Prozessorientierung in der Verwaltung bedingt Dokumentation und Harmonisierung der Prozesse. Mit der Prozessportal wird es jeder Community einfach gemacht dies zu tun.

1. eGovernment - Herausforderungen für Staat, Bürger und
Unternehmen
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2. Bauen Sie mit mir heute etwas an der eGov-Zukunft !
 Wir haben einen Plan!
Sagrada Família - wurde 1882 begonnen und soll nach jüngsten Prognosen 2026 abgeschlossen sein Netcetera | 2

3. Personas
Benno Häfliger
Rolle: Director Public Service
Aufgabe: Business Development/Sales
Merkmale:
 SCRUM Product Owner
 Mitglied eCH-Fachgruppen und
-Arbeitsgruppen
 Dozent FH (eBusiness, CRM, BPM)
 Idealist
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4. Agenda
 Auftrag & Ausgangslage
 Prozessmanagement in der Verwaltung
 BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
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5. Auftrag
eGovernment: mit den
Bürgern Schritt halten «eGovernment wird eine
echte ePartizipation der
Im Schweizer eGovernment herrscht Bürger am Staat möglich
neu der Imperativ vor. Der elektronische machen.
Behördenschalter «muss» Realität Zugleich werden die
werden, Einzellösungen «sind» durch elektronischen
flächendeckende Angebote «zu Prozesse dabei helfen,
ersetzen». Bürokratie abzubauen.»
Die Mehrheit der befragten Vision laut Bundesrätin Leuthard (2012)
Unternehmen (57 Prozent) will nicht nur
Informationen online abrufen, sondern
Behördengänge direkt elektronisch
abwickeln. (gfs.bern)
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6. Auftrag
Was gehört dazu?
 Harmonisieren von Projekten
und Vorhaben
 Überdenken bestehende Prozesse
 Servicebasierte Instrumentierung
für die Verwaltung einführen (Cloud)
 Involvieren der “Kunden”
via Social Media und CiRM-Strategie
 Paradigmawechsel - Bürger ist
“Begin User”, nicht “End User”
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7. Wie die Verwaltung heute funktioniert ….
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Quelle: Grafik aus AX2 von Abraxas

8. … dabei ist alles schon so schön reglementiert
Politik
Quelle: Thomas Schärli, Kanton BS Netcetera | 8

