Das Dokument behandelt die Einführung und das Management von Business Process Management (BPM) und umriss die Ziele und Nutzen, einschließlich der Notwendigkeit der Veränderungen im Unternehmen. Es werden Erfolgsfaktoren für die Implementierung und langfristige Managementstrategien beschrieben, sowie die Anforderungen und Herausforderungen bei Rollouts in verschiedenen Unternehmensbereichen und Ländern. Zudem wird die Bedeutung von technischer Unterstützung und methodischen Ansätzen für die Prozessoptimierung hervorgehoben.

1. 1 | Titel| 7. Januar 20191 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
GBTEC Software + Consulting AG
BPM-Einführung und Management

2. 2 | Titel| 7. Januar 20192 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Agenda
1 Ziele des Prozessmanagements
2 Nutzen von BPM
3 Erfolgsfaktoren
4
Klassisches Vorgehensmodell zur Einführung
von Prozessmanagement
5 Ansätze zur Prozessoptimierung
6 Anforderungen im Rahmen von Rollouts

3. 3 | Titel| 7. Januar 20193 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Allgemeine Ziele des BPM
Funktionsorientierung
• Bereichsdenken
• Teiloptimum
• Viele Schnittstellen
• Hoher Koordinationsaufwand
Prozessorientierung
• Bereichsübergreifendes Denken
• Gesamtoptimum
• Wenige Schnittstellen
• Schnellere Abläufe
Von der Funktions- zur Prozessorientierung 90-Grad-Shift

4. 4 | Titel| 7. Januar 20194 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Stakeholderbezogener Nutzen von Prozessmanagement
Leitung
• Transparenz
• Strategische Steuerung und Gestaltung
• Möglichkeit Veränderungsbedarfe gezielt zu
erkennen und herbeizuführen
• Förderung ganzheitlichen,
kundennutzenorientierten Denkens
• Vermeidung von „Silodenken“
Führungskräfte
• Klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Verbesserung der operativen Steuerung
• Möglichkeit zur gezielten Identifikation und
Herbeiführung von Optimierungsmaßnahmen
Externe Stakeholder / Kunden
• Höhere Zufriedenheit durch Kundenorientierung
• Hohe Servicequalität
• klar definierte Produkte und Leistungen
Mitarbeiter
• Klare Verantwortungsbereiche und
Zuständigkeiten
• Möglichkeit sich in die Gestaltung von Prozessen
einzubringen
• Motivation durch Mitgestaltungsmöglichkeiten
im Rahmen von KVP
• Schnelles Erlernen von Abläufen

5. 5 | Titel| 7. Januar 20195 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
• Funktionales BPM Tool
• Zweckbezogen, festgelegte Notationen (EPK, BPMN 2.0)
• Klar strukturierte und erprobte Methode
• Erstellung und Nutzung eines Konventionenhandbuches
• Methodisch saubere Modellierung von Prozessen
• Technisch einwandfreie Pflege der Prozessmodelle
und Attribute / stetige Qualitätssicherung
Technische und menschliche Erfolgsfaktoren
• Nutzenbotschaft vermitteln
• Ein Gefühl für die Notwendigkeit schaffen
• Vision des Prozessmanagements entwickeln u.
kommunizieren
• Mitarbeiter befähigen Prozessmanagement umzusetzen
• Kurzfristige Erfolge sichtbar machen (success stories)
• Prozessmanagement stetig konzeptionell weiterentwickeln
• Prozessmanagement in der Unternehmenskultur verankern
• Evolutionsschritte zur erfolgreichen Umsetzung von BPM:
• Prozessmanagement als Mehrwert
annehmen/akzeptieren
• In Prozessen denken
• Prozesse leben und umsetzen
Menschliche Erfolgsfaktoren Technische und methodische Erfolgsfaktoren

