Wie Sie ein PMO in 10 Schritten aufbauen + die Argumente für den Nutzen eines PMO (Update 2023)

WEBINAR
Das PMO:
Argumente für den Nutzen und
wie Sie ein PMO in 10 Schritten
aufbauen
Johann Strasser & Thomas Henkelmann

Agenda
 Definition PMO
 Nutzen eines PMO
 10 Schritte zum Aufbau
 Ihre Fragen

Definition PMO
Das Project Management Office ist eine
permanente organisatorische Einheit, die
zentral für die Koordination und das
Management aller Projekte
im Unternehmen oder einem
Unternehmensbereich zuständig ist.
PMO
Strategische
Unterstützung
Prozesse
Methoden
Tools
Multi-PM &
Ressourcen-
Management
Ausbildung
Betreuung
Projekt
Durchführung

Wirkungsbereiche von (S)PMO / PO / PrgO
Unternehmen
Sales, Marketing,
HR,….
R&D IT
(S) PMO
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
PMO
R&D
PMO
Andere
Projekt 5 Projekt 5 Projekt 5
Projekt 6
Projekt 7
P6 P7 P8
PMO
IT
PO
PrgO
Projekt 1
PROGRAMM 1

Aufgaben des PMO
 Das PMO braucht einen klaren Auftrag für die aktuellen Aufgaben
 Der Auftrag muss allen Stakeholdern bekannt sein
 Vorsicht bei zu hohen Erwartungen in zu knapper Zeit aus aktueller Zwangslage
 Überzogene Forderungen führen zum vorhersehbaren Misserfolg
 Ausprägung vieler PM-Methoden in einzelnen Projekten ist eher unwichtig
 Verbreitung einzelner PM-Methoden über alle Projekte ist zu bevorzugen
 Individuelle Priorisierung der einzelnen Aufgaben des PMOs
Den EINEN gleichen PMO-Auftrag für alle Unternehmen gibt es nicht ...

Voraussetzungen für den Erfolg
People Process Tools
+ +

Erwartungen der Stakeholder
 Entscheider
 Überblick aller Projekte und belastbare Grundlagen für Entscheidungen
 Projektleiter & Project Owner
 Ausbildung, Unterstützung, Vorlagen, Prozesse und Tools sowie zugesicherte Ressourcen
 Teamleiter & Scrum Master
 Richtige Ressourcenanfragen, Prioritäten und passende Prozesse zur Konfliktbehandlung
 Controlling
 Aktuelle Vorausschau zur Budgetsteuerung
 Mitarbeiter
 Ausgeglichene Einsatzplanung und einfache Zeitrückmeldung

Argumente für den Nutzen
eines PMO

Hauptnutzen eines PMO
Das PMO sorgt für das gute Gefühl bei den
Stakeholdern, alle Projekte im Griff zu haben
und jeder weiss, was zu tun ist.
Das PMO ist ein Dienstleister für die
Stakeholder, nicht die Projektpolizei!

Controlling
Projektliste
Das PMO ist der Betreiber des „PPM-Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?

Angestrebter Nutzen
 Alle Projekte sind strategisch ausgerichtet
 Alle Projekte werden erfolgreich durchgeführt
 Alle Stakeholder sind zufrieden
 Erhöhung des PM-Reifegrades
 Maximierung des Projektdurchsatzes
 Optimierung des Ressourceneinsatzes
 Minimierung von Termin-, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen
 Minimierung von Projektrisiken
 Maximierung des Unternehmenserfolges
 …

TPG PMO – Studie 2020
330
Antworten
Wie gut laufen Ihre Projekte?

TPG PMO – Studie 2020
Top-Performer
haben eine deutlich höhere
Zufriedenheit mit dem PMO

Angestrebter Nutzen
Low
Performer
Failed
Projects
Top
Performer
Failed
Projects




Maximierung des
Erfolges in Projekten
Maximierung der
Zufriedenheit mit dem PMO

Umfrage
Welche Aufgaben soll Ihr PMO
übernehmen?
 (Standards für Prozesse Methoden Tools)
 Training der Stakeholder durchführen / organisieren
 Bereitstellung von Projektleiter:innen / Projektassistenz
 Orchestrierung Multiprojektmanagement / Abhängigkeiten
 Orchestrierung Ressourcenmangement / Konfliktlösung
 Strategische Unterstützung / Priorisierung

10 Schritte zum Aufbau
eines PMO

Warum wollen Sie ein
PMO einführen?
1

Ausgangslage
 Welche Projekte sind schief gelaufen?
 Wie hoch waren Termin- und Budgetüberschreitungen, Qualitätsdefizite, Strafzahlungen?
 Welche Probleme gab es mit
 Stakeholdermanagement
 Risikoabschätzung
 Terminplanung
 Kostenplanung
 Abnahmekriterien
 Änderungen
 Machbarkeit
 Ressourcenverfügbarkeit
 Qualifikation Teammitglieder
 Qualifikation Projektleitung
 Priorisierung
 Toolumgebung
Dokumentieren Sie die
Ausgangslage als Begründung
für die Ziele und zum Vergleich
mit Verbesserungen!

