-Analyse unter Einbezug der Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
Projektphase 2: Soll-Definition und System-Evaluation
Definition Soll-Zustand unter Einbezug Prozessverantwortlichen und
zuständigen Sachbearbeiter/-innen
Systemevaluation mit Unterstützung Solution Providers Schweiz AG
Erstellung Vertragswerk für Umsetzungsprojekt (Phase 3)
Projektphase 3: Implementierung
Umsetzungsprojekt zusammen mit SAGE Schweiz AG und
Solution Providers Schweiz AG
Realisierung in kleinen Teilschritten (SCRUM-Verfahren)
17. Erfolgsfaktoren
Klare Zieldefinition, vom gesamten Management unterstützt
Fokussierung auf das Wesentliche und die Zielerreichung
Gründliche Software-Evaluation mit drei Schwerpunkten:
Eigene Bedürfnisse kennen und dokumentieren
Über alle Anforderungen am besten geeignetste Lösung („Best Fit“) und
den am besten geeignetsten Partner identifizieren
Lücken dieser Lösung kennen, den Mitarbeitern bewusst machen und
akzeptieren
Gewissenhafte Umsetzung der Anforderungen – auch Einführung einer
Standardsoftware bedingt erheblichen Aufwand
Eigene Grenzen kennen und in Prozessdesign und Projektmanagement
starke, erfahrene Projektpartner beiziehen