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Geschäftsprozessmanagement -
ein Schlüssel zum Erfolg
Brigitte Kraft       Hubert Schweinesbein
Senior Berater       Senior Berater
bk@pro-accessio.de   hs@pro-accessio.de
Agenda


               Geschäftsprozessmanagement -
               ein Schlüssel zum Erfolg

           ✔   Was ist Geschäftsprozessmanagement
           ✔   Warum
           ✔   Funktionsorientiert vs. prozessorientiert
           ✔   Wichtige Kriterien im Projekt
           ✔   Praxisbeispiele - Geschäftsprozesse dokumentieren und
               managen, was haben unsere Kunden davon




27.11.12                           © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   2
Geschäftsprozessmanagement
    Was ist das?

           Geschäftsprozess = Betrieblicher Ablauf

           ✔ Nicht „Neu“ - Seit Beginn der Industrialisierung →
             Arbeitsteilung und Spezialisierung steigern Produktivität
           ✔ 80er / 90er Jahre – „neue“ Sichtweisen


               ➔TQM – Total Quality Management


               ➔BPR – Business Process Reengineering




           ✔   Wichtige Erkenntnisse
               ✔ Fokussierung auf Prozesse – Qualitätsprobleme haben dort


                 meist ihre Ursache
               ✔ IT ist Schlüsseltechnologie (Key Enabler)


               ✔ Prozessoptimierung betrachtet das „Ganze“ - Prozessziele


27.11.12                          © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010        3
Prozessverbesserung
    nach T. Davenport
     Fünf Stufen zur Prozessüberarbeitung


           Unternehmensvisionen
                                            Zu überarbeitende                     Prozessunterstützung
             und Prozessziele
                                           Prozesse definieren                    durch IT identifizieren
                 definieren


                                                                              Prototyp des neuen
                                  Prozesse analysieren und
                                                                                  Prozesses
                                    Kennzahlen erheben
                                                                                implementieren

     Immer unter Berücksichtigung
       ✔ IT ist Schlüsseltechnologie (Key Enabler) des Geschäftsprozessmanagements
       ✔ Die Prozessoptimierung orientiert sich an (Unternehmens-) Zielen und nicht


         an einzelnen Prozessen
       ✔ Kunde steht zu Beginn und am Ende eines Prozesses


                                                                  Quelle: T.H.Davenport / J.E. Short. The new Industrial
                                                                              Engineering.Sloan Management Review,
27.11.12                           © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                              Summer 11-27,1990
                                                                                                                 4
Warum Geschäftsprozesse?

     „Wer bleiben will wie er ist, muss sich ändern.“                 (Fritz B. Simon)


     Sowohl die Mitarbeiter als auch die Führung eines
     Unternehmens brauchen eine feste Struktur, um die
     Zusammenarbeit zu organisieren, Halt und Sicherheit zu
     geben.

     Da sich die relevanten Umwelten aber heutzutage sehr schnell
     ändern, ist eine flexible Veränderung der Organisation und
     ihrer Abläufe (überlebens-) notwendig.

     Aus diesem Identitätsparadox wächst das
     Flexibilitätsdilemma der Unternehmen:

           „Wie kann eine Organisation stabilisiert werden,
           die auf Flexibilität ausgerichtet ist?“ (S. Kühl, 1994)


27.11.12                         © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                      5
Warum das Ganze?

               Der Markt verändert sich, Druck auf Unternehmen wird
               größer. Schneller, besser billiger ist nicht mehr ausreichend.

           ✔   Der Kunde König ist jetzt ein Diktator
           ✔   Massenproduktion wird zur massenhaften Maßanfertigung
           ✔   Kunden fordern ganzheitliche Regelungen
           ✔   Grenzen zwischen den Industrien verschwinden
           ✔   Partnerschaft statt Mitbewerber
           ✔   Wertschöpfungsketten sind das Maß des Wettbewerbs
           ✔   Das einzig stabile ist die Veränderung

               => Flexibilisierung und Veränderungen müssen Teil der
               Organisation sein!!
                                                                 Sieben Trends nach Smith und Fingar

27.11.12                           © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                                  6
Prozessorientierung vs.
    Funktionsorientierung




27.11.12            © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   7
Geschäftsprozessmanagement
    Zusammenfassung

