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Das Intranet EDA
Information & Social Collaboration
2Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
©2016, Andreas Schöne
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Spezielle Herausforderungen
• Die Dimensionen des EDA-Intranets
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Dimensionen des Intranets EDA
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Spezielle Herausforderungen
• Die Dimensionen des EDA-Intranets
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Unterschiedliche Kulturen
• Verschiedene Reifegrade punkto Web
• Mehrsprachigkeit
• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
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Konzeptioneller Ansatz
Grundsätze
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung
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Integration
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• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
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Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
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• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen im Kontext der täglichen Arbeit
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
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Kollaboration
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«Kollaborativer»Teil
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 Interne Arbeitsgruppen
 Externe Arbeitsgruppen
 Interessens-/Themengruppen
 Sharewebs
Kollaboration ist
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und dennoch
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QS &
Gouver-
nance
Innovation
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stimmung
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• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
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Steuerung der Weiterent-
wicklung durch ein Change
Board
Koordination der (dezen-
tralen) Bewirtschaftung
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tung in den
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Integrierte interne und externe
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Virtuelle Zusammenarbeit: Über die Organisationsgrenzen hinaus
Kollaboration in Gruppen:
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>1’500 Gruppe mit Internen
und/oder Externen Mitglie-
dern – durch jeden EDA-
Mitarbeiter erstellbar
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Probleme
• Übernahme von SAP (Organisations)Daten in de TermStore
von SharePoint (Vorgabe singulärer Begriffe)
• Flyout-Navigation nicht SharePoint-konform (leere «Nodes-
Pages»)
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• End User Adoption
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Erfolgsfaktoren
• Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer
(Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests)
• Dezentrales Publishing
• Gouvernanz UND Freiheit
• Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem
• Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-
Projekt sondern Change Management und die Veränderung
einer Unternehmenskultur
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Lessons Learned
• Kommunikation – so viel wie möglich
• Schulung – nicht nur virtuell
• Migration – Sorgfältige Planung
• Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer
• Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik
• Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar
• Usability – im Test
• Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung
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Partner – itsystems AG
• Das Intranet wurde in der Zusammenarbeit mit der Firma
itsystems realisiert
• itsystems fokussiert auf das Lösungsdesign und die
Umsetzung von digitalen Arbeitsplatz-Strategien
• Im Rahmen des WTO Webplattform EDA, begleitet die
itsystems uns bis ins Jahr 2020
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Fragen?
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
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  • 3. 3Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Spezielle Herausforderungen • Die Dimensionen des EDA-Intranets
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  • 5. 5Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Spezielle Herausforderungen • Die Dimensionen des EDA-Intranets • Rechtliche Rahmenbedingungen • Unterschiedliche Kulturen • Verschiedene Reifegrade punkto Web • Mehrsprachigkeit • Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur (Entwicklungsländer!)
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  • 7. 7Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz Grundsätze • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 8. 8Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Integration EDA Intranet CH@World Dokumenten-Mgmt. SAP Projektdatenbank EDAscout Prozessmodellierung BVplus Personenstammdaten Fabasoft Dokumenten- management Zentraler Zugang zu allen Informationen
  • 9. 9Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 10. 10Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 11. 11Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Unterschiedliche Zugänge Unterschiedliche Zugänge Nach Typ/Format Formular, Leitdokumente, Prozesse, Dienstleistungen Nach Organisation Nach Land Nach Internationaler Organisation Nach Thema Über Suche & Schnellzugriffe
  • 12. 12Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Unterschiedliche Zugänge Personalisierter Zugang Meine Inhalte Meine Kontakte Meine beobacheten Inhalte Personalisierte News
