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1© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Strategisches IT-Management
Webinar-Reihe zu Themen
des strategischen IT-Managements:
Folge 5: Erfolgreiche Transformation durch professionelles
Programm-Management
Was zeichnet ein Programm-Management aus, wann ist es nötig,
welche Fähigkeiten sollte der Programm-Manager mitbringen?
2© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Wann ist das Aufsetzen eines Projektprogramms sinnvoll? Ist
gutes Projekt-Management nicht ausreichend?
Programm-
Management
Geschäfts-
prozesse
IT-Architektur
(Systeme, Daten)
Kommunikation an
Stakeholder
Fachliche Umsetzungsprojekte
Koordinations- und Monitoring-Aufgaben des Programm-Managements erfordern dedizierte
Ressourcen, die bei der Planung des Transformationsprogramms berücksichtigt werden müssen
Bei Abhängigkeiten zwischen den Projekten ist die
übergreifende Koordination und Steuerung durch ein
Programm-Management notwendig:
• Konsistente Geschäftsprozesse, konsistenter
Auftritt gegenüber Kunden (z.B. Reihenfolge
von Prozessschritten in IT-Systemen, Look-
and-Feel)
• Bei Ressourcen-Knappheit übergreifendes
Ressourcen-Management (inkl. programm-
interner Ausgleich von Unterdeckungen)
• Abgestimmte einheitliche Kommunikation an
unternehmensinterne und -externe Beteiligte
(Mitarbeiter, Kunden, Partner, …)
• …
Gutes Projekt-Management achtet auf den Erfolg
des eigenen Projektes und eher weniger auf die
Abhängigkeiten mit anderen Aktivitäten
3© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Formelle und informelle Aufgaben des Programm-Managements
Formelle Aufgaben Informelle Aufgaben
• Richtiger Schnitt der
Umsetzungsprojekte
• Organisation des Programms
(Reporting,
Entscheidungsgremien,
verabschiedete
Projektaufträge)
• Sicherstellung der
Projektplanung pro Projekt
• Sicherstellung der
Verfügbarkeit von finanziellen
und personellen Ressourcen
für die Umsetzungsprojekte
• Durchführung Statusreporting
• Durchführung Risiko- und
Qualitätsmanagement
• Durchführung Change- und
Release-Management
• Herbeiführen von Entscheiden
• Steuerung von
Abhängigkeiten zwischen
Projekten
• Kontinuierliche
Kommunikation
• Eskalationen auf richtige
Management-Ebene bringen
• Regelmässiges Puls-Fühlen
bei Projektleitern und
anderen Umsetzungs-
verantwortlichen
• Coaching von Projektleitern
• Kommunikation,
Kommunikation,
Kommunikation!
4© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Erfolgsfaktor 1: Geschäftsmodell und -strategie sowie
Programmziele sind klar definiert
Geschäftsmodell
Geschäftsstrategie
Ziele des Transformations-Programms
(z.B. zur Digitalisierung)
Klare Leitlinien für einzelne
Umsetzungsprojekte (z.B. wer ist der
Kunde, wie soll die
Kundenschnittstelle sein?)
Klare Leitlinien für die Reihenfolge und
fachliche Ausgestaltung der
Umsetzungsprojekte
Programm-Scope klar beschrieben und
verabschiedet (ggf. bereits mit High-
Level-Umsetzungsplanung in Etappen)
Diese Punkte unbedingt klären vor dem Start eines Transformationsprogramms
(sonst wird es ineffektiv oder ineffizient oder scheitert insgesamt)
5© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Erfolgsfaktor 2: Richtiger Schnitt der Projekte
Durch richtigen Projektumfang
(Scope) und fachliche
Fokussierung die Arbeitsfähigkeit
des Projektteams sicherstellen
Fundamentale, organisatorische
Interessenkonflikte nicht zum
Gegenstand der
Umsetzungsinitiative (auf
Arbeitsebene) machen, sondern
auf die richtige Management-
Ebene zum Entscheid ziehen
+
Ausreichend Zeit für den Schnitt der Projekte einplanen:
Fachliche Themen sauber abgrenzen, Stakeholder-Analyse zur Identifizierung von
Interessenkonflikten, Berücksichtigung starker Persönlichkeiten und Meinungsführer
6© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Erfolgsfaktor 3: Klares Scope-Management
Funktionalität
1.0 2.0 3.0
Zeit
Etappen (Releases) Ihres digitalen
Geschäftsmodells
Minimum viable product:
Mindestanforderungen von
Kunden erfüllt
Stabilität in den einzelnen
Umsetzungsprojekten durch
frühzeitige Releaseplanung:
Moving targets vermeiden
Tendenz in Transformationsprogrammen
Kontinuierliche Erweiterung des Scopes und der
Ziele (auf Grund der zusätzlich festgestellten
oder empfundenen Handlungsbedarfe)
• Abblocken von zusätzlichen Anforderungen
ist weder konstruktiv noch zielführend
• Statt dessen: Aufnahme und
Erstbewertung (Nutzen/Kosten) der
Anforderungen, Priorisierung im Rahmen