9. «Vernetzte Verwaltung» - Element zur Beschreibung
aus: eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz
Aufgabenlandkarte(n) Gesetze 1. Aufgaben- und Betrachtungsebenen
2. Leistungsbeschreibung
Aufgabengliederung zur sachlichen
Einordnung von Leistungen Aufgabe
Führungsaufgaben Aufgaben
Strategie
F1 Amtspolitik Planung …..
FnGruppe Leistung
Kernaufgaben
Arbeit
K1 Produktion K2 Zahlungen
Bauen Bildung
Kn Gruppe
Leistungen Merkmale
Steuern
K1 Produktion K2 Zahlungen
Umwelt …..
Kn Gruppe
Unterstützungsaufgaben
Finanzen
S1 Finanzen Personal
S2 Personal …..
Sn Gruppe
Prozesse 3. Prozessbeschreibung
Leistungsinventar & -darstellung
Prozessbeschreibung
„Geschäftsarchitektur“
Merkmale
Leistungsarchitektur(en Referenzverzeichnis-Dienste Prozessdarstellung
Entscheid eröffnet
versicherungen Kunde
) für durchgängige, verwaltungsübergreifende Antrag stellen
Amtü Sozial
Prozesse
Basisdatendienste „Vernetzte Verwaltung CH“
-
Verfahren Antrag Antrag
Importeur stellt Gesuch prüfen
rf
eröffnen bewilligen
+
Pensionskasse
Leistungsarchitektur
Leistungs- Zugangs- Unterneh- eFormular- Dossier
BPM-
„ID 2308 – aktualisieren
Einfuhrbewilligung“ Leistung ID-2308 Entscheid ! inventar strukturen mens-ID Dienst +
BA Landwirtschaft BLW Leistungs- Leistungs-
architek- & Prozess- Behörden- weitere…
turen dokumen- IAM-Dienst
verzeichnis
Leistung ID-2345
Zollverwaltung EZV
Prüfen von Voraussetzungen !
Dokumentationtation
priorisierte E-Government-Vorhaben
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10. Agenda
 Auftrag & Ausgangslage
 Prozessmanagement in der Verwaltung
 BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
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11. Prozessorientierung in der Verwaltung - Wozu?
 Fit sein für die Zukunft: E-Government / Vernetzte Verwaltung, Fusionen und
regionale Zusammenarbeit, Kundenorientierung
 Qualitätssicherung und –Verbesserung (Bsp. QMS und IKS)
 Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung
(GEVER, ECM, Langzeitarchivierung)
 Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen
 Prozessoptimierung vor Beschaffung neuer Applikationen
 Bewältigung der wachsenden Herausforderungen mit gleichbleibenden
Ressourcen (Effizienz- und Kostenoptimierung)
 Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation
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12. Aber: Komplexe Prozesse können nicht einfach
elektronisch abgebildet werden, sondern bedürfen
einer «erweiterten» Betrachtungsweise
Baubewilligungsprozess
Beratung vor Bau-
gesuchseinreichung
Keine IT-Unterstützung Verschiedene
verfügbar Fachanwendung verfügbar
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13. Agenda
 Auftrag & Ausgangslage
 Prozessmanagement in der Verwaltung
 BPM-Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
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14. Herausforderungen von Kanton, Bund….
eGovernment Schweiz - Vernetzte Verwaltung
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15. Prozessorientierung in der Verwaltung – Womit?
BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s!
Referenzdienste B2.13 verfügt über sämtliche auf eCH-Basis Refrenzdienste
vereinbarten Referenzdaten wie Leistungskatalog,
B2.13
Leistungsbeschreibung, Behördenverzeichnis, etc. und dient
der Veredelung/Anreicherung von eGovernment-Prozessen.
Prozessplattform B1.13 ist «Schaufenster» und Dialog- Prozessplatt-
plattform für alle prozess-orientierten Verwaltungen mit dem form B1.13
Ziel, einheitliche Dokumentationsstandards zu leben, Best-
Practice zu erlernen und eGovernment zu harmonisieren.
Gemeinde-
Gemeindeplattform BPM-Prozesseportal ist ein
plattform
Kooperations-Projekt zwischen Netcetera, Abraxas und BOC.
Hierin vereinen sich Modellierungs-, Dokumentations- und BPM
Auswertungs-Dienst aus der Cloud für Gemeinden und Prozessportal
Kantone. Ergänzt durch Qualitätssicherungs-Prozesse (eCH)
und eine direkte Integration in die Prozessplattform.
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16. Prozessorientierung in der Verwaltung – Wie?
BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s!
IG / ICT, VZGV – Starting Point:
 Prozesse der Gemeinden werden immer wichtiger
 Bedürfnis Zürich Prozessen erkannt im «Leitfaden IG
Kanton nach VZGV
Sponsor
IG ICT
Kooperation Koordination
ICT ECM Strategie»
 Bedürfnis erkannt in der Arbeitsgruppe VZGV QMS in
Prozess-Modellierung
der Gemeinde
Gemeinde
 Bedürfnis IKS
Weitere
Dübendorf Bülach Regionen
Vorreiter Stadt Verbände
Wetzikon
 Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der
„lokale“ Portale, Leistungs- und Prozessdokumentationen von
Organisation Kantonen
Gemeinden und
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17. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Ausgangslage: Vision und Strategie
Vision „Wir gehören zu den Besten unserer Branche“.
Strategieleitsätze: Wir wollen beispielsweise erreichen, …
… das Wissen in der Stadtverwaltung zu sichern und ein Wissensmanagement aufzubauen,
damit Fach-, Sozial-, Methoden- und Führungskompetenzen im Alltag wirkungsvoll zum Tragen
kommen.
… das Qualitätsmanagementsystem (QMS) als Führungs- und Arbeitsinstrument zu etablieren
und daraus weitere Instrumente abzuleiten, die einfach aufgebaut und praktikabel sind.
… die Arbeit in der Stadtverwaltung durch zweckmässige, kompatible und moderne
Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) zu prägen, damit die Aufgaben effizient
erledigt werden können.
Das eCH-Projekt B1.13 „Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone“
entspricht unseren innovativen Ideen und wir kommen unserer Vision einen Schritt
näher.
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18. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Ausgangslage: Zielsetzung
 Die Stadtverwaltung Dübendorf ist ISO 9001:2008 zertifiziert
 Zielanforderungen für BPM:
 Anwenderfreundliches und transparentes QMS
 Aufbau und Integration IKS
 Lenkung und Steuerung durch Kennzahlen mit BSC
 Wissensmanagement für Mitarbeitende (WM)
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19. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Der Weg zur Eigenkompetenz
 Erarbeitung von Best Practices (Prozessen)
der wichtigsten Vorhaben von Kantonen
und deren Gemeinden
ISO, IKS, BSC
 Erfassen in einem Prozessrepository (DB) weitere
für den Zugriff partizipierender Gemeinden
Readiness / Standards
 Gemeinden werden bei der Aufnahme -0073-75
spezifischer Prozesse unterstützt -0140
 Prozesse überprüfen (eCH, BPMN, -0158
Schnittstellen) – eCH approved! Fitness / Pilotierung
Erlangen eines Gütesiegels (B1.13) -0143 Organisationshandbuch
 IKS-Erweiterung. Prozess- oder Organisations- Prozess-Management
bezogenes Risiko-Management mit -0xxx BPM-Reifegradmodell
automatischer Dokumentation und Auswertung
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20. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Portalkonzept
ADONIS Web-Oberfläche Web-Oberfläche Web-Oberfläche
Rich Client Rolle 1 Rolle 2 Rolle 3
DB
Mit dem BPM Prozessportal erhalten die Benutzer einen rollen- und
aufgabenspezifischen Online-Web-Zugriff:
 genau jene Informationen die für die Rolle und ihre Arbeit relevant sind
 die für ihre Aufgaben benötigte Funktionalität
 in einer intuitiven Web-Oberfläche die keine Schulung erfordert! Netcetera | 22
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21. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Arbeiten gemäss Projektleitfaden StarterKit eCH-0138
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22. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Arbeiten aus der Cloud
Oberfläche / Look and Feel
Modellierungsassistent
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23. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Publizieren direkt in Intranets, Austauschplattform …
Oberfläche / Look and Feel (HTML im Browser)
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24. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
… oder andere, wie Word, Excel, etc.
Export
Möglichkeit, aus verschiedenen
printbasierten (doc oder pdf)
Druckvorlagen zu wählen.
IKS-Report
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25. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf
Ausblick
Geschäftsprozess
Kontrollen
Kontrollprozess
Risiken
• Aktivitätsbezogene
Risiko/Kontrollzuordnung
• Alternativ:
• Prozessbezogen
• Prozess-
/Aktivitätsunabhängig
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26. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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