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pmcc consulting_vortrag_projekte_oder_prozesse_wasistwichtiger

Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch zwischen definierten Stage Gates "Projekte oder Prozesse - was ist wichtiger", Vortrag Gernot Winkler, pmcc consulting beim club pm Graz, 11.2012 pmcc consulting GmbH pmcc consulting ist innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement, Prozessmanagement sowie Strategisches Management und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur prozess- und projektorientierten Organisation. Wir verstehen uns als Experten mit langjähriger internationaler Beratungs- und Trainingserfahrung und helfen unseren Kund/innen gangbare wie auch pragmatische Lösungen zu konzipieren und diese auch nachhaltig im Sinne des Change Managements zu implementieren. Als international agierendes Beratungsunternehmen können wir auf ausgezeichnete Kundenbeziehungen und Referenzen verweisen, die es uns ermöglichen die gewonnenen Benchmarks flexibel zum Nutzen unserer Kund/innen einzusetzen. ˃ Beratung von Organisationen und Unternehmen in Themenstellungen des strategischen Managements, Prozess- und Projektmanagements ˃ Trainings zum Projekt-, Prozess- und strategischen Management, fokussiert auf Fachkompetenz und Sozialkompetenz - in Ihrem Unternehmen oder in der pmcc academy ˃ Coaching als individuelle oder projektspezifische Unterstützung von Projekten, Programmen und Prozessen ˃ Management auf Zeit zur Abdeckung von Ressourcenengpässen im Kontext des Projekt- und Prozessmanagements ˃ pmcc tools, Software zum Einzel- und Multiprojektmanagement setting milestones – www.pmcc-consulting.com

1 von 19
Projekte oder Prozesse
Was ist wichtiger?




www.pmcc-consulting.com


club pm Graz, 14.11.2012
Gernot Winkler, pmcc consulting
pmcc consulting

Projekte, Prozesse, Strategien
25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung
6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana
Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools




                                                              pmcc consulting


                                                              Slide 2
Thesen zum Prozessmanagement

> "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand."
> "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'."
> "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf,
  wenn sie nicht gemacht wurde."
> "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für
  Ablauforganisation."


    “You can`t manage what you don`t measure!“


   “Competition is not between people, products, or
   companies: it is between processes“ (Arthur R. Tenner)      01
                                                               Projekte oder
                                                               Prozesse?


                                                               Slide 3
Definitionen

                            “Kundenorientierung”
                                   eher komplex     Prozesse


                                       Prozess-
                        Regelaufgabe
                                       definition
               n-mal
                                        “intern“    Abläufe
                                    eher einfach

  Aufgaben

                                    ”intern” eher
                                          einfach Projektähnliche
             einmalig                               Aufgabe


                         Vorhaben
                                       Projekt
                                       definition
                                                                    01
                                                                    Projekte oder
                                                                    Prozesse?
                                  ”übergreifend“    Projekte
                                        komplex                     Slide 4
Prozessmanagement Ansatz

> Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und
  die Optimierungs-Fokussierung neu
> Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer
  horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen)




                                                              01
        Funktionale                     Prozessorientierte
        Organisation                      Organisation        Projekte oder
                                                              Prozesse?


                                                              Slide 5
Organisationsformen


                               1 Linienorganisation

     Projekt                                                                   Prozess
 2                                                                   3
     Organisation                                                              Organisation
                                                                                                  Performance Management

                                                                                          Strategy development & deployment <. Majer>

                                                                                             Target setting & monitoring <G. Tichy>


                                                                                            Consult, co Inform, help                              Collect
                                                                Product &      Attract                                Develop            Bill
                                                                                            ntract and and service                               customer
                                                                 services    customers                                and bind        customer
                                                                                              activate   customers                                 debits
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                                                                                                Customer Core Processes



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> Innovation und           > Verantwortung für Ziele            > Kunden- und Qualitäts-
  Weiterentwicklung                                                     orientierung
                           > Budget
> Komplexe
  Auftragsabwicklung       > Mitarbeiter/innen                  > Permanente Kompetenz-
                                                                        teams (Optimierung)                                                                 01
> Temporäre Kompetenzteams > Ressourcenmanagement
                                                                                                                                                            Projekte oder
                                                                                                                                                            Prozesse?


