Methodik und Durchführungsprozess sowie Vergabeprozess für Facility Management Ausschreibungen mit Einsatz des webbsierenden Ausschreibungstools FM-Marktforum

1. excellence in real estate
Professionelle Durchführung
von Facility Management-
Ausschreibungen
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2. Ihr Partner AIS Management
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3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
 Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
 Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
 Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
 Benchmarking
 Einkauf und Lieferantenmanagement
 planungs- und baubegleitendes Facility Management
 betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
 SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
 aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
 Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
 FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
 Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
 Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
 Software und Wissensarchive
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4. AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
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5. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
1. Erstellung Ausschreibung
Erfassen Definition
Konzept mit Ziel- kalkulations- Rahmenbedingungen, Leistungsverzeichnis
definiton erstellen relevanter Daten Vertragserstellung erstellen
Leistung
 Bewirtschaftungsziele  Flächenaufnahme  Vorbemerkungen  Aufbau, Gliederung
 Prioritäten  Ausstattungsmerkmale  Vertragsinhalte  Leistungen
 Abgrenzung Eigen- /  z.T. Hersteller und  Dokumentation der  Massen
Fremdleistung Fabrikate Leistungen  Zyklen
 Aufbau- und  Funktions- und  Kommunikation  Reaktionszeiten
Ablauforganisation Zustandsbeschreibungen  Schätzkosten
 Schnittstellen
Controlling
Ergebnis
 Betreiberkonzept  Flächen  Vertrag  Leistungsverzeichnis
 Ausstattung  Schätzkalkulation
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum
 FM-Sollkonzept  Anlagenerfassungs-  Gebäudemanage-  Leistungsverzeichnis
 FM-Prozesse matrizen mentvertrag  Kostenbenchmarks
 Stellenprofile  Raumbuch
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6. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
2. Bewerbungsverfahren 3. LV-Veröffentlichung, Klärungen
Bieteranschreiben Auswertung Aufforderung Bieter Besprechungstermin
RFI RFI zur Angebotsabgabe mit Bieter
Leistung
 zu liefernde Unterlagen  Referenzen  Projektbeschreibung  Objektbegehung und
und Dokumente  Leistungsfähigkeit  Leistungsverzeichnis Projektbesprechung (nie
 Interesse an Teilnahme  Auswahl von  Vorbemerkungen alle zusammen)
 Ansprechpartner max. 6 – 8 Bieter  Fragen aufnehmen
 Termine
 Leistungsprofil  Antworten an alle
 Information / Absage
der Bieter verteilen
 Termin bei Beginn
Kalkulationsphase
Ergebnis
 qualifizierter  Bieterpool für  Veröffentlichung  erweiterte
Lieferantenpool Ausschreibung Ausschreibung an alle Kalkulationsbasis für
ausgewählten Bieter Bieter
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 Secure Dataroom  FM-Marktforum
 Bietererklärung  Bieterbewertungsmatrix  Vorgaben  Checkliste zur
 Vorlage Betreiberkonzept Objektbesichtigung
1. Bieterpräsentation
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7. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung 5. Bieterverhandlung
Angebotsabgabe, Auswertung Bieterverhandlungen
Bieterverhandlungen
Submission der Angebote vorbereiten
Leistung
 Angebotskalkulation  formal (Vollständigkeit)  ergänzende Angaben  Präsentation des Bieters
durch Bieter  rechnerisch (Preisspiegel) von Bietern anfordern  Fragen klären
 Angebotsabgabe  fachlich (Sinnhaftigkeit)  Fragenkatalog  Kalkulationsbesprechung
 Angebotsöffnung  Vergabestrategie
 Ergänzung um RFI  Vertrag zur Prüfung
 Rangfolge festlegen abstimmen übergeben
 Agenda erstellen  Varianten und
 Bieter einladen Alternativen auswerten
Ergebnis  Auktionen
 formal geprüfte  Bieter für  Vergabestrategie  Vergabeempfehlung
Angebote Vergabeverhandlungen  Agenda mit
 Definition der Vergabeziele Handlungsempfehlungen
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum  FM-Marktforum  Secure Dataroom  FM-Marktforum
 Preisspiegel  Gesprächsleitfaden  Vorlage
 Bieterpräsentationen  Preisspiegel 2. Bieterpräsentation
 Bieterbewertungsmatrix  Bieterbewertungsmatrix  Gebäudemanagementvertrag
 Verhandlungsprotokoll
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8. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
6. Auftrag / Projektstart
Vergabegespräch, Start-up-Team
Projektstart
Zuschlag festlegen
Leistung
 finale Verhandlung  Objekteinweisung  Übernahme
 Übergabeszenario  Personalbesetzung, Betriebsverantwortung
 Vertragsunterzeichnung Organigramm  Beginn Berichtswesen
 Beschaffung Ausstattung  Einführung beim
 Übernahme Nutzer
Dokumentation
Ergebnis
 Vertrag  geregelte Vorbereitung  optimierter
 Auftragsleistungs- und Objektübergabe Leistungsbeginn /
verzeichnis Dienstleisterwechsel
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum
 Gebäudemanagentvertrag  Dokumentenvorgaben zum  digitale Gebäudeakte
 Vergabeprotokoll Start-up-Prozess
 Checkliste Übergabe
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9. Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
7. Regelbetrieb 8. Projektende
Leistungserbringung, Vertragsbeendigung Übergabe,
Leistungssteuerung Einweisung neuer Dienstleister
Leistung
 Jour fixe  Übergabe Verantwortung
 Störungsmanagement  Rückgabe Dokumentation, Daten
 Servicelevels  Abschlussbericht
 QS / Audits
 Fortschreibung Leistungsverzeichnis
und Dokumentation
 Änderungen und Anpassungen
Leistungsdefinitionen
Ergebnis
 geforderte Leistung
 geforderte Qualität
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
 FM-Marktforum  FM-Marktforum
 Secure Dataroom  Secure Dataroom
 digitale Gebäudeakte  digitale Gebäudeakte
 Bonus-Malus-System  Gebäudemanagementvertrag
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10. Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele)
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11. AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme
FM-Marktforum:
Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet
(z.B. Computer-generierter Preisspiegel)
Secure Dataroom:
Dokumentenmanagement im
virtuellen Projektraum
(z.B. Radar Screen)
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12. AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc.
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13. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen
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14. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
 Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
 Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
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15. excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
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Homepage: www.ais-management.de
Helpdesk
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Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18
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