Swiss eGovernment Forum 2016 - Tag 2

2. Info Society Days 2016
Externe Dienstleister erfolgreich steuern: Ansatzpunkte und
Erfolgsfaktoren
Gérald Strub, Inhaber Strub & Partner GmbH, Lenzburg
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 2

3. - Als erfahrene Organisations- und Prozessberater unterstützen wir kommunale und
kantonale Verwaltungen sowie Langzeitpflege-Einrichtungen. Wir erarbeiten
Lösungen, bei den immer der einzelne Mensch im Zentrum steht.
- Organisationsberatung und Prozessgestaltung
- Strategie und Entwicklung / E-Government
- Unabhängige Evaluation und Ausschreibungen
- Projekt- und Interimsleistungen
- Seit 10 Jahren mit 7 Mitarbeitenden über 300 Projekte für unsere Kunden
bearbeitet
Kompetenzen Strub & Partner GmbH und
Publis Public Info Service AG
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4. - E-Government-Projekte sind geprägt durch organisatorische
Veränderungen. Verwaltungen sind aus Ressourcengründen vielfach auf
Fachwissen externer Fachleute angewiesen. Die Steuerung dieser
Fachleute ist eine Herausforderung und bedarf einer exakten
Auftragsdefinition. Die Mandatsleiter der Strub & Partner GmbH - selber
ehemalige Verwaltungsmitarbeiter - sind in der Rolle als externe
Fachperson anzutreffen und können daher praxisnah berichten, welche
Ansatzpunkte und Erfolgsfaktoren zu beachten sind.
Referat Beschreibung
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5. - Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
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6. Rollen und Positionen
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Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. E-Government, Dienstleistungs-,
Organisations-, Informatikprojekt,
Strassenbau
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter

7. Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 7

8. Die Gründe sind vielschichtig:
- Ressourcen Engpass
- Knowhow Engpass
- Taktische Gründe
- Politische Gründe
Wie kommt es zu einem externen Auftrag?
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9. Lösungswege aus Sicht Verwaltung
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Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt



10. - Steuerung Berater oder Ingenieur
- Fachwissen wird eingekauft
- Fachliche und zeitliche Entlastung
- Steuerung Anbieter
- Fachwissen muss vorhanden sein
- Leistung von Anbieter muss selber überwacht und kontrolliert werden
- Keine fachliche und zeitliche Entlastung
Anforderungen Lösungsweg aus Sicht Auftraggeber
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


11. - Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
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12. - Die Aufgabenstellung rasch gelöst haben
- Ein professionelles Ergebnis
- Geringe Projekt-, Ausführungs- und Betriebskosten
- Keine Kostenüberschreitung
- Die eigenen Anforderungen erfüllt sehen
Der Auftraggeber will in der Regel
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13. - Dem Kunden helfen
- Einfach zu einem Auftrag kommen
- Eher grosse Flexibilität bei der Auftragsabwicklung
- Finanziell keine Einbusse machen
Der Auftragnehmer will in der Regel
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14. Schnittmenge – Alle Beteiligten
wollen ihre Stärken zu Gunsten
einer massgeschneiderten
Lösung einsetzen
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15. - Projektmanagement - Fachwissen
Was braucht es?
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 15

16. - HERMES als anerkannte, gemeinsam bekannte Projektmanagement-
Methode
- Klare Trennung der Projektphasen und Rollen
Projektmanagement
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17. - Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
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18. Rollen und Erfolgsfaktoren
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Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter

Vorgaben
SMART – spezifisch,
messbar, akzeptiert, realistisch,
terminiert – ausgestalten
Leistungen für Auftraggeber
messbar
formulieren mittels
Pflichtenheft und Verträge
Kontrolle Leistungen
zu Gunsten Auftraggeber
Einhaltung der zugesicherten
Leistungen gemäss
Pflichtenheft und Verträge

19. - IST-Situation sauber festhalten
- SOLL-Zustand klar definieren
- Rahmenbedingungen gemeinsam klären
- Win-Win-Situation schaffen
- Verhandlungsgrundsätze einhalten
- Realistische Terminplanung gemeinsam festhalten
- Ziele messbar gestalten
SMART – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert
Erfolgsfaktoren
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20. - Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
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21. - Erwartungshaltung offen legen – beidseits – weil
- damit die Bedürfnisse des Auftraggebers exakter getroffen werden
- damit der Dienstleister genauer sagen kann, was geht
Erwartungshaltung
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 21

22. - Umfang (Scope)
- Zeit (Time)
- Kosten (Cost)
- HERMES als Projekt-
Management-Methode dient
als mehrfach erprobter Rahmen
Qualität
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23. Diverses und Fragen
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit.
Welche Fragen darf ich
Ihnen beantworten?
Strub & Partner GmbH
Niederlenzerstrasse 25
5600 Lenzburg
062 888 50 00
www.strubpartner.ch
gerald.strub@strubpartner.ch
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