                                                                                                                                                            Slide 6

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  • 1. Projekte oder Prozesse Was ist wichtiger? www.pmcc-consulting.com club pm Graz, 14.11.2012 Gernot Winkler, pmcc consulting
  • 2. pmcc consulting Projekte, Prozesse, Strategien 25 Mitarbeiter, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools pmcc consulting Slide 2
  • 3. Thesen zum Prozessmanagement > "Prozessmanagement ist viel Dokumentationsaufwand." > "Kreativität lässt sich nicht in Prozesse 'pressen'." > "Prozessmanagement ist wie 'Hausarbeit'. Es fällt nur auf, wenn sie nicht gemacht wurde." > "Prozessorganisation ist nur ein neues Wort für Ablauforganisation." “You can`t manage what you don`t measure!“ “Competition is not between people, products, or companies: it is between processes“ (Arthur R. Tenner) 01 Projekte oder Prozesse? Slide 3
  • 4. Definitionen “Kundenorientierung” eher komplex Prozesse Prozess- Regelaufgabe definition n-mal “intern“ Abläufe eher einfach Aufgaben ”intern” eher einfach Projektähnliche einmalig Aufgabe Vorhaben Projekt definition 01 Projekte oder Prozesse? ”übergreifend“ Projekte komplex Slide 4
  • 5. Prozessmanagement Ansatz > Prozessmanagement ordnet Verantwortlichkeiten und die Optimierungs-Fokussierung neu > Es kommt zu einem 90 Grad Shift von vertikaler zu einer horizontalen Orientierung (Berichte, Reports, Kennzahlen) 01 Funktionale Prozessorientierte Organisation Organisation Projekte oder Prozesse? Slide 5
  • 6. Organisationsformen 1 Linienorganisation Projekt Prozess 2 3 Organisation Organisation Performance Management Strategy development & deployment <. Majer> Target setting & monitoring <G. Tichy> Consult, co Inform, help Collect Product & Attract Develop Bill ntract and and service customer services customers and bind customer activate customers debits lifecycle <P. Schön- customer <S. customer <C. <S. <G. Siegl> berger> <S. Mayer> Frömmel> <Algel> Boldrino> Frömmel> Customer Core Processes Enabled/powered by Enabled/powered by Manage IT-Systems <P. Pederson> Line Organisation Line Organisation Manage Networks <P. Futterknecht> Manage Procurement <A. Bründl> Manage Logistics <H. Gottschalk> Manage people life-cycle <J. Mayer> Provide company / business safety <R. Pokorny> Manage financials <K. Reisacher> Enabling processes > Innovation und > Verantwortung für Ziele > Kunden- und Qualitäts- Weiterentwicklung orientierung > Budget > Komplexe Auftragsabwicklung > Mitarbeiter/innen > Permanente Kompetenz- teams (Optimierung) 01 > Temporäre Kompetenzteams > Ressourcenmanagement Projekte oder Prozesse? Slide 6
  • 7. Prozesse Differenzierung nach Inhalten Managementprozesse strategisch, planend, lenkend z.B. - Strategieentwicklung, Controlling, Budgetplanung, Proje ktmanagement,… Kernprozesse Orientierung direkt am Kunden, wertschöpfend an der z.B. Angebotslegung, Auftragsabwicklung, Wertschöpfung Produktentwicklung,… Support Prozesse unterstützend, indirekt wertschöpfend 01 z.B. Beschaffung, Rechnungswesen, IT- Leistungen, Logistik, …. Projekte oder Prozesse? Slide 7
  • 8. Beispiele von Prozesselandkarten 01 Projekte oder Prozesse? Slide 8
  • 9. Rollen der Prozessorganisation > Prozesseigner – hat die Gesamtverantwortung für einen Prozess im Unternehmen, gibt Zweck / Nutzen / Leitwerte vor, entscheidet Veränderungsbedarf; strategische Steuerung > Prozessverantwortlicher – ist verantwortlich für die Definition und Weiterentwicklung (Optimierung) des Prozesses und für das Prozess-Controlling > Prozess Team – unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der Definition des Prozesses, später im Prozess-Controlling und bei der Weiterentwicklung > Durchführungsverantwortliche – sind für einzelne Teilprozesse und Tätigkeiten der Umsetzung verantwortlich > Prozessmanager – Experte zum Prozessmanagement, kann im Prozesscontrolling und in Weiterentwicklungsvorhaben hinzugezogen werden (Unternehmensebene) 01 Projekte oder Prozesse? Slide 9
