Beim Zusammenstellen und Priorisieren des Projektportfolios müssen Sie die eigene Strategie, laufende Kundenaufträge, gesetzliche Vorgaben und viele andere Faktoren berücksichtigen. Beim Umsetzen der Projekte dreht sich dann alles um die verfügbaren Kapazitäten von geeigneten Personen und Kapital. Ohne passende Prozesse und Tools werden Sie bei Ressourcenengpässen kaum optimale Lösungen finden. Unser Ziel: Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben. In diesem Webinar sehen Sie kurz welche Prozesse und Methoden für die Projektauswahl hilfreich sein können. Danach zeigen wir exemplarisch in Tools, wie Projekte priorisiert und in Szenarien nach der Ressourcenverfügbarkeit optimal zusammengestellt werden können. Gewinnen Sie einen Einblick in die Möglichkeiten von Microsoft Project Online, Planisware Orchestra sowie TPG ProjectPowerPack und TPG CoreSuite. Ein Webinar, vom 24.05.2023, für PMOs, Portfoliomanager und Entscheidende auf der Suche nach einer Lösung für die projektübergreifende Optimierung der Ressourcenauslastung im Projektportfolio. Das Video zum Thema: https://www.youtube.com/watch?v=vZqZkep_ZfY Visit us on Social Media: www.linkedin.com/company/tpg-the-project-group/ Oder machen Sie sich schlau mit weiteren kostenlosen TPG Inhalten: - TPG Blog: https://www.theprojectgroup.com/blog - TPG Podcast: https://www.theprojectgroup.com/podcast - TPG Newsletter: https://www.theprojectgroup.com/newsletter - TPG Webinare: https://www.theprojectgroup.com/webinar

1. WEBINAR
So finden Sie das
Optimum aus Prioritäten
und Kapazitäten in Ihrem
Projektportfolio
Johann Strasser & Dr. Thomas Henkelmann

2. Agenda
 Einführung
 Prozesse & Methoden
 Demo
 TPG ProjectPowerPack
 TPG CoReSuite
 (Microsoft Project Server/Online)
 Planisware Orchestra
 Planisware Enterprise
 Ihre Fragen

3. Einführung

4. Einführung
 Warum nehmen Sie heute teil?
 Fehlt Ihnen der klare Überblick über Ihr unternehmensweites Projektportfolio?
 Sind Sie vielleicht nicht ganz sicher, ob Sie an den richtigen bzw. wichtigen Projekten arbeiten?
 Sind bei Ihnen auch alle Projekte gleich wichtig?
 Ist Ihnen die langfristige Auslastung Ihrer Ressourcen ein Rätsel?
 Es geht erst um die Auswahl und Priorisierung von Projekten.
 Mit verschiedenen Szenarien soll das Optimum entsprechend der verfügbaren
Kapazitäten und Budgets gefunden werden.

5. Controlling
Projektliste
„The PPM Paradise“
Pipeline
Portfolio
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Status Risiko Ressourcen Kosten Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Projekte
Status
Auftrag
Teams
Zeiterfassung Aufgaben
M D M D F S S
Programme
?

6. Voraussetzungen für den Erfolg
People Process Tools
+ +

7. Prozesse & Methoden

8. Controlling
Projektliste
Portfoliomanagement
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Projekt   
Strategie
Team A
Team B
Laufend
Neu
Szenario
Initiierung
1 2
3
Teams

9. PMO
Projektleitende
Teamleitende
Mitarbeitende
Projektlebenszyklus
Projekt anlegen Priorisieren &
auswählen
Portfolioübersicht
Grobplanung Detailplanung Anforderung
Fähigkeiten
Planung
Restaufwand
Statusbericht
(Abschlussbericht)
Zusicherung
Personen
Bereitstellung
Kapazitäten
Initiierung Durchführung & Abschluss
Project A
Project B
Project C
Project A 1
Project B 2
Project C 3
Erhebung Ist-Daten
Termine
Kosten
Qualität