  • 13. 13Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen im Kontext der täglichen Arbeit • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 14. 14Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Integrierte interne und externe Kollaboration EDA Intranet «Normativer»Teil  Prozesse  Interne Dienstleistungen  Reglemente  Formulare  Organisation «Kollaborativer»Teil  OE-Gruppen  Interne Arbeitsgruppen  Externe Arbeitsgruppen  Interessens-/Themengruppen  Sharewebs Kollaboration ist Teil des Intranets und dennoch extern zugänglich QS & Gouver- nance Innovation & Selbstbe- stimmung
  • 15. 15Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen im Kontext der täglichen Arbeit • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 16. 16Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Bewirtschaftung & Weiterentwicklung Steuerung der Weiterent- wicklung durch ein Change Board Koordination der (dezen- tralen) Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web Inhalts- verantwor- tung in den operativen OEs
  • 17. 17Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen im Kontext der täglichen Arbeit • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 18. 18Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Konzeptioneller Ansatz • Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen • Informationen im Kontext der täglichen Arbeit • Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen • Mehrfacher Zugang zur Information • 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet als Arbeitsinstrument • Das Intranet von allen für alle • Finden statt Navigieren • Personalisierung
  • 19. 19Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten
  • 20. 20Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten
  • 21. 21Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten
  • 22. 22Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten
  • 23. 23Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten
  • 24. 24Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Personalisierung Personali- sierung Via Single Sing On Via Key Words Über das PROFIL Via strukturelle Metadaten • EUROVOC (Thesaurus) • EDA-Keywords
  • 25. 25Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 26. 26Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 27. 27Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 28. 28Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 29. 29Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 30. 30Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information Name Vorname EDA XXY Name.Vorname@eda.admin.ch +41 58 12 3456 Name Vorname EDA XXY Name.Vorname@eda.admin.ch +41 58 12 3456 Name Vorname EDA XXY Name.Vorname@eda.admin.ch +41 58 12 3456
  • 31. 31Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 32. 32Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information Flyout-Navigation: • Dynamisch mitttels Metadaten • 5’000 NodesFlyout-Navigation: • Dynamisch mitttels Metadaten • 5’000 Nodes
  • 33. 33Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Metadaten Metadaten Personalisierung Individualisierung FINDEN von Informationen Navigation STRUKTURIERUNG von Information
  • 34. 34Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Indivdualisierung
  • 35. 35Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Integrierte interne und externe Kollaboration in GRUPPEN Virtuelle Zusammenarbeit: Über die Organisationsgrenzen hinaus Kollaboration in Gruppen: • OE-Gruppen • Arbeitsgruppen • Interessensgruppen • Sharewebs >1’500 Gruppe mit Internen und/oder Externen Mitglie- dern – durch jeden EDA- Mitarbeiter erstellbar
  • 36. 36Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Probleme • Übernahme von SAP (Organisations)Daten in de TermStore von SharePoint (Vorgabe singulärer Begriffe) • Flyout-Navigation nicht SharePoint-konform (leere «Nodes- Pages») • Performance • End User Adoption
  • 37. 37Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Erfolgsfaktoren • Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer (Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests) • Dezentrales Publishing • Gouvernanz UND Freiheit • Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem • Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT- Projekt sondern Change Management und die Veränderung einer Unternehmenskultur
  • 38. 38Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Lessons Learned • Kommunikation – so viel wie möglich • Schulung – nicht nur virtuell • Migration – Sorgfältige Planung • Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer • Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik • Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar • Usability – im Test • Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung
  • 39. 39Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Partner – itsystems AG • Das Intranet wurde in der Zusammenarbeit mit der Firma itsystems realisiert • itsystems fokussiert auf das Lösungsdesign und die Umsetzung von digitalen Arbeitsplatz-Strategien • Im Rahmen des WTO Webplattform EDA, begleitet die itsystems uns bis ins Jahr 2020
  • 40. 40Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Fragen? Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Andreas Schöne andreas.schoene@eda.admin.ch André Heymann (itsystems AG) André.heymann@itsystems.ch
  • 41. 41Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA ©2016, Andreas Schöne Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat EDA-GS Information EDA, Kompetenzzentrum Web Bilderverzeichnis • https://www.pinuts.de/loesungen/website-personalisierung • http://www.ricon7.de/unser-leistungsspektrum/strukturierung/ • http://eventkeeper.de/web/index.php/portfolio/gruppen-und-teams/ • http://www.fotocommunity.de/pc/pc/display/24791680 • https://we.riseup.net/assets/85402/finden.jpg • http://www.comerciointeriormurcia.es/2015_03_01_archive.html • https://pixabay.com/de/suchen-finden-fernziel-ziel-glas-1019904/ • http://bcpsyr6.primaryblogger.co.uk/author/cornwallbilly/ • http://www.inman.com/2014/09/02/100000-agents-to-get-single-sign-on-access-to-nar-programs/
  • 42. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat GS-EDA Information EDA Danke für Ihre Aufmerksamkeit