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Projektmanagement
Eine praxisorientierte Einführung in die Grundlagen
2016 © Rüdiger Strohmeyer
4. Vorlesung (WS16/17)
28. September 2016 (Leipzig)
2016 © Rüdiger Strohmeyer
• Phasenspezifische Methoden
• Tools und Analysewerkzeuge
• Bearbeitung der Fallstudie „spaway“
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Curriculum
• Definition und Abgrenzung
• Zieldefinitionen und Konflikte
• Exkurs: Führungsstile
• Projektorganisationsformen
• Ablauforganisation
• Phasenspezifische Methoden
2016 © Rüdiger Strohmeyer
• Phasenübergreifende Methoden
• Tools und technische Hilfsmittel
• Kommunikation im Projektmanagement
• Ethik im Projektmanagement
• Agiles Projektmanagement
Curriculum
Projektorganisation

Personalmanagement
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Personalmanagement
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Personalmanagement
• Welches fachliche Know-how
wird benötigt (z.B. Technik)?
• Wo überschneiden sich ggf.
Abteilungen / Fachbereiche?
• Welche Berichtswege sind
üblicherweise relevant bzw.
werden bevorzugt?
• Wie steht es um die Logistik?
• Politische Aspekte innerhalb
der Unternehmung und bei den
Stakeholder sind wesentlich
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Personalmanagement
• Aufgabe
• Befugnis
• Rechenschaftspflicht
Verantwortung
2016 © Rüdiger Strohmeyer
RACI

Format
Person
Aufgabe

Vorgang
A B C D E F
2 definieren R A I
3 designen I C R A
4 entwerfen I C C
5
Prototyp
entwicklen
I I C
6 testen R A I
7 produzieren I C -
RisikoR = responsible • A = accountable • C = consulted • I = informed
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Verantwortungszuordnung
R (responsible): führt die Aktivität durch
A (accountable): ist gesamtverantwortlich für die Aktivität
C (consulted): wird während der Aktivität konsultiert
I (informed): wird über die Aktivität informiert
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Responsibility Assignment Matrix
Verantwortlichkeitsmatrix
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Aufgaben
• Gestaltung der Projektteams
• Kommunikation und Moderation
• Planung, Steuerung und Kontrolle
• Risikomanagement
• Schnittstelle zum Lenkungsausschuss
Kompetenzen
• Verfügungsrechte über das Projektbudget
• Informationshoheit hinsichtlich der Projektdaten
• fachliche Weisungsbefugnis (projektbezogen)
Verantwortung
• Realisierung des Projekts
• Dokumentation
• Einhaltung der Vorgaben aus dem Projektvertrag
• Umsetzung von Korrekturen / Beschlüssen
• Information der Auftraggeber / Lenkungsausschuss
• Ergebnisverantwortung gegenüber dem Auftraggeber
Projektleitung
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Aufgaben
• Erteilung des Projektauftrags
• Einsetzen der Projektleitung (intern/extern)
• (in der Regel) Leitung des Lenkungsausschuss
Kompetenzen
• Einberufung des Lenkungsausschuss
• Entscheidungsbefugnis bei Dissens

und erforderlichen Korrekturen
• Richtlinienkompetenz
• Vorgabe der Eskalationspfade
Verantwortung
• organisatorischen Rahmen sicherstellen
• Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen
• Anpassung der Zielvorgaben (bei Bedarf)
• ggf. Unterstützung der PL bei Problemstellungen
Auftraggeberin
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Aufgaben
• Ergebnisse der Projektteams beurteilen
• Ergebnisse der Projektteams abnehmen
• ggf. Entscheidungen herbeiführen
• Außenkommunikation pflegen (Akzeptanz fördern)
Kompetenzen
• inhaltliche Entscheidungskompetenz
• fachliche Entscheidungskompetenz
Verantwortung
• fachlicher Support der Projektleitung
• Sicherstellung korrekter Arbeitsergebnisse
• fachliche Überwachung
Lenkungsausschuss
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Aufgaben
• Ausführung der Arbeitspakete
• Rückmeldung über den Fortschritte und Barrieren
• Ausrichtung bzw. Teilnahme an Projektmeetings
• Erstellung und Sicherstellung der Dokumentationen
• Unterstützung des Projektmanagements
Kompetenzen
• An- und Einforderung von erforderlichen Arbeitsmitteln
Verantwortung
• Fertigstellung der Arbeitspakete (termingerecht)
• Rückmeldung über jegliche Art von Unregelmäßig-
keiten die das Projekt in irgendeiner Art und Weise
beeinträchtigen könnten
• ggf. Klärung von Aspekten wie Urlaub, Weiterbildung
Mitglieder des Projektteams
Projektorganisation