10. Projektportfolios
Sales
Pipeline
Auftrags-
projekte
Interner
Bedarf
Organisations-
projekte
Produkt
Roadmap
Entwicklungs-
projekte
100 70 50 30 25 … Ideen
Ideen…
Festlegung von Prioritäten
95 80 55 27 23 … Angebote
Angebote
Kunde 1
Kunde 2
Kunde 3
…
Ideen…
100 70 50 30 25 … Ideen
Festlegung von Prioritäten
Schätzen von Wahrscheinlichkeiten

11. Priorität
 Priorität = Wichtigkeit x Dringlichkeit
 Muss-Projekte brauchen nur eine Dringlichkeit
 Kann-Projekte werden nach Wichtigkeit & Dringlichkeit priorisiert
Wichtigkeit
Dringlichkeit
A
C
B
X

12. Priorisierung mit strategischen Treibern und Dringlichkeit
Treiber
A
(3)
Treiber
B
(2)
Treiber
C
(1)
Projekt 3 1
Projekt 2 2
Projekt 1 2 1
Projekt 3 1
Projekt 1 1
Projekt 1 2
Dringlichkeit
Q1 2022
Q2 2022
Q4 2022
Q4 2022
Q3 2022
Q1 2022
Priorität
A
A
B
B
C
C
Wichtigkeit
10
10
8
7
5
4

13. Strategiebeitrag
Wichtigkeit
Treiber A
Expansion
Treiber B
Zufriedenheit
Treiber C
Einsparung
?
Aufwand

14. Strategiebeitrag
Neu Aktiv Fertig
Treiber A
Expansion
Neu Aktiv Fertig
Treiber B
Zufriedenheit
Neu Aktiv Fertig
Treiber C
Einsparungen

15. Kapazitäten und etwas Logik
Noch Fragen ?

16. Szenarienplanung
Portfolio-
Meeting
Initiativen & Projekte
PRIORISIEREN
Szenario
Szenario
Szenario
Szenario
!

17. Szenarienplanung
Laufende Projekte
Projekt A
Projekt B
TEAM A
Skill A
Neue Projekte
Project C
Project D
TEAM A
Skill B
TPG PortfolioManager
Neue Projekte
Laufende Projekte
MS Project, Jira, SAP,
TPG CoRePlanner, etc.
Kapazitäten
Abwesenheiten
Grundlasten
MS Project, Jira, SAP,
TPG TeamManager, etc.

18. Vollständigkeit der Ressourcenplanung
Abwesenheiten
Linientätigkeiten
Ressourcen
Kapazität
Projekt
Verfügbarkeit
Projekt A
Projekt C
Projekt B
Teamleitende
Projektleitende
Es müssen alle Aufgaben aller Personen geplant werden

19. Ressourcenplanung
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
Vorgang 5
Vorgang 6
Vorgang 7
Team A
Team B
Team A
Team B
Team A
Team A
Team A
Jan Feb Mar Apr Mai
Team A 200h 230h 250h 210h 150h
Jim Projekt A 100h 100h 150h 100h 100h
Jack Projekt A 100h 130h 100h 110h 50h
Team B Projekt A 20h 250h 30h
Jim
Team B
Jim
Team B
Jack
Jack
Jim ?

20. Ressourcenauslastung pro Person
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul Aug Sep
Müller
Meier
Es werden nicht alle auf den Bildschirm passen …

21. Ressourcenauslastung pro Team / Skill
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Person
Person
Person
Person …
Team
/
Skill
Team/Skill
Team/Skill
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
Jan Feb Mrz Apr May Jun Jul
30-50 Teams / Skills passen auf jeden Bildschirm …

22. Programmplanung
Entwicklungs-Projekte
Projekt A
Projekt B
Projekt C
Projekt D
Projekt E
Projekt F
Projekt G
Projekt H
Bauprojekte
Projekt I
Projekt J
Projekt K
Projekt L
Projekt M
Markteinführungsprojekte
Projekt N
Projekt O
Projekt P
Projekt Q
Projekt R
TPG
ProjectPowerPack
Project
Online
Jira
Programm
Projekt A
Projekt F
Projekt K
Projekt N
Projekt P
TPG CoReSuite / TPG PortfolioManager
TPG
PSLink

