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PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT
Projektportfolio-Management – PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze
1Projektportfolio-Management
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Projektportfolio-Management 2
Inhalt.
 Trends und Herausforderungen
 Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs
 Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?
 Warum ist das Thema wichtig?
 Projektportfolio-Management – Benefits
 Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
 Relevante Standards und Rahmenwerke
 Anhang
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Projektportfolio-Management 3
Trends und Herausforderungen
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Projektportfolio-Management 4
Trends & Herausforderungen.
Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.
 Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie
 Investition in die richtigen Themen
 Terminierung schwacher Projekte
 An den richtigen Projekten arbeiten
 Vermeidung von Projekt-Redundanzen
 Optimale Ressourcenallokation
 Steigerung der Einspareffekte
Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften
 Kürzere Lebenszyklen
 Hochdynamische Umfelder
 Fusion, Übernahme, etc.
 Kürzere Reaktionszeiten
 Bedarfe Markt & Kunden
 Richtige Leistungen zum
richtigen Zeitpunkt
 Kundenerwartung bzgl.
attraktiver Preise
 Sinkende Budgets
 Knappe Mitarbeiter-
kapazitäten
 Inhaltliche Interdependenzen
 Gemeinsame personelle &
finanzielle Ressourcen
 Risiken
 Unzureichende Transparenz
Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und Kostensenkung
Optimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios
Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen
Projekt
Portfolio
Management
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Projektportfolio-Management 5
Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.
Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.
Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität Berlin
Befragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolios
lag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten
 Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch
 Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab
 Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform
 32 % beklagen Doppelarbeiten
Aber…
45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-
Managements auf den Geschäftserfolg
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Projektportfolio-Management 6
Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM
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Projektportfolio-Management 7
Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?
Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.
 A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped
together to facilitate effective management of work to meet strategic business
objectives.
 The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or
directly related.
 These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured,
ranked, and prioritized.
Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI
Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und
Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-,
Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
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Projektportfolio-Management 8
Projektportfolio-Management im Kontext.
Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.
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Projektportfolio-Management 9
Warum ist das Thema wichtig?
Jede Organisation hat ein Portfolio.
Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht
bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.
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Projektportfolio-Management 10
Benefits
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Projektportfolio-Management 11
Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).
Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.
Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,
Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.
 Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%
 Kostenreduktion je Projekt um 37%
 Verringerung redundanter Projekte um 78%
 Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%
 Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%
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Projektportfolio-Management 12
Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).
Nutzen von Projektportfolio-Management.
 Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie
 Investition in die richtigen Themen
 Terminierung schwacher Projekte
 An den richtigen Projekten arbeiten
 Vermeidung von Projekt-Redundanzen
 Optimale Ressourcenallokation
 Steigerung der Einspareffekte
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Projektportfolio-Management 13
Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
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Projektportfolio-Management 14
Projektportfolio-Management – Kernbestandteile
Prozesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM.
Prozesse
Methoden
Tools
Project
Portfolio
Management
Org. Strategy
& Objectives
(IT) – Demand
Assessment
(IT) – Demand
Prioritization &
Selection
(IT)–Programm
& Project
Management
Resource
Management
(IT) –
Governance
SCORING MODEL Evaluation
List of Criteria
%
Weight
Low
Mediu
m
High Score Total
Business Case - Return on
Invest 20 0 5 10 10 2
Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2
Time needed 10 0 5 10 5 0,5
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Legal/Regulatory obligation /
Compliance 5 0 5 10 10 0,5
TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5
Ideen,
Projektvorschläge
(Strategiekonform)
Auswahl &
Verdichtung
Abstimmung &
Koordinierung
G
A
T
E
Meilensteine
Anreize für erfolgr.
Projektabschluss
z.B. Clarity, CA
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Projektportfolio-Management 15
Kernbestandteil Prozesse (1/2).
Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen.
Project
Portfolio
Management
Org.
Strategy &
Objectives
Demand
Assessment
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Prioritization &
Selection
Programm
& Project
Management
Resource
Management
Governance
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Projektportfolio-Management 16
Kernbestandteil Prozesse(2/2).
Strategie /
Ziel-
setzungen
Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung
Werthaltige
Programme
& Projekte
Identifi-
kation
Kategori-
sierung
Umsetzung
Autori-
sierung
Priori-
sierung
Aus-
balan-
cierung
Evalu-
ierung
Selektion
Strategic
Change
Monitoring
&
Steuerung
Per-
formance
Review
 Strategie & Zielsetzungen
 Projekte/Ideen-Inventar
 Balancierungs-Kriterien
 Rollen, Skills, Team
 Identifikation von
Projekten & Ideen
 Kriterien für das Aus-
balancieren festlegen
 Business (Strat. Ausricht.)
