Entscheidungshilfen - Instrumente und Methoden im Projektmanagement

Instrumente und Methoden
Entscheidungshilfen
1

Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 2August 2013
Layouts
Modulgliederung
3 Instrumente und Methoden
3.1 Entscheidungshilfen
3.1.1 Zielgewichtungsverfahren
3.1.2 Polaritätenprofil
3.1.3 Nutzwertanalyse
3.1.4 Kosten-Nutzen-Analyse
3.1.5 Kosten-Wirksamkeits-Analyse
Heute:

Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management
Projektplanung
Idealisierter Projektplanungsablauf
3August 2013
Projektzielsetzung erarbeiten
Projektstrukturplan erstellen
Projektvorgänge ermitteln und Abhängigkeiten darstellen
Vorgangsdauern und gesetzte Termine ermitteln; Termin berechnen
Einsatzmittelbedarf ermitteln und berechnen
Kosten ermitteln und berechnen

Projektzielsetzung
4August 2013
Projekt-Start-Sitzung
• Definition des konkreten Projektinhaltes
Vereinbarung
•
•
•
PLAG
Eindeutige, verbindliche
Ziel(e)
Umfang
Rahmenbedingungen

Projektstart
5August 2013
Projekt-Start-Sitzung (2)
• Ausgangssituation / Projektanlass beschreiben
• Festlegen des Projektnamens / -nummer
• Ziele definieren
• Eindeutige Aufgabenstellung vornehmen
• Zeitlichen Rahmen fixieren
• Budget bestimmen
• Organisation abstimmen
• Erfolgsfaktoren definieren

Projektname:
Projektnummer:
Projektleiter:
Projektkernteam:
Voraussichtliches Datum Projektstart:
Voraussichtlicher Projektendtermin:
Projektkurzbeschreibung
Ziel:
Entwicklung eines Flachbildschirms
Kernaufgaben Nutzen für das
Unternehmen?
Weitere Projektbe-
teiligte?
Rahmenbedingen/
Risiken?
Welches
messbare
Ergebnis?
Bis wann?
Beschaffenheit/
Qualität?
Aufwand
(Ressour-cen)
geschätzt?
Unterlagen:
Besondere Vereinbarungen:
Bemerkung Projektstart:
Bemerkung Projektende:
Interner Auftraggeber (GF,
Entscheider):
Linienvorgesetzte (interner
Auftragnehmer):
Projektleiter:
Datum: Unterschriften
Interner Auftraggeber (GF,
Entscheider):
Linienvorgesetzte: Projektleiter:
Erläuterung:
6August 2013

Entscheidungshilfen
Entscheidungskomponenten
7August 2013
Ziele
Handlungsalternativen
Umwelteinflüsse

Entscheidungshilfen
Suche nach Baudienstleister
Beispiel Entscheidungskomponenten
8August 2013
Ziel(e)
Handlungsalternativen
Umwelteinflüsse

Entscheidungshilfen
Phasen des Eintscheidungsprozesses
9August 2013
Phasen des Entscheidungsprozess
Planung und Entscheidung
(Alternativensuche, -bewertung und Auswahl-
entscheidung)
Realisation
Kontrolle

Entscheidungshilfen
Phasen des Entscheidungsprozesses
• Orientierungsfunktion
• Bewertungsfunktion
• Auswahlfunktion
• Koordinationsfunktion
• Motivationsfunktion
• Leistungsbeurteilungsfunktion
• Kontrollfunktion
Zielfunktionen
Planung und Entscheidung
(Alternativensuche, -bewertung
und Auswahl)
Realisation
Kontrolle
August 2013 10

Layouts
Modulgliederung
Heute:

Entscheidungshilfen
Zielgewichtungsverfahren
12August 2013
In zwei Schritten zum Ergebnis
1. Gewichten
2. Summen bilden

Einzelkriterium 1
Einzelkriterium 2
Einzelkriterium 3
…
…
…
…
…
Einzelkriterium 9
a
b
c
d
e
f
g
h
i
Jedes Kriterium mit
jedem Kriterium
gegenüberstellen und
Priorität festlegen
1. Schritt: Gewichten
13August 2013
Entscheidungshilfen