der Releaseplanung des
Gesamtprogramms
• Priorität hat das Einhalten des
Terminplans (und nicht die Vollständigkeit
des fachlichen Scopes)
7© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Erfolgsfaktor 4: Agil und iterativ Entscheiden und Handeln
Grosse Unsicherheit bei der
Akzeptanz von neuen Lösungen
beim Kunden und in der
technologischen Entwicklung:
Agiles Handeln - Ideen schnell
sondieren und in der Praxis
verproben, während der Umsetzung
anpassen und eventuell ganz
verwerfen; aber das ganze in einem
geregelten Entscheidungsprozess
Detaillierte Ausgestaltung von
Geschäftsmodellen und
technischen Konzepten aufwändig,
um erst danach
Umsetzungsentscheide zu treffen:
Iteratives Arbeiten und Entscheide-
Treffen, erst die grobe
Stossrichtung entwickeln und
bewerten, und mit dem Entscheid
die nächste Detaillierungsphase(n)
freigeben
+
Der kontinuierliche Support und die Einbindung des Managements
(Geschäftsleitung, Vorstand) muss sichergestellt sein
8© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Das sind die relevanten Fähigkeiten, über die ein Programm-
Manager verfügen sollte
Projekt-Management
… verfügt über „Big Picture“ zur
Klärung von strategischen Fragen
… verfügt über analytische
Fähigkeiten zum Verständnis von
Details
… kann Konflikte moderieren
… kann sich sicher in unklaren
Situationen bewegen und
Strukturen definieren
… kennt Entscheidungswege und
kann Entscheidungen herbeiführen
… kann auf unterschiedlichsten
Management-Ebenen
kommunzieren
… kann motivieren
… kann sich gut auch informell im
Unternehmen bewegen
… kann auch ohne direkte
Berichtslinie führen
9© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017
Sauerborn Management Consulting GmbH
Kompetenzen und Angebote
Wir sind spezialisiert auf die strategische
Steuerung von Technologien im Unternehmen:
• Entwicklung und Bewertung von technologie-
geprägten Geschäftsmodellen
• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien
und -Bebauungsplänen
• Steuerung von Transformationsprojekten und -
programmen
Unser Angebot
• Inhouse-Workshops oder Beratungsprojekte zur
Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur
Digitalen Transformation und IT-Strategie
• Projekt- und Programm-Management zur
Umsetzung von Strategien
• Coaching von Linien-Managern in
Transformations- und Change-Situationen
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  • 2. 2© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Wann ist das Aufsetzen eines Projektprogramms sinnvoll? Ist gutes Projekt-Management nicht ausreichend? Programm- Management Geschäfts- prozesse IT-Architektur (Systeme, Daten) Kommunikation an Stakeholder Fachliche Umsetzungsprojekte Koordinations- und Monitoring-Aufgaben des Programm-Managements erfordern dedizierte Ressourcen, die bei der Planung des Transformationsprogramms berücksichtigt werden müssen Bei Abhängigkeiten zwischen den Projekten ist die übergreifende Koordination und Steuerung durch ein Programm-Management notwendig: • Konsistente Geschäftsprozesse, konsistenter Auftritt gegenüber Kunden (z.B. Reihenfolge von Prozessschritten in IT-Systemen, Look- and-Feel) • Bei Ressourcen-Knappheit übergreifendes Ressourcen-Management (inkl. programm- interner Ausgleich von Unterdeckungen) • Abgestimmte einheitliche Kommunikation an unternehmensinterne und -externe Beteiligte (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …) • … Gutes Projekt-Management achtet auf den Erfolg des eigenen Projektes und eher weniger auf die Abhängigkeiten mit anderen Aktivitäten
  • 3. 3© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Formelle und informelle Aufgaben des Programm-Managements Formelle Aufgaben Informelle Aufgaben • Richtiger Schnitt der Umsetzungsprojekte • Organisation des Programms (Reporting, Entscheidungsgremien, verabschiedete Projektaufträge) • Sicherstellung der Projektplanung pro Projekt • Sicherstellung der Verfügbarkeit von finanziellen und personellen Ressourcen für die Umsetzungsprojekte • Durchführung Statusreporting • Durchführung Risiko- und Qualitätsmanagement • Durchführung Change- und Release-Management • Herbeiführen von Entscheiden • Steuerung von Abhängigkeiten zwischen Projekten • Kontinuierliche Kommunikation • Eskalationen auf richtige Management-Ebene bringen • Regelmässiges Puls-Fühlen bei Projektleitern und anderen Umsetzungs- verantwortlichen • Coaching von Projektleitern • Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation!