Festlegen des
Wirkungsbereiches
2

Wirkungsbereich des PMO
Unternehmen
Sales, Marketing,
HR,….
R&D IT
(S) PMO
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
PMO
R&D
PMO
Andere
Projekt 5 Projekt 5 Projekt 5
Projekt 6
Projekt 7
P6 P7 P8
PMO
IT
PO
PrgO
Projekt 1
PROGRAMM 1

Identifikation der
Stakeholder
3

Teammitglieder
Stakeholder
Controlling
Geschäftsführung
Teamleitung
Projektleitung

Abfrage der Erwartungen
der Stakeholder
4

Abfrage der Erwartungen der Stakeholder
 Führen Sie persönliche Interviews durch
Rolle, Name, Abteilung/Team, Datum
Was ist bisher schief gelaufen?
Was soll sich ändern?
Was muss bleiben?
Wo kann ich unterstützen?
Wo habe ich Bedenken?
Wie kann man den Erfolg von Projekten messen?
Wie kann man den Nutzen des PMOs messen?

Festlegen der Aufgaben
des PMO für die erste
Phase des Aufbaus
5

Aufgaben PMO
PMO
Strategische
Unterstützung
Prozesse
Methoden
Tools
Multi-PM &
Ressourcen-
Management
Ausbildung
Betreuung
Projekt
Durchführung

Festlegen des
Portfoliomeetings
6

Portfoliomeeting
In einem Portfoliomeeting zeigen Sie als
PMO Ihren Teilnehmern, dass Sie die
Projektlandschaft wirklich im Griff haben.
„Ich wurde umfangreich informiert und konnte
fundierte Entscheidungen treffen.“

Controlling
Projektliste
Entscheidungen im Portfoliomeeting
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
M D M D F S S
Programme
?

Takt des Portfoliomeetings
Rolle Aktion Takt ...
Entscheider
Strategiemeeting
(Quartalsweise)
PMO
Portfolio-Meeting
(monatlich, 2 Stunden)
Teamleiter
Scrum Master
Ressourcenabstimmung
(2-wöchentlich)
Projektleiter
Project Owner
Statusmeeting / Sprint Review
(1-2 wöchentlich)
Mitarbeiter
Ist-Erfassung
(täglich / wöchentlich)
Setzen der
Prioritäten
Entscheiden
bei Konflikten

Vorbereitung des Portfoliomeetings
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !
+
Projekte
Strategie
Störungen
Lieferungen
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Berichte
Zustände ?
(S) PMO
Vorbereitung
Portfoliomeeting
(S) PMO
Sicherstellung der
Datenqualität

Einführen der Projektliste
in einem zentralen Tool
7

Controlling
Projektliste
Übersicht im Portfoliomeeting
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
M D M D F S S
Programme

Aktualisierung der Projektliste
Projektliste
Statusbericht
Statusbericht Statusbericht Statusbericht Statusbericht Statusbericht

Projektauftrag und
Statusbericht
8

Projektauftrag und Statusbericht
Beschreibung
Ziele & Nicht Ziele
Projektauftraggeber
Projektleiter
Termine
Budget
Abnahmekriterien
Unterschriften
Projektauftrag
Kommentar des PL
Ziele?
Termine?
Kosten?
Das haben wir!
Das kommt …
Regelmäßig
Statusbericht
Referenz Entscheidungen

Einführung der Methoden
Projekt
P
r
o
j
e
k
t
Projekt
Projekt
P
r
o
j
e
k
t
Projekt
Projekt
Projekt
Projektauftrag mit Zielen
Strukturierter Terminplan
Einfacher Statusbericht
Ressourcenplan auf Projektebene

Mini-Demo
TPG ProjectPowerPack mit
Statusbericht in Power BI

Messung der Projekterfolge
und der Zufriedenheit
mit dem PMO
9

Messung des Erfolges in Projekten
 Termine eingehalten ?
 Kosten eingehalten ?
 Ziele erreicht ?
Ziele
Termine Kosten
Projekt
Projektstatus
Verzögerung Budgetdefizit
Projektqualität
Regelmäßige Retrospektiven
mit den Projektleitern

Messung der Zufriedenheit mit dem PMO
 Feedback nach dem Portfoliomeeting, Statusmeeting, …
 Feedback zu jedem Training
 Bewertung der Vorlagen, Berichte und Tools
 Umfrage zur generellen Erreichbarkeit
 Bewertung der Toolumgebung
 …
4,2
5
4
3
2
1
Damit können Sie auch
sofort beginnen !
(beim ersten Interview)

Training der Projektleiter:innen
und Stakeholder
10

Training der Projektleiter:innen und Stakeholder
Die Projekte werden von Projektleitern gesteuert und die
Inhalte werden von den Projektteams erbracht.
Das PMO schafft “nur” die Rahmenbedingungen und
unterstützt alle Stakeholder.
Das Schaffen von Vertrauen und das Teilen von Wissen sind
die wichtigsten Daueraufgaben.

Teilen von Wissen
Wissensteilung = Flow
Guru = Engpass

Vielen Dank.
Haben Sie Fragen?

eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine
erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-
Umgebung im Unternehmen.
TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel,
Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies,
PPM-Events, Downloads und Aktionen.
Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte …
Zuerst eBook herunterladen
Dann zum NL anmelden
1
2

Wer ist TPG The Project Group?
Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der
Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption,
Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und
Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt.
BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ
G
 PPM-Strategie
 PPM-Prozesse
 PPM-Lösungen
 Technologie
 Paketierte
PPM-Plattformen
 Individuelle
PPM-Plattformen
 Systemerweiterung
 Systemintegration
 Programmmanagement
 Ressourcenplanung
 Szenarioplanung
 Offene Seminare
 Firmenseminare
 Coaching
 Onboarding
Unsere Mission:
Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.
Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig.
ISO 9001 gilt für TPG Germany

TPG Niederlassungen und Partner
Niederlassung
Partner/
Reichweite
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Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK
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53
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