Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden
Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch zwischen definierten Stage Gates
"Projekte oder Prozesse - was ist wichtiger", Vortrag Gernot Winkler, pmcc consulting beim club pm Graz, 11.2012
pmcc consulting GmbH
pmcc consulting ist innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement, Prozessmanagement sowie Strategisches Management und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur prozess- und projektorientierten Organisation.
Wir verstehen uns als Experten mit langjähriger internationaler Beratungs- und Trainingserfahrung und helfen unseren Kund/innen gangbare wie auch pragmatische Lösungen zu konzipieren und diese auch nachhaltig im Sinne des Change Managements zu implementieren.
Als international agierendes Beratungsunternehmen können wir auf ausgezeichnete Kundenbeziehungen und Referenzen verweisen, die es uns ermöglichen die gewonnenen Benchmarks flexibel zum Nutzen unserer Kund/innen einzusetzen.
˃ Beratung von Organisationen und Unternehmen in Themenstellungen des strategischen Managements, Prozess- und Projektmanagements
˃ Trainings zum Projekt-, Prozess- und strategischen Management, fokussiert auf Fachkompetenz und Sozialkompetenz - in Ihrem Unternehmen oder in der pmcc academy
˃ Coaching als individuelle oder projektspezifische Unterstützung von Projekten, Programmen und Prozessen
˃ Management auf Zeit zur Abdeckung von Ressourcenengpässen im Kontext des Projekt- und Prozessmanagements
˃ pmcc tools, Software zum Einzel- und Multiprojektmanagement
setting milestones – www.pmcc-consulting.com
3. Thesen zum Prozessmanagement
> "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand."
> "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'."
> "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf,
wenn sie nicht gemacht wurde."
> "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für
Ablauforganisation."
“You can`t manage what you don`t measure!“
“Competition is not between people, products, or
companies: it is between processes“ (Arthur R. Tenner) 01
Projekte oder
Prozesse?
Slide 3
4. Definitionen
“Kundenorientierung”
eher komplex Prozesse
Prozess-
Regelaufgabe
definition
n-mal
“intern“ Abläufe
eher einfach
Aufgaben
”intern” eher
einfach Projektähnliche
einmalig Aufgabe
Vorhaben
Projekt
definition
01
Projekte oder
Prozesse?
”übergreifend“ Projekte
komplex Slide 4
5. Prozessmanagement Ansatz
> Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und
die Optimierungs-Fokussierung neu
> Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer
horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen)
01
Funktionale Prozessorientierte
Organisation Organisation Projekte oder
Prozesse?
Slide 5
6. Organisationsformen
1 Linienorganisation
Projekt Prozess
2 3
Organisation Organisation
Performance Management
Strategy development & deployment <. Majer>
Target setting & monitoring <G. Tichy>
Consult, co Inform, help Collect
Product & Attract Develop Bill
ntract and and service customer
services customers and bind customer
activate customers debits
lifecycle <P. Schön- customer <S.
customer <C. <S.
<G. Siegl> berger> <S. Mayer> Frömmel>
<Algel> Boldrino> Frömmel>
Customer Core Processes
Enabled/powered by Enabled/powered by Manage IT-Systems <P. Pederson>
Line Organisation Line Organisation
Manage Networks <P. Futterknecht>
Manage Procurement <A. Bründl>
Manage Logistics <H. Gottschalk>
Manage people life-cycle <J. Mayer>
Provide company / business safety <R.
Pokorny>
Manage financials <K. Reisacher>
Enabling processes
> Innovation und > Verantwortung für Ziele > Kunden- und Qualitäts-
Weiterentwicklung orientierung
> Budget
> Komplexe
Auftragsabwicklung > Mitarbeiter/innen > Permanente Kompetenz-
teams (Optimierung) 01
> Temporäre Kompetenzteams > Ressourcenmanagement
Projekte oder
Prozesse?
Slide 6
7. Prozesse
Differenzierung nach Inhalten
Managementprozesse
strategisch, planend, lenkend
z.B.
