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Was Sie zu Lessons Learned und
Retrospektiven wissen müssen
– der KVP im Projektumfeld
Webinar
mit Johann Strasser
Agenda • Kontinuierliche Verbesserung
• Lessons Learned
• Retrospektiven
• Zusammenfassung
• Ihre Fragen
Kontinuierliche Verbesserung
Kontinuierliche Verbesserung
Ohne Feedback gibt es keine Verbesserung
Es geht nicht nur um das Vermeiden von Fehlern,
sondern auch um das Wiederholen von Erfolgen.
„Bei gleicher Umgebung lebt doch jeder in einer anderen Welt.“
(Arthur Schopenhauer)
Lessons Learned und Retrospektiven
• Beide dienen der kontinuierlichen Verbesserung
• Unterscheiden sich bei
• Umgebung klassisch / agil
• Häufigkeit und Dauer
• Teilnehmerkreis
• Besprechungsinhalt
• Folgeprozesse
• Worauf es immer ankommt
• Offenheit für Verbesserung
• Ehrlichkeit im Umgang mit dem Erlebten
• Umsetzung der Erkenntnisse
5-500 Personen aus verschiedenen Firmen?
Lessons Learned
nach klassischen Projekten
Retrospektiven
in agilen Teams
3-10 Personen aus einem Team!
Kommunikation
• Meine Oma hat schon gesagt „mit dem Reden kommen die Leute zusammen.”
• Wann reden die Leute miteinander?
• Nur am Ende des Projektes: Nutzen für das nächste Projekt, aber mit anderen Stakeholdern
• Während des Projektes: Nutzen noch im laufenden Projekt mit dem selben Team
• Worüber reden die Leute denn?
• Am Ende des Projektes meistens nur noch über das Erreichte und das Misslungene
• Während des Projektes über den Ablauf und die Zusammenarbeit
• Was wird aus den gewonnen Erkenntnissen?
• Bauprojekt: Firmen arbeiten für sich, keine gemeinsame Nachbetrachtung und Nutzung
• Produktentwicklung: feste Teams nehmen direkten Einfluss im nächsten Sprint
Diskussion
• Die Stimmung unter den Teilnehmenden ist entscheidend
• Jede Meinung zählt, kein richtig oder Falsch
• Keine Schuldzuweisungen
• Gut zuhören und ausreden lassen
• Klärende Fragen stellen
• Was war gut? - Was war nicht so gut?
• Was soll bleiben? - Wovon brauchen wir mehr?
• Was muss aufhören? - Was sollten wir anfangen?
• Warum ist das so entstanden?
• Negativ: Wie hätten wir das verhindern können? (gab es Warnhinweise?)
• Positiv: Wie hätten wir das fördern können? (kann man das Wiederholen?)
Stimmung
Sonnenschein Bewölkung Regen Gewitter
Themensammlung
Inhalt Umgebung Technik Ablauf Personen
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Themensammlung
Was läuft gut? Wovon mehr? Was anfangen? Wovon weniger? Was aufhören?
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Themensammlung
Was treibt uns an? Was hält uns zurück? Welche Gefahren lauern?
xxxxxxxx xxxxxxxx
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Lessons Learned
Projekt
Lessons Learned
Lessons Learned
PL
Am Ende des Projektes
Viele Stakeholder
x Stunden
Monate/Jahre
Umfrage
Machen Sie am Projektende einen
Workshop zu „Lessons Learned“ ?
