Spannungsfeld „Leistung“, „Termine“ und „Kosten“, Planung versus operative Hektik, Projektportfoliomanagement: Kriterien für die Projektauswahl, Adaption bestehender Standards: Pragmatismus vs. Perfektion, Organisation und externe Hilfe

1. Projektführung mit gesundem
Menschenverstand
11. Februar 2015

2. Wozu dient Projektmanagement
Ziel eines jedes Unternehmens ist es repetitive, gut planbare,
führ- und steuerbare Prozesse zu haben.
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projektmanagement zielt darauf ab, die Individualität eines Vorhabens,
welches einzigartig ist, zu standardisieren, in dem die Abwicklung
standardisiert wird.
Projektmanagement
3

3. Kritische Erfolgsfaktoren im
Projektmanagement
• Konkrete und realistische Ziele
• Gute und effektive Kommunikation
• Aktive Involvierung der Kunden/ Endbenutzer
• Unterstützung des Senior Management
• Geeignetes Personal mit den nötigen Skills
• Realistische Terminplanung
• Top Management Support
• Laufende Aktualisierung der detaillierten Planung
• Effektive PM-Können und Methoden, ein guter Projekt Manager
• Effektives Change- / Configuration Management
Auszug: Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement (Nasir & Sahlbuddin, 2011)
4

4. Projekt Portfolio Management
Projekt Portfolio Management
Einsteuerung Steuerung Review
Antrag Bewertung Selektion Portfolio Steuerung Erfolgskontrolle
PPM Basisprozesse
Projektantrag
prüfen
Status laufender
Projekte erheben
Abweichungen
analysieren
Zielüberprüfung
Massnahmen
beantragen
Projektauftrag/BC
prüfen
Priorisierung
vornehmen
Projektabschluss-
bericht prüfen
Abweichungsanalyse
durchführen
Zielerreichung
überprüfen
Sicherung der
Erfahrung (LL)
Projekt selektieren
Projektportfolio
festlegen
Ressourcenallokation
festlegen
Projektkategorie
bestimmen
Projekt bewerten
Projektabhängigkeiten
prüfen
Szenarioplanung
erstellen
Projekt Management Basisprozesse
Projektantrag
erstellen
Projekt führen
Statusbericht
erstellen
Business Case (BC)
erstellen
Reservierte Resourcen
einsetzen
Projekt abschliessen
Projekt starten
Projektauftrag
erstellen
PPM-Status
rapportieren
Projekt Management
Beantragung und Start Projektführung Abschluss
Projektportfolio
planen
"Die richtigen Dinge tun"
Einzelprojekte führen und umsetzen
"Die Dinge richtig tun"
Projektportfolio
steuern
"Die richtigen Dinge
richtig tun"
5

5. Projekt Einsteuerung – was ist
zu beachten
• Kundenprojekte – wie organisiere ich mich, dass ich möglichst alle
erbringen kann. Planbarkeit der Kundenprojekte ist das Wichtigste!
• Interne Projekte - welche sind wirklich nötig? Ressourcen und deren
Zeit sind das höchste Gut!
• Der „Triple Constraint“ – das Business entscheidet was wichtig ist -
Zeit, Qualität oder Kosten/ Ressourcen
• Ein einfacher standardisierter Projektauftrag und Projekt Status
Report schafft Verbindlichkeit
6

6. 5
Initialisieren Realisieren Einführen AbschliessenKonzipieren
Abwicklungsmodelle z.B. HERMES
Führungsmethodik
Führen AbschliessenInitialisieren
Auftrag
Planung
Meilensteine
Lieferobjekte
….
….
Abnahme/ Übergabe
Lessons learned
Abschlussbericht
Retablierung
….
3 Phasen der Vorhabensführung

7. Projekt Setup - der Start
entscheidet über den Erfolg
Auftrag
Führung
Planung
Organisation
Auftrag, Ziele, Umfang Lieferobjekte
Steuerung Kernteam Projektteam
Detailplanung
Mittelplan
Meilensteine
Risiken
Qualitätsplan
Fortschritts-, Risiko,- Changemanagement, Controlling und
Kommunikation, Stakeholder Mgmt
Kickoff
Abhängigkeiten
Sponsor
8

8. 9
Führungsmethodik
Gezielt und wirksam führen
1. Fortschritt
überwachen
2. Probleme
und Risiken
beurteilen
3. Massnahmen
einleiten
4. Anträge stellen,
Entscheide fällen
Führen AbschliessenInitialisieren
5. Stakeholder Mgmt und Kommunikation
Auftrag

9. Projektführung und Steuerung –
Kontinuität und Verbindlichkeit ist wichtig
wöchentlich, Montag
Progress Meeting wöchentlich
Di
Reporting
Fr
Fr
Fr
Fr
Fr
Fr
Fr
Fr
Fr
Di
Di
Di
Di
Di
Di
Di
Di
Management Meeting, QuartalManagement Meeting
Mi
Mi
Progress Report versenden
Steuerungsausschuss Meeting, mtl.
Do
Do
Do
Do
wöchentlich, Freitag
Steuerungsausschuss
Projektleitung
Reporting
10

10. Fazit – Projektmanagement mit
gesundem Menschenverstand
• Mit PM soll die Individualität eines Projektes bzgl. Vorgehen
standardisiert werden um so Umsetzungsrisiken für das Unternehmen
zu reduzieren
• Die Einsteuerung und Initialisierung ist bereits sehr entscheidend für
den Erfolg eines Projektes
• Aktive Projektsteuerung und -führung auf regelmässiger Basis ist
erfolgskritisch
• Ohne „Buy-in“ des Senior Management wird die Umsetzung schwierig
• Verbindlichkeit wird nur über Schriftlichkeit erreicht – minimal ist ein
Projektauftrag, regelmässiger Statusbericht und dokumentierte
Entscheide und Pendenzen
11

11. Fazit - wieviel PM braucht ein KMU
1. Durchführung auf Teamstufe,
intuitiv, Steuerung AL
2. Geleitet durch Fachleute, einfache
methodische Vorgaben, Steuerung AL
3. Geleitet durch externe Projektleiter,
methodische Vorgaben und
Unterstützung durch Zentrale,
Steuerung durch GL
4. Ausgebildetes Personal, definierte
Prozesse, Methode mit Unterstützung
durch Zentrale, Steuerung durch GLAnzahl Projekte
Kritisch
für Unternehmen
1 2
43

12. Herzlichen Dank