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Ziele des Projektportfolio-Managements
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Stabile, planbare Projekte - auch während der digitalen Transformation: Projektportfolio-Management in der Praxis

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Sind Ihre Projekte erfolgreich, ist die Reihenfolge der Projekte planbar? Und haben die Projekte ausreichend viele Ressourcen?

Wir beschreiben Ihnen kurz und bündig, wie Sie mit dem Projektportfolio-Management Ihre Projekte konsequent an der Geschäftsstrategie ausrichten und die Umsetzbarkeit mit ausreichend Ressourcen sicherstellen können.

Veröffentlicht in: Leadership & Management
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Stabile, planbare Projekte - auch während der digitalen Transformation: Projektportfolio-Management in der Praxis

  1. 1. 1© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Strategisches IT-Management Webinar-Reihe zu den Themen des strategischen IT-Managements: Folge 1: Projektportfolio-Management für die Praxis Die richtigen Projekte in der richtigen Reihenfolge umsetzen
  2. 2. 2© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Projekt-Portfolio-Management ein wichtiger Erfolgsfaktor zur Umsetzung von Transformationen Weitere Handlungsbedarfe Weitere prioritäre Themen (alles „Muss“-Projekte?) Prioritäten aus Sicht des zukünftigen Geschäftsmodells Verfügbare Management-Energie Verfügbare operative Skills und Ressourcen Eigendynamikzur Ausweitungdes Transformationsprogramms Mit heutiger Markt- und Technologie-Entwicklung übersteigen die notwendigen Vorhaben in Unternehmen leicht die verfügbaren Skills und Ressourcen, aber auch die verfügbare Management- Energie: Projektportfolio-Management sorgt für Transparenz, klare Priorisierungen und gemeinsam getragene Entscheide
  3. 3. 3© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Projektportfolio: Drei häufige Problemfelder in Unternehmen ▶︎ Die bewilligten Vorhaben übersteigen die verfügbaren Ressourcen (Skills und personelle Ressourcen, Finanzen): Insbesondere sind immer wieder einige wichtige Skills (d.h. Mitarbeitende) der Engpass für die Umsetzung von Vorhaben. ▶︎ Die Priorisierung von Vorhaben ist unklar: keine übergreifende Priorisierung („meine Vorhaben sind wichtiger“) oder „alles ist Prio 1“. ▶︎ Zusätzliche Instabilität im Projektportfolio durch hohen Anteil von ungeplanten/ überraschenden/plötzlich auftauchenden/vergessenen Vorhaben: fehlende Disziplin und Genauigkeit in der Planung. Konsequenz: Vorhaben sind nicht klar genug an der Geschäftsstrategie ausgerichtet, die Qualität in der Umsetzung von Projekten leidet (fehlende Ressourcen, Moving-Targets), die Gesamtkosten steigen
  4. 4. 4© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Ziele des Projektportfolio-Managements Optimale Ausrichtung des Portfolios (Projekte, Aufträge, Kleinaufträge) an der Unternehmensstrategie und -zielen (inkl. der Allokation von finanziellen und personellen Ressourcen auf die priorisierten Projekte) ▶︎ Für alle beschlossenen Vorhaben stehen ausreichend viel personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung ▶︎ Stabilität im Projektportfolio bei geringem Administrationsaufwand und realistisch-kurzen Planungsvorläufen
  5. 5. 5© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Definition und Umsetzung des Portfolio-Managements: Vorgehensweise 1 2 3 Gutes Projekt-Portfolio-Management führt zu einer anspruchsvollen, von unterschiedlichen Interessen getragenen Diskussion auf Top-Management-Ebene: Um entstehende Konflikte besser steuern zu können, sollte schon die Einführung im Unternehmen breit abgestützt sein Gemeinsam getragene und einheitlich verstandene Ziele und Prinzipien für das Portfolio- Management, verabschiedet durch ein geeignetes Entscheidungsgremium (z.B. Geschäftsleitung) Detaillierte Ausgestaltung und Umsetzung der Prozesse und Verfahren; je nach Unternehmen mit nochmaliger Abstimmung im Entscheidungsgremium Start des Portfolio-Managements unter Einhaltung der Prinzipien und definierten Verfahren; kontinuierliche Verbesserung von Details (auf Basis der gesammelten Erfahrungen und Feedback von Fachabteilungen) 4 Regelmässiger Abgleich der definierten Ziele des Portfolio-Managements mit der Realität, ggf. Überarbeitung der Prinzipien mit Anpassung der operativen Prozesse
