Projektmanagement-Software hilft bei der Strukturierung eines Vorhabens und ermöglicht die Selektion und Präsentation von Projektdaten in einer Weise, wie sie bei manueller Planung kaum möglich wären. Eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg ist allerdings nicht nur die effiziente Anwendung eines professionellen Projektmanagement-Tools, sondern auch die Beherrschung einer adäquaten Methode. Diese Präsentation führt Sie anhand des klassischen, international anerkannten Projektmanagement-Standards PMBOK des Projekt Management Institutes (PMI) in die Anwendung von Microsoft Project 2013 ein. Microsoft Project ist die am weitesten verbreitete Projektmanagement-Software und zeichnet sich in ihrer neusten Version durch ihre einfache Handhabung und verbesserte Integration mit anderen Microsoft-Office-Produkten aus.

1. PMBoK 5th
und
Microsoft Project 2013
Martin Bialas, diventis GmbH
1

2. Themen des Abends
Begrüssung / Vorstellung
Was ist PMBoK?
Was ist Microsoft Project 2013?
Live Demo
Diskussion/Austausch
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3. Was ist das PMBoK?
 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ist ein
weit verbreiteter Projektmanagement-Standard und zentrale Referenz des US-
amerikanischen Project Management Institute, von dem er auch
herausgegeben und unterhalten wird.
 In der Einführung bezeichnet sich das Werk als „Zusammenfassung des
Wissens der Fachrichtung Projektmanagement“. Gemeint ist das Wissen über
die Vorgehensweisen, die weithin als bewährte Praxis anerkannt werden. Die
beschriebenen Methoden sind auf Projekte aus verschiedenen Anwendungs-
bereichen anwendbar, dazu gehören u.a. Bauwesen, Software-
Entwicklung, Maschinenbau und Automobilindustrie.
 Der PMBOK Guide ist prozessorientiert, d. h. er verwendet ein Modell, nach
dem Arbeit durch Prozesse erledigt wird. Ein Projekt wird durch das
Zusammenspiel vieler Prozesse durchgeführt. Anhand der Prozesse strukturiert
der PMBOK Guide das gesammelte Methodenwissen. Für jeden Prozess
werden Input, Output und Werkzeuge und Verfahren beschrieben.
3

4. Fünf Prozessgruppen PMBoK
Initiierung
Prozesse zur
formalen
Autorisierung
des Projekts
Planung
Festlegung des
Projekt-Um-
fangs und
Festlegung, wie
in den einzelnen
Wissensge-
bieten geplant
wird, dazu
Durchführung
der Planung
Ausführung
Sicherstellen, da
ss die
Aktivitäten
ausgeführt
werden, wie sie
geplant wurden
Überwachung
und
Steuerung
Die zugehörigen
Prozesse
sammeln und
bewerten
Informationen
zur Projekt-
Performance
entsprechend
der Planung im
Projektmanage
mentplan
Abschluss
Die beiden
Prozesse dieser
Gruppe sind
Vertrags-
beendigung und
Projekt-
abschluss
4

5. Zusammenhang Microsoft Project 2013 mit
PMBoK
Initiierung Planung Ausführung
Überwachung
und
Steuerung
Abschluss
5

6. Zusammenhang Microsoft Project Server 2013 mit
PMBoK
Initiierung Planung Ausführung
Überwachung
und
Steuerung
Abschluss
6

7. Microsoft
Project 2013
7

8. Schneller Einstieg in das Arbeiten
Statt Sie mit einer leeren Datei zu konfrontieren, bringt Sie Project 2013
zu einem One-Stop-Center, in dem Sie Ihr Projekt in Gang bringen.
Durchsuchen Sie die vordefinierten Vorlagen, importieren Sie
Informationen aus Excel oder von einer SharePoint-Website, oder
klicken Sie einfach auf Leeres Projekt, um ein leeres Gantt-Diagramm zu
erhalten.
An dieser Stelle können Sie
auch frühere Projekte auf
Ihrem Computer oder auf
SkyDrive öffnen.
8

9. Visualisieren von Projektdaten
Grafische Berichte
Mit Project 2013 können Sie frische, farbenfrohe professionelle Berichte
erstellen, ohne Ihre Daten zuerst in ein anderes Programm zu
exportieren. Fügen Sie Bilder, Diagramme, Animation, Verknüpfungen
und mehr hinzu – alles, was Sie benötigen, um die Projektstatus-
informationen klar und
effektiv mit Ihrem Projekt-
umfeld und den Teammit-
gliedern zu teilen.
9

