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Info Society Days 2016
Externe Dienstleister erfolgreich steuern: Ansatzpunkte und
Erfolgsfaktoren
Gérald Strub, Inhaber Strub & Partner GmbH, Lenzburg
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 2
- Als erfahrene Organisations- und Prozessberater unterstützen wir kommunale und
kantonale Verwaltungen sowie Langzeitpflege-Einrichtungen. Wir erarbeiten
Lösungen, bei den immer der einzelne Mensch im Zentrum steht.
- Organisationsberatung und Prozessgestaltung
- Strategie und Entwicklung / E-Government
- Unabhängige Evaluation und Ausschreibungen
- Projekt- und Interimsleistungen
- Seit 10 Jahren mit 7 Mitarbeitenden über 300 Projekte für unsere Kunden
bearbeitet
Kompetenzen Strub & Partner GmbH und
Publis Public Info Service AG
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 3
- E-Government-Projekte sind geprägt durch organisatorische
Veränderungen. Verwaltungen sind aus Ressourcengründen vielfach auf
Fachwissen externer Fachleute angewiesen. Die Steuerung dieser
Fachleute ist eine Herausforderung und bedarf einer exakten
Auftragsdefinition. Die Mandatsleiter der Strub & Partner GmbH - selber
ehemalige Verwaltungsmitarbeiter - sind in der Rolle als externe
Fachperson anzutreffen und können daher praxisnah berichten, welche
Ansatzpunkte und Erfolgsfaktoren zu beachten sind.
Referat Beschreibung
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 4
- Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 5
Rollen und Positionen
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 6
Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. E-Government, Dienstleistungs-,
Organisations-, Informatikprojekt,
Strassenbau
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 7
Die Gründe sind vielschichtig:
- Ressourcen Engpass
- Knowhow Engpass
- Taktische Gründe
- Politische Gründe
Wie kommt es zu einem externen Auftrag?
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 8
Lösungswege aus Sicht Verwaltung
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 9
Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt


- Steuerung Berater oder Ingenieur
- Fachwissen wird eingekauft
- Fachliche und zeitliche Entlastung
- Steuerung Anbieter
- Fachwissen muss vorhanden sein
- Leistung von Anbieter muss selber überwacht und kontrolliert werden
- Keine fachliche und zeitliche Entlastung
Anforderungen Lösungsweg aus Sicht Auftraggeber
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 10


- Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 11
- Die Aufgabenstellung rasch gelöst haben
- Ein professionelles Ergebnis
- Geringe Projekt-, Ausführungs- und Betriebskosten
- Keine Kostenüberschreitung
- Die eigenen Anforderungen erfüllt sehen
Der Auftraggeber will in der Regel
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 12
- Dem Kunden helfen
- Einfach zu einem Auftrag kommen
- Eher grosse Flexibilität bei der Auftragsabwicklung
- Finanziell keine Einbusse machen
Der Auftragnehmer will in der Regel
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 13
Schnittmenge – Alle Beteiligten
wollen ihre Stärken zu Gunsten
einer massgeschneiderten
Lösung einsetzen
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 14
- Projektmanagement - Fachwissen
Was braucht es?
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 15
- HERMES als anerkannte, gemeinsam bekannte Projektmanagement-
Methode
- Klare Trennung der Projektphasen und Rollen
Projektmanagement
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 16
- Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 17
Rollen und Erfolgsfaktoren
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 18
Ziele, Anforderungen,
Bedürfnisse, Aufgabenstellungen
Unterstützung
Formulierung Anforderungen
Bsp. Strassenbau, Organisations-,
Informatikprojekt
Dienstleistungen, Hard-
und Software, Bauwerke
Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter

