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Sven-Oliver Bemmé: Kulturprojekte erfolgreich managen

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Projekt- und Veranstaltungsmanagement                                                         G 1.1

                                                                                  Projektmanagement




Kulturprojekte erfolgreich managen




                                                                             Sven-Oliver Bemmé


Projektmanagement ist zwar „nur“ eine Methode. Die Führungskraft im Kulturbetrieb, die es aber
versteht, sie gezielt einzusetzen, profitiert von vielen sich daraus ergebenden Vorteilen: höhere und
zuverlässigere Gesamtqualität, Rationalität und Kosteneffizienz von Projekten sowie Zeitersparnis,
geringere Widerstände und höhere Motivation seitens der Belegschaft – um nur ein paar zu nennen.

Gliederung                                                                                     Seite

1.      Wozu Projektmanagement?                                                                    2
2.      Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht?                                          2
3.      Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht?                                        4
4.      Projektmanagement in der Praxisanwendung                                                   5
4.1     Was muss ein Projektmanager können?                                                        5
4.2     Projekteinstieg: Auftrags- und Zielklärung                                                 5
4.2.1   Ziele: Bedeutung und Umgang                                                                6
4.3     Zieleigenschaften und Zielformulierung                                                     7
4.4     Mit Zielen zur Projektstruktur                                                             8
4.5     Projektplanung und Durchführung                                                           10
4.5.1   Lage-/Projektumfeld-Analyse                                                               10
4.5.2   Projektplanung                                                                            10
4.5.3   Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspaket                                              11
4.5.4   Zeitrechnung im Projekt                                                                   13
4.5.5   Projektkostenrechnung und Risikoabschätzung                                               13
4.6     Projektteam                                                                               15
4.7     Projektleitung                                                                            16
5.      Arbeiten in öffentlichen und nicht kommerziellen
        Projektzusammenhängen                                                                     18
5.1     Formalien und Grad der Auftragsklarheit                                                   18
5.2     Unterschiede im Managementverständnis                                                     19
6.      Internationale/interkulturelle Projektarbeit                                              21
6.1     Internationalisierung von Projekten                                                       21
6.2     Interkulturalität in Projekten                                                            21
7.      Fazit                                                                                     23




                                                                                                   1
G 1.1                                            Projekt- und Veranstaltungsmanagement

Projektmanagement




                          1.    Wozu Projektmanagement?
Die Arbeitswelt           Arbeits- und Arbeitsumwelt verändern sich – und damit die berufli-
verändert sich            chen Aufgaben und Anforderungen. Industrielle und öffentliche Vor-
                          haben werden komplexer.1 Wir leben zudem in einer Phase der
                          Verschnellerung: technische und nicht technische Innovationen folgen
                          in immer kürzerer Taktung aufeinander. Bedürfnisse, Wünsche und
                          das Angebot an Produkten und Leistungen zu deren Befriedigung
                          werden heterogener und vielfach kurzlebiger.

Interdisziplinäre         Gleichzeitig zunehmende Dynamik und Komplexität haben u. a. zur
Lösungen                  Folge, dass einzelne Fachabteilungen und Spezialisten in Unterneh-
statt Alleingang          men immer seltener in der Lage sind, an sie gestellte Aufgaben und
                          Anforderungen im Alleingang zu erfüllen. Je nach Bedarf müssen
                          unterschiedliche Kräfte und Kompetenzen miteinander immer wieder
                          neu kombiniert werden. Interdisziplinäre, vernetzte und virtuelle Tä-
                          tigkeiten nehmen zu.2 Zunehmend „sehen Behörden und Unternehmen
                          sich heute [damit] konfrontiert, Aufgaben durchzuführen, die Projekt-
                          charakter haben“.3 Projektmanagement dient dazu, Projekte in verläss-
                          liche und nachvollziehbare Strukturen und Prozesse zu gießen.


                          Was ist ein Projekt?

                          Obgleich jeder etwas darunter versteht, gibt es eine Vielzahl von Defi-
                          nitionen, was ein Projekt ist.4 Projekte sind „einmalig durchzuführen-
                          de Vorhaben, die durch zeitliche Befristung, besondere Komplexität
                          und eine interdisziplinäre Aufgabenstellung zu beschreiben sind“.5

Projekt nach DIN 69 901
                           „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen
                           in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe; zeitli-
                           che, finanzielle, personelle oder andere Abgrenzungen; Abgrenzung
                           gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“6




                          2.    Was ist Projektmanagement – und was ist
                                es nicht?
                          Wenn Sie wissen wollen, was Projektmanagement ist, dann fragen Sie
                          doch einfach einen Schauspieler oder Musiker.