10. Ein umfassender neuer Satz von Berichten
Ein ganz neuer Satz vorinstallierter Berichte nutzt die neuen Grafik- und
Formatierungsmöglichkeiten im vollen Umfang. Die Wände voller
Detaildaten sind verschwunden und wurden durch lebendige Diagramme
und Bilder ersetzt, mit denen sich die Geschichte Ihres Projekts besser
auf den ersten Blick erschliesst. Sie können diesen Berichten beliebige
Elemente hinzufügen
oder sie aus ihnen
entfernen.
Sie können sogar die
Farben ändern.
10

11. Burndownberichte
In Burndownberichten werden geplante Arbeit, abgeschlossene Arbeit
und verbleibende Arbeit als Linien in einem Diagramm angezeigt. Diese
Linien vermitteln Ihnen und Ihrem Projektumfeld den Status auf einen
Blick und teilen Ihnen mit, ob das Projekt hinter dem Zeitplan liegt. Oder
vor dem Zeitplan.
Jetzt können Sie dynamische
Burndownberichte in Project
erstellen – Sie brauchen Ihre
Daten nicht zu exportieren!
11

12. Kommunizieren mit Ihrem Team
Project 2013 hilft Ihnen, mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung zu
bleiben. Rufen Sie aktuelle Informationen zum Fortschritt ab, stellen Sie
schnell Fragen oder führen Sie sogar Diskussionen zur langfristigen
Strategie, ohne Project zu verlassen. Lassen Sie nur den Mauszeiger auf
einem Namen ruhen, und leiten Sie eine Chatsitzung, einen
Videochat, eine E-Mail-Nachricht oder sogar ein Telefongespräch ein.
Damit Sie diese Funktionen nutzen können, muss Lync 2010 oder höher
installiert sein
12

13. Nachverfolgen von Vorgangspfaden
In einem komplexen Projekt kann Ihr Gantt-Diagramm schnell aussehen
wie ein wirrer Knoten aus Balken und Verknüpfungslinien. Damit Sie sich
hier zurecht finden, können Sie die Verknüpfungskette – oder den
Vorgangspfad – für jeden beliebigen Vorgang hervorheben. Wenn Sie
auf einen Vorgang klicken, werden seine sämtlichen Vorgängerpfade in
einer Farbe und alle Nach-
folgerpfade in einer anderen
Farbe angezeigt.
13

14. Projekte in die ferne Zukunft bringen
In Project 2013 können Sie Datumswerte für Vorgänge und Projekte bis
zum 31. Dezember 2149 bearbeiten. Das ist ein Jahrhundert mehr als
bisher!
14

15. Freigeben von Besprechungen
Wenn Sie Project-Berichte, Zeitachsen oder Daten in andere Office-
Programme exportieren, können Sie dieses neue Feature zum
Freigeben nutzen. Nehmen Sie an Onlinebesprechungen teil, und geben
Sie Ihre PowerPoint-Folien, Word-Dokumente, Excel-
Kalkulationstabellen und OneNote-Notizen von jedem unterstützten
Gerät frei, selbst, wenn Office darauf nicht installiert ist
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16. Speichern und Freigeben von Dateien in der Cloud
Die Cloud ist wie ein Dateispeicher im Himmel. Sie können ihn jederzeit
erreichen, wenn Sie online sind. Es ist jetzt ganz einfach, Ihre Office-
Dateien auf Ihrem eigenen SkyDrive oder auf der Website Ihrer
Organisation zu speichern. Von da aus können Sie Ihre Project-
Zeitpläne, Excel-Kalkulationstabellen und sonstigen Office-Dateien
freigeben.
16

17. Arbeiten Sie fast überall
Wenn Sie über Project Online verfügen, können Sie praktisch überall auf
eine Vollversion von Project zugreifen, auch auf Computern, auf denen
Project 2013 nicht installiert ist. Sie benötigen lediglich eine Internet-
verbindung und einen Computer, auf dem Windows 7 (oder höher)
ausgeführt wird. Sie verfügen dann immer über die aktuellste Version, da
Updates automatisch erfolgen.
17