Vorgaben
SMART – spezifisch,
messbar, akzeptiert, realistisch,
terminiert – ausgestalten
Leistungen für Auftraggeber
messbar
formulieren mittels
Pflichtenheft und Verträge
Kontrolle Leistungen
zu Gunsten Auftraggeber
Einhaltung der zugesicherten
Leistungen gemäss
Pflichtenheft und Verträge
- IST-Situation sauber festhalten
- SOLL-Zustand klar definieren
- Rahmenbedingungen gemeinsam klären
- Win-Win-Situation schaffen
- Verhandlungsgrundsätze einhalten
- Realistische Terminplanung gemeinsam festhalten
- Ziele messbar gestalten
SMART – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert
Erfolgsfaktoren
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 19
- Ausgangslage
- Ansatzpunkte
- Erfolgsfaktoren
- Fazit
Agenda
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 20
- Erwartungshaltung offen legen – beidseits – weil
- damit die Bedürfnisse des Auftraggebers exakter getroffen werden
- damit der Dienstleister genauer sagen kann, was geht
Erwartungshaltung
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 21
- Umfang (Scope)
- Zeit (Time)
- Kosten (Cost)
- HERMES als Projekt-
Management-Methode dient
als mehrfach erprobter Rahmen
Qualität
Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 22
Diverses und Fragen
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit.
Welche Fragen darf ich
Ihnen beantworten?
Strub & Partner GmbH
Niederlenzerstrasse 25
5600 Lenzburg
062 888 50 00
www.strubpartner.ch
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  • 1.
  • 2. Info Society Days 2016 Externe Dienstleister erfolgreich steuern: Ansatzpunkte und Erfolgsfaktoren Gérald Strub, Inhaber Strub & Partner GmbH, Lenzburg Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 2
  • 3. - Als erfahrene Organisations- und Prozessberater unterstützen wir kommunale und kantonale Verwaltungen sowie Langzeitpflege-Einrichtungen. Wir erarbeiten Lösungen, bei den immer der einzelne Mensch im Zentrum steht. - Organisationsberatung und Prozessgestaltung - Strategie und Entwicklung / E-Government - Unabhängige Evaluation und Ausschreibungen - Projekt- und Interimsleistungen - Seit 10 Jahren mit 7 Mitarbeitenden über 300 Projekte für unsere Kunden bearbeitet Kompetenzen Strub & Partner GmbH und Publis Public Info Service AG Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 3
  • 4. - E-Government-Projekte sind geprägt durch organisatorische Veränderungen. Verwaltungen sind aus Ressourcengründen vielfach auf Fachwissen externer Fachleute angewiesen. Die Steuerung dieser Fachleute ist eine Herausforderung und bedarf einer exakten Auftragsdefinition. Die Mandatsleiter der Strub & Partner GmbH - selber ehemalige Verwaltungsmitarbeiter - sind in der Rolle als externe Fachperson anzutreffen und können daher praxisnah berichten, welche Ansatzpunkte und Erfolgsfaktoren zu beachten sind. Referat Beschreibung Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 4
  • 5. - Ausgangslage - Ansatzpunkte - Erfolgsfaktoren - Fazit Agenda Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 5
  • 6. Rollen und Positionen Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 6 Ziele, Anforderungen, Bedürfnisse, Aufgabenstellungen Unterstützung Formulierung Anforderungen Bsp. E-Government, Dienstleistungs-, Organisations-, Informatikprojekt, Strassenbau Dienstleistungen, Hard- und Software, Bauwerke Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter
  • 7. Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 7
  • 8. Die Gründe sind vielschichtig: - Ressourcen Engpass - Knowhow Engpass - Taktische Gründe - Politische Gründe Wie kommt es zu einem externen Auftrag? Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 8
  • 9. Lösungswege aus Sicht Verwaltung Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 9 Ziele, Anforderungen, Bedürfnisse, Aufgabenstellungen Unterstützung Formulierung Anforderungen Bsp. Strassenbau, Organisations-, Informatikprojekt Dienstleistungen, Hard- und Software, Bauwerke Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter Dienstleistungen, Hard- und Software, Bauwerke Ziele, Anforderungen, Bedürfnisse, Aufgabenstellungen Formulierung Anforderungen Bsp. Strassenbau, Organisations-, Informatikprojekt  
  • 10. - Steuerung Berater oder Ingenieur - Fachwissen wird eingekauft - Fachliche und zeitliche Entlastung - Steuerung Anbieter - Fachwissen muss vorhanden sein - Leistung von Anbieter muss selber überwacht und kontrolliert werden - Keine fachliche und zeitliche Entlastung Anforderungen Lösungsweg aus Sicht Auftraggeber Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 10  
  • 11. - Ausgangslage - Ansatzpunkte - Erfolgsfaktoren - Fazit Agenda Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 11
  • 12. - Die Aufgabenstellung rasch gelöst haben - Ein professionelles Ergebnis - Geringe Projekt-, Ausführungs- und Betriebskosten - Keine Kostenüberschreitung - Die eigenen Anforderungen erfüllt sehen Der Auftraggeber will in der Regel Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 12
  • 13. - Dem Kunden helfen - Einfach zu einem Auftrag kommen - Eher grosse Flexibilität bei der Auftragsabwicklung - Finanziell keine Einbusse machen Der Auftragnehmer will in der Regel Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 13
  • 14. Schnittmenge – Alle Beteiligten wollen ihre Stärken zu Gunsten einer massgeschneiderten Lösung einsetzen Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 14
  • 15. - Projektmanagement - Fachwissen Was braucht es? Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 15
  • 16. - HERMES als anerkannte, gemeinsam bekannte Projektmanagement- Methode - Klare Trennung der Projektphasen und Rollen Projektmanagement Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 16
  • 17. - Ausgangslage - Ansatzpunkte - Erfolgsfaktoren - Fazit Agenda Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 17
  • 18. Rollen und Erfolgsfaktoren Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 18 Ziele, Anforderungen, Bedürfnisse, Aufgabenstellungen Unterstützung Formulierung Anforderungen Bsp. Strassenbau, Organisations-, Informatikprojekt Dienstleistungen, Hard- und Software, Bauwerke Verwaltung (Auftraggeber) Berater, Ingenieur Anbieter  Vorgaben SMART – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert – ausgestalten Leistungen für Auftraggeber messbar formulieren mittels Pflichtenheft und Verträge Kontrolle Leistungen zu Gunsten Auftraggeber Einhaltung der zugesicherten Leistungen gemäss Pflichtenheft und Verträge
  • 19. - IST-Situation sauber festhalten - SOLL-Zustand klar definieren - Rahmenbedingungen gemeinsam klären - Win-Win-Situation schaffen - Verhandlungsgrundsätze einhalten - Realistische Terminplanung gemeinsam festhalten - Ziele messbar gestalten SMART – spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert Erfolgsfaktoren Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 19
  • 20. - Ausgangslage - Ansatzpunkte - Erfolgsfaktoren - Fazit Agenda Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 20
  • 21. - Erwartungshaltung offen legen – beidseits – weil - damit die Bedürfnisse des Auftraggebers exakter getroffen werden - damit der Dienstleister genauer sagen kann, was geht Erwartungshaltung Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 21
  • 22. - Umfang (Scope) - Zeit (Time) - Kosten (Cost) - HERMES als Projekt- Management-Methode dient als mehrfach erprobter Rahmen Qualität Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 22
  • 23. Diverses und Fragen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Welche Fragen darf ich Ihnen beantworten? Strub & Partner GmbH Niederlenzerstrasse 25 5600 Lenzburg 062 888 50 00 www.strubpartner.ch gerald.strub@strubpartner.ch Info Society Days 2016 9. März 2016 Folie 23