- Machen wir nicht
- Machen wir nur bei bestimmten Projekten
- Machen wir nur bei manchen Projekten
- Machen wir bei allen Projekten
- Weiß ich nicht
Lessons Learned
• Teilnehmer können “alle” Stakeholder des Projektes sein
• Möglicherweise macht man LL intern und extern
• Meist liegt der Fokus auf dem Inhalt und Ablauf des Projektes
• Die Zusammenarbeit auf der persönlichen Ebene wird meist weniger
beleuchtet, weil das Team ohnehin auseinandergeht
• Erkenntnisse hauptsächlich für kommende Projekte, nicht mehr für das
abgeschlossene Projekt
Lessons Learned – Nutzung der Erkenntnisse
Lessons Learned – Workshop
• Es sollte bei Projektbeginn klar sein, dass ein Workshop zu Lessons Learned
am Ende des Projektes geplant ist
• Während des Projektes sollten Themen in einem Logbuch gesammelt werden
• Workshop muss vom PL vorbereitet und eingeladen werden
• Schöner Ort und angenehme Atmosphäre
• Die Erkenntnisse müssen weiter verwertet werden
Lessons Learned – Agenda
• Freundliche Begrüßung
• Klärung, dass es um Verbesserungen geht und nicht um Schuldzuweisungen
• Einfangen der Stimmung (Karten / Wetter …)
• Vorstellung der Themen
• Kategorien an der Wand (Liefergegenstände, Abläufe, Lieferanten, Technologien, Personen, …)
• Elektronisches Logbuch, das gemeinsam befüllt bzw. eingesammelt wurde
• Diskussion der Punkte und Sammlung von Lösungen
• Zusammenfassung der wesentlichen Punkte (Top 5 Pros / Cons)
• Handlungsempfehlung für den Umgang mit den Erkenntnissen
• Feedback zum Workshop (auch hier kann man besser werden)
• Kulinarischer Ausklang für die gute Erinnerung
Hindernisse für Lessons Learned
• Man kann sich nicht mehr erinnern, was alles passiert ist
• Führen eines Logbuches
• Die Teammitglieder sind nicht wirklich ehrlich
• Keine Bestrafungen fordern, sondern den Nutzen der Erkenntnisse fördern
• Den Stakeholdern liegt nichts daran, weil sich doch nichts ändern wird
• Nicht nur Erkenntnisse sammeln, sondern auch weiterreichen und umsetzen
• Es gibt nichts Gutes, außer man tut es ;-)
• Das Team geht nach dem Projekt auseinander und hat kein Interesse
• Besser in festen Teams arbeiten, damit eine Verbesserung möglich wird
Umfrage
Was machen Sie mit den Erkenntnissen
aus „Lessons Learned“ ?
- Bleiben nur in der Doku des aktuellen Projektes
- Werden zentral gesammelt, sonst nichts
- Werden nur bei neuen Projekten einbezogen
- Werden auch zu laufenden Projekten diskutiert
- Weiß ich nicht
Klassische Methoden zur Verbesserung im laufenden Projekt
• Jour-Fix & Statusbericht
• Beurteilung des Inhaltes, des Ablaufes und des sozialen Umfeldes
• Liste mit Aufgaben und Entscheidungen zur Verbesserung
• Stakeholderanalyse
• Beurteilung der Personen mit Einstellung und Einfluss zum Projekt
• Regelmäßiges Kümmern um die jeweiligen Personen
• Risikoanalyse
• Befüllung mit den Hinweisen aus den Lessons Learned
• Regelmäßige Überprüfung der Risiken nach
Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
Retrospektiven
Sprint
Retrospektive
Retrospektive
Am Ende des Sprints
Das Team
1 Stunde
2 Wo
Umfrage
Machen Sie am Sprintende ein Meeting als
„Retrospektive“ ?
- Machen wir nicht
- Machen wir nur bei bestimmten Projekten
- Machen wir nur bei manchen Projekten
- Machen wir bei allen Projekten
- Weiß ich nicht
Retrospektive
• Teilnehmer sind nur aus dem Team
• Es sollten immer alle Teammitglieder dabei sein
• Der Fokus liegt auf der Zusammenarbeit, den Prozessen und Tools
• Der zu liefernde Inhalt ist nicht das Thema der Sprint-Retrospektive,
sondern des Sprint-Reviews
• Erkenntnisse fließen direkt in den nächsten Sprint
Retrospektive – Nutzung der Erkenntnisse
Retrospektive – Meeting
• Es sollte bei Projektbeginn klar sein, dass Retrospektiven gemacht werden
• (Während des Sprints sollten Themen in einem Logbuch gesammelt werden)
• Meeting findet regelmäßig am Ende des Sprints statt
• Kann auch online stattfinden
• Die Erkenntnisse müssen weiter verwertet werden
Retrospektive – Agenda
• Freundliche Begrüßung
• (Klärung, dass es um Verbesserungen geht und nicht um Schuldzuweisungen)
• Einfangen der Stimmung (Karten / Wetter …)
• Sammeln der Punkte pro Kategorie (People, Process, Tools – no deliverables !)