18. Live Demo
18

19. Fragen?
19

20. Herzlichen Dank für
Ihre
Aufmerksamkeit
Martin Bialas, diventis GmbH
20

21. Weitere Informationen
zu PMBoK
21

22. Wissensgebiete 1/3
Integrations-
management
Das Wissensgebiet Integrationsmanagement in Projekten umfasst die Prozesse und Vorgänge, die benötigt
werden, um die verschiedenen Prozesse und Projektmanagementvorgänge in den
Projektmanagementprozessgruppen zu identifizieren, zu definieren, zu kombinieren, zu vereinheitlichen und
zu koordinieren. Im Projektmanagementkontext umfasst Integration Merkmale der
Vereinheitlichung, Konsolidierung und Gliederung sowie integrative Aktionen, die entscheidend sind für den
Abschluss von Projekten, die erfolgreiche Erfüllung der Anforderungen von Kunden und anderer Stakeholder
und den Umgang mit Erwartungen.
Inhalts- und
Umfangs-
management
Das Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten beinhaltet die erforderlichen Prozesse, um
sicherzustellen, dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten, aber auch nur diese, umfasst, um es erfolgreich
zu beenden. Hierbei geht es vorrangig um die Definition und Steuerung dessen, was im Projekt
eingeschlossen ist und was nicht.
Termin-
management
Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan
dient dabei v.a. auch als Kommunikationsmedium.
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23. Wissensgebiete 2/3
Kosten-
management
Zielt auf Budgeteinhaltung. Hierfür ist der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind
Gegenmassnahmen einzuleiten.
Qualitäts-
management
Erfordert Standardisierung von PM-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und
Ergebnisse, sowie ein geeignetes Massnahmenmanagement.
Personal-
management
Personalmanagement in Projekten umfasst die Prozesse, die das Projektteam organisieren
und managen. Das Projektteam besteht aus den Mitarbeitern, die zugewiesene Rollen und
Verantwortlichkeiten haben, um das Projekt fertig stellen zu können.
Kommunikations-
management
Kommunikationsmanagement in Projekten ist das Wissensgebiet, in dem die Prozesse
angewendet werden, die für das rechtzeitige und sachgerechte
Erzeugen, Sammeln, Verteilen, Speichern, Abrufen und Verwenden von Projektinformationen
notwendig sind.
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24. Wissensgebiete 3/3
Risikomanagement Risikomanagement in Projekten umfasst die Prozesse bezüglich der Durchführung der
Risikomanagementplanung, Identifizierung, Analyse, Massnahmen sowie Überwachung und Steuerung bei
einem Projekt; die meisten dieser Prozesse werden im Verlauf des Projekts aktualisiert. Ziele des
Risikomanagements in Projekten sind die Steigerung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen positiver
Ereignisse sowie die Verringerung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen von Ereignissen, die für das
Projekt ungünstig sind.
Beschaffungs-
management
Beschaffungsmanagement (BM) in Projekten beinhaltet die Prozesse für den Kauf oder Erwerb der
Produkte, Dienstleistungen und Ergebnisse, die von ausserhalb des Projektteams für die Durchführung der
Arbeit benötigt werden. Beschaffungsmanagement in Projekten umfasst das Vertragsmanagement und die
Prozesse zur Änderungssteuerung, die zum Managen der von autorisierten Projektteammitgliedern
ausgegebenen Verträge oder Bestellungen erforderlich sind. BM in Projekten umfasst die Verwaltung aller
Verträge, die von einer externen Organisation ausgegeben wurden, der das Projekt von der Träger-
organisation erwirbt, sowie die Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen, die dem Projektteam durch den
Vertrag auferlegt werden.
Stakeholder-
Management
Stakeholder sind die von einem Projekt oder seinem Ergebnis irgendwie berührten Individuen oder
Kollektive. Auflage fünf stellt für diese nah oder fern am Projekt beteiligten eigene Prozesse zusammen, um
die Auswirkungen der verschiedenen Interessen, Hoffnungen und Bedürfnisse der Stakeholder zu betonen
und Projektleiter besonders auf sie aufmerksam zu machen. Die in Auflage fünf neu hinzugefügten bzw. in
einer neuen Prozessgruppe gebündelten Prozesse umfassen die Identifizierung von Stakeholdern sowie die
Vorgehensplanung, das aktive Management und Monitoring der Stakeholder. Die einzelnen Aufgabenfelder
treten im Projektverlauf an verschiedenen Stellen auf
24

25. Neuerungen an Version 5
 PMBOK 4th Edition
 Released in 2008
 5 Process Groups
 9 Knowledge Areas
 42 Processes
 PMBOK 5th Edition
 Released in 2013
 5 Process Groups
 10 Knowledge Areas
 47 Processes
25

26. Neuerungen an Version 5
 PMBOK 4th Edition
Knowledge Areas
 Integration Management
 Scope Management
 Time Management
 Cost Management
 Quality Management
 Human Resources Management
 Communications Management
 Risk Management
 Procurement Management
 PMBOK 5th Edition
Knowledge Areas
 Integration Management
 Scope Management
 Time Management
 Cost Management
 Quality Management
 Human Resources Management
 Communications Management
 Risk Management
 Procurement Management
 Stakeholder Management
26

27. Project Scope Management
PMBOK4
Chapter 5
Project Scope Management
5.1 Collect Requirements
5.2 Define Scope
5.3 Create WBS
5.4 Verify Scope
5.5 Control Scope
PMBOK5
Chapter 5
Project Scope Management
5.1 Plan Scope Management
5.2 Collect Requirements
5.3 Define Scope
5.4 Create WBS
5.5 Validate Scope
5.6 Control Scope
27

