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Fachtag Records Management 29.11.2011




         Herzlich willkommen
               Records Management in einer
               neuen Dimension mit ecspand
                Florian Laumer - intl. Technical Sales Manager
Records Management mit ecspand: eine neue Dimension
Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge
              Sie haben?


 Und wie viel Sie diese genau kosten?
Verschaffen Sie sich Übersicht!

Sie erhalten eine umfassende Sicht auf
den Wert Ihres Unternehmens, Ihre
Geschäftsbeziehungen und über zeitliche
und finanzielle Auswirkungen.
Überblick
Verschiedene Sichten auf Verträge
Vertrieb




Die Möglichkeit zur Erstellung und
Abwicklung von Verträgen mit Kunden.
Rechtsabteilung




Einhaltung gesetzlicher sowie
gesellschaftsrechtlicher Vorschriften im
Vertragswesen.
Controlling




aktive Risikobewertung
in Anlehnung an existierende
Vertragsverhältnisse
Revision




Verbesserung der Audit-Fähigkeit über
existierende Verträge, sowie Transparenz
aller Vertragsprozesse
Geschäftsführung




Optimierung des Kontrollsystems, sowie
Kostenreduzierungen auf Basis
kalkulierbarer Vertragsrisiken.
Die   4   Aspekte
des Vertragsmanagements.
Vertragserstellung

     standardisierter Prozess
     Erstellen, Verwenden und Verwalten von
     Vertragsvorlagen und Vertragstextbausteinen
     Integration in (Microsoft) Office Umgebung
Vertragsarchivierung

     revisionssichere Archivierung
     ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)
     Versionierung
     Anzeige der Dokumente
Vertragsverwaltung

     Metadaten (vertragsrelevante Zusatzinformationen)
     Vertragsprozesse
     Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle
     nachvollziehbare Historie
Vertragscontrolling

      zur Steuerung und Koordination
      Unterstützung der Geschäftsführung
      Laufzeiten, Fristen, Aufgaben, …
      Kennzahlen, Kosten, …
über die
   gesamte
Vertragslaufzeit
Nutzenpotential
Risiken im Kontext Vertragsmanagement

        Frist-
 versäumnisse



  mangelhafte
   Verwaltung
                                                   Vertragsstrafen, verpasste
                                                   Fristen, inkonsistente Preise,
                                                   Bearbeitungsfehler, Doppel-
wirtschaftlicher                                   gleisigkeiten, etc.
       Schaden


                   0%    20%                       40%                       60%

                        Quelle: Aberdeen Research „Contract Lifecycle Management and the CFO“
Zu beachten!

      Nebenabsprachen via Email
         Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente

           Copy & Paste bei Vertragserstellungen
               Unternehmensweite Templates und
                Vorlagenbausteine

                lange Durchlaufzeiten
                     standardisierte , elektronische
                       Prozesse mit garantierter Qualität
Zu beachten!

      (Daten-) Sicherheit
          revisionssichere Archivierung sowie granulare
            Benutzer- und Rechteverwaltung

            Bearbeitungsdauer
               zentrale Suche über Metadaten hinweg,
                 transparenter Genehmigungsprozess

                 Kosten und Konventionalstrafen
                     Aufgaben-/Fristverwaltung,
                       Reporting und Controlling
Return on Investment



               “Die Einführungsdauer einer
               Vertragsmanagementlösung
               beträgt im Schnitt zwei bis drei
               Monate. […] Das Einsparungs-
               potential liegt nach einem Jahr
               zwischen 150% und 200%.”
                                    Quelle: AMR Research, USA
Return on Investment

   Compliance und regulatorische
                      Richtlinien                                                                         90 – 100%

        Reduzierung fehlerhafter
                      Zahlungen                                                                     70 – 90%


  Schnellere Vertragsverhandlung                                                     50%


        Erhöhung der Einnahmen                                 30%


      Freisetzen von Barreserven                         10 - 30%

       Reduzierung der Betriebs-
              und Prozesskosten                          10 - 30%


           Personaleinsparungen                10 - 20%

                                   0%                   20%                   40%             60%   80%          100%
                                    Quelle: Goldman Sachs „Time to manage those contracts!“
Philosophie
ecspand
Vertragsmanagement
Basis SharePoint