           Merkmale des
           Geschäftsprozessmanagements (GPM):

           ✔ Fokussierung auf den Kunden
           ✔ Sein Nutzen steht im Vordergrund


           ✔ Ausrichtung entlang von Wertschöpfungsketten


           ✔ Informationen fließen dazu oftmals


             quer zur vorhandenen Linienorganisation




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Erfolgreich Geschäftsprozesse
    Analysieren und Gestalten

             Drei Kernverantwortlichkeiten
           ✔ Sponsor


              • Setzt das Projekt auf


              • Benennt die Prozessverantwortlichen


              • Gibt die Ziele vor – idealerweise messbar


           ✔ Fachverantwortliche - Subject Matter Experts


              • Bringen Fachwissen ein


              • Kennen die Prozessinhalte


           • Analysten (ev. Extern)


              • Kennen Methodik der Geschäftsprozessanalyse


              • Hinterfragen den Prozess




27.11.12                      © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   9
Der Analyseprozess

             Istprozess
           ✔ identifizieren, dokumentieren, analysieren




             Sollprozess
           ✔ definieren, entwickeln, einführen, druchführen, warten und


             pflegen

           Methodik der Geschäftsprozessanalyse
           ✔ Zentrales und Verteiltes Vorgehen

               •   Befragung in Arbeitsgruppen oder getrennt
           ✔   Top Down und Bottom Up
               •   Beginn mit grobem, übergeordneten Prozess oder mit detaillierten Abläufen
           ✔   Strukturiert – unstrukturiert
               •   Fertige Fragebögen oder offene Befragung

27.11.12                                 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                    10
Kundenbeispiele




27.11.12              © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   11
Beispiel - Kundenregistrierung


                                                         Initiale
                                                         Prozessbeschreibung




27.11.12            © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                     12
Beispiel - Kundenregistrierung


                                                         Rückmeldung /
                                                         Kommentare von zwei
                                                         Mitarbeitern – innerhalb
                                                         der Mail.
                                                         Somit ist der Prozess
                                                         vollständig
                                                         beschrieben!!??




27.11.12            © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010                        13
Kundenregistrierung nach BPMN
    (Business Process Model and Notation)




27.11.12              © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   14
Vielen Dank

             „Kontinuierliche Verbesserungen sind besser
             als hinausgeschobene Perfektion“
                                                Mark Twain




           Hubert Schweinesbein
           0162 - 403 70 72
           hs@pro-accessio.de
27.11.12                     © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010   15

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Geschäftsprozess Management - ein Schlüssel zum Erfolg

