Projekte und Portfolios mit Reports steuern - sinnvolle und nötige Berichte

Consulting | Solutions | Products | Training
Projekte mit Reports steuern - nötige und sinnvolle Berichte (Webinar vom 10.09.2014) Johann Strasser, Geschäftsführer

WichtigerHinweis: DieseFolienpräsentiertimWebinar
Diese Folien wurden im Webinar „Projekte mit Reports steuern –nötige und sinnvolle Berichte“ am 10.09.2014 von TPG live präsentiert.
Wenn Sie die Aufzeichnung des Webinars ansehen möchten, dann finden Sie es –neben vielen anderen Themen –auf dieser Seite: www.theprojectgroup.com/webinar-reports
Sie möchten lernen, wie Sie selbst Berichte für z.B. Microsoft Project Server erstellen? Dann sehen Sie dieses Seminar anwww.theprojectgroup.com/seminar-reports

Agenda
Firmenvorstellung
Anforderungen an Berichte
Prozesse und Kommunikation
Berichte
Portfolio-& Multiprojektberichte
Einzelprojektberichte
Teamberichte
Reporting-Tools
TPG-Lösungen
Nächste Schritte

Anforderungen an Berichte

Berichte sind individuell

Klassische Berichts -Anforderungen
Bunt
Schnell
Vorstandstauglich
Unzerstörbar
Filterbar
Druckbar
Historisierbar
Berechtigungen
Änderbar
Lesbar
Verständlich
Richtig
Alles auf einer Seite (DIN A4 hochkant)
...

Echte Berichts -Anforderungen
Relevante Informationen für die richtigen Personen aussagekräftigund effizient bereitstellen,
um Projekte steuern zu können.

Projektsteuerung (eig. Regelung)
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Abweichungen ?
Besprechungen:
Entscheidungen !
+
Auftrag
Änderungen
Probleme
Lieferung

Steuerung / Regelung
Abweichungen vom Soll feststellen und Vorgaben nachführen
Lieferungen: Soll/Ist von Qualität, Terminen, Aufwand, Kosten
Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit/Budget, Kosten/Budget, Termine/Plan
Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen, einstellen, freistellen
Entscheidung für weiteres Vorgehen
ohne Auftrag / Nachtrag
ohne / zu geringes Budget
ohne / zu geringe Ressourcenzusicherung
mit bestimmter inhaltlicher Variante
trotz ungünstiger Risikosituation
…
Informationsfluss herstellen

Prozesse und Kommunikation

PPM Organisation und Kommunikation
Projektleiter
2-wöchentlich
Teamleiter
PMO
4-wöchentlich / bei Eskalation
1-wöchentlich
Mitarbeiter
täglich
Geschäftsleitung
3-monatlich / bei Eskalation

PPM Berichtsperioden
Quartal
...
Geschäftsführung
Controlling
Strategiemeeting
(Quartalsweise)
Budgetmeeting
(quartalsweise)
PMO
Portfoliomeeting
(monatlich)
Teamleiter
Ressourcen- abstimmung
(2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeeting
(wöchentlich)
Statusbericht
(monatlich)
Mitarbeiter
Ist-Erfassung
(täglich /wöchentlich)

PMO zur Sicherstellung der PPM Prozesse und Datenqualität
Geschäftsleitung
Sales, Marketing, HR,….
R&D
IT
PMO
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
PMO
R&D
PMO
Andere
Projekt 5
Projekt 5
PROGRAMM 1
Projekt 5
Projekt 6
Projekt 7
P6
P7
P8
PMO
IT

Datenarten und Datenqualität

Datenarten
Werte
Inhalte (Text !), Termine, Arbeit, Kosten
Stände
Basis1 (Auftrag), Basis2 (letzter Status), Soll (aktuelle Planung), Ist
Objekte
Projekt, Phase, Lieferung, Arbeitspaket, Vorgang, Aktion, Ressource, Zuordnung, …
Zeit
Gesamt, Jahr, Quartal, Monat, Woche

Wie weit sind wir inhaltlich ?
Zustände / Ergebnisse / Lieferungen
Abnahme von Lieferungen
Abschluss von Phasen (Phasenmodell)
Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)
Fertigstellung von Arbeitspaketen/Lieferungen (Definition von „fertig“)
Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)
Liste offener Punkte (offen / erledigt)
Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen)
%abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% … 99% Syndrom)
Plausibilität
Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad
Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt

Datenqualität
Vollständig
Alle Projekte (vs. Linientätigkeiten)
Alle Liefergegenstände pro Projekt
Alle relevanten Ressourcen mit allen Tätigkeiten (Projektverfügbarkeit)
Richtig
Plausibel geplant ?
Alle Kostenarten und Arbeitsaufwände lückenlos erfasst ?
Wirklich abgeschlossen ?
Aktuell
Wann wurden die Daten eingegeben ?
Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen ?
Wann wurden die Berichte erstellt ?