Entscheidungshilfen
1. Schritt: Gewichten
Einzelkriterium 1
Einzelkriterium 2
Einzelkriterium 3
…
…
…
…
…
Einzelkriterium 9
a
b
c
d
e
f
g
h
i
14August 2013

Entscheidungshilfen
2. Schritt: Übertrag in eine Summen-Tabelle
Beispiel a b c d e f g h i
Summe Anzahl
Summe 100 v.H. %-
Wert
15August 2013

Entscheidungshilfen
Alternative: Gruppenkriterien
Gruppenkriterium 1
Gruppenkriterium 2
Gruppenkritereium 3
a b c
Summe 3
Summe 100 v.H.
a
b
c
16August 2013

Entscheidungshilfen
Alternative: Mischform
Geringe Kosten
Optik
Geschwindigkeit
Bedienkomfort
Geräuschentwicklung
a b ...
Summe 21
Summe 100 v.H.
Gruppena
spekt
Einzel-
kriterien
eines
Gruppenkr
iteriums
17August 2013

Entscheidungshilfen
Aufgabe 7
Sie sind Projektverantwortlicher für die Entwicklung eines
neuen schienengeleiteten Transportkonzepts. Welche Ziele
verfolgen Sie hinsichtlich der Kosten, der Leistung und der
Qualität.
Diskutieren Sie in der Gruppe. Nennen Sie Ihre Ziele und
führen Sie einen Gewichtung der Ziele durch. Nutzen Sie
dafür das kennengelernte Verfahren. Präsentieren Sie
anschließend Ihr Ergebnis.
10 Minuten
18August 2013

Layouts
Modulgliederung
Heute:

Entscheidungshilfen
Polaritätenprofil
Vor-Auswahl von Handlungsalternativen
• Festlegen eines Anspruchsniveaus
• Berücksichtigen von Restriktionen
• Wegfall dominierter Handlungsalternativen
20August 2013

Entscheidungshilfen
Angebote
Selektierte
Angebote
Restriktive
Angebote
Relevante
Handlungs
alternative
Polaritätenprofil
21August 2013
Anspruchsniveau
Selektion Restriktionen
Dominanzprüfung

Entscheidungshilfen
Festlegen eines Anspruchsniveaus
Notwendig: Vielzahl von Zielsetzungen
Dilemma: !" Zielerreichungsgrad (max.)
Die Lösung: Festlegen des Anspruchsniveau
Die Folge: Handlungsalternativen außerhalb des Zielniveaus
werden eliminiert.
Polaritätenprofil
22August 2013

Entscheidungshilfen
Berücksichtigung von Restriktionen
Dies können sein
• Bestimmte Bedingungen
• Bestimmte Knock-out-Kriterien
Die Folge: Handlungsalternativen werden ausgeschlossen
Polaritätenprofil
23August 2013

Entscheidungshilfen
Polaritätenprofil
Dominanzprüfung
Eine Handlungsalternative ist durch eine andere
dominierte, wenn sie in keinem Ziel besser ist als
jede, aber in mindestens einem schlechter ist.
Vor-Auswahl von Handlungsalternativen
24August 2013

Entscheidungshilfen
Polaritätenprofil
Kriterium A
Kriterium B
Kriterium C
Kriterium D
Kriterium E
Sk
ale
nw
ert
e
25August 2013

Entscheidungshilfen
Beispiele
Polaritätenprofil
26August 2013

Entscheidungshilfen
Aufgabe 8
Sie planen den Kauf eines neuen Kfz. Für den
Fahrzeugkauf steht Ihnen ein Budget i.H.v.
50.000 Euro zur Verfügung.
Drei Fahrzeuge haben Sie in der engeren Auswahl. Vier
Kriterien sind Ihnen wichtig und maßgelblich für Ihre Kaufent-
scheidung.
Um sicher zu gehen, eine möglichst objektive Entscheidung zu
treffen, nehmen Sie das Polaritätenprofil zur Hilfe.
Treffen Sie eine Vorauswahl der möglichen drei Handlungs-
alternativen und eine Entscheidung.
27August 2013

