Swiss eGovernemt Forum 2016

2. Automatisierung von
Geschäftsprozessen am
Beispiel der Eidgenössischen
Forschungsanstalt Agroscope
Wolfgang Schmidt
+49 221 973430
wolfgang.schmidt@x-integrate.com

3. • B2B / EDI
• Enterprise Application Integration
• Machine-to-Machine (M2M)
• SaaS & Cloud Service Integration
• Enterprise Service Bus
• Service Oriented Architecture
• Message Queuing
• Managed File Transfer
• Security
• Internet of Things (IoT)
• API Management
• Hybrid Cloud
• Prozessautomatisierung
• Prozesserhebung,
Simulation & Monitoring
• Rules/Decision Management
• Mathematische Optimierung
• Supply Chain Optimization
Business Integration - Prozesse, Menschen, IT & Ergebnisse
Prozessintegrationen – flexibel entlang der Wertschöpfungskette
Entscheidungsprozesse – automatisiert und mathematisch optimiert
Daten- und Anwendungsschnittstellen – automatisiert und zuverlässig
Middleware Architekturen – maximal verfügbar, flexibel und skalierbar
Fachanwendungen – prozessorientiert, effizient und wertsteigernd
Consulting, Architecture, Infrastructure, Development, Support, Managed-Services, LoB-Solutions
BPM & Analytics ConnectivityIntegration

4. Digitalisierung in der
öffentlichen Verwaltung
Erschließung neuer Mehrwerte durch integrierte und
optimierte Prozesse mittels Prozessmanagement

5. Prozessorientierung & Digitalisierung
„Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt führt zu
wachsenden Herausforderungen.“
„Informations- und Datentechniken bestimmen immer
mehr den Arbeitsalltag. Auch in Land- und
Forstwirtschaft sowie im Gemüsebau werden
zunehmend Arbeitsvorgänge digitalisiert,
standardisiert und vernetzt.“

6. Geschäftsprozessmanagment zielt auf Mehrwert
Kostenreduktion
Qualitätsverbesserung
Produktivitätssteigerung
Time-to-Market von
Prozessanwendungen
Eingriffsmöglichkeiten in laufende
Prozesse
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Transparenz und Messbarkeit
Einhaltung von Vorgaben (Compliance)
Eliminierung von Redundanzen(->Reuse)
Prozesseffizienz/-
effektivität
Visibilität in
Verfahrensabläufe
Flexibilität

7. Aroscope - Integration neuer Mitarbeiter
Wie gelingt die optimale Eingliederung in Arbeitsabläufe,
das On-Boarding?
On-Boarding Prozess vollständig überdacht
neue Mitarbeiter frühzeitig „an Board“ holen
Einarbeitungszeit deutlich vermindern
Mitarbeiter insgesamt besser in sein Aufgabenfeld integrieren
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Übergreifende Amtssprachen-/Standort-Verfahrensstandards
Wertbeitrag des Mitarbeiters steig besonders früh an

8. Trend im eGovernment für Bund, Kantone und Gemeinden
Die Ist-Verfahren verstehen
und Soll-Verfahren ableiten
IT gestützte
Prozesssteuerung
der Fachverfahren
einführen
Abläufe
überwachen &
kontrollieren
Verfahren optimieren
und agil weiterenwickeln

9. Trend im eGovernment: Prozesse, Menschen und
Ergebnisse zusammen bringen
Fachbereiche und IT der öffentlichen Verwaltung benötigen eine
integrierte Technologie, um Prozesse zu erfassen, zu modellieren, zu
implementieren, auszuführen, zu überwachen und zu optimieren
IT
FachverfahrenRichtlinien &
Verordnungen
Behörde
• Prozess erkennen
• Prozess dokumentieren
• Prozess modellieren
• Ziele festlegen
• Kollaboration
• Erfahrungsaustausch
• Prozessapplikationen erstellen
• Vorhandene Infrastruktur integrieren
• Zusammenarbeit fördern
• Prozesse, Regeln und Organsiation
optimieren
• Komplexe Prozesse und Regeln
automatisieren
ProzessausführungProzesserfassung

10. Wertschöpfung heute: typische Prozessumsetzung
Bürger
Wie ist der Stand
meines Antrags?
Wie geht das
nochmal?
Wer hat das denn
bearbeitet? Da
stimmt ja garnichts!
Wie gut sind wir?
Was können wir
verbessern?
BescheidAntrag
Probleme:
• kein effizientes Wachstum
• niedrige Bürgerzufriedenheit
• keine Transparenz

11. Verwaltung
RessourcenBürger
Vorteile:
• Effiziente, konsistente Bearbeitung
• Transparenz, Qualität
BPM zur Automatisierung von digitalisierten Verfahren
Digitaler
Behördengang
Bescheid