• Vergabe der Stimmen pro Teammitglied auf dessen gewünschte Punkte
• Sortierung der Punkte nach Stimmen
• Diskussion der Punkte und Sammlung von Lösungen
• (Zusammenfassung der wesentlichen Punkte (Top 5 Pros / Cons))
• Handlungsempfehlung für den Umgang mit den Erkenntnissen
• Feedback zum Meeting (auch hier kann man besser werden)
• Kulinarischer Ausklang (für die gute Erinnerung … es geht ja weiter)
Hindernisse für Retrospektiven
• Man kann sich nicht mehr erinnern, was alles passiert ist
• 2 Wochen sind nicht zu lang zum Erinnern
• Die Teammitglieder sind nicht wirklich ehrlich
• Keine Bestrafungen fordern, sondern den Nutzen der Erkenntnisse fördern
• Den Stakeholdern liegt nichts daran, weil sich doch nichts ändern wird
• Nicht nur Erkenntnisse sammeln, sondern auch weiterreichen und umsetzen
• Es gibt nichts Gutes, außer man tut es ;-)
• Das Team geht nach dem Projekt auseinander und hat kein Interesse
• Wir arbeiten in festen Teams und haben noch viele Sprints vor uns …
Wiki zu Retrospektiven
https://retrospectivewiki.org/
Zusammenfassung
Kontinuierliche Verbesserung
• Wichtig ist, dass man überhaupt was lernt
• Die Erkenntnisse müssen spürbar und zeitnah umgesetzt werden
• Retrospektiven und Lessons Learned kann man auch kombinieren
• Kultur ist das Wichtigste, damit Ehrlichkeit und Offenheit Platz finden
Es beginnt bei mir …
Was mache ich, wenn ich mich nicht auskenne?
Was mache ich, wenn ich nicht fertig werde?
ICH kann HEUTE beginnen, besser zu kooperieren ;-)
Unterstützung durch TPG
Weitere Informationen im Blog
Seminar PMO Aufbau und Optimierung
22.-23.09.2021 online
23.-24.11.2021 online
Agenda PMO Seminar
Tag 1 Tag 2
09:00
Zielsetzung & Vorstellung
Ausgangslage & Nutzen
Portfoliomeeting
10:30 Pause
10:45 Stakeholder & Aufgaben Portfoliomanagement
12:15 Mittagspause
13:30 Projektliste & Methoden Ressourcenmanagement
15:00 Pause
15:15 Prozesse & Steuerung PMO Einführung
17:00 Ende
Nutzen Sie die PMO-Studie 2020
zur Leistungssteigerung Ihres
Projektmanagements!
„Die Studie verstärkt den Anspruch des Top-
Managements zu den Top-Performern zählen zu
wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO
einzutreten.“
Joachim Braun, Lenzing AG
50% Rabatt als Teilnehmer des Webinars
?
?
Ihre Fragen …

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Was Sie zu Lessons Learned und Retrospektiven wissen müssen –der KVP im Projektumfeld

  • 1. Was Sie zu Lessons Learned und Retrospektiven wissen müssen – der KVP im Projektumfeld Webinar mit Johann Strasser
  • 2. Agenda • Kontinuierliche Verbesserung • Lessons Learned • Retrospektiven • Zusammenfassung • Ihre Fragen
  • 4. Kontinuierliche Verbesserung Ohne Feedback gibt es keine Verbesserung Es geht nicht nur um das Vermeiden von Fehlern, sondern auch um das Wiederholen von Erfolgen. „Bei gleicher Umgebung lebt doch jeder in einer anderen Welt.“ (Arthur Schopenhauer)
  • 5. Lessons Learned und Retrospektiven • Beide dienen der kontinuierlichen Verbesserung • Unterscheiden sich bei • Umgebung klassisch / agil • Häufigkeit und Dauer • Teilnehmerkreis • Besprechungsinhalt • Folgeprozesse • Worauf es immer ankommt • Offenheit für Verbesserung • Ehrlichkeit im Umgang mit dem Erlebten • Umsetzung der Erkenntnisse
  • 6. 5-500 Personen aus verschiedenen Firmen? Lessons Learned nach klassischen Projekten Retrospektiven in agilen Teams 3-10 Personen aus einem Team!
  • 7. Kommunikation • Meine Oma hat schon gesagt „mit dem Reden kommen die Leute zusammen.” • Wann reden die Leute miteinander? • Nur am Ende des Projektes: Nutzen für das nächste Projekt, aber mit anderen Stakeholdern • Während des Projektes: Nutzen noch im laufenden Projekt mit dem selben Team • Worüber reden die Leute denn? • Am Ende des Projektes meistens nur noch über das Erreichte und das Misslungene • Während des Projektes über den Ablauf und die Zusammenarbeit • Was wird aus den gewonnen Erkenntnissen? • Bauprojekt: Firmen arbeiten für sich, keine gemeinsame Nachbetrachtung und Nutzung • Produktentwicklung: feste Teams nehmen direkten Einfluss im nächsten Sprint
  • 8. Diskussion • Die Stimmung unter den Teilnehmenden ist entscheidend • Jede Meinung zählt, kein richtig oder Falsch • Keine Schuldzuweisungen • Gut zuhören und ausreden lassen • Klärende Fragen stellen • Was war gut? - Was war nicht so gut? • Was soll bleiben? - Wovon brauchen wir mehr? • Was muss aufhören? - Was sollten wir anfangen? • Warum ist das so entstanden? • Negativ: Wie hätten wir das verhindern können? (gab es Warnhinweise?) • Positiv: Wie hätten wir das fördern können? (kann man das Wiederholen?)