Aufwand schätzen
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Projekt
Arbeitspaket D.1
Arbeitspaket D.2
Arbeitspaket D.3
Arbeitspaket D.4
Arbeitspaket D.5
Arbeitspaket C.1
Arbeitspaket C.2
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Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C Teilprojekt D
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Einsatzmittelbedarfsschätzung
• Personen
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• it-Services
• Infrastruktur
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Schätzung der Kosten
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Kostenschätzung
Erstellen einer Schätzung (Annäherung) der
Kosten für die Einsatzmittel, die zur Ausführung
der Arbeitspakete erforderlich sind.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Kostenplanung
Zusammenfassen der geschätzten Kosten
einzelner Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen
Kostenmanagementplan zu erstellen.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Kostenmanagementplan
• Maßeinheiten

Stunden, Tage, Wochen oder Monate
• Präzisionsebene

Runden der Daten sinnvoll und zulässig
• Steuerungsschwellenwerte

Abweichungsgrenzwerte
• Schnittstellen zur Trägerorganisation

Rechnungswesen (Kontenzuordnung)
• Regeln der Leistungsmessung
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Cost of Quality (COQ)
Zu den Fehlervermeidungskosten und Prüfkosten
gehören alle Investitionen für



Qualitätsplanung,

Qualitätslenkung,

Qualitätssicherung,



die beim Durchführen der Aktivitäten zur Erfüllung
aller definierten Anforderungen entstehen.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Schätzung der Vorgangsdauer
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Analoge Schätzung
Die analoge Schätzung basiert auf Erfahrungen
und Daten aus früheren Projekten bzw. aus
Vorgängen die vergleichbar mit den geplanten
Vorgängen im Projekt sind.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
3-Punkt-Schätzung
Wahrscheinlichsten (dNorm)
Optimistisch (dMin)
Pessimistisch (dMax)
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Berechnung mit Hilfe der Formel
dMittel =
dMin + 4•dNorm + dMax
6
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Parametrische Schätzung
Die Schätzung erfolgt unter Verwendung eines
Algorithmus, in den Messgrößen quantifizierbarer
Eigenschaften des Arbeitspakets einbezogen
werden. Die Ermittlung des Algorithmus erfolgt und
Einbezug von Daten bereits abgeschlossener und
detailreich dokumentierter Projekte. Mit
Korrelationsanalysen werden mit den vorliegenden
Daten aus den Projekten die relevanten
Einflussgrößen und ihr quantitativer Zusammenhang
mit dem benötigten Aufwand ermittelt.
Projektorganisation