Kultur als Vorreiter      Oft wird übersehen, dass Projektarbeit im Kulturbereich schon immer
                          zum Alltag gehört hat, ja, genau genommen für viele Berufsbilder und
                          Karrieren darin selbstverständlich ist. Die Annahme liegt sogar nah,
                          dass Projektmanagement im Kulturbereich verbreiteter ist als in
                          manch durchschnittlichem deutschen Industriebetrieb. Nehmen Sie




2
Projekt- und Veranstaltungsmanagement                                                          G 1.1

                                                                                    Projektmanagement




beispielsweise einen Schauspieler oder Musiker. Wer wüsste besser als
sie, was es heißt, fast ausschließlich in Projektzusammenhängen zu
arbeiten? Wenngleich oft unbewusst, ist hier „Projektmanagement“
fester Bestandteil der beruflichen und manchmal auch der gesamten
Lebensgrundhaltung. Ohne Projektverständnis wäre die Selbstorgani-
sation so gut wie unmöglich.7

  Unabhängig vom jeweiligen Anwendungszusammenhang ist Projekt-
  management in erster Linie eine Methode, ein Hilfsmittel. Projektma-
  nagement ist nicht mehr – aber auch nicht weniger.


Was banal klingt, führt in der Praxis oft zu Irritationen und nicht selten
zum Misserfolg von Projekten – dies meist noch, bevor sie tatsächlich
angefangen haben.

Gerade Organisationsveränderungen werden oft von Projekten pilo-               Projektmanagement ↔
tiert. Beim Management von Organisationsveränderungen (Change-                   Changemanagement
management) ist Projektmanagement ein gängiges methodisches
Hilfsmittel. Beide sind jedoch nicht miteinander gleichzusetzen.8 Ers-
teres beinhaltet die Steuerung eines übergreifenden Prozesses von
(nachhaltiger) Entwicklung. Letzteres kann dabei ein Hilfsmittel sein
– muss es aber nicht.


                                                                   Strategie
                                                                   Verträge, Richtlinien
                                               Organisation
                                                                   Positionierung
                                                                   Hierarchie, Aufbau



                       Funktionieren                                Funktion
                                         Changemanagement




                           Menschen                                  Systeme
                   Persönliches Verhalten                        Prozesse, Abläufe,
                    Kompetenzen/Können                           Verfahrensweisen + Instrumente
              Motivation, Zusammenarbeit                         (z.B. Projektmanagement)
            Zwischenmenschliche Aspekte



Abb. G 1.1-1           OE-Dreieck




                                                                                                    3
G 1.1                                        Projekt- und Veranstaltungsmanagement

Projektmanagement




Ziele und Zielkanäle   Organisationsentwicklung ist die gleichzeitige, bewusste und gezielte
                       Veränderung von Organisation, Menschen und Systemen. 9 Projektma-
                       nagement ist ein Instrument (System) zur Abarbeitung unternehmens-
                       relevanter Aufgaben. Projektmanagement heißt planerisch-struktu-
                       relles Arbeiten und duldet keinerlei Ergebnisoffenheit (= Zielgenauig-
                       keit). Veränderungsmanagement und Organisations-Entwicklung um-
                       fassen die Steuerung von in Teilen ergebnisoffenen Prozessen (= Ziel-
                       kanäle).


                       Formaldefinition Projektmanagement

                       Als Funktion im Unternehmen ist Projektmanagement qua Begriff
                       führungsnah angesiedelt.10 Projektmanagement stammt aus dem US-
                       amerikanischen. Es geht zurück auf die Zeit des Zweiten Weltkriegs11
                       und umfasst „das organisatorische Instrumentarium zur Durchführung
                       eines Projektes, insbesondere bei komplexeren Aufgaben“.12

Definition nach DIN
                        „Projektmanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungs-
                        organisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwick-
                        lung eines Projekts.“13




                       3.    Was kann Projektmanagement leisten –
                             und was nicht?
Mensch und Methode     Keine Methode ersetzt Qualität und Qualifikation der Personen, die
                       sie zurate ziehen. Keine Methode ersetzt die Qualität von Zielen, Stra-
                       tegie oder Zusammenarbeit. Hierzu sind ausschließlich die beteiligten
                       Menschen in der Lage.14

                        Projektmanagement allein löst keine Probleme und ist allein nicht
                        ausreichend, eine Organisation besser funktionieren zu lassen. Pro-
                        jektmanagement entwickelt aus sich heraus keine gelebte Vision,
                        verändert nicht das (tatsächlich) Bestehende. Es ist „nur“ eine Unter-
                        nehmensfunktion (siehe Abb. G 1.1-1). Aber: Soll Projektmanagement
                        funktionieren, so bedarf es oft der bewussten Veränderung des Be-
                        stehenden!