  • 4. 4© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Erfolgsfaktor 1: Geschäftsmodell und -strategie sowie Programmziele sind klar definiert Geschäftsmodell Geschäftsstrategie Ziele des Transformations-Programms (z.B. zur Digitalisierung) Klare Leitlinien für einzelne Umsetzungsprojekte (z.B. wer ist der Kunde, wie soll die Kundenschnittstelle sein?) Klare Leitlinien für die Reihenfolge und fachliche Ausgestaltung der Umsetzungsprojekte Programm-Scope klar beschrieben und verabschiedet (ggf. bereits mit High- Level-Umsetzungsplanung in Etappen) Diese Punkte unbedingt klären vor dem Start eines Transformationsprogramms (sonst wird es ineffektiv oder ineffizient oder scheitert insgesamt)
  • 5. 5© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Erfolgsfaktor 2: Richtiger Schnitt der Projekte Durch richtigen Projektumfang (Scope) und fachliche Fokussierung die Arbeitsfähigkeit des Projektteams sicherstellen Fundamentale, organisatorische Interessenkonflikte nicht zum Gegenstand der Umsetzungsinitiative (auf Arbeitsebene) machen, sondern auf die richtige Management- Ebene zum Entscheid ziehen + Ausreichend Zeit für den Schnitt der Projekte einplanen: Fachliche Themen sauber abgrenzen, Stakeholder-Analyse zur Identifizierung von Interessenkonflikten, Berücksichtigung starker Persönlichkeiten und Meinungsführer
  • 6. 6© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Erfolgsfaktor 3: Klares Scope-Management Funktionalität 1.0 2.0 3.0 Zeit Etappen (Releases) Ihres digitalen Geschäftsmodells Minimum viable product: Mindestanforderungen von Kunden erfüllt Stabilität in den einzelnen Umsetzungsprojekten durch frühzeitige Releaseplanung: Moving targets vermeiden Tendenz in Transformationsprogrammen Kontinuierliche Erweiterung des Scopes und der Ziele (auf Grund der zusätzlich festgestellten oder empfundenen Handlungsbedarfe) • Abblocken von zusätzlichen Anforderungen ist weder konstruktiv noch zielführend • Statt dessen: Aufnahme und Erstbewertung (Nutzen/Kosten) der Anforderungen, Priorisierung im Rahmen der Releaseplanung des Gesamtprogramms • Priorität hat das Einhalten des Terminplans (und nicht die Vollständigkeit des fachlichen Scopes)
  • 7. 7© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Erfolgsfaktor 4: Agil und iterativ Entscheiden und Handeln Grosse Unsicherheit bei der Akzeptanz von neuen Lösungen beim Kunden und in der technologischen Entwicklung: Agiles Handeln - Ideen schnell sondieren und in der Praxis verproben, während der Umsetzung anpassen und eventuell ganz verwerfen; aber das ganze in einem geregelten Entscheidungsprozess Detaillierte Ausgestaltung von Geschäftsmodellen und technischen Konzepten aufwändig, um erst danach Umsetzungsentscheide zu treffen: Iteratives Arbeiten und Entscheide- Treffen, erst die grobe Stossrichtung entwickeln und bewerten, und mit dem Entscheid die nächste Detaillierungsphase(n) freigeben + Der kontinuierliche Support und die Einbindung des Managements (Geschäftsleitung, Vorstand) muss sichergestellt sein
  • 8. 8© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Das sind die relevanten Fähigkeiten, über die ein Programm- Manager verfügen sollte Projekt-Management … verfügt über „Big Picture“ zur Klärung von strategischen Fragen … verfügt über analytische Fähigkeiten zum Verständnis von Details … kann Konflikte moderieren … kann sich sicher in unklaren Situationen bewegen und Strukturen definieren … kennt Entscheidungswege und kann Entscheidungen herbeiführen … kann auf unterschiedlichsten Management-Ebenen kommunzieren … kann motivieren … kann sich gut auch informell im Unternehmen bewegen … kann auch ohne direkte Berichtslinie führen
  • 9. 9© Sauerborn Management Consulting GmbHFr. März 10 2017 Sauerborn Management Consulting GmbH Kompetenzen und Angebote Wir sind spezialisiert auf die strategische Steuerung von Technologien im Unternehmen: • Entwicklung und Bewertung von technologie- geprägten Geschäftsmodellen • Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien und -Bebauungsplänen • Steuerung von Transformationsprojekten und - programmen Unser Angebot • Inhouse-Workshops oder Beratungsprojekte zur Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur Digitalen Transformation und IT-Strategie • Projekt- und Programm-Management zur Umsetzung von Strategien • Coaching von Linien-Managern in Transformations- und Change-Situationen Weitere VeranstaltungenÜber uns Sauerborn Management Consulting GmbH Oberdorfstrasse 17 5028 Ueken Schweiz Tel. +41 61 511 51 61 www.sauerborn.ch info@sauerborn.ch Unsere kostenlosen Webinare • Digitale Transformation in KMUs • Geschäftsorientierte IT-Strategie erarbeiten und umsetzen • Die Technologien der digitalen Transformation (Webinar-Reihe) • Themen der IT-Strategie (Webinar-Reihe) Aktuelle Termine unter http://t1p.de/a23q Unsere Trainings • Ihre Roadmap zur Digitalisierung (1 Tag) • Technologien der digitalen Transformation (0.5 Tage) • IT-Strategie für Manager (0.5 Tage) • Intensivtraining zur IT-Strategie (2 Tage) Aktuelle Termine unter http://www.sauerborn.ch