Shared Service Center sind eine moderne Form der Optimierung operativer Prozesse. Um die Kosten und die Qualität im Griff zu behalten, setzt das Sachkosten-Management in den verschiedenen Lebenszyklusphasen des Shared Service Center differenziert an.

1. SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Aufbau und Optimierung Shared- Service Center
- Ansätze und Erfahrungen -

2. OPTIMIERUNGSPHASEN
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Typische Phasen beim Einsatz von Shared-Service-Centern
1 Neuaufbau 2 3 Optimierung
Optimierung
Shared Service Shared Service
Leistungsbezug
Center Center
 Definition Aufgaben für  Abstimmung zwischen  Optimierung der SSC
Shared-Service-Center Kunden und SSC über durch Effizienzanalysen
(SSC) benötigte Produkte und
 Prozessoptimierungen
Leistungen (inkl. SLA´s)
 Ggf. Organisatorische und
 Verbesserung der Kondi-
rechtliche Ausgliederung  Anpassung
tionen auf den Beschaf-
Abrechnungsmodelle
 Personalübergang fungsmärkten
 Preisanpassung auf
 Preispolitik auf Basis einer  Ggf. Verlagerung
Marktniveau
Kostenumlage einzelner Aufgaben auf
neue Partner

3. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Neuaufbau Shared Service Center sollte mit klaren Zielen verbunden sein
Ziel-
Umsatz Effizienz
dimension
 Umsatz der Shared Service  Kostenkennzahlen und
Organisation Benchmarking
 Preisentwicklung auf Drittmärkten  Verhältnis fixe und variable Kosten
Quantifizierung
(Beispiele)  Neukundenanteile  Verhältnis operative und
administrative Kosten (Support)
 Regionaler Marktanteil
 Komplexitätsparameter (z.B. Anzahl
…
Standorte, Tochtergesellschaften,
etc.)
Planung Berechnung
Absatzseite Kostensenkung

4. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Bevorzugte Aufgaben für den Übergang in Shared Service Center
Rechnungswesen 75 %
IT-/TK-Dienste 58 %
Einkauf 48 %
Human Ressources 38 %
Customer Management 35 %
Marketing 25 %
Immobilienmanagement 20 %
0% 20 % 40 % 60 % 80 %
Anteil der Unternehmen, die Laut EIU Studie für den jeweiligen Prozess SSC* bereits eingeführt haben, im Moment implementieren oder die
Machbarkeit prüfen

5. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Die Einsparpotentiale durch Shared Service Center sind beachtlich
0,5
50 %
40 %
38 % 35 %
30 %
25 %
20 % 20 % 20 % 20 %
15 % 15 %
13 %
0%
Öffentlichkeitsarbeit Finanzen Controlling Einkauf Steuern Recht IT Finanzbuchhaltung
Immobilienmanagement
Personalmanagement
Low Volume/High Skill High Volume/Low Skill

6. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Optimierung Leistungsbezug setzt an den internen Leistungsbeziehungen an
Einkaufs-
optimierung
Abnehmer Leistungsbeziehung Shared Service Markt
Center
Verlustausgleich
Finanzen
Gewinnabführung
Leasinggebühr
Netz Diverse
Infrastruktur Netznutzungsentgelt Dienstleister
Dienstleistungen
Netz
Service Aufwandspauschalen
Dienstleistungen
Sonstige Verbundene
Leistungen Aufwandspauschalen
Unternehmen

7. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Der Weg zu wettbewerbsfähigen Marktpreisen
Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling
Aufgaben Aufgaben Aufgaben Aufgaben
Aktuelles Schaffung Vergleich- Verhandlung Stückpreise Sicherstellung syste-
Abrechnungsmodell barkeit Anpassung Preise- und matische Leistungs-
Spezifikation Leistungen Einholung Vergleichs- Abstimmung kontrolle
Offenlegung angebote Preisentwicklungsmechan Vollständige
Kostenstruktur Vergleich Einzelposi- ismen Durchsetzung von
tionen und Gesamt- Abschluß Service- Level Nachforderungen und
Ermittlung
aufwand Agreements Pönalen aus SLA‘s
Jahresbedarfs-mengen

8. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Leistungsanalyse detailliert die Leistungsbestandteile
Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling
Ergebnisse
Leistungs- Kosten
Leistungsportfolio
abrechnung
– Zahlungshöhe – Leistungsarten – Kostenstruktur
– Zahlungsgrund – Leistungsvolumen – Stückkosten
– Zahlungsfrequenz – Leistungsfrequenz – Kostentreiber
– Besonderheiten – Leistungsqualität

9. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Markt- Benchmarks werden gewichtet
Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling
Sogenannter
„Schweinepreis“
Notwendigkeit der Gewichtung der
Marktbenchmarks:
 Leistungsinhalte werden vergleichbar
gemacht
 Strukturelle Nachteile werden
berücksichtigt
 Effekt unterschiedlicher
Personalkostensätze wird berechnet
Abrechnungs- Bester Spezifisch
preis (IST) Marktpreis gewichtetes
Benchmark

10. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Verhandlungserfolge durch systematisches Vorgehen
Abstimmung Verhandlung Vorbereitung
Kick-off Marktpreise
Abrechnungsmodell Vertragsabschluss
 Zielsetzung  Anforderungen an  Verhandlung Preise im  Abstimmung
 Teamstruktur Abrechnungsmodelle neuen vertraglicher
 Berechnungsschlüssel Abrechnungsmodell Anpassungen
 Zeitplanung u.
Terminab- und Mengenbasis  Marktpreisvergleich  Erstellung unter-
stimmung  Berücksichtigung von  Klärung Auswirkungen schriftsreifer Vorlagen
Besonderheiten

11. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Serviceverträge werden durch permanentes Controlling überprüft
SERVICEPAUSCHALE MATERIALWIRTSCHAFT CONTROLLING SERVICEVERTRAG
Bereich Kostenart Kosten
 Regelmäßiges Reporting der Qualität
Einkauf • Personalkosten Be und Umfang von erbrachten
• Sachkosten isp
ie Leistungen
• Mietkosten l
 Variabilisierung der Leistungsvergütung
Lager • Personalkosten mit entsprechenden
• Personalkosten Optimierungsmaßnahmen
(Überhänge)
• Sachkosten  Zielvereinbarungen zwischen den
• Mietkosten
• Kapitalkosten
Gesellschaftern über
• Sonstiges (Transport, Kostensenkungsmaßnahmen
Entsorgung)
 Kontrolle der Zielerreichung
Sonstiges • Overhead-Umlage
…
Summe Xxxx,xx €

12. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Ansätze zur Effizienzsteigerung Shared Service Center
1 1  Abbau Top Level Führungskräfte
2
2  Straffung Zentralfunktionen
3
3  Umsetzung Prozeßorganisation
5
4
4  Abbau von Hierarchieebenen
5  Verantwortung auf den operativen Ebenen

13. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
Ergebnisbeispiel eines Optimierungsprogramms
Kli
Produktivität „Kundenservice“ en
ten
be
Aufträge pro isp
186 181
190 iel
Mitarbeiter
138
Anzahl 86 115
Mitarbeiter
9,5 9,0 7,0 5,0 5,5 5,5
Apr Okt Dez Jan Mar Mai
Durchlaufzeit Anfragen Ersttrefferquote Liefertreue innerhalb 2 Tagen
Tage Prozent
+86%
10 100 85% 100 92
7,0 -81% 72%
5 50
1,3 50
13
Alt Aug Dez Mai Monat ALT Neu Alt Aug Dez Mai Monat

14. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER
SACHKOSTEN-MANAGEMENT
SSC können Ergebnis durch verbesserten Einkauf deutlich verbessern
Bedarfs- Lieferanten- Waren-
Preisfindung Bestellung
analyse suche annahme
Kern- Fehlende Veraltete Kaum Nachver- Unechte Rah- Leistungs-
probleme Leistungs- Lieferantenbasis handlungen menverträge abnahme nicht
verzeichnisse Keine konsoli- Zu wenig Bestellung direkt systematisch
Unzureichende dierte Ansprache regelmäßige durch organisiert
Bedarfsermittlung überregionaler Marktanfragen Bedarfsträger
Lieferanten
Spezifikation Unabhängig Systematische Reibungsloser Sicherstellung
Bedarfsstruktur Regional Marktbeobachtung Rechnungs- systematische
Optimie- auf Jahresbasis Ausschreibungen durchlauf Leistungs-
Überregional
rungs- Herstellerunab- Bestellung aus kontrolle
National elektronische
stellhebel hängige Stan- Beschaffung Standard- Einsatz von
dardisierung International katalog Service-Levels
Ermittlung und Pönalen
aktuelle
Preisbasis