28. 5.1 Plan Scope Management
The process of creating
a scope management
plan that documents
how the project scope
will be
defined, validated, and
controlled.
The key benefit of this
process is that it
provides guidance and
direction on how scope
will be managed
throughout the project
Process
Keybenefit
28

29. Project Time Management
PMBOK4
Chapter 6
Project Time Management
6.1 Define Activities
6.2 Sequence Activities
6.3 Estimate Activity Resources
6.4 Estimate Activity Durations
6.5 Develop Schedule
6.6 Control Schedule
PMBOK5
Chapter 6
Project Time Management
6.1 Plan Schedule Management
6.2 Define Activities
6.3 Sequence Activities
6.4 Estimate Activity Resources
6.5 Estimate Activity Durations
6.6 Develop Schedule
6.7 Control Schedule
29

30. 6.1 Plan Schedule Management
is the process of establishing the
policies, procedures, and documentation for
planning, developing, managing, executing
and controlling the project schedule.
The key benefit of this process is that it
provides guidance and direction on how the
project schedule will be managed throughout
the project
Process
Keybenefit
30

31. Project Cost Management
PMBOK4
Chapter 7
Project Cost Management
7.1 Estimate Costs
7.2 Define Budget
7.3 Control Costs
PMBOK5
Chapter 7
Project Cost Management
7.1 Plan Cost Management
7.2 Estimate Costs
7.3 Determine Budget
7.4 Control Costs
31

32. 7.1 Plan Cost Management
Is the process that establishes the
policies, procedures, and
documentation for
planning, managing, expending, and
controlling project costs.
The key benefit of this process is that
it provides guidance and direction on
how the project costs will be
managed throughout the project.
Process
Keybenefit
32

33. Project Communications Management
PMBOK4
Chapter 10
Project Communications Management
10.1 Identify Stakeholders
10.2 Plan Communications
10.3 Distribute Information
New Prozess
10.4 Manage Stakeholder Expectations
10.5 Report Performance
PMBOK5
Chapter 10
Project Communications Management
Moved to 13.1
10.1 Plan Communications Management
10.2 Manage Communications
10.3 Control Communications
Moved to 13.3
Became Tool and Technique of 10.2
33

34. 10.1 Plan Communications Management
The process of developing
an appropriate approach
and plan for project
communications based
on stakeholder’s
information needs and
requirements, and
available organizational
assets.
The key benefit of this
process is that it identifies
and documents the
approach to
communicate most
effectively and efficiently
with stakeholders.
Process
Keybenfit
34

35. 10.2 Manage Communications
Is the process of
creating, collecting, distributing, storing, retrieving, and the
ultimate disposition of project information in accordance to
the communications management plan.
The key benefit of this process is that it enables an efficient
and effective communications flow between project
stakeholders.
Process
Keybenefit
35

36. 10.3 Control Communications
Control Communications
is the process of
monitoring and
controlling
communications
throughout the entire
project life cycle to
ensure the information
needs of the project
stakeholders are met.
The key benefit of this
process is that it ensures
an optimal information
flow among all
communication
participants at any
moment in time.
Process
Keybenefit
36

37. Project Stakeholder Management
Chapter 13
Project Stakeholder Management
13.1 Identify Stakeholders
13.2 Plan Stakeholder Management
13.3 Management Stakeholder Engagement
13.4 Control Stakeholder Engagement
37

38. 13.1 Identify Stakeholders
Identify Stakeholders is the process of identifying the people
groups, or organizations that could impact or be impacted by
a decision, activity, or outcome of the project, analyzing and
documenting relevant information regarding their
interests, involvement, interdependencies, influence, and
potential impact on project success.
The key benefit of this process is that it allows the project
manager to identify the appropriate focus for each
stakeholder or group of stakeholders.
Process
Keybenefit
38

39. 13.2 Plan Stakeholder Management
Is the process of developing
appropriate management
strategies to effectively
engage stakeholders
throughout the project life
cycle, based on the analysis
of their
needs, interests, and
potential impact on project
success.
The key benefit of the
process that it provides a
clear, actionable plan to
interact with project
stakeholders to support the
project’s interests.
Process
Keybenefit
39

40. 13.3 Manage Stakeholder Engagement
Manage Stakeholder
Engagement is the process of
communicating and working
with stakeholders to meet
their
needs/expectations, address
issues as they occur, and
foster appropriate stakeholder
engagement in project
activities throughout the
project life cycle.
The key benefit of this process
is that it allows the project
manager to increase support
and minimize resistance.
Process
Keybenefit
40

41. 13.4 Control Stakeholder Engagement
Control Stakeholder
Engagement is the
process of monitoring
overall project
stakeholder relationships
and adjusting strategies
and plans for engaging
stakeholders.
The key benefit of the
process is that it will
maintain or increase the
efficiency and
effectiveness of
stakeholder engagement
activities as the project
evolves and its
environment and its
environment changes.
Process
Keybenefit
41