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AIS-Studie: AIS-Audit Property Management

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Bewertung PM-Organisation in 4 Perspektiven - Finanzen, Organisation, Zukunftsfähigkeit / Innovation, Kundenorientierung anhand
Prüfkatalog sowie Identifikation von Stärken, Schwächen und Optimierungspotenzialen.

Veröffentlicht in: Immobilien
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AIS-Studie: AIS-Audit Property Management

  1. 1. excellence in real estateAIS-Audit PM– AM und PM-Organisation auf dem Prüfstand –(vertraulich) © AIS Management GmbH
  2. 2. Idee und Zielsetzung Herausforderung  Bewertung von PM-Organisation  Was wird bewertet?  Was sind sinnvolle Messkriterien?  Wie können unterschiedliche Organisationen nach gleicher Methodik bewertet werden?  Best Practice meist schwer zugänglich für „Außenstehende“ / Marktbegleiter  Adaption von Best Practice auf eigene PM-Einheit schwierig Tool AIS-Audit PM  Analyse von PM-Einheiten wesentlicher „Player“  Lernen von den Besten  Messkriterien eindeutig und gleichbleibend  aus Analyseergebnis Optimierungspotenziale ableiten Bericht AIS-Audit PM  Vorstellung Tool September 2008  Befragung jährlich  mittlerweile 3. Befragungsrunde  ᴓ ca. 20 Teilnehmer© AIS Management GmbH Seite 2
  3. 3. Kurzprofil und Ablauf AIS-Audit PM was?  zu den 4 Perspektiven „Finanzen“, „Organisation“, „Zukunftsfähigkeit / Innovation“, „Kundenorientierung“ anhand Prüfkatalog entscheidende Parameter der PM-Einheit hinterfragt  mit Blick auf Kundenideal sowie Best Practice marktführender Unternehmen Bewertung qualitativer und quantitativer Dimensionen der jeweiligen PM-Einheit  Schwächen, Stärken und Potenziale identifiziert, Optimierungsansätze aufgezeigt  Ergebnisse Transparenz bzgl. Leistungsfähigkeit und fundierte Grundlage für Definition konkreter Arbeitspakete zur Professionalisierung des jeweiligen PM wer?  AM- bzw. PM-Entscheidermannschaft wie lange?  ca. 1 Stunde reine Bearbeitungszeit in Online-Abfrage  ½ Tag Ergebnispräsentation vor Ort mit Feedback und Handlungsempfehlungen wo?  Online (Fragebogen) und vor Ort (Ergebnispräsentation)© AIS Management GmbH Seite 3
  4. 4. Property Management: Hebel zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit Perspektiven Themen Leitprinzip qualitativ Aufbauorganisation Organisation Ablauforganisation Transparenz Optimierung Property Management Sachkosten Finanzen Personalkosten quantitativ Impact Vollkosten Kundenverständnis Kunden- Produkt orientierung Kundensicht Strategie Zukunftsfähigkeit / Mitarbeiter Innovation Lieferantenmanagement Wertschöpfungstiefe© AIS Management GmbH Seite 4
  5. 5. Detail: Perspektive → Thema → Subthema Perspektiven  Organisation  Finanzen  Kundenorientierung  Zukunftsfähigkeit / Innovation Themen  Leitprinzip  Aufbauorganisation  Ablauforganisation  Transparenz Fragen  Sind Objektübernahme und -übergabeprozesse bei Ihnen standardisiert und schriftlich niedergelegt?  Arbeiten Sie mit einer digitalen Liegenschafts- / Gebäudeakte?  Verfügen Sie über standardisierte Instandhaltungsplanung?  ...  PM zum Markt vergleichbar und objektiv bewertbar  Schwächen geben Handlungsfelder vor  Handlungsfeldern sind konkrete Lösungsansätze zugeordnet© AIS Management GmbH Seite 5
  6. 6. Auswertung: Beispiel Einzelauswertung Kundenorientierung Finanzen Kosten 5 Produkt Erlös 4 Organisation 3 Kundenverständnis Leitprinzip 2 Zukunftsfähigkeit / Innovation 1 Lieferantenmanagement Aufbauorganisation Mitarbeiter Ablauforganisation Strategie Tranzparenz Firma xy Best Pratice  Gesamtergebnis Firma XY unterdurchschnittlich  akuter Handlungsbedarf in Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt© AIS Management GmbH Seite 6
  7. 7. Auswertung: Übersicht häufige Brennpunkte Kundenorientierung Finanzen Kosten 5 Produkt Erlös 4 Organisation 3 Kundenverständnis Leitprinzip 2 Zukunftsfähigkeit / Innovation 1 Lieferantenmanagement Aufbauorganisation Mitarbeiter Ablauforganisation Strategie Tranzparenz Best Pratice Markt  Best Practice bei „Einzelnen“  Schwächen beginnen perspektivenübergreifend bei Spezifikation und Vertragsgestaltung© AIS Management GmbH Seite 7
  8. 8. Auswertung: häufige Brennpunkte (1) Produkt 5 Perspektive Kundenorientierung, Thema Produkt 4  eigenes Stärken- / Schwächenprofil nicht bekannt 3  eigene Leistungen preislich (z.B. durch BM) nicht bewertet 2  zentrale Anlaufstelle (Servicedesk) für alle Serviceanfragen der 1 Mieter nicht vorhanden und / oder nicht regelmäßig ausgewertet Best Pratice Markt 5 Perspektive Organisation, Thema Aufbauorganisation 4  eigene Mitarbeiterressourcen ändern sich bei Portfolioänderungen nicht 3 nach definierten Regeln 2  eigene Researchtätigkeiten (Stichwort Primärdaten) finden nicht statt 1  Frühwarnsystem zur Identifikation von Objekt- und Portfoliorisiken Aufbauorganisation existiert nicht  unzureichend Kompetenz im TGM, IGM, Flächenmanagement Best Pratice Markt© AIS Management GmbH Seite 8
  9. 9. Auswertung: häufige Brennpunkte (2) 5 Perspektive Zukunftsfähigkeit / Innovation, 4 Thema Lieferantenmanagement 3  kein Controlling im Bereich ungeplante Kleinreparaturen / Instandsetzungen 2 1  kein kontinuierliches Verbesserungs- bzw. Entwicklungskonzept fürLieferanten- Dienstleister definiert und implementiertmanagement  keine regelmäßige Leistungsbewertung von Dienstleistern  kein eindeutiges Leistungsbild für Dienstleister / Lieferanten definiert Best Pratice  Auswahlprozess für Dienstleister nicht transparent / nachvollziehbar Markt („individuelle Note“) Kosten 5 Perspektive Finanzen, Thema Kosten 4  keine Rahmenverträge mit externen PM- oder FM-Dienstleistern 3 abgeschlossen (feste Preise für standardisierte Leistungen) 2  Kennzahlenbaum (z.B. x Mitarbeiter je Wirtschaftseinheit) zur 1 Beurteilung von Soll-Mitarbeiterressourcen bei Dienstleistern nicht vorhanden oder unscharf  Vergütung externer Dienstleister folgt keiner festen Formel / keinem festen Rechenmodell (z.B. dynamisches Preismodell bei Portfolioveränderungen inkl. performancebezogene Vergütung) Best Pratice Markt© AIS Management GmbH Seite 9
  10. 10. excellence in real estateKontaktTheresienhöhe 26D-80339 MünchenTelefon: +49 89 628170-0Telefax: +49 89 628170-59E-Mail: consulting@ais-management.deHomepage: www.ais-management.deHelpdeskFM-Marktforum Secure DataroomTel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de © AIS Management GmbH

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