6. 6 | Titel| 7. Januar 20196 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Sensibilisierung
• Vision entwerfen
• Leitbild entwickeln
• Problembewusstsein schaffen
• Klare Ziele vorgeben
Information und Schulung
• Notwendigkeit der Änderung
• Vorgehen, angestrebte Ergebnisse
• Training
Beeinflussung
• Einstellungen d. Betroffenen analysieren
• Akzeptanzbarrieren identifizieren
• Promotoren finden/stärken
• Opponenten einbinden
Betreuung und Beratung
• Ansprechpartner/Berater vor Ort
• Erfahrungsaustausch
Motivation
• Überzeugungsarbeit leisten
• Änderungsmotivation erzeugen
• Betroffene einbeziehen
• Anreize schaffen
Dokumentation
• Dokumentation des Konzepts
• Dokumentation der Einführung
• Dokumentation der Beratung
• Dokumentation der Betreuung
Prozessmanagement erfordert auch Changemanagement -
Erfolgsfaktoren

7. 7 | Titel| 7. Januar 20197 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Management der Prozesse
Das Management von Prozessen ist eine kontinuierliche
Aufgabe. Dies erfordert:
• Klare Verantwortlichkeiten
• Definierte Vorgehensweisen für die Analyse
und Optimierung
• Definition und Festlegung von Rahmendaten
für Prozesse:
• Gültigkeitszeiträume
• Wiedervorlagen
• Regelmäßige Überprüfung von Prozessen
• Archivierung von Prozessen
Management von Prozessen Prozesslebenszyklus

8. 8 | Titel| 7. Januar 20198 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten abbauen
• Doppelarbeiten
• Rückfragen, Abstimmprozesse, Schleifen
• Vermeidung von Fehlern / Unvollständigkeiten
Prozessintegration
• Abbau von Schnittstellen, Bündelung von Aufgaben
• Erweiterung von Kompetenzen
• Parallelarbeit statt sequenziellem Ablauf
Unterstützung durch Informationstechnologie
• Automatisierung von Routine-Tätigkeiten
(z.B. Belegerfassung)
• Einfachere, schnellere Bearbeitung
Ansatzpunkte und Ziele der Prozessoptimierung
Zieldreieck
der Prozess-
optimierung
Qualität
steigern
Kosten
senken
Durch-
lauf-Zeiten
reduzieren
Ansatzpunkte bei der Prozessoptimierung Ziele der Prozessoptimierung

9. 9 | Titel| 7. Januar 20199 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Anforderungen im Rahmen von Rollouts
Technische AspekteOrganisatorische und methodische Aspekte
Rollouts auf verschiedene Unternehmensteile und in
verschiedene Länder erfordern:
• Die Implementierung und Steuerung lokaler
Prozessorganisationen
• Die Berücksichtigung verschiedener Sprachen
• Die Berücksichtigung lokaler Besonderheiten in Bezug
auf Prozesse, Organisation, IT-Systeme, etc.
• Die Anpassung der Methodik auf lokale Aspekte
• Die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte
(Wer darf welche Prozesse sehen)
• Zentraler Server vs. länderspezifische Server
• Performance-Aspekte sind zu berücksichtigen
• Bei Verwendung mehrere Server:
• Mehrere Installationen erforderlich
• Dezentrale Administration von Servern und Software
• Keine gemeinsamen Repositories und damit getrennte
Prozessinhalte
• Verwendung eines gemeinsamen Servers
• Eine Installation
• Zentrale Administration von Server und Software
• Gemeinsames Repository für alle Unternehmensteile
und damit geteilte Inhalte

10. 10 | Titel| 7. Januar 201910 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Beispiel methodische Aspekte BPM Central und Local
Central BPM Approach
(Competence Center)
BPM BASIS-Methode als zentrale Vorgabe
Local BPM
(Local BPM HUB)
Berücksichtigung lokaler Ziele und Anforderungen ROLLOUT-Prozesshaus mit spezifischen Anpassungen

11. 11 | Titel| 7. Januar 201911 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
Europa
Asien
USA
Europa
USA
Asien
Zentrales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Lokales Rechenzentrum
Beispiel technischer Aufbau Rollouts

12. 12 | Titel| 7. Januar 201912 | © GBTEC Software + Consulting AG 2018
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