Layouts
Modulgliederung

Entscheidungshilfen
Nutzwertanalyse
Zahlenmäßiger Ausdruck Nutzwert !" subjektiver Projektwert
Vorgehensweise:
1. Ermittlung der Kriterien
2. Gewichtung der Kriterien
3. Beurteilung der Alternativen
4. Ermittlung der Ergebnisse

Entscheidungshilfen
Nutzwertanalyse
Schemata
Kriterien Gewichtung Variante 1 Variante 2 Variante …n
Gruppe Einzel Beur-
teilung
Wert Beur-
teilung
Wert Beur-
teilung
Wert
1. A
- a
- b
- c
2. B
- a
- b
- c

Entscheidungshilfen
Aufgabe 9
Sie möchten umziehen.
Sie haben sich bereits drei Objekte angeschaut.
Hier könnten Sie sich vorstellen in Zukunft zu
wohnen.
Damit Sie ein gutes Gefühl bei Ihrer
Entscheidungsfindung haben, entschließen Sie
sich eine Nutzwertanalyse durchzuführen.
10 Minuten

Entscheidungshilfen
Aufgabe 9
Wichtige Kriterien für Ihre Entscheidungsfindung
könnten z.B. sein:
- Lage des Gebäudes
- Gebäude selbst
- Soziales Umfeld
- Wohnung
- Kosten
10 Minuten

Entscheidungshilfen
Aufgabe 10
10 Minuten
Sie sind Leiter des Unternehmensbereichs Project
Management.
Die Unternehmensleitung möchte in nächster Zeit drei
Projekte realisiert sehen.
Sie kennen die Ressourcen und wissen, dass die Projekte
nicht gleichzeitig durchgeführt werden können.
Daher führen Sie eine Nutzwertanalyse durch, deren Ergebnis
eine Prioritätenliste ist.

Entscheidungshilfen
Beispiel Projektauswahl
Folgende Werte sind Ihnen bekannt:
Kriterium Gewichtungsfaktor
Kundenfokussierung 5
Prozessorientierung 4
Kostenminderung 4
Projektdauer 1
Erfolgswahrscheinlichkeit 3
Kriterium/Projekte Auftrags-
bearbeitung
Werbe-projekt Kosten-
rechnung
Kundenfokussierung 10 10 1
Prozessorientierung 10 2 8
Kostenminderung 4 2 10
Projektdauer 5 10 7
Erfolgswahrscheinlichkeit 8 5 10

Layouts
Modulgliederung

Entscheidungshilfen
Kosten-Nutzen-Analyse
36August 2013

Entscheidungshilfen
Nutzenkategorie I
Nutzenkategorie II
Nutzenkategorie III
Nutzenkategorien
" Direkter Nutzen
" Relativer Nutzen
" Schwer erfassbarer Nutzen
August 2013 37

Entscheidungshilfen
Beispiel Auftragsbearbeitung
Merkmal Euro
Bisherige Prozesskosten
Zukünftige Prozesskosten im Jahr
Projektkosten auf 3 Jahre umgelegt
1 890 000
1 250 000
170 000
Kostenminderung im Jahr
Nutzenverbesserung:
•Schnellere Bearbeitung
•Geringe Bearbeitungskosten
•Schnellere Abschreibung
Projektgesamtverbesserung

Entscheidungshilfen
Beispiel Auftragsbearbeitung
Merkmal Euro
Bisherige Prozesskosten
Zukünftige Prozesskosten im Jahr
Projektkosten auf 3 Jahre umgelegt
1 890 000
1 250 000
170 000
Kostenminderung im Jahr 470 000
Nutzenverbesserung:
•Schnellere Bearbeitung bedeutet frühere Bezahlung
mit Zinsminderungen im Jahr
•Geringe Bearbeitungskosten bewirken bei einem
angestrebten Auftragswachstum zukünftige
Kosteneinsparungen von 5%
•Schnellere Abschreibung = Steuerminderung
80 000
10 000
10 000
Projektgesamtverbesserung 570 000