Analyse der Risiken
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Bekannte Risiken
Risiken die bereits identifiziert und analysiert wurden
und / oder die anhand von definierten Prozessen
beschrieben werden können, bezeichnen wir als
bekannte Risiken.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Unbekannte Risiken
Ereignisse die nicht absehbar und unerwartet
auftreten, nennen wir unbekannte Risiken. Sie
können vor dem Eintritt des Geschehen nicht vom
Projektteam berücksichtigt werden und daher auch
keine entsprechenden Gegenmaßnahmen geplant
werden.
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Analyse der Risiken im Projekt
Risikomanagementplanung
Risikoidentifikation
Qualitative Risikoanalyse
Quantitative Risikoanalyse
Risikobewältigungsplanung
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Projekt
Schätzung
Planung
Steuerung
Kommunikation
Abhängigkeiten
Einsatzmittel
Finanzierung
Priorisierung
Lieferanten
Verordnungen
Markt
Kunde
Wetter u.ä.
Anforderungen
Technologie
Schnittstellen
Zuverlässigkeit
Qualität
Technisch Extern Organisation Projektmanagement
Risikostrukturplan (RBS)
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Eintrittswahrscheinlichkeit zum Zeitpunkt der Bewertung
wenig

wahrscheinlich

< 25%
wahrscheinlich
25% - 75 %
sehr
wahrscheinlich

> 75 %
1 2 3
gering
wenig relevante
Ergebnisse gefährdet
1
mittel

Teilergebnisse
gefährdet
2
schwer

Erfolg des gesamten
Projektes gefährdet
3
SchadenbeiEintritt
Bewertungsschemata
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Risikoplanung - Tools
?
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Analyse der Risiken im Projekt
Identifikation der Grundursachen
Befragungen
DELPHI Methode
SWOT-Analyse
2016 © Rüdiger Strohmeyer
S W
O T
strengths weaknesses
opportunities threats
2016 © Rüdiger Strohmeyer
SO WT
WO ST
S-O-Strategie W-T-Strategie
W-O-Strategie S-T-Strategie
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Ausblick
• Phasenübergreifende Methoden
• Tools und technische Hilfsmittel
• Kommunikation im Projektmanagement
• Bearbeitung der Fallstudie
2016 © Rüdiger Strohmeyer
Institut für Management-Diagnostik
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Vierter Teil • Einführung in das Projektmanagement