Berichtsübersicht

Projektliste
Berichtsübersicht
Pipeline
Ressourcen
Status
Portfolio
Kosten
Risiko
Strategie
Projekt A



100000
100000
100000
100000
100000
100000
v
Das ist der Kurzkommentar zu diesem Projekt
Projekt B



20000
20000
20000
20000
20000
20000
20000
Das ist eine anderer Kommentar zu einem anderen Projekt , der länger ist
Projekt C



30000
30000
30000
30000
30000
30000
30000
Projekt D



4000
4000
4000
4000
4000
4000
4000
Projekt E



50000000
50000000
50000000
50000000
50000000
50000000
50000000
Projekt F



60000000
60000000
60000000
60000000
60000000
60000000
60000000
Projekt G



700000
700000
700000
700000
700000
700000
700000
Projekt H



300000
300000
300000
300000
300000
300000
300000
Projekte
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
Kommentar
Teams
Controlling
Budget
10000
10000
10000
10000
Work Internal
4000
4000
4000
4000
Work External
3000
3000
3000
3000
Others External
3000
3000
3000
3000

Umfrage
Daten aus anderen System

Portfolioberichte

Portfolio-Dashboard
-Einstiegsseite mit Links zu anderen Berichten
-Wie ist der Gesamtstatus unseres Portfolios?
-50% der Projekte haben keinen Status (neu ?)
-4 Projekte sind kritisch
-2 haben Probleme
-Keine kritischen Kostensituationen
-Historisierung zur Messung der Verbesserung im PPM
TPG Kundenbeispiel
(Reporting Services)

Variables Bubble Chart
-4 variable Dimensionen für
-Status
-Kosten
-Strategie
-Risiko
-Arbeit
-Umsatz
-...
-Analyse des Gesamtportfolios
-Entscheidungshilfe bei der Projektbeauftragung
-Was ist zu entdecken ?
TPG ProjectPortfolio
Projekt 2012-2091 sollte beauftragt werden

Projektepipeline
-Alle Projekte über den gesamten Projektlebenszyklus
-Fortschritt der Projekte auf einen Blick
-Gleichmäßiger Durchlauf von Projekten
-Neue Projekte warten auf die Beauftragung
-Ein kritisches Projekt
TPG ProjectPortfoilo
Projekt 2012-2421 wurde neu beauftragt

Projektepipeline -Reality Check
-Aufbau nach Meilensteinen
-2 abgebrochene Projekte in der Projektentwicklung
-Projekt ohne Auftrag in der Produktevaluierung (M3)
-Wenig neue Projekte
TPG Kundenlösung

Grafische Ressourcenauswertung
-Welche Verfügbarkeit haben meine Mitarbeiter?
-An welchen Projekten arbeiten meine Mitarbeiter?
-Kann ich dem neuen Projekt die Ressourcen zusagen?
Project Server 2010, 2013

Ressourcensituation & Roadmap
-Alle Teams auf einen Blick
-Unterscheidung laufende und neue Auslastung
-Welche Abteilungen und Teams sind kritisch?
-Können die geplanten Projekte beauftragt werden?
-Team BM ist mit laufenden Projekten schon überlasten und noch mehr mit neuen Projekten
-Simulation durch Verschieben per Maus
TPG PortfolioPlanner

Strategieabgleich
-Investieren wir in unsere Projekte entsprechend unserer Strategie?
-Investieren wir in die wichtigsten Projekte das meiste Geld ?
-Derzeit wird nicht am meisten in die Projekte des höchsten Strategiebeitrags investiert
ProjectServer 2010 / 2013

Portfolio-Statusbericht
-Gesamtstatus des Portfolios mit Kommentar
-Neue Projektbeauftragungen
-Laufende Projekte mit den wichtigsten KPIs
-verabschiedete Maßnahmen
-Getroffene Entscheidungen

Projektliste

Projektübersicht als interaktive Webseite
-Terminliche Lage der wichtigsten Projekte und Meilensteine auf einen Blick in der Timeline
-Filter, Gliederungen, variable Zeitachse
-Variable Spalten über Ansichten mit Berechtigungen
ProjectServer 2013