-
Strategieentwicklung, Controlling, Budgetplanung, Proje
ktmanagement,…
Kernprozesse Orientierung
direkt am Kunden, wertschöpfend an der
z.B. Angebotslegung, Auftragsabwicklung, Wertschöpfung
Produktentwicklung,…
Support Prozesse
unterstützend, indirekt wertschöpfend 01
z.B. Beschaffung, Rechnungswesen, IT-
Leistungen, Logistik, …. Projekte oder
Prozesse?
Slide 7
9. Rollen der Prozessorganisation
> Prozesseigner – hat die Gesamtverantwortung für einen
Prozess im Unternehmen, gibt Zweck / Nutzen / Leitwerte
vor, entscheidet Veränderungsbedarf; strategische Steuerung
> Prozessverantwortlicher – ist verantwortlich für die Definition
und Weiterentwicklung (Optimierung) des Prozesses und für
das Prozess-Controlling
> Prozess Team – unterstützt den Prozessverantwortlichen bei
der Definition des Prozesses, später im Prozess-Controlling
und bei der Weiterentwicklung
> Durchführungsverantwortliche – sind für einzelne
Teilprozesse und Tätigkeiten der Umsetzung verantwortlich
> Prozessmanager – Experte zum Prozessmanagement, kann
im Prozesscontrolling und in Weiterentwicklungsvorhaben
hinzugezogen werden (Unternehmensebene) 01
Projekte oder
Prozesse?
Slide 9
11. Erhebung
Methoden
Standard Methods:
> Bildkartenmethode
> Work flow Darstellung
> Schwimmbahnen
Prozessdarstellung Angebotsphase
Prozessablauf
E D M I
Kundenanfrage K
Anforderung, Ausschreibung, (Erst)gespräch(e) Aufzeichn. Fahmenbed.
Email, Fax, Anruf Kunde / Accounter (Inhalt, Termine, Budget, …),
Erste Ideen/Ansätze Oppor- A K
durchführen
D10 tunity Liste
Aufzeichn. Fahmenbed. (Erst)ansatz (EA) Offert
Offert erstellen A B
D20
(EA) Offert
(EA) Offert
D30
Offert registrieren
Interne Bearbeitung und
Offernummer
Versionsnummer
Terminvorreservierung,
O A O
01
A B
Prüfung (inhaltl. Und Überarbeitetes Offert, Adap-
terminl.) tierte Terminliste O
D40
(OA) Offert (Gelegtes) Offert (G) A B Projekte oder
Offertlegung durchführen
D50 O Prozesse?
(Gelegtes) Offert (Geprüftes) Offert
Kunde prüft Offert K A
D60
Slide 11
12. Analyse
Werkzeuge
Noticeable Potential RPN
01
Process steps O S D Measures
effect causes (OxSxD)
Projekte oder
Internal Documentation Prozesse?
Order Late delivery 5 10 5 250
communication required for workflow
Cannot be
Installation Faulty hardware 2 10 1 20 Test on test system
commis-sioned Slide 12
13. Optimierung
Leitwertpolygon
1. Definition Optimierungsdimensionen
2. Definition einer Skala
3. Festlegung der Ist und Soll Werte
4. Aufbau eines Leitwertpolygonzugs und Priorisierung
Durchlaufzeit
Personal- 10
Durchsatz
aufwand
5
Flexibilität Termintreue
0
Stabilität Prozesskosten
01
Prozesssicherheit Kapazitätsoptimierung
Projekte oder
Kundenorientierung Prozesse?
Slide 13
16. Projektmanagement
> Projektmanagement ist ein Managementprozess, in
projektorientierten Organisationen auch ein Schlüsselprozess
> Projektmanagement kann in die Teilprozesse Einzel- und
Multiprojektmanagement und weiter in Subprozesse
untergliedert werden
> Prozessverantwortung wird in der Regel durch ein PMO
wahrgenommen
> Durchführungsverantwortung liegt beim jeweiligen
Projektmanager/in (Team)
> Leitwerte sind beispielsweise
Termintreue, Kostenabweichung, Kundenzufriedenheit
(Akzeptanz), …
01
Projekte oder
Prozesse?
Slide 16
17. Zusammenspiel Projekt und Prozess
> Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität
es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden
> Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch
zwischen definierten Stage Gates
Sales Auftragsabwicklung After Sales
Spezifikation Entwicklung Überleitung
01
Projekte oder
Prozesse?
Slide 17