  • 2. 2016 © Rüdiger Strohmeyer 4. Vorlesung (WS16/17) 28. September 2016 (Leipzig)
  • 3. 2016 © Rüdiger Strohmeyer • Phasenspezifische Methoden • Tools und Analysewerkzeuge • Bearbeitung der Fallstudie „spaway“
  • 4. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Curriculum • Definition und Abgrenzung • Zieldefinitionen und Konflikte • Exkurs: Führungsstile • Projektorganisationsformen • Ablauforganisation • Phasenspezifische Methoden
  • 5. 2016 © Rüdiger Strohmeyer • Phasenübergreifende Methoden • Tools und technische Hilfsmittel • Kommunikation im Projektmanagement • Ethik im Projektmanagement • Agiles Projektmanagement Curriculum
  • 7. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Personalmanagement ?
  • 8. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Personalmanagement • Welches fachliche Know-how wird benötigt (z.B. Technik)? • Wo überschneiden sich ggf. Abteilungen / Fachbereiche? • Welche Berichtswege sind üblicherweise relevant bzw. werden bevorzugt? • Wie steht es um die Logistik? • Politische Aspekte innerhalb der Unternehmung und bei den Stakeholder sind wesentlich
  • 9. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Personalmanagement • Aufgabe • Befugnis • Rechenschaftspflicht Verantwortung
  • 10. 2016 © Rüdiger Strohmeyer RACI
 Format Person Aufgabe
 Vorgang A B C D E F 2 definieren R A I 3 designen I C R A 4 entwerfen I C C 5 Prototyp entwicklen I I C 6 testen R A I 7 produzieren I C - RisikoR = responsible • A = accountable • C = consulted • I = informed
  • 11. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Verantwortungszuordnung R (responsible): führt die Aktivität durch A (accountable): ist gesamtverantwortlich für die Aktivität C (consulted): wird während der Aktivität konsultiert I (informed): wird über die Aktivität informiert
  • 12. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Responsibility Assignment Matrix Verantwortlichkeitsmatrix
  • 13. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Aufgaben • Gestaltung der Projektteams • Kommunikation und Moderation • Planung, Steuerung und Kontrolle • Risikomanagement • Schnittstelle zum Lenkungsausschuss Kompetenzen • Verfügungsrechte über das Projektbudget • Informationshoheit hinsichtlich der Projektdaten • fachliche Weisungsbefugnis (projektbezogen) Verantwortung • Realisierung des Projekts • Dokumentation • Einhaltung der Vorgaben aus dem Projektvertrag • Umsetzung von Korrekturen / Beschlüssen • Information der Auftraggeber / Lenkungsausschuss • Ergebnisverantwortung gegenüber dem Auftraggeber Projektleitung
  • 14. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Aufgaben • Erteilung des Projektauftrags • Einsetzen der Projektleitung (intern/extern) • (in der Regel) Leitung des Lenkungsausschuss Kompetenzen • Einberufung des Lenkungsausschuss • Entscheidungsbefugnis bei Dissens
 und erforderlichen Korrekturen • Richtlinienkompetenz • Vorgabe der Eskalationspfade Verantwortung • organisatorischen Rahmen sicherstellen • Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen • Anpassung der Zielvorgaben (bei Bedarf) • ggf. Unterstützung der PL bei Problemstellungen Auftraggeberin
  • 15. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Aufgaben • Ergebnisse der Projektteams beurteilen • Ergebnisse der Projektteams abnehmen • ggf. Entscheidungen herbeiführen • Außenkommunikation pflegen (Akzeptanz fördern) Kompetenzen • inhaltliche Entscheidungskompetenz • fachliche Entscheidungskompetenz Verantwortung • fachlicher Support der Projektleitung • Sicherstellung korrekter Arbeitsergebnisse • fachliche Überwachung Lenkungsausschuss
  • 16. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Aufgaben • Ausführung der Arbeitspakete • Rückmeldung über den Fortschritte und Barrieren • Ausrichtung bzw. Teilnahme an Projektmeetings • Erstellung und Sicherstellung der Dokumentationen • Unterstützung des Projektmanagements Kompetenzen • An- und Einforderung von erforderlichen Arbeitsmitteln Verantwortung • Fertigstellung der Arbeitspakete (termingerecht) • Rückmeldung über jegliche Art von Unregelmäßig- keiten die das Projekt in irgendeiner Art und Weise beeinträchtigen könnten • ggf. Klärung von Aspekten wie Urlaub, Weiterbildung Mitglieder des Projektteams
  • 18. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Projekt Arbeitspaket D.1 Arbeitspaket D.2 Arbeitspaket D.3 Arbeitspaket D.4 Arbeitspaket D.5 Arbeitspaket C.1 Arbeitspaket C.2 Arbeitspaket C.3 Arbeitspaket C.4 Arbeitspaket C.5 Arbeitspaket B.1 Arbeitspaket B.2 Arbeitspaket B.3 Arbeitspaket B.4 Arbeitspaket B.5 Arbeitspaket A.1 Arbeitspaket A.2 Arbeitspaket A.3 Arbeitspaket A.4 Arbeitspaket A.5 Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C Teilprojekt D
  • 19. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Einsatzmittelbedarfsschätzung • Personen • Material • technische Hilfsmittel • it-Services • Infrastruktur
  • 20. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Schätzung der Kosten ?
  • 21. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Kostenschätzung Erstellen einer Schätzung (Annäherung) der Kosten für die Einsatzmittel, die zur Ausführung der Arbeitspakete erforderlich sind.
  • 22. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Kostenplanung Zusammenfassen der geschätzten Kosten einzelner Vorgänge oder Arbeitspakete, um einen Kostenmanagementplan zu erstellen.
  • 23. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Kostenmanagementplan • Maßeinheiten
 Stunden, Tage, Wochen oder Monate • Präzisionsebene
 Runden der Daten sinnvoll und zulässig • Steuerungsschwellenwerte
 Abweichungsgrenzwerte • Schnittstellen zur Trägerorganisation
 Rechnungswesen (Kontenzuordnung) • Regeln der Leistungsmessung
  • 24. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Cost of Quality (COQ) Zu den Fehlervermeidungskosten und Prüfkosten gehören alle Investitionen für
 