Faktoren               Faktoren sind hier u. a.: Kompetenzaufbau der Belegschaft/Mitarbei-
                       terschulung15; Offenheit der Unternehmensführung für die Delegation
                       von Aufgaben und Verantwortung; Dezentralisierung von Aufgabener-
                       ledigung und Führungsverantwortung; Umverteilung von Ressourcen.




4

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Sven-Oliver Bemmé: Kulturprojekte erfolgreich managen

  • 1. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1 Projektmanagement Kulturprojekte erfolgreich managen Sven-Oliver Bemmé Projektmanagement ist zwar „nur“ eine Methode. Die Führungskraft im Kulturbetrieb, die es aber versteht, sie gezielt einzusetzen, profitiert von vielen sich daraus ergebenden Vorteilen: höhere und zuverlässigere Gesamtqualität, Rationalität und Kosteneffizienz von Projekten sowie Zeitersparnis, geringere Widerstände und höhere Motivation seitens der Belegschaft – um nur ein paar zu nennen. Gliederung Seite 1. Wozu Projektmanagement? 2 2. Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht? 2 3. Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht? 4 4. Projektmanagement in der Praxisanwendung 5 4.1 Was muss ein Projektmanager können? 5 4.2 Projekteinstieg: Auftrags- und Zielklärung 5 4.2.1 Ziele: Bedeutung und Umgang 6 4.3 Zieleigenschaften und Zielformulierung 7 4.4 Mit Zielen zur Projektstruktur 8 4.5 Projektplanung und Durchführung 10 4.5.1 Lage-/Projektumfeld-Analyse 10 4.5.2 Projektplanung 10 4.5.3 Projektphasen, Meilensteine und Arbeitspaket 11 4.5.4 Zeitrechnung im Projekt 13 4.5.5 Projektkostenrechnung und Risikoabschätzung 13 4.6 Projektteam 15 4.7 Projektleitung 16 5. Arbeiten in öffentlichen und nicht kommerziellen Projektzusammenhängen 18 5.1 Formalien und Grad der Auftragsklarheit 18 5.2 Unterschiede im Managementverständnis 19 6. Internationale/interkulturelle Projektarbeit 21 6.1 Internationalisierung von Projekten 21 6.2 Interkulturalität in Projekten 21 7. Fazit 23 1
  • 2. G 1.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement Projektmanagement 1. Wozu Projektmanagement? Die Arbeitswelt Arbeits- und Arbeitsumwelt verändern sich – und damit die berufli- verändert sich chen Aufgaben und Anforderungen. Industrielle und öffentliche Vor- haben werden komplexer.1 Wir leben zudem in einer Phase der Verschnellerung: technische und nicht technische Innovationen folgen in immer kürzerer Taktung aufeinander. Bedürfnisse, Wünsche und das Angebot an Produkten und Leistungen zu deren Befriedigung werden heterogener und vielfach kurzlebiger. Interdisziplinäre Gleichzeitig zunehmende Dynamik und Komplexität haben u. a. zur Lösungen Folge, dass einzelne Fachabteilungen und Spezialisten in Unterneh- statt Alleingang men immer seltener in der Lage sind, an sie gestellte Aufgaben und Anforderungen im Alleingang zu erfüllen. Je nach Bedarf müssen unterschiedliche Kräfte und Kompetenzen miteinander immer wieder neu kombiniert werden. Interdisziplinäre, vernetzte und virtuelle Tä- tigkeiten nehmen zu.2 Zunehmend „sehen Behörden und Unternehmen sich heute [damit] konfrontiert, Aufgaben durchzuführen, die Projekt- charakter haben“.3 Projektmanagement dient dazu, Projekte in verläss- liche und nachvollziehbare Strukturen und Prozesse zu gießen. Was ist ein Projekt? Obgleich jeder etwas darunter versteht, gibt es eine Vielzahl von Defi- nitionen, was ein Projekt ist.4 Projekte sind „einmalig durchzuführen- de Vorhaben, die durch zeitliche Befristung, besondere Komplexität und eine interdisziplinäre Aufgabenstellung zu beschreiben sind“.5 Projekt nach DIN 69 901 „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe; zeitli- che, finanzielle, personelle oder andere Abgrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“6 2. Was ist Projektmanagement – und was ist es nicht? Wenn Sie wissen wollen, was Projektmanagement ist, dann fragen Sie doch einfach einen Schauspieler oder Musiker. Kultur als Vorreiter Oft wird übersehen, dass Projektarbeit im Kulturbereich schon immer zum Alltag gehört hat, ja, genau genommen für viele Berufsbilder und Karrieren darin selbstverständlich ist. Die Annahme liegt sogar nah, dass Projektmanagement im Kulturbereich verbreiteter ist als in manch durchschnittlichem deutschen Industriebetrieb. Nehmen Sie 2
