Definition Projektmanagement, Projektphasen, Aufgaben von Projektmanagement,

1. Projekte erfolgreich managen
Project Management

2. Project Management
51Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

3. Project Management
Einleitende These
Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
„Keine andere Disziplin beinhaltet und verbindet so viele
Managementthemen wie das Project Management.“
These:
52

4. Project Management
Organisationsmanagement
Marketing und Kommunikation
Finanzmanagement
Personalmanagement
Führung
Einleitende These
53Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

5. Project Management
Definition nach DIN
Project Management ist nach DIN 69901
… die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -
organisation, -techniken und –mittel für die
Abwicklung eines Projekts.
54Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

6. Project Management
Definition betriebswirtschaftlich
Alle willensbildenden und willensdurchsetzenden
Aktivitäten im Rahmen von Projekten.
Planung Steuerung Kontrolle
55Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

7. Project Management
Dimensionen des Project Managements
Dimensionen des Project Management
• Funktionales Project Management
• Institutionelles Project Management
• Instrumentales Project Management
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 56

8. Project Management
• Funktionales PM
Prozesse und Funktionen eines Projektes stehen im Zentrum der
Überlegungen.
• Institutionelles PM
Personen und Gruppen, welche die anfallenden
Managementaufgaben eines Projektes übernehmen, stehen im
Zentrum der Überlegung.
• Instrumentales PM
• Planungs- und Steuerungsinstrumente stehen im Zentrum der
Überlegung.
Dimensionen des Project Management
57Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

9. Projektphasen
Vorbereitung
58Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)
Projektphasen
Vorbereitung
Ideenbeschreibung
Machbarkeitsstudie
Basisinformationen sammeln
Team nominieren Projektleiter
Mitarbeiter
Gesamtplanung (grob)
Ziele
Struktur
Ablauf
Ressourcen
Organisation
Kosten
Wirtschaftlichkeit
Risiko
Termine
Kick-Off-Meeting
Dokumente
Projektauftrag
Freigabe durch den Auftraggeber
schriftlich
Projektplan (grob)
Ressourcenplan
Projektorganisation
Konzeption
Spezifikation
Realisierung
Integration
Implementierung
Wartung
Jede Phase

10. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Übersicht anhand Projektphasen
Anstoß/
Mandat
Projektdefinition Realisation Abschluss
Planung/
Konzeption
Controlling
Dokumentation
Qualitätsmanagement
Ressourcenmanagement
Risikomanagement/
Einflussmanagement
59Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

11. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Projektvorbereitung / Definition
• Ziele definieren
• Chancen und Risikoanalyse und -bewertung
• Projektaufgabe definieren
• Grobplanung vornehmen
• Machbarkeitsstudie (bei Bedarf)
• Lastenheft erstellen
• definierte Leistungsanforderung
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 60

12. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Sachrationale Projektbegleitung
Was Projekt/ AP
Probleme entsprechend
Projekterfahrungen
Mögliche
Auswirkungen
Mögliche
Ursachen
Bewertung*
Maß-
nahmen
Qualitätsmanagemt
Vertragsmanagement
Risikomanagement
Änderungsmanagement
* z.B. Bestimmung des Dringlichkeitsgrads von weniger dringlich (1) bis äußerst dringlich (5)
Projektvorbereitung / Definition
61Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Hesseler, M., (2007),
Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 150

13. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Einflussmanagement
Projektvorbereitung / Definition
Projekte und ihr Umfeld
• Einbinden von Promotoren
• Einbinden von Opponenten
• Entscheider
• Meinungsbildner
• Buying-Center
Das Einflussmanagement ist wichtig und nicht zu
unterschätzen!
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 62

14. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Einflussmanagement
Projekte und ihr Umfeld
Stakeholder... sind alle Personen,
• ...die ein Interesse am Projekt haben oder
• ...die von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind.
Projektvorbereitung / Definition
63Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

15. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Stakeholderanalyse
Stakeholder Einflussgrad (schwerpunktmäßig inhaltlich)
Kunde/
Auftraggeber
Eigentümer,
Gesellschaf-
ter, GF
Beteiligte
Führungs-
kräfte/Mit-
arbeiter
Betroffene
FK/MA
Lieferanten
Mitwettbe-
werber
Direkt
Betroffene
extern
Nicht orga-
nisierte
Öffentlichkeit
Fach-
Öffentlichkeit
(in Verbän-
den/ Ver-
einen)
GF = Geschäftsführung, FK = Führungskräfte, MA = Mitarbeiter
Projektvorbereitung / Definition
64Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Hesseler, M., (2007),
Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 282

16. Aufgabe 3
Wer sind Beteiligte an dem Projekt
„Stuttgart 21“?
Notieren Sie Ihr Ergebnis, differenzieren Sie nach
Promotoren und Opponenten und präsentieren Sie
das Ergebnis.
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 65

17. Projektphasen
Konzeption
66Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)
Projektphasen
Vorbereitung
Konzeption
Ist-Analyse
alle Bereiche
alle Systeme
Sollkonzept
Was soll erreicht
werden
Fachliche Anforderungen
Schwachstellen
Pflichtenheft
vertragsrelevant
Leistungsbeschreibung
Grundlage für
Programmabnahme
Dokumente
Ist-Analyse
Sollkonzept
Pflichtenheft
Phasenabnahmeprotokoll
Spezifikation
Realisierung
Integration
Implementierung
Wartung
Jede Phase

