Optimierungspotenziale und Stellhebel im Property Management und Facility Management zur Verbesserung von Kosten und Qualitäten.

1. excellence in real estate
Property und Facility
Management:
Was kann verbessert werden?
© AIS Management GmbH

2. Ihr Partner AIS Management
© AIS Management GmbH Seite 2

3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
Software und Wissensarchive
© AIS Management GmbH Seite 3

4. Notwendigkeit für Professionalisierung und Kostensenkung im PM und FM
© AIS Management GmbH Seite 4

5. Ihre Ausgangssituation: Immobilien- und Sitemanagement im Fokus
Kostensenkungsdruck
Einsparmöglichkeiten bei Fremdleistungen ausgeschöpft, Preis-Leistungsverhältnis angemessen?
Leistungsumfang und Service Level zeitgemäß, am Bedarf ausgerichtet?
optimales Qualitätsniveau
Leistungsversprechen der Lieferanten erfüllt?
Qualitätssicherungsprozesse und -konzepte vorhanden, praxisgerecht?
Zufriedenheit Ihrer Kunden?
Organisationseffizienz
Kapazitäten, Strukturen an Aufgabe ausgerichtet?
Leistungsqualitäten, Prozesse hinterfragt?
Wertschöpfungstiefe im Ist gleich Soll, Schnittstellen Eigen- / Fremdleistung eindeutig?
Transparenz und Compliance
Liegenschafts-, Leistungs-, Kostendaten vollständig, aktuell, im Zugriff?
Einkaufspolitik und Vergaben nachvollziehbar, revisionssicher?
kein zentrales Wissensmanagement, Rad wird immer neu erfunden
Strukturen oft historisch gewachsen + „Haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität
Defizite meist interdependent, häufig stiefmütterlichere Behandlung Property und Facility Management
brachliegende Potentiale quantitativer und qualitativer Natur
© AIS Management GmbH Seite 5

6. AIS-Methodik und Lösungskompetenz
© AIS Management GmbH Seite 6

7. Ansätze zur Verbesserung von Property und Facility Management
AIS-Stellhebelbaum FM und PM
qualitativ 6 Stellhebel
„Nutzer als Kunde“
Service Entflechtung Eigentum, Nutzung, Betrieb 1
Qualitätssicherung
Controlling / Benchmarking / QM 2
Management
Know-how
Fachkompetenz
F
o Soll-Prozesse und -Organisation 3
k
quantitativ
u Instrumente und Technologien 4
s
Volumen
Sachkosten
Konditionen
Steigerung Flächeneffizienz 5
Kapazitäten
Personalkosten Optimierung Fremddienstleistungen 6
Lohnstrukturen
Gesamtanalyse sinnvoll
Stellhebel zum Teil interdependent
© AIS Management GmbH Seite 7

8. Stellhebel im Detail: Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Themen 2
Fragen
Welche PM- und FM-relevanten ERP- und Controllingsysteme sind vorhanden? Welche Reports gibt es?
Was sind spezifische Konten im Kontenplan, ggf. Warengruppen („Was“)?
Welche Kostenstellen sind eingerichtet („Wo“)?
Wer sind wesentliche Kreditoren („für Wen“)?
Sind Kosten / Erlöse pro Nutzungsvertrag, Liegenschaft, Standort, für FM gesamt bekannt, wie haben sie sich entwickelt?
Gibt es ein übergreifendes QC-Konzept?
Sind Eskalations- und spezielle Anreizsysteme bei externen Dienstleistern etabliert?
…
AIS-Methodik
Feststellung Controllingsysteme
Analyse von Kontierungsprinzipien, Verrechnungs- und Umlageschlüssel
Ermittlung Budgets, geplante Ausgaben und Investitionen, historische Verläufe
Entwicklung Kennzahlenpyramide vom Detail bis zur Makroebene
Definition und Implementierung Qualitätscontrolling
Budgettransparenz, Hinweise auf „versteckte / verirrte“ Buchungen
Grundlagen für Harmonisierung von Kontierungspraxis und verursachungsgerechte Belastung
Ausweis Defizite bei Steuerung nach Wirtschaftlichkeitsprinzipien
Basis für Lieferantenbewertung und -entwicklung
Benchmarks mit maximaler Marktnähe, Aktualität und Wettbewerbsrelevanz
© AIS Management GmbH Seite 8

9. Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Tools (Auszug) 2
Qualitätscontrolling: z.B. AIS-Baukasten für Soll-Ist-Abgleich
Tool Charakter wer wann
laufende Sicht- / Funktionsprüfung aus Auftraggeber- regelmäßig, stichprobenartig
Kontrolle → prüfen „greifbarer“ organisation
Leistungen
Auswertung Analyse Statistiken Auftraggeber regelmäßig
Helpdesk / → Fälle, Häufigkeiten, wiederkehrend
Störungszentralen Trends
Objektbegehung, Befragung sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend
Performance-
Dienstleister (z.B. halbjährlich)
check
→ abprüfen anhand Vertrag AIS-Kennzahlenbaum (Ausschnitt)
Lieferantengespräch sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend Fokus
Auditierung → fragen, aufdecken, (z.B. halbjährlich) Total Return
lernen (Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs)
Zufriedenheitsmessung: Auftraggeber ROI
fallbezogen oder revolvierend Wertzuwachs
Nutzerbefragung „Kunden“-Meinung spezialisierter
(Entwicklung Rendite ausImplementierung,
(z.B. nach CF) AM
→ Leistungswahrnehmung Dritter jährlich)
Gesamteinnahmen Gesamtaufwand
(% Veränderung zu Vorjahr)
… TGM …
(Kosten p.a. pro qm)
…
IH (%-Abweichung zum Plan) IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert)
IH Förderanlagen technische Verfügbarkeit
Aufzug Aufzug PM
- SV-Prüfung (ja/nein) - Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
IH Klima und Lüftung technische Verfügbarkeit
Klimaanlage Klimaanlage
- Hygieneinspektion (ja/nein) - Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)
Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung
© AIS Management GmbH Seite 9

10. Stellhebel im Detail: Soll-Prozesse und -Organisation → Themen 3
Fragen
Welche PM- und FM-Leistungen werden durch Eigenpersonal erbracht?
Wie viele Mitarbeiter sind insgesamt im PM / FM beschäftigt?
Wie verteilen sich Eigenpersonalressourcen auf konkrete Aufgaben?
Welche Qualifikationen sind vorhanden?
…
AIS-Methodik
Bestimmung aktuell erbrachter PM- / FM-Aufgaben in den Standorten
Ausweis in Eigenleistung / Fremdleistung erbrachter Aufgaben (AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix)
Ermittlung Eigenpersonalressourcen und Zuordnung konkreter Mitarbeiter zu konkreten Leistungen (AIS-Funktionsanalyse)
Erfassung Mitarbeiterqualifikationen
Entwicklung Zielorganisation (Aufbauorganisation, Definition von Schnittstellen und Eigenwertschöpfungstiefe,
Personalbemessungen, Qualifizierungskonzept etc.)
Aufbau- und Ablauforganisation im Ist transparent
Transparenz bzgl. Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
Ausweis organisatorischer Defizite und Potenziale
Maßnahmenplanung Organisationsoptimierung, Begleitung Transformation
© AIS Management GmbH Seite 10

11. Soll-Prozesse und -Organisation → Tools (Auszug) 3
AIS-Musterprozesslandschaften
AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix und
AIS-Funktionsanalyse
© AIS Management GmbH Seite 11

12. Stellhebel im Detail: Optimierung Fremddienstleistungen → (Themen) 6
Fragen
Wie hoch ist das Sachkostenvolumen und wie verteilt es sich auf PM-Leistungen und FM-Gewerke?
Auf welche Dienstleister verteilt sich das Volumen?
Wie viele Lieferanten werden in welchen Gewerken beschäftigt?
Auf welcher Basis arbeiten Dienstleister? Wie sind Vertrags- und Leistungsgrundlagen?
Sind Leistungen bedarfsgerecht?
Sind Konditionen, insbesondere Preise marktgerecht?
Wie erfolgen Beauftragung, Leistungsdokumentation, Abrechnung, Qualitätssicherung, Mängelabzüge, Lospolitik?
…
AIS-Methodik
Spend Analysis
Sichtung, Auswertung Verträge und Analyse Service Levels einschließlich Konditionen
gewerkeweiser Abgleich mit Muster-LVs und AIS-Marktbenchmarks
Ausweis von Vertragsdefiziten und Kostenpotenzialen, Empfehlungen zur Anpassung der Lieferantenbasis,
Quick-wins, Neuausschreibungen, Nachverhandlungen, Qualitätschecks, Etablierung Lieferantenmanagement
Transparenz bzgl. Ausgaben, Leistungen, Lieferanten, Konditionen sowie möglicher Sachkostenreduktionen
Basis für Benchmarking, Lieferantenbewertung und -entwicklung
Ausweitung Standards auf neue Standorte: Durchgängigkeit bzgl. Kostenstruktur, Leistungen, Medien von erster
Kostenberechnung über Betreiberkonzept, Ausschreibung, Gebäudemanagement bis Abrechnung und Qualitätssicherung
© AIS Management GmbH Seite 12

13. Optimierung Fremddienstleistungen → Tools (Auszug) 6
Screenshot FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)
AIS-Bieterbewertungsmatrix
© AIS Management GmbH Seite 13

14. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen
© AIS Management GmbH Seite 14

15. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
© AIS Management GmbH Seite 15

16. excellence in real estate
Kontakt
Rosenheimer Str. 139
D-81671 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: consulting@ais-management.de
Homepage: www.ais-management.de
Helpdesk
FM-Marktforum Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: support-fmmf@ais-management.de E-Mail: support-sdr@ais-management.de
© AIS Management GmbH