 Qualitätsplanung,
 Qualitätslenkung,
 Qualitätssicherung,
 
 die beim Durchführen der Aktivitäten zur Erfüllung aller definierten Anforderungen entstehen.
  • 25. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Schätzung der Vorgangsdauer ?
  • 26. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Analoge Schätzung Die analoge Schätzung basiert auf Erfahrungen und Daten aus früheren Projekten bzw. aus Vorgängen die vergleichbar mit den geplanten Vorgängen im Projekt sind.
  • 27. 2016 © Rüdiger Strohmeyer 3-Punkt-Schätzung Wahrscheinlichsten (dNorm) Optimistisch (dMin) Pessimistisch (dMax)
  • 28. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Berechnung mit Hilfe der Formel dMittel = dMin + 4•dNorm + dMax 6
  • 29. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Parametrische Schätzung Die Schätzung erfolgt unter Verwendung eines Algorithmus, in den Messgrößen quantifizierbarer Eigenschaften des Arbeitspakets einbezogen werden. Die Ermittlung des Algorithmus erfolgt und Einbezug von Daten bereits abgeschlossener und detailreich dokumentierter Projekte. Mit Korrelationsanalysen werden mit den vorliegenden Daten aus den Projekten die relevanten Einflussgrößen und ihr quantitativer Zusammenhang mit dem benötigten Aufwand ermittelt.
  • 31. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Bekannte Risiken Risiken die bereits identifiziert und analysiert wurden und / oder die anhand von definierten Prozessen beschrieben werden können, bezeichnen wir als bekannte Risiken.
  • 32. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Unbekannte Risiken Ereignisse die nicht absehbar und unerwartet auftreten, nennen wir unbekannte Risiken. Sie können vor dem Eintritt des Geschehen nicht vom Projektteam berücksichtigt werden und daher auch keine entsprechenden Gegenmaßnahmen geplant werden.
  • 33. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Analyse der Risiken im Projekt Risikomanagementplanung Risikoidentifikation Qualitative Risikoanalyse Quantitative Risikoanalyse Risikobewältigungsplanung
  • 34. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Projekt Schätzung Planung Steuerung Kommunikation Abhängigkeiten Einsatzmittel Finanzierung Priorisierung Lieferanten Verordnungen Markt Kunde Wetter u.ä. Anforderungen Technologie Schnittstellen Zuverlässigkeit Qualität Technisch Extern Organisation Projektmanagement Risikostrukturplan (RBS)
  • 35. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Eintrittswahrscheinlichkeit zum Zeitpunkt der Bewertung wenig
 wahrscheinlich
 < 25% wahrscheinlich 25% - 75 % sehr wahrscheinlich
 > 75 % 1 2 3 gering wenig relevante Ergebnisse gefährdet 1 mittel
 Teilergebnisse gefährdet 2 schwer
 Erfolg des gesamten Projektes gefährdet 3 SchadenbeiEintritt Bewertungsschemata
  • 36. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Risikoplanung - Tools ?
  • 37. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Analyse der Risiken im Projekt Identifikation der Grundursachen Befragungen DELPHI Methode SWOT-Analyse
  • 38. 2016 © Rüdiger Strohmeyer S W O T strengths weaknesses opportunities threats
  • 39. 2016 © Rüdiger Strohmeyer SO WT WO ST S-O-Strategie W-T-Strategie W-O-Strategie S-T-Strategie
  • 40. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Ausblick • Phasenübergreifende Methoden • Tools und technische Hilfsmittel • Kommunikation im Projektmanagement • Bearbeitung der Fallstudie
  • 41. 2016 © Rüdiger Strohmeyer Institut für Management-Diagnostik PiA-Consulting bei FACEBOOK YouTube Video Kanal von PiA PiA bei pinterest • Flips kostenlos