  • 10. Themensammlung Inhalt Umgebung Technik Ablauf Personen xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
  • 11. Themensammlung Was läuft gut? Wovon mehr? Was anfangen? Wovon weniger? Was aufhören? xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
  • 12. Themensammlung Was treibt uns an? Was hält uns zurück? Welche Gefahren lauern? xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
  • 14. Projekt Lessons Learned Lessons Learned PL Am Ende des Projektes Viele Stakeholder x Stunden Monate/Jahre
  • 15. Umfrage Machen Sie am Projektende einen Workshop zu „Lessons Learned“ ? - Machen wir nicht - Machen wir nur bei bestimmten Projekten - Machen wir nur bei manchen Projekten - Machen wir bei allen Projekten - Weiß ich nicht
  • 16. Lessons Learned • Teilnehmer können “alle” Stakeholder des Projektes sein • Möglicherweise macht man LL intern und extern • Meist liegt der Fokus auf dem Inhalt und Ablauf des Projektes • Die Zusammenarbeit auf der persönlichen Ebene wird meist weniger beleuchtet, weil das Team ohnehin auseinandergeht • Erkenntnisse hauptsächlich für kommende Projekte, nicht mehr für das abgeschlossene Projekt
  • 17. Lessons Learned – Nutzung der Erkenntnisse
  • 18. Lessons Learned – Workshop • Es sollte bei Projektbeginn klar sein, dass ein Workshop zu Lessons Learned am Ende des Projektes geplant ist • Während des Projektes sollten Themen in einem Logbuch gesammelt werden • Workshop muss vom PL vorbereitet und eingeladen werden • Schöner Ort und angenehme Atmosphäre • Die Erkenntnisse müssen weiter verwertet werden
  • 19. Lessons Learned – Agenda • Freundliche Begrüßung • Klärung, dass es um Verbesserungen geht und nicht um Schuldzuweisungen • Einfangen der Stimmung (Karten / Wetter …) • Vorstellung der Themen • Kategorien an der Wand (Liefergegenstände, Abläufe, Lieferanten, Technologien, Personen, …) • Elektronisches Logbuch, das gemeinsam befüllt bzw. eingesammelt wurde • Diskussion der Punkte und Sammlung von Lösungen • Zusammenfassung der wesentlichen Punkte (Top 5 Pros / Cons) • Handlungsempfehlung für den Umgang mit den Erkenntnissen • Feedback zum Workshop (auch hier kann man besser werden) • Kulinarischer Ausklang für die gute Erinnerung
  • 20. Hindernisse für Lessons Learned • Man kann sich nicht mehr erinnern, was alles passiert ist • Führen eines Logbuches • Die Teammitglieder sind nicht wirklich ehrlich • Keine Bestrafungen fordern, sondern den Nutzen der Erkenntnisse fördern • Den Stakeholdern liegt nichts daran, weil sich doch nichts ändern wird • Nicht nur Erkenntnisse sammeln, sondern auch weiterreichen und umsetzen • Es gibt nichts Gutes, außer man tut es ;-) • Das Team geht nach dem Projekt auseinander und hat kein Interesse • Besser in festen Teams arbeiten, damit eine Verbesserung möglich wird
  • 21. Umfrage Was machen Sie mit den Erkenntnissen aus „Lessons Learned“ ? - Bleiben nur in der Doku des aktuellen Projektes - Werden zentral gesammelt, sonst nichts - Werden nur bei neuen Projekten einbezogen - Werden auch zu laufenden Projekten diskutiert - Weiß ich nicht
  • 22. Klassische Methoden zur Verbesserung im laufenden Projekt • Jour-Fix & Statusbericht • Beurteilung des Inhaltes, des Ablaufes und des sozialen Umfeldes • Liste mit Aufgaben und Entscheidungen zur Verbesserung • Stakeholderanalyse • Beurteilung der Personen mit Einstellung und Einfluss zum Projekt • Regelmäßiges Kümmern um die jeweiligen Personen • Risikoanalyse • Befüllung mit den Hinweisen aus den Lessons Learned • Regelmäßige Überprüfung der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
