Eine Einfuehrung in das Projektmanagement

1. Seminar / Workshop Projektmanagement Fa. Philipp Moll Büro für moderne Nähtechnik GmbH&Co KG 17. und 18. Juni 2009

3. Teil 1 Projekte und Projektmanagement

6. Projektdefinition Ein Projekt ist eine einmalige Gesamtheit von Aktivitäten mit bestimmten Anfangs- und Endpunkten , die von einer Person oder Organisation mit dem Ziel durchgeführt werden, bestimmte Termin-, Kosten- und Leistungsziele zu erreichen.

12. Teil 2 Projektziele, Zielfindungsprozess

13. Methoden zur Zielformulierung in Projekten Wenn Du nicht weißt wohin Du gehst, wie kannst Du erwarten, dort anzukommen? (Basil S. Walsh) Eine exakte Zieldefinition ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb der Projektinitiierung. Alles was hier an Vorarbeit versäumt wird, muss hinterher bitter bebüßt bzw. nachgeholt werden. Nur durch ein eindeutig definiertes Projektziel wird eine realistische Planung erst möglich!

16. Projektziele - Zielgrössen Ziele Sachziel Kostenziel Terminziel Sonderziel (Stakeholder Zufriedenheit)

18. Problemlösungszyklusmethode Anstoß für ein Projekt ist häufig ein Problem. Die P. ist ein Leitfaden, um schrittweise und systematisch an den Zielkatalog zu kommen. Was muss/soll sein? Was ist denkbar? Muss- und Wunschziele Kriterien Alternativen Problem Situationsana-lyse Zielformu-lierung Lösungs- suche Lösungs- bewertung Lösungs- konzept Ziel

19. Zielhierarchie Jedes Ziel ist Teil einer Zielhierarchie. Durch die Frage „warum?“ findet man das jeweils übergeordnete Ziel, durch die Frage „wie?“ das jeweils untergeordnete Ziel. Gewinn steigern Kosten senken Material- kosten Lohn- kosten Gemein- kosten Wie ? Konzeptphase Warum?

20. Induktives Vorgehen (Bottom-Up-Methode) Wie? Warum? Kundenzufriedenheit erhöhen Verfügbarkeit verbessern Bestand erhöhen Zu wenig von Artikel X auf Lager Gewinn sichern Kosten senken Transportkosten senken Hohe Transportkosten Gewinn sichern Kosten senken Preise senken Steigende Preise Gewinn sichern Kosten senken Anzahl der Neuanschaffungen begrenzen Zu viele Neuanschaffungen Übergeord- nete Ziele Übergeord-nete Ziele Ziele Probleme

21. Deduktives Vorgehen (Top-Down-Methode) Geht von einem übergeordneten Ziel aus, fragt nach untergeordneten Teilzielen. Kundenzufriedenheit verbessern Wodurch beeinflusst? Maßnahmen: z.B.: verbesserter Kundenservice, Freundlichkeit / Kompetenz der Mitarbeiter Ziele: Z.B. Qualitätsmanagement einführen, Mitarbeiter schulen, Online-Support einführen

23. Zielkonflikte Bei der Kategorisierung können Konflikte auftreten. Wettbewerbsfähigkeit verbessern Kosten senken Verfügbarkeit erhöhen Bestand senken Bestand erhöhen Konzeptphase

24. Kundenerwartungen Analyse der Kundenerwartungen „ Wer ist in unserem Fall der Kunde?“ Kunde tritt häufig in verschiedenen Rollen mit unterschiedlichen Erwartungen auf. Produktionsleiter, Vertriebschef, Finanzvorstand

25. Wer sind die Mitspieler? Stakeholderanalyse Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, „die am Projektablauf beteiligt, interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld“. Es gibt auch Projektinteressenten, die ein Projekt zum Scheitern bringen wollen.

26. Teil 3 Vorgehensmodelle, Phasenplanung

28. Die Konzeptphase Alle Projekte beginnen mit einer Idee. Diese wird formlos oder förmlich in ein Projekt überführt. Die beiden entscheidenden Fragen: Soll das Projekt durchgeführt werden? Wiegt der Nutzen die Kosten auf? Kann das Projekt durchgeführt werden? Ist das Projekt technisch machbar? Stehen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung?

29. Die Konzeptphase Eine Kosten – Nutzen – Analyse durchführen Vergleichende Bewertung aller Kosten, die anfallen, um ein Projekt zu realisieren und aller möglichen Vorteile, die das Projekt mit sich bringen kann. Problem der monetären Bewertung. Problem der Bewertung zukünftigen Nutzens Problem der Unsicherheit der Annahmen

31. Die Abgrenzungsphase Der Druck, möglichst schnell Resultate zu erzielen, führt dazu, dass manche Projektleiter die Planungsphase einfach überspringen und gleich loslegen. Das löst zwar hektische Betriebsamkeit aus, aber das Risiko, Ressourcen zu vergeuden und Fehler zu machen, steigt.

