Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den diversen Möglichkeiten der Organisation von Projekten. Von der Linienorganisation bis zur Reinen Projektorganisation

1. Projektmanagement
Grundformen der
Organisation
1

2. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 2August 2013
Layouts
Modulgliederung
1 What ever...
2 Organisation
2.1 Projektbeteiligte
2.1.1 Auftraggeber
2.1.2 Lenkungsausschuss
2.1.3 Projektleiter
2.1.4 Projektteam
2.2 Grundformen der Organisation
2.2.1 Linienorganisation
2.2.2 Staborganisation
2.2.3 Matrixorganisation
2.2.4 Reine Projektorganisation / Task Force
2.2.5 Summary
Heute:

3. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Übersicht Grundformen
3August 2013
Klassische
Grundformen der
Organisation
Linien-Orga Stab-Orga
Reine-Orga
Matrix-Orga

4. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Funktion/Aufgabe der Projektorganisationsform(en)
4
Regeln von
➢
zwischen der Stammorganisation und dem Projekt
Kompetenzen und Verantwortung
August 2013

5. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
5August 2013
Sechs Kompetenzfragen:
Wer? Projektmitarbeiter!
Befugnis zu entscheiden, welcher Mitarbeiter im Projekt
mitwirkt
Was? Projektinhalt!
Welche Aufgaben im Projekt zu erledigen sind
Wann? Projekttermine!
Bis wann einzelne Aufgaben im Projekt zu erledigen sind

6. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
6August 2013
Sechs Kompetenzfragen (2):
Wieviel? Projektkosten!
Wieviel darf die Aufgabe/Aufgabenerledigung kosten
Wie? Methode, Verfahren!
Einsatz über die angewandten Verfahren und Methoden,
Hilfsmittel, mit denen die Projekt MA arbeiten
Wie gut? Qualität der Leistung!
Festlegen und kontrollieren der Qualität der
Leistungserfüllung

7. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
7August 2013
Linienintegrierte Projektorganisation
UL
Beschaffung Fertigung Absatz F & E
Abteilung A Abteilung B
Team 1
MA MA
Team 2
MA MA
Abteilung C
Finanzen Personal

8. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
8August 2013
Linienintegrierte Projektorganisation (2)
UL
Beschaffung Fertigung Absatz F & E
Abteilung A Abteilung B
Projekt
PT MA PT MA PT MA
Team 1
MA MA
Team 2
MA MA
Abteilung C
Finanzen Personal

9. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Linienintegrierte Projektorganisation
9August 2013
Vorteile Nachteile
Hohes Fachwissen / Know-How Nicht geeignet für komplexere Projekte
Keine Bildung einer zusätzlichen
Organisation
Starre Ausrichtung auf das Projektziel
Mitarbeiter bleiben in der Linie !
kurzer Dienstweg
Beschränkte Ressourcen
Geringer Koordinationsaufwand Vernachlässigung der Linienaufgaben
Geringere Projektakzeptanz im
Unternehmen

10. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
10August 2013
Stab – Projektorganisation (1)
GF
Beschaffung Fertigung Absatz F & E Finanzen Personal

11. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Stab-Projektorganisation
11August 2013
GF
Projekt A Projekt B
Beschaffung Fertigung Absatz F & E Finanzen Personal

12. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
12August 2013
Stab – Projektorganisation (2)
Vorteile Nachteile
Die Primärorganisation bleibt
unverändert
Fehlende Weisungs- und
Entscheidungsbefugnis PL
Geringfügiger Aufwand der
Einführung
Lange Bearbeitungsdauer und
Entscheidungsfindung
Flexibler Einsatz der MA Koordinationsschwierigkeiten
Die Stab-Projektorganisation ist die schwächste
Form der Projektorganisation
Befugnisse des Projektleiters

13. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Matrix - Projektorganisation
13August 2013
GF
Beschaffung Fertigung
Projekt A
Projekt B
Projekt C
Absatz F & E
Projektbezogenes
Entscheidungssystem
Funktionsbezogenes EntscheidungssystemQuelle: In Anlehnung an: Corsten,
H., Corsten, H., Gössinger, R. (2008), S. 54

14. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Matrix - Projektorganisation
14August 2013
Vorteile Nachteile
Gesamtprojektverantwortung beim
Projektleiter
Projektmitarbeiter „dienen zwei
Herren“
Mitarbeiter bleiben im
organisatorischen Umfeld
Hohes Konfliktpotential
Flexibel je nach Arbeitsanfall
(Ausgleich von Belastungsspitzen)
Hohe Anforderung an
Kommunikation / Information
Befugnisse des Projektleiters

15. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
15August 2013
Reine – Projektorganisation
GF
Beschaffung Fertigung Absatz F & E

16. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Reine Projektorganisation - Projektgesellschaft
16August 2013
GF
Projekt A
TP 1
MA MA MA
TP 2
MA MA
Beschaffung Fertigung Absatz F & E

17. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Reine Projektorganisation - Projektgesellschaft
17August 2013
Vorteile Nachteile
Klares festlegen von Kompetenzen MA aus der Grundstruktur gelöst
Vermeiden von Autoritätskonflikten Reintegration ggf. problematisch
Eindeutige Weisungs- /
Entscheidungsbefugnis
Bereitstellung von Ressourcen für das
Projekt ! kostenintensiv
Relativ einfache Koordination
Schnelle Reaktionsfähigkeit Ggf. Mitarbeiterunsicherheit
Befugnisse des Projektleiters
Die stärkste Form der Projektorganisation

18. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Grundformen
Bewertung anhand Projektkriterien
Summary
18August 2013
Projekt
Kriterien
Linien Stab Matrix Rein
Bedeutung mittel klein groß sehr groß
Umfang mittel klein groß sehr groß
Dauer kurz kurz mittel lang
Komplexität gering gering mittel groß
Profil PL mittel gering groß sehr groß
Koordinations-
bedarf
mittel gering gering sehr groß
Technologie mittel gering bedeutend neu

19. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Strukturierung
Objektorientiert
19August 2013
Strukturierung der Projektaufgabe bei objektorientierter
Betrachtung:
Projektleitung
TP 1 TP 2 TP 3

20. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Strukturierung
Objektorientiert
20August 2013
PL
Karosserie Antrieb Fahrwerk Elektrik
...oder nach Verfahrenstechniken
...oder nach internen / externen Mitarbeitern

21. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Strukturierung
Verrichtungsorientiert
21August 2013
Strukturierung der Projektaufgabe nach:
Projektplanung und Projektdurchführung
bzw.
Projektphasen

22. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Wasserfallmodell
22August 2013
Projektphasen
Projektvorbereitung / Definition
Projektplanung / Konzeption
Spezifikation / Realisation
(Integration / Implementierung)
Projektabschluss

23. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Vorbereitung
23August 2013
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)
Projektphasen
Vorbereitung
Ideenbeschreibung
Machbarkeitsstudie
Basisinformationen sammeln
Team nominieren
Projektleiter
Mitarbeiter
Gesamtplanung (grob)
Ziele
Struktur
Ablauf
Ressourcen
Organisation
Kosten
Wirtschaftlichkeit
Risiko
Termine
Kick-Off-Meeting
Dokumente
Projektauftrag
Freigabe durch den Auftraggeber
schriftlich
Projektplan (grob)
Ressourcenplan
Projektorganisation
Konzeption
Spezifikation
Realisierung
Integration
Implementierung
Wartung
Jede Phase

24. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Konzeption
24August 2013
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)
Projektphasen
Vorbereitung
Konzeption
Ist-Analyse
alle Bereiche
alle Systeme
Sollkonzept
Was soll erreicht
werden
Fachliche Anforderungen
Schwachstellen
Pflichtenheft
vertragsrelevant
Leistungsbeschreibung
Grundlage für
Programmabnahme
Dokumente
Ist-Analyse
Sollkonzept
Pflichtenheft
Phasenabnahmeprotokoll
Spezifikation
Realisierung
Integration
Implementierung
Wartung
Jede Phase

25. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Spezifikation – sofern notwendig
25August 2013
Projektphasen
Vorbereitung
Konzeption
Spezifikation
Modularisierung
Spezifikation
Alternativen
WIE werden die
Anforderungen umgesetzt
Voraussetzungen für die Phase
Realisierung schaffen
Dokument
Spezifikation
Phasenabnahmeprotokoll
Realisierung
Integration
Implementierung
Wartung
Jede Phase
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)

26. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Realisierung
26August 2013
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)
Projektphasen
Vorbereitung
Konzeption
Spezifikation
Realisation
Leistungserstellung
Test
Dokumentation
Dokumente
Beschreibungen
Testprotokoll
Phasenabnahmeprotokoll
Integration /
Implementierung
Wartung
Jede Phase

27. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Implementierung – sofern notwendig
27August 2013
Projektphasen
Vorbereitung
Spezifikation
Realisierung
Integration /
Implementierung
Training
Hilfekarten
Schulungsmaterial
Vorbereitung
Inproduktionsnahme
Abnahme
Dokumente
Abschlussbericht
Regeln für Implementierung
Workflow / Orga
Abnahmeprotokoll
Wartung
Jede Phase
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)

28. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Projektabschluss
28August 2013
Projektphasen
Vorbereitung
Konzeption
Spezifikation
Realisierung
Integration
Implementierung
Projektabschluss
NachbearbeitungAbrechnung
Freisetzung der Mitarbeiter
Auswertung
Erfahrungen
Entscheidungen
Zusammenarbeit
Probleme
Zielerreichungsgrad
Zeit
Kosten
Leistung
Wartung
Jede Phase
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)

29. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektphasen
Aufgaben jeder Phase
29August 2013

30. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Kommunikation
Arten der Kommunikation
Arten der Kommunikation
30August 2013
Persönlich Besprechungen
Kick-off Meeting
Routinebesprechung
Problembesprechung
Mitarbeitergespräch
Verhandlungen
Konferenzen / Tagungen
Audits
Veranstaltungen

31. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Kommunikation
Arten der Kommunikation
Arten der Kommunikation
31August 2013
Teil-Persönlich Telefonkonferenzen
Videokonferenzen
Bild- und Ton medial gestützt
Slideshare

32. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Kommunikation
Arten der Kommunikation
32August 2013
Schriftlich Ergebnisprotokoll
Memos
Newsletter
Rundschreiben
Intranet
Artikel in Printmedien
Pressearbeit

33. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Kommunikation
Beispiele
Zielgruppen der Kommunikation
33August 2013

34. Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Kommunikation
Organisation von Besprechungen
34August 2013
Effiziente
Besprechungen
Vorbereitung
Teilnehmer einladen
Datum, Zeit, Ort und
Dauer festlegen
Art der Besprechung
festlegen
Telefonkonferenz
Videokonferenz
Präsenzbesprechung
Grund bekannt geben
Routinebesprechung
Problembesprechung
Verhandlung
Hilfsmittel besorgen
Beamer
Flipchart
Overhead-Projektor
Agenda aufstellen Themen
Prioritäten
Verpflegung
organisieren
Kaffee
Kekse
Kaltgetränke
Während der
Besprechung
pünktlich seinanfangen
aufhören
Redezeiten vorgeben
Inhalt steuern
Wichtiges von
Unwichtigem trennen
erst einfache, dann
komplexe Themen
behandeln
sachlich bleiben
Protokoll erstellen
Wer macht was bis wann
Status letztes Protokoll
prüfen
Ergebnisse der
Besprechung
wiederholen
abstimmen
Rollen verteilenModerator
Protokollführer
Nachbereitung
Protokollanfertigen
kontrollieren
InformationTeilnehmer auswählen
Protokoll verteilen
Quelle: Bendisch, R., Kern, U. (2007)