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Introducing IT supported legal and administrative procedures:  The case of the Federal Office of Administration (Bundesverwaltungsamt) and some experience from local municipalities ECESIS ▪ 01.07.2009 Andreas Mayer [email_address]
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Gliederung ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Zitat zum ECESIS-Projekt:  „ Ein besonderes Gewicht wird auf die  Unterstützung von Verwaltungsprozessen  durch  Informationstechnologie  und die  Modernisierung von Geschäftsprozessen  gelegt werden.“ Quelle:  http://www.uni-koblenz-landau.de/koblenz/fb4/institute/iwvi/agtroitzsch/projekte/ecesis
Kurzinformation Abteilung IV im BVA ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Eigenschaften der Bearbeitung  in Abteilung IV ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
VBS und  beteiligte Fachverfahren VBS = Vorgangsbearbeitungssystem
Grober  Bearbeitungsablauf
Kurzinformation KommWis ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Die FV-Schnittstelle von XDOMEA
Gegenüberstellung der Projekte BVA - KommWis Kriterium BVA KommWis Unterstützungs- fokus Strukturierte Fallbearbeitung (Massenverfahren) Revisionssichere Ablage für die Dokumente aus den Fachverfahren Verwaltungsebene Bundesverwaltung Kommunalverwaltung Systemklasse VBS VBS (Nutzung als DMS mit VBS-Option) Anzahl Anwender-organisationen 1 (verteilt auf 3 Standorte) 212 Kommunen  24 Kreise Anzahl anzubindender Fachverfahren 4 Verfahren 20-50 Verfahren  je Anwenderorganisation Art des Projektes Weiterentwicklungsprojekt Klassisches Einführungsprojekt mit RLP-spezifischen Anpassungen Entwicklungs-schwerpunkt Weiterentwicklung eines am Markt verfügbaren Produkts Nutzung eines am Markt verfügbaren Produkts (mit Anpassungen) Auswirkungen auf die Arbeitsweise Gering  (Vorgängersystem ist vorhanden) Mittel  (kein Vorgängersystem vorhanden)
Was bedeutet Systemeinführung? „ Die  Systemeinführung  umschließt […] alle  Ziele, Strategien und Maßnahmen , die sicherstellen sollen, daß die   geplante Systemnutzung  auch tatsächlich realisiert oder sogar übertroffen wird. Bei unzureichender Einführung können selbst ‘technisch perfekte’ Systeme infolge  mangelnder Benutzerakzeptanz  unter ihren Möglichkeiten bleiben oder sogar scheitern […] Der  Einführungserfolg  zeigt sich unmittelbar in dem Ausmaß der  realisierten Systemnutzung .“ Krüger (1990, 277).
Projektmängel aus: Pfetzing und Rohde (2006, 47). Prioritäten bei Projektmängeln KPMG Standish Group Computer- woche Daily  Telegraph Forsa Infos. Summe Jahr der Studie 1994 1995 1997 2001 1998 2000 - Unklare Projektziele 1 1 1 1 7 3 14 Schlechte Planung 2 7 2 2 3 7 23 Falsche PM-Methode 4 4 8 Ressourcenmangel 5 3 5 4 4 1 22 Falscher Projektleiter 6 3 6 4 19 Überehrgeizige Ziele 7 4 3 5 1 6 26 Schlechte Kommunikation 8 9 10 27 Problembewusstsein und Unter-stützung fehlt bei Management 9 5 7,8 5 5 31,8 Einbindung der Benutzer fehlt 2 9 11 Technologie nicht beherrscht 3 2 8 13 Häufige Änderungen 6 6 2 14
Projektmängel aus: Pfetzing und Rohde (2006, 47). 1 2 3 4 5 Prioritäten bei Projektmängeln KPMG Standish Group Computer- woche Daily  Telegraph Forsa Infos. Summe Jahr der Studie 1994 1995 1997 2001 1998 2000 - Unklare Projektziele 1 1 1 1 7 3 14 Schlechte Planung 2 7 2 2 3 7 23 Falsche PM-Methode 4 4 8 Ressourcenmangel 5 3 5 4 4 1 22 Falscher Projektleiter 6 3 6 4 19 Überehrgeizige Ziele 7 4 3 5 1 6 26 Schlechte Kommunikation 8 9 10 27 Problembewusstsein und Unter-stützung fehlt bei Management 9 5 7,8 5 5 31,8 Einbindung der Benutzer fehlt 2 9 11 Technologie nicht beherrscht 3 2 8 13 Häufige Änderungen 6 6 2 14
Triade Aufgabe – Benutzer – System In Anlehnung an  Frese und Brodbeck (1989, 156)
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Veränderungen  ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Aus: Schmelzer und Sesselmann (2006, 369 f.)
Veränderungsbereitschaft von Benutzern In Anlehnung an Desanctis und Courtney (1983, 735).