  • 1. Geschäftsprozessmanagement - ein Schlüssel zum Erfolg Brigitte Kraft Hubert Schweinesbein Senior Berater Senior Berater bk@pro-accessio.de hs@pro-accessio.de
  • 2. Agenda Geschäftsprozessmanagement - ein Schlüssel zum Erfolg ✔ Was ist Geschäftsprozessmanagement ✔ Warum ✔ Funktionsorientiert vs. prozessorientiert ✔ Wichtige Kriterien im Projekt ✔ Praxisbeispiele - Geschäftsprozesse dokumentieren und managen, was haben unsere Kunden davon 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 2
  • 3. Geschäftsprozessmanagement Was ist das? Geschäftsprozess = Betrieblicher Ablauf ✔ Nicht „Neu“ - Seit Beginn der Industrialisierung → Arbeitsteilung und Spezialisierung steigern Produktivität ✔ 80er / 90er Jahre – „neue“ Sichtweisen ➔TQM – Total Quality Management ➔BPR – Business Process Reengineering ✔ Wichtige Erkenntnisse ✔ Fokussierung auf Prozesse – Qualitätsprobleme haben dort meist ihre Ursache ✔ IT ist Schlüsseltechnologie (Key Enabler) ✔ Prozessoptimierung betrachtet das „Ganze“ - Prozessziele 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 3
  • 4. Prozessverbesserung nach T. Davenport Fünf Stufen zur Prozessüberarbeitung Unternehmensvisionen Zu überarbeitende Prozessunterstützung und Prozessziele Prozesse definieren durch IT identifizieren definieren Prototyp des neuen Prozesse analysieren und Prozesses Kennzahlen erheben implementieren Immer unter Berücksichtigung ✔ IT ist Schlüsseltechnologie (Key Enabler) des Geschäftsprozessmanagements ✔ Die Prozessoptimierung orientiert sich an (Unternehmens-) Zielen und nicht an einzelnen Prozessen ✔ Kunde steht zu Beginn und am Ende eines Prozesses Quelle: T.H.Davenport / J.E. Short. The new Industrial Engineering.Sloan Management Review, 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 Summer 11-27,1990 4
  • 5. Warum Geschäftsprozesse? „Wer bleiben will wie er ist, muss sich ändern.“ (Fritz B. Simon) Sowohl die Mitarbeiter als auch die Führung eines Unternehmens brauchen eine feste Struktur, um die Zusammenarbeit zu organisieren, Halt und Sicherheit zu geben. Da sich die relevanten Umwelten aber heutzutage sehr schnell ändern, ist eine flexible Veränderung der Organisation und ihrer Abläufe (überlebens-) notwendig. Aus diesem Identitätsparadox wächst das Flexibilitätsdilemma der Unternehmen: „Wie kann eine Organisation stabilisiert werden, die auf Flexibilität ausgerichtet ist?“ (S. Kühl, 1994) 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 5
  • 6. Warum das Ganze? Der Markt verändert sich, Druck auf Unternehmen wird größer. Schneller, besser billiger ist nicht mehr ausreichend. ✔ Der Kunde König ist jetzt ein Diktator ✔ Massenproduktion wird zur massenhaften Maßanfertigung ✔ Kunden fordern ganzheitliche Regelungen ✔ Grenzen zwischen den Industrien verschwinden ✔ Partnerschaft statt Mitbewerber ✔ Wertschöpfungsketten sind das Maß des Wettbewerbs ✔ Das einzig stabile ist die Veränderung => Flexibilisierung und Veränderungen müssen Teil der Organisation sein!! Sieben Trends nach Smith und Fingar 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 6
  • 7. Prozessorientierung vs. Funktionsorientierung 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 7
  • 8. Geschäftsprozessmanagement Zusammenfassung Merkmale des Geschäftsprozessmanagements (GPM): ✔ Fokussierung auf den Kunden ✔ Sein Nutzen steht im Vordergrund ✔ Ausrichtung entlang von Wertschöpfungsketten ✔ Informationen fließen dazu oftmals quer zur vorhandenen Linienorganisation 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 8
  • 9. Erfolgreich Geschäftsprozesse Analysieren und Gestalten Drei Kernverantwortlichkeiten ✔ Sponsor • Setzt das Projekt auf • Benennt die Prozessverantwortlichen • Gibt die Ziele vor – idealerweise messbar ✔ Fachverantwortliche - Subject Matter Experts • Bringen Fachwissen ein • Kennen die Prozessinhalte • Analysten (ev. Extern) • Kennen Methodik der Geschäftsprozessanalyse • Hinterfragen den Prozess 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 9
  • 10. Der Analyseprozess Istprozess ✔ identifizieren, dokumentieren, analysieren Sollprozess ✔ definieren, entwickeln, einführen, druchführen, warten und pflegen Methodik der Geschäftsprozessanalyse ✔ Zentrales und Verteiltes Vorgehen • Befragung in Arbeitsgruppen oder getrennt ✔ Top Down und Bottom Up • Beginn mit grobem, übergeordneten Prozess oder mit detaillierten Abläufen ✔ Strukturiert – unstrukturiert • Fertige Fragebögen oder offene Befragung 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 10
  • 11. Kundenbeispiele 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 11
  • 12. Beispiel - Kundenregistrierung Initiale Prozessbeschreibung 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 12
  • 13. Beispiel - Kundenregistrierung Rückmeldung / Kommentare von zwei Mitarbeitern – innerhalb der Mail. Somit ist der Prozess vollständig beschrieben!!?? 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 13
  • 14. Kundenregistrierung nach BPMN (Business Process Model and Notation) 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 14
  • 15. Vielen Dank „Kontinuierliche Verbesserungen sind besser als hinausgeschobene Perfektion“ Mark Twain Hubert Schweinesbein 0162 - 403 70 72 hs@pro-accessio.de 27.11.12 © pro accessio GmbH & Co. KG, 2010 15