  • 3. Projekt- und Veranstaltungsmanagement G 1.1 Projektmanagement beispielsweise einen Schauspieler oder Musiker. Wer wüsste besser als sie, was es heißt, fast ausschließlich in Projektzusammenhängen zu arbeiten? Wenngleich oft unbewusst, ist hier „Projektmanagement“ fester Bestandteil der beruflichen und manchmal auch der gesamten Lebensgrundhaltung. Ohne Projektverständnis wäre die Selbstorgani- sation so gut wie unmöglich.7 Unabhängig vom jeweiligen Anwendungszusammenhang ist Projekt- management in erster Linie eine Methode, ein Hilfsmittel. Projektma- nagement ist nicht mehr – aber auch nicht weniger. Was banal klingt, führt in der Praxis oft zu Irritationen und nicht selten zum Misserfolg von Projekten – dies meist noch, bevor sie tatsächlich angefangen haben. Gerade Organisationsveränderungen werden oft von Projekten pilo- Projektmanagement ↔ tiert. Beim Management von Organisationsveränderungen (Change- Changemanagement management) ist Projektmanagement ein gängiges methodisches Hilfsmittel. Beide sind jedoch nicht miteinander gleichzusetzen.8 Ers- teres beinhaltet die Steuerung eines übergreifenden Prozesses von (nachhaltiger) Entwicklung. Letzteres kann dabei ein Hilfsmittel sein – muss es aber nicht. Strategie Verträge, Richtlinien Organisation Positionierung Hierarchie, Aufbau Funktionieren Funktion Changemanagement Menschen Systeme Persönliches Verhalten Prozesse, Abläufe, Kompetenzen/Können Verfahrensweisen + Instrumente Motivation, Zusammenarbeit (z.B. Projektmanagement) Zwischenmenschliche Aspekte Abb. G 1.1-1 OE-Dreieck 3
  • 4. G 1.1 Projekt- und Veranstaltungsmanagement Projektmanagement Ziele und Zielkanäle Organisationsentwicklung ist die gleichzeitige, bewusste und gezielte Veränderung von Organisation, Menschen und Systemen. 9 Projektma- nagement ist ein Instrument (System) zur Abarbeitung unternehmens- relevanter Aufgaben. Projektmanagement heißt planerisch-struktu- relles Arbeiten und duldet keinerlei Ergebnisoffenheit (= Zielgenauig- keit). Veränderungsmanagement und Organisations-Entwicklung um- fassen die Steuerung von in Teilen ergebnisoffenen Prozessen (= Ziel- kanäle). Formaldefinition Projektmanagement Als Funktion im Unternehmen ist Projektmanagement qua Begriff führungsnah angesiedelt.10 Projektmanagement stammt aus dem US- amerikanischen. Es geht zurück auf die Zeit des Zweiten Weltkriegs11 und umfasst „das organisatorische Instrumentarium zur Durchführung eines Projektes, insbesondere bei komplexeren Aufgaben“.12 Definition nach DIN „Projektmanagement: Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungs- organisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwick- lung eines Projekts.“13 3. Was kann Projektmanagement leisten – und was nicht? Mensch und Methode Keine Methode ersetzt Qualität und Qualifikation der Personen, die sie zurate ziehen. Keine Methode ersetzt die Qualität von Zielen, Stra- tegie oder Zusammenarbeit. Hierzu sind ausschließlich die beteiligten Menschen in der Lage.14 Projektmanagement allein löst keine Probleme und ist allein nicht ausreichend, eine Organisation besser funktionieren zu lassen. Pro- jektmanagement entwickelt aus sich heraus keine gelebte Vision, verändert nicht das (tatsächlich) Bestehende. Es ist „nur“ eine Unter- nehmensfunktion (siehe Abb. G 1.1-1). Aber: Soll Projektmanagement funktionieren, so bedarf es oft der bewussten Veränderung des Be- stehenden! Faktoren Faktoren sind hier u. a.: Kompetenzaufbau der Belegschaft/Mitarbei- terschulung15; Offenheit der Unternehmensführung für die Delegation von Aufgaben und Verantwortung; Dezentralisierung von Aufgabener- ledigung und Führungsverantwortung; Umverteilung von Ressourcen. 4