  • 24. Sprint Retrospektive Retrospektive Am Ende des Sprints Das Team 1 Stunde 2 Wo
  • 25. Umfrage Machen Sie am Sprintende ein Meeting als „Retrospektive“ ? - Machen wir nicht - Machen wir nur bei bestimmten Projekten - Machen wir nur bei manchen Projekten - Machen wir bei allen Projekten - Weiß ich nicht
  • 26. Retrospektive • Teilnehmer sind nur aus dem Team • Es sollten immer alle Teammitglieder dabei sein • Der Fokus liegt auf der Zusammenarbeit, den Prozessen und Tools • Der zu liefernde Inhalt ist nicht das Thema der Sprint-Retrospektive, sondern des Sprint-Reviews • Erkenntnisse fließen direkt in den nächsten Sprint
  • 27. Retrospektive – Nutzung der Erkenntnisse
  • 28. Retrospektive – Meeting • Es sollte bei Projektbeginn klar sein, dass Retrospektiven gemacht werden • (Während des Sprints sollten Themen in einem Logbuch gesammelt werden) • Meeting findet regelmäßig am Ende des Sprints statt • Kann auch online stattfinden • Die Erkenntnisse müssen weiter verwertet werden
  • 29. Retrospektive – Agenda • Freundliche Begrüßung • (Klärung, dass es um Verbesserungen geht und nicht um Schuldzuweisungen) • Einfangen der Stimmung (Karten / Wetter …) • Sammeln der Punkte pro Kategorie (People, Process, Tools – no deliverables !) • Vergabe der Stimmen pro Teammitglied auf dessen gewünschte Punkte • Sortierung der Punkte nach Stimmen • Diskussion der Punkte und Sammlung von Lösungen • (Zusammenfassung der wesentlichen Punkte (Top 5 Pros / Cons)) • Handlungsempfehlung für den Umgang mit den Erkenntnissen • Feedback zum Meeting (auch hier kann man besser werden) • Kulinarischer Ausklang (für die gute Erinnerung … es geht ja weiter)
  • 30. Hindernisse für Retrospektiven • Man kann sich nicht mehr erinnern, was alles passiert ist • 2 Wochen sind nicht zu lang zum Erinnern • Die Teammitglieder sind nicht wirklich ehrlich • Keine Bestrafungen fordern, sondern den Nutzen der Erkenntnisse fördern • Den Stakeholdern liegt nichts daran, weil sich doch nichts ändern wird • Nicht nur Erkenntnisse sammeln, sondern auch weiterreichen und umsetzen • Es gibt nichts Gutes, außer man tut es ;-) • Das Team geht nach dem Projekt auseinander und hat kein Interesse • Wir arbeiten in festen Teams und haben noch viele Sprints vor uns …
  • 33. Kontinuierliche Verbesserung • Wichtig ist, dass man überhaupt was lernt • Die Erkenntnisse müssen spürbar und zeitnah umgesetzt werden • Retrospektiven und Lessons Learned kann man auch kombinieren • Kultur ist das Wichtigste, damit Ehrlichkeit und Offenheit Platz finden
  • 34. Es beginnt bei mir … Was mache ich, wenn ich mich nicht auskenne? Was mache ich, wenn ich nicht fertig werde? ICH kann HEUTE beginnen, besser zu kooperieren ;-)
  • 37. Seminar PMO Aufbau und Optimierung 22.-23.09.2021 online 23.-24.11.2021 online
  • 38. Agenda PMO Seminar Tag 1 Tag 2 09:00 Zielsetzung & Vorstellung Ausgangslage & Nutzen Portfoliomeeting 10:30 Pause 10:45 Stakeholder & Aufgaben Portfoliomanagement 12:15 Mittagspause 13:30 Projektliste & Methoden Ressourcenmanagement 15:00 Pause 15:15 Prozesse & Steuerung PMO Einführung 17:00 Ende
  • 39. Nutzen Sie die PMO-Studie 2020 zur Leistungssteigerung Ihres Projektmanagements! „Die Studie verstärkt den Anspruch des Top- Managements zu den Top-Performern zählen zu wollen – und damit dessen Unterstützung für ein PMO einzutreten.“ Joachim Braun, Lenzing AG 50% Rabatt als Teilnehmer des Webinars