                   SharePoint als (Technologie)Basis

                   Nutzung der …
                      Dokumentenmanagement,

                      Collaboration und

                      Workflow

                   … Features
ecspand your SharePoint

                     „Natives“ SharePoint Add-On

                     Erweiterung des SharePoint
                     zur echten ECM Plattform

                          vollständig integriert

                          standardisiertes Produkt

                          „ready-to-use“ Lösungen
ecspand your SharePoint




                          Scanning von Papierdokumenten

                          Einbindung Drittapplikationen

                          revisionssichere Archivierung
Funktionsumfang



                  Kosten      Aufgaben




                     Vertragsakte
Funktionsumfang




  Erstellung                                          Controlling
                          Vertragsakte




               Archivierung              Verwaltung
Records Management
     im ecspand
Vertragsmanagement
Visualisierung von Ordnerstrukturen



Visualisierung
von
Ordnerstrukturen
Vertragsakt


              Stammdaten
Vertragsakt


              Stammdaten
                  Details
Vertragsakt


              Stammdaten
                   Details
                Laufzeiten
Vertragsakt


               Stammdaten
                     Details
                 Laufzeiten
                 zusätzliche
              Informationen
Vertragsakt


              Hauptteil

Akte                        Kunden-
                            befragungen
Stammdaten    Allgemeine
Details       Geschäfts-
Laufzeiten    bedingungen   Ausgleichs-
Fristen                     zahlungen
Kosten        Länder-
Aufgaben
              spezifische
Notizen
Dokumente     Änderungen
                            KPIs
Emails
              Service
              Agreements
Vertragsakt
Vertragsakt
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Fristverwaltung




                  FRIST
                  verwaltung
Vertragslaufzeit




Verwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
Vertragslaufzeit




Verwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
Vertragslaufzeit




Verwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
mit automatischer Stichtagsberechnung
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
mit geführter Aufgabenverwaltung
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
mit geführter Aufgabenverwaltung
Manuelle Fristen




manuelle Verwaltung beliebiger Fristen
mit geführter Aufgabenverwaltung und Abwesenheitsassistent
Berechtigungen

Basis ist SharePoint Standard Berechtigungssystem




   einzelne             Benutzer-             Rollen
   Benutzer              gruppen
Berechtigungen




Verwaltung auf Ebene des Vertragsaktes
Integration Active Directory oder Kerberos
automatische Vererbung (Aufgaben, Notizen, Dokumente, …)
manuell sowie prozessgesteuert veränderbar
Metadatengesteuert


                     „Berechtigungsprofile“

                     auf Basis von unterschiedlichen
                     Metadaten

                     logisches Regelwerk zur Definition
                     von Berechtigungen
                     (WENN … IST GLEICH … DANN …)

                     einfache Änderungen im Laufe
                     des Vertragslebenszyklus!
Workflows
Workflows


            z.B. für Freigaben oder zum
            Sammeln von Unterschriften
            manuell anstoßbar oder
            automatisch bei Fristerreichung
            oder Statusänderung
            inklusive Vertretungsregelung
            und Eskalationsmanagement
Workflows




manueller Start
Workflows




Mit integrierter Aufgabenverwaltung …
… inklusive Übernahme in Outlook …
… und übersichtlichen Auswertungen.
REPORTING
Reporting Möglichkeiten




Listenansichten      vertragsart-   komplexe Cubes
                     übergreifend         KPIs und
Gruppierungen
                     Excel Export      Dashboards
Filter
WebParts
Reports mit SharePoint




Standard Listenansichten …
Reports mit SharePoint




… gruppierbar und mit visuellen Auswertungen
Reports mit ecspand




Export der Trefferlisten nach Excel …
Reports mit ecspand




… inklusive weitergehender Auswertungen
Reports mit SQL Server
                                                      Service Expenses   Contract Expenses
Service Expenses

SLAs Count

Customer Count

Contract Quantity

Contract Expenses




    Gross Profit    SLA Expenses   Service Expenses




KPIs, Scorecards und Dashboards …
Reports mit SQL Server
                                                       Service Expenses   Contract Expenses
 Service Expenses

 SLAs Count

 Customer Count

 Contract Quantity

 Contract Expenses




     Gross Profit    SLA Expenses   Service Expenses
                                    S




… mit Drilldownfunktionalität
LIVEDEMO
Vertragserstellung und Dokumenthandling
Suche und Recherche
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FAZIT
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Ihre Verträge haben ecspand verdient.
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