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Managementaufgaben bei der Einführung ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Rollen im Einführungsprozess ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
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Aufbau von  Schulungs- maßnahmen
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Zusammenfassung: Handlungsprinzipien ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
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Verwendete Literatur ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]

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Ecesis vortrag 01.07.2009 (version 0.9 vom 01.07.2009)

  • 1. Introducing IT supported legal and administrative procedures: The case of the Federal Office of Administration (Bundesverwaltungsamt) and some experience from local municipalities ECESIS ▪ 01.07.2009 Andreas Mayer [email_address]
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5.
  • 6. VBS und beteiligte Fachverfahren VBS = Vorgangsbearbeitungssystem
  • 8.
  • 10. Gegenüberstellung der Projekte BVA - KommWis Kriterium BVA KommWis Unterstützungs- fokus Strukturierte Fallbearbeitung (Massenverfahren) Revisionssichere Ablage für die Dokumente aus den Fachverfahren Verwaltungsebene Bundesverwaltung Kommunalverwaltung Systemklasse VBS VBS (Nutzung als DMS mit VBS-Option) Anzahl Anwender-organisationen 1 (verteilt auf 3 Standorte) 212 Kommunen 24 Kreise Anzahl anzubindender Fachverfahren 4 Verfahren 20-50 Verfahren je Anwenderorganisation Art des Projektes Weiterentwicklungsprojekt Klassisches Einführungsprojekt mit RLP-spezifischen Anpassungen Entwicklungs-schwerpunkt Weiterentwicklung eines am Markt verfügbaren Produkts Nutzung eines am Markt verfügbaren Produkts (mit Anpassungen) Auswirkungen auf die Arbeitsweise Gering (Vorgängersystem ist vorhanden) Mittel (kein Vorgängersystem vorhanden)
  • 11. Was bedeutet Systemeinführung? „ Die Systemeinführung umschließt […] alle Ziele, Strategien und Maßnahmen , die sicherstellen sollen, daß die geplante Systemnutzung auch tatsächlich realisiert oder sogar übertroffen wird. Bei unzureichender Einführung können selbst ‘technisch perfekte’ Systeme infolge mangelnder Benutzerakzeptanz unter ihren Möglichkeiten bleiben oder sogar scheitern […] Der Einführungserfolg zeigt sich unmittelbar in dem Ausmaß der realisierten Systemnutzung .“ Krüger (1990, 277).
  • 12. Projektmängel aus: Pfetzing und Rohde (2006, 47). Prioritäten bei Projektmängeln KPMG Standish Group Computer- woche Daily Telegraph Forsa Infos. Summe Jahr der Studie 1994 1995 1997 2001 1998 2000 - Unklare Projektziele 1 1 1 1 7 3 14 Schlechte Planung 2 7 2 2 3 7 23 Falsche PM-Methode 4 4 8 Ressourcenmangel 5 3 5 4 4 1 22 Falscher Projektleiter 6 3 6 4 19 Überehrgeizige Ziele 7 4 3 5 1 6 26 Schlechte Kommunikation 8 9 10 27 Problembewusstsein und Unter-stützung fehlt bei Management 9 5 7,8 5 5 31,8 Einbindung der Benutzer fehlt 2 9 11 Technologie nicht beherrscht 3 2 8 13 Häufige Änderungen 6 6 2 14
  • 13. Projektmängel aus: Pfetzing und Rohde (2006, 47). 1 2 3 4 5 Prioritäten bei Projektmängeln KPMG Standish Group Computer- woche Daily Telegraph Forsa Infos. Summe Jahr der Studie 1994 1995 1997 2001 1998 2000 - Unklare Projektziele 1 1 1 1 7 3 14 Schlechte Planung 2 7 2 2 3 7 23 Falsche PM-Methode 4 4 8 Ressourcenmangel 5 3 5 4 4 1 22 Falscher Projektleiter 6 3 6 4 19 Überehrgeizige Ziele 7 4 3 5 1 6 26 Schlechte Kommunikation 8 9 10 27 Problembewusstsein und Unter-stützung fehlt bei Management 9 5 7,8 5 5 31,8 Einbindung der Benutzer fehlt 2 9 11 Technologie nicht beherrscht 3 2 8 13 Häufige Änderungen 6 6 2 14
  • 14. Triade Aufgabe – Benutzer – System In Anlehnung an Frese und Brodbeck (1989, 156)
  • 15. Triade Aufgabe – Benutzer – System In Anlehnung an Frese und Brodbeck (1989, 156)
  • 16. Triade Aufgabe – Benutzer – System In Anlehnung an Frese und Brodbeck (1989, 156)
  • 20.
  • 21.
  • 22. Veränderungsbereitschaft von Benutzern In Anlehnung an Desanctis und Courtney (1983, 735).
  • 24.
  • 25.
  • 26. Perspektive und Sprache von Anwendern und Entwicklern Anwender Entwickler Perspektive fachlich-funktional technisch Sprache natürlichsprachlich formale Sprachen
  • 27.
  • 28. Phasen und Aufgaben der Einführung und des Betriebs Aus: Engel et al. (2001)
  • 29. Aufbau von Schulungs- maßnahmen
  • 30. Phasen, Ergebnisse und Aufgaben der Einführung
  • 31.  
  • 32.  
  • 33.
  • 34.
  • 35.