 Risiken
 Finanzen (ROI, NPV,…)
 Markt
 weitere
 Rollen, Aufgaben, Skills &
Verantwortlichkeiten
 Sponsor
 Portfolio Mgmnt. Team
AktivitätenErgebnisse
 Zusammenstellung der Nutzenversprechen und
Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions)
 Bewertung jedes einzelnen Projekts
 Validierung und Auswahl der Projekte
 Einordnung der Projekte zu Kategorien
 Obligatorisch
 Businesskritisch
 Hohe, mittlere, niedrige Priorität
 Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen
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 Ressourcenkapazitätsanalyse
 Planung und Allokation von Budgets
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 Ausbalancieren des Portfolios
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 Geklärte Ressourcenkapazitäten
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 Allokierte Budgets (Strategic Buckets)
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 Autorisierung
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von Projekten
 Ressourcenzu-
weisung und
Freigabe
 Festlegung der
Portfolio-Meilen-
steine und des
Aktivitätenablaufs
 Kommunikation
Entscheidungen
 Genehm. Projekte
 Ressourcen sind
verfügbar
 Meilensteine
 Performance Metriken
 Entwicklung der Nutzenschöpfung
 Portfolioveränderungen
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 Management und Steuerung
der Ressourcen und
Portfolioaktivitäten
 Monatliches Review der Port-
folio-Performance durch Port-
foliomanager
 Reporting der Portfolio-
Performance anhand
definierter Metriken an das
Management
 Berücksichtigung von operativen
und strategischen Änderungen
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Projektportfolio-Management 17
Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.
Anspruch und Praxiswirklichkeit.
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?
GATE
Projektideen werden
nicht identifiziert
Ideen,
Projektvorschläge
(Strategiekonform)
Auswahl &
Verdichtung
Abstimmung &
Koordinierung
GATE Meilensteine
Anreize für erfolgr.
Projektabschluss
Auswahl-
entscheidungen
nicht transparent
Offizielle Entscheidungs-
wege werden verlassen
Abhängigkeiten & Synergien
werden nicht erkannt
Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin
Projekte werden gestoppt,
Ressourcen freigesetzt
U-Boot
Projekte
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Projektportfolio-Management 18
Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.
 CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement,
Demand-Management, etc.
 Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management,
Global Standard, 2nd Edition, PMI
 PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement
 OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegrade
einer Organisation bzgl. Programm-/
Projekt- und Projektportfolio-Management
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Projektportfolio-Management 19
Gotscharek & Company – Kontakt.
Wolfgang Gotscharek
Gotscharek & Company GmbH
Begonienweg 1
D-63456 Hanau
Tel. + 49 6181 66 27 90
Fax + 49 6181 66 27 44
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  • 2. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 2 Inhalt.  Trends und Herausforderungen  Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs  Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?  Warum ist das Thema wichtig?  Projektportfolio-Management – Benefits  Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements  Relevante Standards und Rahmenwerke  Anhang
  • 4. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 4 Trends & Herausforderungen. Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.  Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie  Investition in die richtigen Themen  Terminierung schwacher Projekte  An den richtigen Projekten arbeiten  Vermeidung von Projekt-Redundanzen  Optimale Ressourcenallokation  Steigerung der Einspareffekte Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften  Kürzere Lebenszyklen  Hochdynamische Umfelder  Fusion, Übernahme, etc.  Kürzere Reaktionszeiten  Bedarfe Markt & Kunden  Richtige Leistungen zum richtigen Zeitpunkt  Kundenerwartung bzgl. attraktiver Preise  Sinkende Budgets  Knappe Mitarbeiter- kapazitäten  Inhaltliche Interdependenzen  Gemeinsame personelle & finanzielle Ressourcen  Risiken  Unzureichende Transparenz Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und Kostensenkung Optimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen Projekt Portfolio Management
  • 5. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 5 Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs. Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin. Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität Berlin Befragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolios lag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten  Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch  Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab  Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform  32 % beklagen Doppelarbeiten Aber… 45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio- Managements auf den Geschäftserfolg
  • 7. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 7 Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM? Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.  A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped together to facilitate effective management of work to meet strategic business objectives.  The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or directly related.  These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured, ranked, and prioritized. Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
  • 8. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 8 Projektportfolio-Management im Kontext. Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.
  • 9. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 9 Warum ist das Thema wichtig? Jede Organisation hat ein Portfolio. Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.