18. Aufgabenbereiche Projektmanagement
ProjektPlanung / Konzeption
1. Planen und festlegen der Projektorgansiation
2. Erstellen des Pflichtenhefts  Pendant zum Lastenheft
3. Erstellen des Projektstrukturplans
4. Ablauf- und Terminplanung erstellen
5. Ressourcenplanung vornehmen
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 67

19. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Ressourcenmanagement
Ressourcenmanagement
• Planung der Ressourcen
• Kapazitätsplanung
• Kostenplanung
• Optimaler Einsatz der Ressourcen /
des Ressourcen-Mix
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 68

20. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Personalmanagement
Personalmanagement
• Führung der Projektmitarbeitenden
• Unterstützung und Coaching
• Motivation
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 69

21. Aufgabenbereiche Projektmanagement
Definition
Qualität ist die Gesamtheit von Eigenschaften und Merkmalen
eines Produktes oder einer Dienstleistung, die sich auf deren
Eignung zur Erfüllung festgelegter oder vorausgesetzter
Bedürfnisse beziehen.“
(DIN ISO 8402)
Qualitätsmanagement
70Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

22. Aufgabenbereiche
Qualitätsmanagement
Qualitätsmanagement
• nach DIN EN ISO 9001:2008 (empfohlen)
• Erstellen eines Qualitätsplans
• Ergebnisqualität
• Prozessqualität
• Qualitätssteuerung
• Qualitätsbericht
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 71

23. Aufgabenbereiche
Projektabwicklung bzw. -realisierung
ProjektAbwicklung bzw. – realisierung
• Umsetzung der Projektplanung
inklusive des
• Konfigurationsmanagement
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 72

24. Aufgabenbereiche
Projektcontrolling
ProjektControlling
 Parallelprozess zur Projektabwicklung bzw. -
realisierung
• Gegenüberstellung der Plangrößen mit den
Istgrößen (Soll – Ist Abgleich)
• Einleiten von regulierenden Maßnahmen
• Datensammlung und Auswerten der Erkenntnisse
• Erfolgskontrolle und Erfolgsbeurteilung
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 73

25. Aufgabenbereiche
Projektcontrolling (2)
Kybernetische Regelkreis
Sollgröße
Entscheidungsinstanz
Zu regelndes Objekt,
zu regelnder Sach-
verhalt
Störgrößen
In Anlehnung an: Kybernetischer Regelkreis
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 74

26. Aufgabenbereiche
Projektdokumentation
ProjektDokumentation
 Lastenheft  Ergebnisdokumentation
 Pflichtenheft  Vertragsunterlagen
 Projektbeschreibung  Test- / Prüfunterlagen
 Projektstrukturplan  Besprechungsprotokolle
 Projektstatusberichte  Entscheidungsdokumentation
 Terminplan  Evaluierung
 Kostenplan
August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 75

27. Aufgabenbereiche
Projektabschluss
Projektabschluss
76Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013
Projekt wird beendet
Review wird erstellt
Gesamtdokumentation wird
freigegeben übergeben
Ergebnispräsentation

28. 77Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management25. Oktober 2015
Schwächen der Projektarbeit
Unklare Anforderungen und ZieleUnklare Anforderungen und Ziele
Fehlende Ressourcen zum ProjektstartFehlende Ressourcen zum Projektstart
Politik, Egoismen, KompetenzstreitigkeitPolitik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeit
Fehlende PM-ErfahrungFehlende PM-Erfahrung
Unzureichende ProjektplanungUnzureichende Projektplanung
Schlechte KommunikationSchlechte Kommunikation
Mangel an qualifizierten MitarbeiternMangel an qualifizierten Mitarbeitern
Fehlende PM-MethodikFehlende PM-Methodik
Mangelhaftes Stakeholder ManagementMangelhaftes Stakeholder Management
Fehlende Unterstützung des ManagementsFehlende Unterstützung des Managements
6868
4343
4343
4343
3838
3737
3636
2929
2323
2121
Angaben in ProzentAngaben in Prozent
Unklare Anforderungen und Ziele
Fehlende Ressourcen zum Projektstart
Politik, Egoismen, Kompetenzstreitigkeit
Fehlende PM-Erfahrung
Unzureichende Projektplanung
Schlechte Kommunikation
Mangel an qualifizierten Mitarbeitern
Fehlende PM-Methodik
Mangelhaftes Stakeholder Management
Fehlende Unterstützung des Managements
68
43
43
43
38
37
36
29
23
21
Angaben in Prozent
Risiken des Scheiterns von Projekten
Quelle: Kern, U., Bendisch, R. (2007), S. 7

29. 78Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management25. Oktober 2015
Stärken Project Management
Stärken des Project Management
Bewertung durch Projekt“betroffene“
Zuverlässigkeit der Projektabwicklung
Klarheit der Zielvorgabe
Klarheit der Zuständigkeiten
Identifikation mit der Aufgabe
Herausforderung der Mitarbeiter
Flexibilität
-Der Aufgabensteuerung
-Des Mitarbeitereinsatzes
Kommunikation
Kontrollempfinden der Mitarbeiter
…
Gewichtung
„Besser
durch PM“
10
7,5
In Anlehnung an: Platz, J. (1992), S. 6 – 12

30. 79Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management25. Oktober 2015
Project Management
Projekte werden planbar!