  • 10. Prozesslebenszyklus Implemen- Erhebung Analyse Optimierung Durchführung tierung > Erhebungs- > IST-Prozess > SOLL-Prozess > Prozess- > Prozesse methoden analysieren beschreiben änderungen nutzen festlegen > Leitwerte > Optimierungs- kommunizieren > Prozess > IST-Prozess definieren maßnahmen > Prozesse an Controlling erheben > Optimierungs- festlegen Nutzer durchführen potenziale > Prozess- übergeben > KVP identifizieren organisation > Prozess durchführen definieren Controlling > Prozesse aufsetzen auflösen 01 Projekte oder Prozesse? Slide 10
  • 11. Erhebung Methoden Standard Methods: > Bildkartenmethode > Work flow Darstellung > Schwimmbahnen Prozessdarstellung Angebotsphase Prozessablauf E D M I Kundenanfrage K Anforderung, Ausschreibung, (Erst)gespräch(e) Aufzeichn. Fahmenbed. Email, Fax, Anruf Kunde / Accounter (Inhalt, Termine, Budget, …), Erste Ideen/Ansätze Oppor- A K durchführen D10 tunity Liste Aufzeichn. Fahmenbed. (Erst)ansatz (EA) Offert Offert erstellen A B D20 (EA) Offert (EA) Offert D30 Offert registrieren Interne Bearbeitung und Offernummer Versionsnummer Terminvorreservierung, O A O 01 A B Prüfung (inhaltl. Und Überarbeitetes Offert, Adap- terminl.) tierte Terminliste O D40 (OA) Offert (Gelegtes) Offert (G) A B Projekte oder Offertlegung durchführen D50 O Prozesse? (Gelegtes) Offert (Geprüftes) Offert Kunde prüft Offert K A D60 Slide 11
  • 12. Analyse Werkzeuge Noticeable Potential RPN 01 Process steps O S D Measures effect causes (OxSxD) Projekte oder Internal Documentation Prozesse? Order Late delivery 5 10 5 250 communication required for workflow Cannot be Installation Faulty hardware 2 10 1 20 Test on test system commis-sioned Slide 12
  • 13. Optimierung Leitwertpolygon 1. Definition Optimierungsdimensionen 2. Definition einer Skala 3. Festlegung der Ist und Soll Werte 4. Aufbau eines Leitwertpolygonzugs und Priorisierung Durchlaufzeit Personal- 10 Durchsatz aufwand 5 Flexibilität Termintreue 0 Stabilität Prozesskosten 01 Prozesssicherheit Kapazitätsoptimierung Projekte oder Kundenorientierung Prozesse? Slide 13
  • 14. Optimierung Methoden > Verbessern 1 2 3 > Eliminieren 1 2 3 > Reihenfolge ändern 3 1 2 > Hinzufügen 1 2 3 4 > Verschmelzen 1+2 3 > Automatisieren 1 2 3 > Beschleunigen 1 2 3 01 2 Projekte oder > Parallelisieren 1 Prozesse? 3 Slide 14
  • 15. Optimierung Priorisierung mittels Barrieren Portfolio hoch A B 5 6 Aufwand C D 3 4 2 1 niedrig Low Hanging Fruits 01 niedrig Wirkung hoch Projekte oder Prozesse? Slide 15
  • 16. Projektmanagement > Projektmanagement ist ein Managementprozess, in projektorientierten Organisationen auch ein Schlüsselprozess > Projektmanagement kann in die Teilprozesse Einzel- und Multiprojektmanagement und weiter in Subprozesse untergliedert werden > Prozessverantwortung wird in der Regel durch ein PMO wahrgenommen > Durchführungsverantwortung liegt beim jeweiligen Projektmanager/in (Team) > Leitwerte sind beispielsweise Termintreue, Kostenabweichung, Kundenzufriedenheit (Akzeptanz), … 01 Projekte oder Prozesse? Slide 16
  • 17. Zusammenspiel Projekt und Prozess > Prozesse oder Teilprozesse können – sofern die Komplexität es rechtfertigt – in Projektform abgewickelt werden > Projekte segmentieren Prozesse, gegebenenfalls auch zwischen definierten Stage Gates Sales Auftragsabwicklung After Sales Spezifikation Entwicklung Überleitung 01 Projekte oder Prozesse? Slide 17
  • 19. club pm 2013 Schon jetzt Termine fett notieren!