  • 11. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 11 Projektportfolio-Management – Benefits (1/2). Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management. Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation, Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.  Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%  Kostenreduktion je Projekt um 37%  Verringerung redundanter Projekte um 78%  Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%  Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%
  • 12. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 12 Projektportfolio-Management – Benefits (2/2). Nutzen von Projektportfolio-Management.  Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie  Investition in die richtigen Themen  Terminierung schwacher Projekte  An den richtigen Projekten arbeiten  Vermeidung von Projekt-Redundanzen  Optimale Ressourcenallokation  Steigerung der Einspareffekte
  • 14. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 14 Projektportfolio-Management – Kernbestandteile Prozesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM. Prozesse Methoden Tools Project Portfolio Management Org. Strategy & Objectives (IT) – Demand Assessment (IT) – Demand Prioritization & Selection (IT)–Programm & Project Management Resource Management (IT) – Governance SCORING MODEL Evaluation List of Criteria % Weight Low Mediu m High Score Total Business Case - Return on Invest 20 0 5 10 10 2 Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2 Time needed 10 0 5 10 5 0,5 External Support needed 10 0 5 10 5 0,5 Probabality of Success 10 0 5 10 10 1 Budget needed 5 0 5 10 0 0 Time needed 5 0 5 10 5 0,25 Availability of skilled staff 5 0 5 10 5 0,25 Risks 10 0 5 10 5 0,5 Legal/Regulatory obligation / Compliance 5 0 5 10 10 0,5 TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5 Ideen, Projektvorschläge (Strategiekonform) Auswahl & Verdichtung Abstimmung & Koordinierung G A T E Meilensteine Anreize für erfolgr. Projektabschluss z.B. Clarity, CA
  • 15. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 15 Kernbestandteil Prozesse (1/2). Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen. Project Portfolio Management Org. Strategy & Objectives Demand Assessment Demand Prioritization & Selection Programm & Project Management Resource Management Governance
  • 16. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 16 Kernbestandteil Prozesse(2/2). Strategie / Ziel- setzungen Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung Werthaltige Programme & Projekte Identifi- kation Kategori- sierung Umsetzung Autori- sierung Priori- sierung Aus- balan- cierung Evalu- ierung Selektion Strategic Change Monitoring & Steuerung Per- formance Review  Strategie & Zielsetzungen  Projekte/Ideen-Inventar  Balancierungs-Kriterien  Rollen, Skills, Team  Identifikation von Projekten & Ideen  Kriterien für das Aus- balancieren festlegen  Business (Strat. Ausricht.)  Risiken  Finanzen (ROI, NPV,…)  Markt  weitere  Rollen, Aufgaben, Skills & Verantwortlichkeiten  Sponsor  Portfolio Mgmnt. Team AktivitätenErgebnisse  Zusammenstellung der Nutzenversprechen und Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions)  Bewertung jedes einzelnen Projekts  Validierung und Auswahl der Projekte  Einordnung der Projekte zu Kategorien  Obligatorisch  Businesskritisch  Hohe, mittlere, niedrige Priorität  Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen Ranking-Modells  Ressourcenkapazitätsanalyse  Planung und Allokation von Budgets Budgetinduzierte Streichung von Projekten  Ausbalancieren des Portfolios  Wertbeiträge, Business Cases  Geklärte Ressourcenkapazitäten  Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte  Allokierte Budgets (Strategic Buckets) Veränderungsmanagement  Autorisierung und Freigabe von Projekten  Ressourcenzu- weisung und Freigabe  Festlegung der Portfolio-Meilen- steine und des Aktivitätenablaufs  Kommunikation Entscheidungen  Genehm. Projekte  Ressourcen sind verfügbar  Meilensteine  Performance Metriken  Entwicklung der Nutzenschöpfung  Portfolioveränderungen  Portfolio-Status  Management und Steuerung der Ressourcen und Portfolioaktivitäten  Monatliches Review der Port- folio-Performance durch Port- foliomanager  Reporting der Portfolio- Performance anhand definierter Metriken an das Management  Berücksichtigung von operativen und strategischen Änderungen
  • 17. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 17 Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte. Anspruch und Praxiswirklichkeit. Der Idealfall Die Praxis ? GATE Projektideen werden nicht identifiziert Ideen, Projektvorschläge (Strategiekonform) Auswahl & Verdichtung Abstimmung & Koordinierung GATE Meilensteine Anreize für erfolgr. Projektabschluss Auswahl- entscheidungen nicht transparent Offizielle Entscheidungs- wege werden verlassen Abhängigkeiten & Synergien werden nicht erkannt Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin Projekte werden gestoppt, Ressourcen freigesetzt U-Boot Projekte
  • 18. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 18 Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.  CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement, Demand-Management, etc.  Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management, Global Standard, 2nd Edition, PMI  PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement  OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegrade einer Organisation bzgl. Programm-/ Projekt- und Projektportfolio-Management
  • 19. www.gotscharek-company.com Projektportfolio-Management 19 Gotscharek & Company – Kontakt. Wolfgang Gotscharek Gotscharek & Company GmbH Begonienweg 1 D-63456 Hanau Tel. + 49 6181 66 27 90 Fax + 49 6181 66 27 44 E-mail: info@gotscharek-company.com www.gotscharek-company.com