  6. 6. 6© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Praxisbeispiel: Prinzipien des Portfolio-Managements 1 Alle Vorhaben, die kritische Ressourcen betreffen, werden durch den gleichen Prozess gesteuert: egal ob Projekt oder Auftrag, egal von welchem Fachbereich 2 Klarer Taktfahrplan für das Portfolio-Management zur Erhöhung der Planungssicherheit: Quartalsweise rollierende Planung und Priorisierung von Projekten und Aufträgen 3 Objektive Bewertung von Vorhaben statt persönlicher/bereichsinterner Präferenzen: Einheitliche Priorisierung auf Basis von klar-definierten Kriterien 4 Fachbereichsübergreifende Repriorisierung, so dass strategisch-wichtige Projekte umgesetzt werden können, aber die Ressourcenverfügbarkeit gewährleistet ist 5 Stage-Gate-Prozess: Nicht nur Projekte, sondern auch Vorprojekte werden im Portfolio- Management betrachtet 6 Je nach Unternehmensgrösse und -komplexität: Delegation des Portfolio-Managements (z.B. für kleinere Projekte) in untergeordnete Entscheidungsgremien
  7. 7. 7© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Praxisbeispiel: Werkzeug des Portfolio-Managements Ermittlung Ressourcenbedarf pro kritischem Skill und pro Vorhaben • Bei überschaubaren, ggf. ausgeplanten Projekten: entsprechend Skill- und Ressourcenbedarf des Projektplans • Bei noch nicht geplanten Projekten: Expertenschätzungen (Facheseite, IT, …) mit Bildung des Mittelwerts Reihenfolge der Vorhaben auf der Liste • Wichtigstes Sortierkriterium: Zeitlich dringende Vorhaben, die gesetzlich/regulatorisch oder aus betrieblichen Gründen notwendig sind • 2. Sortierkriterium: Strategische Wichtigkeit der Vorhaben (hoch/ mittel/niedrig) Färbung der Vorhaben (Zeilen) Farbe des Vorhabens abhängig vom kumulierten Ressourcenbedarf für kritische Skills • Weiss: Projekte auch bei pessimistischen Ressourcenschätzungen durchführbar (genügend Ressourcen vorhanden) • Rot: Projekte auch bei optimistischen Ressourcenschätzungen nicht durchführbar (vorhandene Resourcen nicht ausreichend) 1 2 3 Nach Wichtigikeit und Dringlichkeit sortierte Projektliste
  8. 8. 8© Sauerborn Management Consulting GmbHMo. Feb. 27 2017 Sauerborn Management Consulting GmbH Kompetenzen und Angebote Wir sind spezialisiert auf die strategische Steuerung von Technologien im Unternehmen: • Entwicklung und Bewertung von technologie- geprägten Geschäftsmodellen • Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien und -Bebauungsplänen • Steuerung von Transformationsprojekten und - programmen Unser Angebot • Inhouse-Workshops oder Beratungsprojekte zur Erarbeitung von Strategien und Roadmaps zur Digitalen Transformation und IT-Strategie • Projekt- und Programm-Management zur Umsetzung von Strategien • Coaching von Linien-Managern in Transformations- und Change-Situationen Weitere VeranstaltungenÜber uns Sauerborn Management Consulting GmbH Oberdorfstrasse 17 5028 Ueken Schweiz Tel. +41 61 511 51 61 www.sauerborn.ch info@sauerborn.ch Unsere kostenlosen Webinare • Digitale Transformation in KMUs • Geschäftsorientierte IT-Strategie erarbeiten und umsetzen • Die Technologien der digitalen Transformation (Webinar-Reihe) • Themen der IT-Strategie (Webinar-Reihe) Aktuelle Termine unter http://t1p.de/a23q Unsere Trainings • Ihre Roadmap zur Digitalisierung (1 Tag) • Technologien der digitalen Transformation (0.5 Tage) • IT-Strategie für Manager (0.5 Tage) • Intensivtraining zur IT-Strategie (2 Tage) Aktuelle Termine unter http://www.sauerborn.ch

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