12. Zusammenspiel fachliches und technisches BPM
Quelle: Gadatsch, A.: „Grundkurs Geschäftsprozessmanagement“. 6. akt.Aufl., Vieweg+Teubner, Wiesbaden 2010

13. Agroscope
Ressource
HR-Mitarbeiter
Vorteile:
• Effiziente, konsistente Bearbeitung
• Transparenz, Qualität
BPM zur Automatisierung von HR-Prozessen
Einstellung MA Bedarf

14. Kollaboratives Prozess- und Entscheidungsmanagement

15. Management
Bürgerservice
Sachbearbeiter
Buchhaltung
Firmenbetreuung
Analyse
Governance
Kollaboration
Optimierung
Monitoring
Modell
Aufgabenzuordnung
Anzeigen
(Web-Formulare)Rollen
Ereignisse
Integration
Prozesslogik
Dokumente
Regeln
Daten
Simulation
Elemente eines BPM-Systems

16. SAP Erweiterung: BPM Guided Workflow für SAP
 Je
Prozessinstanz
kann die jeweils
passende SAP
Transaktions-
sequenz
verwendet
werden
 Individuelle
Messung schafft
Echtzeiteinblick
e in Prozess-
performance
und evtl.
Problem-
konstellationen

17. BPM-Projekte durchführen – agile in der öffentl. Verwaltung
 Ein Team zwischen Fachbereich und IT während des kompletten Verbesserungszyklus
 Prozesserfassung am Anfang durch Fachbereich geleitet unter Einbeziehung aller Beteiligten (z.B.
Prozessverantwortliche, Abteilungsleiter, Endanwender, IT, …)
 Mit einer fachlich orientierten, agilen Entwicklungsmethodik
Mapping Test
Go
Live
Iteratives Design & EntwicklungDiscovery
User
Story User
Story
User
Story
User
Story

18. Use Cases / Anwendungsbeispiele
Start mit einem einfachen Prozess und
schneller Quick-Win
eine Vielzahl an Assets
geringer Anpassungsaufwand
schneller Go-live
Vertrauensaufbau anhand einfacher
Prozesse
sukzessive BPM für komplexere
Prozesse etablieren
Asset Übersicht:
• Agiles On/ Off Boarding von Mitarbeitern
• HR Prozesse / Reisemanagement
• IT-Bestellprozesse
• Bedarfsanforderungsprozesse (BANF)
• Rechnungseingangsprozesse
• Reklamationsprozesse
• Order Management Prozess
• Budgetfreigabe Prozess
• Auftragserstellungsprozess
• Electronic Change Prozess
• Prozessbasierte Zeiterhebung
• Unfallgefahrenmeldung
• Shopfloormanagement Prozess
• Zentrales Aktivitäten und
Maßnahmenmanagement
• Warrentymanagment

19. Driving The Connected Company – Employees, Partners and Customers
Maximizing the Return of Investments in Software Platforms
http://timetoact-group.com
200 Employees, Cologne, Muenster, Munich, Augsburg, Stuttgart, Lelystad, Vienna, Zuerich
Services
Software Architecture & Consulting, Interface Design, Application Development, Integration,
Deployment, Managed Services, Support, Change Management, Training, License Management
IBM & Open Source SaaS Vendors Microsoft
Expertise
Commerce
& Marketing
Process Integration
& Automation
Digital Workplace, Intranet, LOB Apps, Mobile
Conversion
Optimization,
Web Analysis
BPM, EAI,
math. Optimization,
Hybrid Cloud
Business Intelligence, ISV for IBM
Connections, Mail, Portals, Social, UX,
WebCM
BPM, Mail,
Migration, Mobile
BI, ISV for
Office365 &
SharePoint
Products
Commerce,
Coremetrics,
Pixelboxx,
Tealeaf, Xtify
BPM, BlueWorks,
ILOG, WebSphere
Process Server,
MQ, IIB, Sterling
Cognos BI & TM1,
Connections, Chat, Docs, Domino,
Meetings, Portal, Watson, Worklight
Google Apps,
Office 365,
IBM Cloud
Azure, BizTalk,
Excel Services,
Performance Point,
SharePoint, SQL
21

20. „Ein gut durchdachtes und umgesetztes Business Process Management (BPM) ist
wie eine Sinfonie: Alle Werkzeuge und Geschäftsvorfälle fügen sich harmonisch
aneinander. Die Sinfonie des Business Process Management bringt Prozesse,
Menschen und Ergebnisse zusammen.“
– Wolfgang Schmidt, Geschäftsführer X-INTEGRATE

21. Stories …
PDFs

22. Vielen Dank!