Projektübersicht als Bericht
-Druckbarer und historisierbarer Bericht
-Links auf Detailberichte aus den verschiedenen Spalten
TPG Kundenlösung

Welche Projekte stehen im Fokus ?
PMO sichert Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität ALLER Berichte
In einer Sitzung können nicht alle Projekte geprüft werden
Auswahl nach erkennbaren Kriterien
Angemeldeter Entscheidungsbedarf (manuelles Setzen eines Kennzeichens)
Alle mit Status ROT (Gesamt, Ressourcen, Termine, …) + 3 GELB + 3 GRÜN
Alle in den Top 3 Risikoklassen
Top 10 der Abweichungen (Kosten, Termine, Arbeit)
Top 10 Strategiebeitrag / Priorität
Alle über Schwellwert (Auftrags-/ Investitionsvolumen, Pönale, …)
Problemzonen (Technologie, Regionen, Projektleiter, Produktgruppen, …)
…
Man kann nicht Alles filtern, Manches muss einfach entdeckt werden

Einzelprojektberichte

Gantt-Chart und Timeline
-Die Wichtigsten Phasen in der Timeline
-Welche APs sind in Verzug?
-Wo stehen wir gerade?
Project Professional 2010,2013

Project 2013
Reports

Projektstrukturplan
-Gesamtstatus aller Vorgänge auf einen Blick
-Welche Arbeitspakete sind offen, in Arbeit oder erledigt?
-Welche APs sind in Plan? Welche nicht?
TPG WBSChart App(SharePoint 2013 App)
TPG ProjectHandbook

Meilensteintrendanalyse
-Wie steht es um die terminliche Situation meines Projektes?
-Welche Meilensteine können gehalten werden? Welche nicht?
-Glauben wir den bisherigen Zusagen ?
-Welcher Trend kann interpretiert werden ?
TPG MTA Client = kostenlos!
(www.free-mta.de)
TPG MTA Server
TPG MTAChart App

Meilensteintrendanalyse -Reality Check
1 | Grobe Verschiebung in der Designphase des Projektes
3 | Netter Versuch für einen „Quick Win“ am Ende, aber ...
4 | man wurde doch von der Realität eingeholt...
2 | Man glaubte die Zeit komprimieren zu können
Wie aus 8 Monaten mehr als 17 wurden...
1
2
3
4

Risikomatrix
-Wie ist die Risikosituation derzeit in meinem Projekt?
-Bei welchen Risiken muss ich präventive oder korrektive Maßnahmen einleiten?
TPG RiskChart App(SharePoint 2013 App)

Einfacher Statusbericht
-Wie weit sind wir ? (Lage in der Pipeline)
-Wie ist der Gesamtstatus meines Projektes? (Gesamtampel manuell)
-Kommentar des PL
-Aktuelle Lage vs. Basis
-Aktuelle Kosten vs. Basis
-Aktuelle Arbeit vs. Basis
TPG Kundenlösung
Das Projekt wurde unmittelbar nach Beauftragung gestoppt und inhaltlich um 70% reduziert.

Earned-Value-Analyse
Integrierte Betrachtung des Projektfortschritts
Abgeleitete Kennzahlen:
CPI (Cost Performance Index)
(CPI = BCWP/ACWP)
Indikator für die Kosteneffizienz. Kleiner 1: negativGrößer 1: positiv
SPI (Schedule Performance Index)
(SPI = BCWP/BCWS)
Indikator für die TermineffizienzKleiner 1: negativ Größer 1: positiv

Teamberichte

Teamberichte
Übersicht aller Mitarbeiter und deren Auslastung
Vergleich zwischen Projektanfragen und Zusicherungen von Ressourcen

Teamplanung und Zusage von Projektanfragen
TPG TeamManager (Excel)
TPG TeamManager App
(SharePoint 2013 App)

Teamauswertung über Linientätigkeiten und Projektzusagen
TPG TeamManager (Excel)
TPG TeamManager App
(SharePoint 2013 App)

Mitarbeiterberichte

My Dashboard
-An welchen APs arbeite ich gerade?
-Wie steht es um meine Auslastung?
-Was ist als nächstes dran?
TPG Kundenbeispiel

Reporting Tools

Rahmenbedingungen
Wer hat welche Berechtigung ?
Wie häufig werden die Daten aktualisiert?
Wie häufig werden die Berichte ausgegeben ?
Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen ?
Braucht man ad hoc Auswertungen ?
Müssen die Berichte gedruckt werden ?
Sollen Berichte kommentiert werden ?
Müssen die Daten historisiert werden ?
Müssen Berichte Archiviert werden ?
Wollen Sie Berichte selbst bearbeiten können ?
...