23. Demo
TPG Project PowerPack

24. Demo
TPG CoReSuite
(PortfolioManager)

25. (Demo)
Microsoft Project Online
Microsoft Project Server

26. Priorisierung und Auswahl
 Definition von strategischen Treibern
 Paarweiser Vergleich der Treiber

27. Zuordnung von Projekten zu strategischen Treibern
 Bildung verschiedener Portfolios mit verschiedenen Projekten
 Jedes Projekt eines Portfolios wird jedem Treiber gewichtet zugeordnet

28. Definition von Abhängigkeiten zwischen Projekten
 Einfache Abhängigkeit: Ein Projekt erfordert andere Projekte
 Einschluss von Projekten: Wenn eines ausgewählt wird, dann alle zugehörigen auch
 Ausschluss von Projekten: Nur eines aus einer definierten Gruppe, die anderen nicht
 Reihenfolge von Projekten: Erst wenn ein Projekt fertig ist, starten die anderen

29. Auswahl der Projekte
 Automatisch über Priorität
 Automatisch über Abhängigkeiten
 „force in“
 „force out“
 Beschränkung des Budgets
 Beschränkung der Ressourcen

30. Einschränkung des Budgets
 Budgetanforderung bei 4,6 Mio., Budgetgrenze bei 3,5 Mio
 Ausschluss von 3 Projekten

31. Prüfung der Ressourcenverfügbarkeit
 Anzeige der
fehlenden
Kapazitäten
pro Skill
 Es können drei zu-
sammenhängende
Projekte nicht
gestartet werden

32. Aufstockung der Ressourcen
 Genehmigung
neuer
Kapazitäten
 Auswahl von
weiteren
Projekten nach
Priorität und
Abhängigkeiten

33. Analyse des strategischen Beitrags
 Geben wir für die wichtigsten
Projekte das meiste Geld aus ?
 Wie weit liegen wir
neben dem Optimum ?

34. Demo
Planisware Orchestra

35. Demo
Planisware Enterprise

36. Das eBook
zum „The PPM Paradise“

37. https://www.theprojectgroup.com/data/Downloads_eBooks/TPG_PPM_
Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf

38. Vielen Dank.
Haben Sie Fragen?

39. eBook „The PPM Paradise“ (PDF) – Tipps und Argumente für eine
erfolgreiche Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-
Umgebung im Unternehmen.
TPG MonatsInfos (per E-Mail) – praxisstarke PPM-Fachartikel,
Webinare, Tricks zu Microsoft Project und Jira, Case Studies,
PPM-Events, Downloads und Aktionen.
Das sollten Sie jetzt tun – 2 Schritte …
Zuerst eBook herunterladen
Dann zum NL anmelden
1
2

40. Wer ist TPG The Project Group?
Unser Fokus ist Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) auf Basis der
Technologien von Microsoft, Planisware und eigenen Produkten. Mit Beratung, Konzeption,
Umsetzung, Training und Support begleiten wir Sie bei der digitalen Transformation und
Integration Ihrer PPM-Systeme, sodass der Reifegrad Ihres Projektmanagements steigt.
BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAININ
G
 PPM-Strategie
 PPM-Prozesse
 PPM-Lösungen
 Technologie
 Paketierte
PPM-Plattformen
 Individuelle
PPM-Plattformen
 Systemerweiterung
 Systemintegration
 Programmmanagement
 Ressourcenplanung
 Szenarioplanung
 Offene Seminare
 Firmenseminare
 Coaching
 Onboarding
Unsere Mission:
Sie haben das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.
Jeder weiß, was zu tun ist. So sichern Sie den Erfolg Ihrer Projekte und Ihrer Investition – langfristig.
ISO 9001 gilt für TPG Germany

41. TPG Niederlassungen und Partner
Niederlassung
Partner/
Reichweite
Partner und Reseller in >20 Ländern / Distributor
für Zentral- und Südamerika
Deutschland Österreich Schweiz Frankreich Spanien UK
Irland USA Canada MEA

42. 42
TPG United Kingdom
82 High Street, Golborne,
Warrington, WA3 3DA
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UK@theprojectgroup.com
TPG Germany
Destouchesstr. 68
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93 Rue de la Villette
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