36. Der zeitliche Zusammenhang der einzelnen Phasen Projektauswertung Grobgliederung, Feingliederung, Zieldefinition, Teilprojektauswertung Projektüberwachung Grobgliederung, Feingliederung, Zieldefinition, Projektplanung Grobgliederung, Zieldefinition Feinstrukturierung Zieldefinition, Durchführbarkeitsanalyse Grobe Gliederung - Projektauftrag Zieldefinition Durchführbarkeitsanalyse Durchführbarkeitsanalyse Zieldefinition Zieldefinition, Projektauftrag Projektidee, Projektlösung Überschneidung mit / Überarbeitung von Hauptphasen

37. Teil 4 Projektstrukturierung

38. Definition PSP Projektstrukturierung ist die Gliederung eines Projekts nach seinen Arbeitsinhalten und –aufgaben. Der PSP ist die grafische oder tabellarische Darstellung der Projektsstrukturierung und die systematische Antwort auf die Frage: „Was ist in unserem Projekt zu tun?“ Quelle: ProjektManager

40. Projektstrukturplan Projekt TA TA AP TA TA AP AP AP AP AP AP 1. Ebene 2. Ebene 3. Ebene 4. Ebene TA: Teilaufgabe - Teil des Projekts, der im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert ist AP: Arbeitspaket, bilden das Bindeglied zwischen PSP und Netzplan, weil sie in beiden Plänen auftauchen.

44. Objektorientierte Gliederung Entwicklung Radlader Antriebsstrang Hydraulik Kabine und Rahmen Kinematik Motor Getriebe Wandler Differential Vorderachse Hinterachse Pumpen Zylinder Load sensing Ventile Steuerung Bedienelemente Ausleger …… … ..

45. Nachteile der objektorientierten Gliederung Es werden nicht alle Aufgaben, Funktionen erfasst werden, die notwendig sind um das Projektziel zu erreichen. z.B.: Vertriebsvorbereitungen Projektmanagement

46. Funktionsorientierte Gliederung Entwicklung Radlader Entwurf und Konstruktion Prototypenbau Vertriebsvor-bereitungen Projektmanage-ment Spezifikation Entwurf Detail-konstruktion Vorrichtungen … . Beschaffung Vorrichtungs-bau Arbeitspläne erstellen …… Marktanalyse Projektplanung Lastenheft Zeitplanung Vertriebsunter-lagen Händler- schulung … .. Kostenplanung Risikoanalyse Projekt-contolling Reporting

47. Nachteile funktionsorientierter PSP Die Komponentenstruktur fehlt. Sie ist dem Gliederungsprinzip der obersten Ebene geopfert worden.

48. Gliederungsprinzipien kombinieren Entwicklung Radlader Antriebsstrang Kinematik Motor Getriebe … Spezifikation Entwurf Detailkonstr. Gesamtsystem Prototypenbau Qualitätsmgt. Vertriebsvorb. Projektmgt. AP AP

49. PSP Softwareentwicklung Software- Strukturplan Konzept- Entwicklung Programmierung Implementierung Projekt-management Lasten- / Pflichtenheft System- entwurf Modul Datei Modul Bericht …… .. System- Integration Arbeits- organisation Mitarbeiter- schulung Hardware- beschaffung Installation / Abnahme Projekt- organisation Projekt- planung Projekt- steuerung unvollständig QS, Dokumentation

52. Teil 5 Ablauf- und Terminplanung Netzplantechnik

53. Ablauf- und Terminplanung Weiter mit Open Project

54. Teil 6 Einsatzmittel- und Kostenmanagement

55. Kostenschätzverfahren Parametrische Kostenschätzungen 1.4 Kostenschätzung mit Kostenkennziffern 1.3 Schätzklausur 1.2.3 Delphi-Methode 1.2.1 Kostenschätzung mit Expertenrunde 1.2 Projektstrukturplan zur Kostenschätzung 1.1

57. Einsatzmittelpanung Die Einsatzmittelplanung beinhaltet die Bedarfsermittlung und die optimale zeitliche Verlaufsplanung unter Berücksichtigung der verfügbaren oder beschaffbaren Einsatzmittel. ProjektManager Einsatzmittel sind Personal und Sachmittel DIN 69903

58. Teil 7 Risikomanagement

59. Definition Projektrisiko Projektrisiken sind „unsichere Ereignisse oder mögliche Situationen mit negativen Auswirkungen (Schäden) auf den Projekterfolg insgesamt, auf einzelne Projektziele, Ergebnisse oder Ereignisse. Sie werden bestimmt durch die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts und des möglichen Schadens bei Eintreten des Risikos (…)“ ICB

60. Risikomanagement … umfasst im Rahmen der Risikoanalyse die Identifikation, Klassifizierung und Bewertung von Projektrisiken aller Art sowie die Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Risikobewältigung. Die Risikoanalyse und –Bewältigung sind ein systematischer und formaler Prozessansatz, im Gegensatz zur Intuition. Die Prozesse des Risikomanagements finden in allen Phasen des Projektlebenswegs statt. ICB

64. Risikobewertung R1 R3 R2 R4 R5 R7 R6 R8 R12 R11 R10 R9 A B C Eintrittswahrscheinlichkeit Mögliche Schadenshöhe (in Geldeinheiten)

66. Maßnahmenauswahl Eintrittswahrscheinlichkeit Mögliche Schadenshöhe (in Geldeinheiten) vermindern akzeptieren vermeiden begrenzen verlagern

67. Teil 8 Die Projektorganisation

73. Zusammensetzung des Projektteams Projektleiter Ständige Mitarbeiter Zeitweilige Mitarbeiter Dienstleister (externe)