Reporting Tools
Project und Project WebAccess
konfigurierbare Ansichten
SQL Reporting Services
Klassisches Berichtswerkzeug von Microsoft SQL -Server
Analysis Services (OLAP -Cubes)
Aufbereitung von mehrdimensionalen Daten aus Datenbanken
Excel (Services)
Direkte Anbindung von SQL / OLAP Quellen, VBA (nicht in Excel Services)
PowerPoint, Word
VBA Programmierung

TPG-Lösungen

FILESHAREMicrosoft Project Server
TPG ProjectHandbookMicrosoft Excel
TPG ProjectHandbook
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
SharePoint
Projekte
Freigaben
Aufgaben
Ressourcen
Projekt Seite Vorgang Optionen
Dokumente
Projektauftrag
Statusbericht
Meeting Protokolle
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
Projektauftrag
Organigramm
PSP
Meilenstein- bericht
Statusbericht
Abschluss- bericht
Risikoanalyse
Stakeholder
Meetings
  
Kosten, ArbeitMicrosoft Project Professional
<XML>

TPG ProjectPortfolio Microsoft Excel
Projektliste
Projekt A



Projekt B



Projekt C



Projekt D



Projekt E



Projekt F



Projekt G



Projekt H



Portfolio
Ressourcen/ Kostenberichte
Pipeline
Auswertungen
Meetings
PPF Statusbericht
Project A



Project B


 Microsoft Excel
TPG ProjectHandbook
TPG ProjectHandbook
TPG ProjectHandbook
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
PROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST2
Vorgang3
Vorgang4
MST3
Vorgang 5
  
  
  

TPG TeamManager (Excel) und TPG TeamLink (Project AddIn) Microsoft Project
TPG Team ManagerMicrosoft Excel
TPG TeamLink
Project X
Task 1
DEV-SQL
Task 2
DEV-.NET
Task 3
DEV-SQL
Task 4
TESTER
Task 5
DEV-.NET
Task 6
DEV-.NET
Task 7
TESTER

TPG TeamManager App
Microsoft SharePointMicrosoft Project Server
TPG TeamManager App
Teamsites
Projectsite
Project X
Task 1
DEV-SQL
Task 2
DEV-.NET
Task 3
DEV-SQL
Task 4
TESTER
Task 5
DEV-.NET
Task 6
DEV-.NET
Task 7
TESTER

Nächste Schritte

Nächste Schritte
Personen ohne PPM –System
Kostenloses Webmeeting zum Kennenlernen von Microsoft PPM & TPG Lösungen
Workshop zur Bedarfsanalyse
SharePoint 2013 User
Sichtung Apps im Microsoft Store
Project Standard User
Umstieg auf 2013 wegen Local Reports
Evaluierung TPG ProjectHandbook & TPG ProjectPortfolio
Project Server User
Seminar „Berichte für Project Server erstellen“
Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)

Workshop zur Optimierung von Berichten (und Prozessen)
Definition der Ziele der Optimierung
Sichtung des vorhandenen Berichtssystems
Vorstellung aktueller Berichtsprozesse
Diskussion der Optimierungsoptionen
Umsetzungsvorschläge
Wahl der Werkzeuge
Harmonisierung von bestehenden Berichten
Umsetzung neuer Anforderungen
Möglichkeiten zur Integration von Daten aus Drittsystemen (SAP, AX, ...)
Möglichkeiten zur Erweiterung des Datenmodells für Historisierung, …
Durchgängige Berechtigungsstrukturen
…

KontaktmitTPG The Project Group –Your Project Experts
www.theprojectgroup.com/bi

TPG The Project Group -Keep in touch…
www.theprojectgroup.com/newsletter
www.facebook.com/tpg.munich
www.twitter.com/tpg_com (@tpg_com)
www.xing.com/companies/theprojectgroupgmbh
www.linkedin.com/company/tpg-the-project-group
www.youtube.com/tpgtheprojectgroup
Johann Strasser
Geschäftsführer
The Project Group GmbH
Destouchesstr. 68
80796 München
+49 (89) 615 59 33 -0
johanns@theprojectgroup.com
info@theprojectgroup.com

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