Entscheidungshilfen
Aufgabe 10
10 Minuten
Die Kostenplanung hat für ein geplantes Projekt und
für die bisherige Lösung folgende Jahres- bzw.
Einmalkosten ergeben:
Lösungen
Kosten
Bisherige Lösung Projektierte
Lösung
EDV 105 000 -
Einführung - 60 000
Fremdleistung - 95 000
Material 10 000 5 000
Personal 380 000 110 000
Projekt - 240 000
Sonstige - 15 000
495 000 525 000

Entscheidungshilfen
Aufgabe 10
Lösungen
Kosten
Bisherige Lösung Projektierte Lösung
EDV 105 000 -
Einführung - 60 000
Fremdleistung - 95 000
Material 10 000 5 000
Personal 380 000 110 000
Projekt - 240 000
Sonstige - 15 000
Gesamtkosten 495 000 525 000

Entscheidungshilfen
Aufgabenstellung
Aufgabe 10
42August 2013
1. Empfiehlt sich die Durchführung des Projekts bei Umlage aller
Einmalkosten auf drei Jahre?
2. Wie hoch sind die Kosteneinsparungen im Jahr bei Durchführung des
Projekts?
Durch die Umsetzung des Projektes vermindert sich die
Durchlaufgeschwindigkeit um ¼ der bisher benötigten Zeit, was zu
Prozesseinsparungen von jährlich 25 T€ führt.

Lösung
Lösungen
Kosten
Bisherige Lösung Tsd.
EUR
Projektierte Lösung Tsd.
EUR
EDV 105 -
Einführung - 20
Fremdleistung - 95
Material 10 5
Personal 380 110
Projekt - 80
Sonstige - 15
Gesamtkosten 495 325
Kosteneinsparung
im Jahr
170
• Die projektierte Lösung ist empfehlenswert
• Die Kosteneinsparungen betragen bei Durchführung des Projekts 170 000
EUR zuzüglich eines direkten Nutzengewinns in Höhe von 25.000 €.

Layouts
Modulgliederung

Gliederung
45August 2013
=

Entscheidungshilfen
Kosten-Wirksamkeits-Analyse
46August 2013
• Instrument zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit von
Projekten
• Insbesondere, wenn die Kosten eine wesentliche
Rolle spielen

Entscheidungshilfen
47August 2013
Formel:
Gesamtkosten der einzelnen Varianten
Wirksamkeitskennziffer
Kosten pro
Wirksamkeitspunkt=
• Kostenkriterien werden monetär bewertet
• Wirksamkeitskriterien werden nicht monetär bewertet

Entscheidungshilfen
Kriterien Gewichtung Variante 1 Variante 2 Variante 3
Gruppe Einzel Beur-
teilung
Wert Beur-
teilung
Wert Beur-
teilung
Wert
W 1
W 2
W 3
W 4
Beispielsweise:
W1 = Kapazität W2 = Bedienerkomfort
W3 = Servicefreundlichkeit W4 = Umweltverträglichkeit

Entscheidungshilfen
Kriterien V 1 V 2 V 3
Tsd. EUR Tsd. EUR Tsd. EUR
K 1
K 2
K 3
Gesamt
Beispielsweise:
K1 = Personalkosten W3 = Energie und Unterhalt
K2 = Abschreibung und Verzinsung

Entscheidungshilfen
Varianten V1 V2 V3
Gesamtkosten
W Ziffer
Kosten pro W
Punkt

Entscheidungshilfen
0
200
400
600
800
0 150 300 450 600
Mittlerer Bereich
Negativbereich
Positivbereich
Graphische Darstellung
Kosten
Wirksamkeit

Entscheidungshilfen
Weitere Analyse Tools
➢ Portfolioanalyse
➢ Kostenvergleichsrechnung

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