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Zeix i2 summit2014_redesigneda_intranet_v1.0

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Veröffentlicht am

Erfolgsfaktoren für das Social Intranet & die Social Collaboration

Redesign EDA Intranet

Veröffentlicht in: Software
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Zeix i2 summit2014_redesigneda_intranet_v1.0

  1. 1. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Information EDA, Kompetenzzentrum Web Erfolgsfaktoren für das Social Intranet & die Social Collaboration Redesign EDA Intranet
  2. 2. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Was sie hören werden • Die Hintergründe und Ziele des Projekts «Harmonisierung Web EDA» • Der konzeptionelle Ansatz • Die organisatorischen Massnahmen • Erfolgsfaktoren • Lessons Learnt i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 2 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  3. 3. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Hintergrund des Projekts (Ausgangslage) • 3 Intranets, ca. 60 Extranets, CUGs, Wikis, Foren und Blogs • 6 verschiedene CMS-Systeme • Insgesamt rund 17’000 Dokumente und 4’000 Webseiten • Teilweise veraltete Systeme im Einsatz (end of life) • Neue Bedürfnisse i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 3 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  4. 4. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Ziele des Projekts • Einheitlicher Webauftritt (inkl. Design) • Eine gemeinsame Benutzeroberfläche, personalisierbar • Bi-direktionaler Datenaustausch und Kollaboration mit Externen • Einfache und effiziente Bewirtschaftung der Webinhalte • Schaffung einer skalier- und entwickelbaren Plattform • Koordination der (dezentralen) Bewirtschaftung und Weiter-entwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web • Steuerung der Weiterentwicklung durch ein Change Board i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 4 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  5. 5. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Spezielle Herausforderungen • 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern • Rechtliche Rahmenbedingungen • Unterschiedliche Kulturen • Verschiedene Reifegrade punkto Web • Mehrsprachigkeit • Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur (Entwicklungsländer!) i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 5 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  6. 6. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Konsulat Botschaft Kooperationsbüro i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 6 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  7. 7. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Spezielle Herausforderungen • 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern • Rechtliche Rahmenbedingungen • Unterschiedliche Kulturen • Verschiedene Reifegrade punkto Web • Mehrsprachigkeit • Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur (Entwicklungsländer!) i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 7 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  8. 8. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web KONZEPTIONELLER ANSATZ i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 8 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  9. 9. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Arbeitsplatzbeobachtungen Heterogenität der Informationslandschaft i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 9 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  10. 10. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Diverse Informationstöpfe EDA Intranet DEZA Intranet Intranet EDA IT SAP Projektdatenbank EDA scout Prozessmodellierung Fabasoft Dokumenten-management dGroups CH@World Sharewebs Personen-verzeichnisse 8 Verzeichnisse Wikis CUG PA IV im EDA Intranet CUG EDA-JUS im EDA Intranet i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 10 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA Intranets Applikationen Collaboration
  11. 11. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Integration EDA Intranet Zentraler Zugang zu allen Informationen CH@World SAP Projektdatenbank EDA scout Prozessmodellierung Personen-verzeichnisse 8 Verzeichnisse Fabasoft Dokumenten-management i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 11 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  12. 12. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Arbeitsplatzbeobachtungen Heterogenität der Informationslandschaft Informations-Auffindbarkeit i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 12 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  13. 13. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Grosse Informationsmenge Information unterschiedlich erschliessen i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 13 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  14. 14. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Unterschiedliche Zugänge Unterschiedliche Zugänge Nach Organisation Nach Typ/Format Formular, Leitdokumente, Prozesse, Dienstleistungen Nach Land Nach Internationaler Organisation Nach Thema Über Suche & Schnellzugriffe i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 14 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  15. 15. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Unterschiedliche Zugänge Personalisierter Zugang Meine Inhalte Meine Kontakte Meine beobacheten Inhalte Personalisierte News i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 15 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  16. 16. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Beispiel Länderseite (1/2) Aggregation aller Informationen zu einem Land. Personen i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 16 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  17. 17. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Beispiel Länderseite (2/2) Aktivitäten i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 17 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  18. 18. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Grosse Informationsmenge Information unterschiedlich erschliessen Navigationsform, welche das Erkunden optimal unterstützt Bis zu 7 Ebenen Trennscharfe Überbegriff nicht immer möglich Fehlklicks müssen einfach korrigierbar sein i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 18 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  19. 19. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 19 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  20. 20. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 20 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  21. 21. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 21 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  22. 22. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 22 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  23. 23. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 23 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  24. 24. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 24 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  25. 25. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 25 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  26. 26. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 26 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  27. 27. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Wusch-Wusch-Navigation i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 27 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  28. 28. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Arbeitsplatzbeobachtungen Heterogenität der Informationslandschaft Informations-Auffindbarkeit Collaboration über Organisationsgrenzen hinweg i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 28 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  29. 29. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Collaboration Geografische Dimension: 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern Organisations-Dimension: Diverse Kooperationen mit unterschiedlichsten Organisationen i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 29 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  30. 30. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Integrierte interne und externe Collaboration EDA Intranet «Normativer»Teil  Prozesse  Interne Dienstleistungen  Reglemente  Formulare  Organisation «Collaboration»Teil  OE-Gruppen  Arbeitsgruppen  Interessensgruppen/ Themengruppen  Sharewebs Collaboration ist Teil des Intranets und dennoch extern zugänglich i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 30 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  31. 31. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Integrierte interne und externe Collaboration Gruppe mit Internen und/oder Externen Mitgliedern – durch jeden EDA-Mitarbeiter erstellbar Kollaboration in Gruppen: • OE-Gruppen • Arbeitsgruppen • Interessensgruppen • Sharewebs i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 31 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  32. 32. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Organisatorische Massnahmen • Konzeptionelle Rahmenbedingungen schaffen! • Online Strategie EDA • IT-Architektur • Bewirtschaftungskonzept • Organisatorische Voraussetzungen • Aufbau eines «Kompetenzzentrums Web EDA» zur zentralen Steuerung der Kommunikation, Interaktion und Kollaboration über elektronische Kanäle i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 32 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  33. 33. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Bewirtschaftungskonzept Steuerung der Weiterent-wicklung durch ein Change i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 33 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA Board Koordination der (dezen-tralen) Bewirtschaftung und Weiterentwicklung der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web
  34. 34. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Erfolgsfaktoren • Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer (Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests) • Dezentrales Publishing • Gouvernanz UND Freiheit • Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem • Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-Projekt sondern Change Management und die Veränderung einer Unternehmenskultur i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 34 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  35. 35. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Lessons learnt • Kommunikation – so viel wie möglich • Schulung – nicht nur virtuell • Migration – Sorgfältige Planung • Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer • Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik • Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar • Usability – im Test • Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 35 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
  36. 36. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Generalsekretariat Info EDA, CC Web Fragen? Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung! Andreas Schöne andreas.schoene@eda.admin.ch Gregor Urech gregor.urech@zeix.com i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 36 Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA

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