Swiss eGovernment Forum 2016

1. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat GS-EDA
Information EDA
Info Society Days, 8. März 2016
Das Intranet EDA
Information & Social Collaboration

2. 2Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
©2016, Andreas Schöne
Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat EDA-GS
Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Worüber ich sprechen werde

3. 3Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat EDA-GS
Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Spezielle Herausforderungen
• Die Dimensionen des EDA-Intranets

4. 4Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Dimensionen des Intranets EDA
Geografische Dimension:
200 Schweizer Vertretungen in
134 Ländern
Organisations-Dimension:
Diverse Kooperationen mit
unterschiedlichsten Organi-
sationen (>1’500 Partner)
Inhalts-/Nutzungs-Dimension:
~ 23’000 Webseiten
Rund 5’000 User

5. 5Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Spezielle Herausforderungen
• Die Dimensionen des EDA-Intranets
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Unterschiedliche Kulturen
• Verschiedene Reifegrade punkto Web
• Mehrsprachigkeit
• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)

6. 6Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Informationszugang.
Kommunikation
Organisationskultur / Mitarbeiter-
Engagement
Wissens-Management
Kollaboration
Self Services
Primäre Prozesse
Training/ e-Learning
Konzeptioneller Ansatz:
Primäre Ausrichtung des Intranets?
1
4
2
3

7. 7Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
Grundsätze
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

8. 8Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Integration
EDA
Intranet
CH@World
Dokumenten-Mgmt.
SAP
Projektdatenbank
EDAscout
Prozessmodellierung
BVplus
Personenstammdaten
Fabasoft
Dokumenten-
management
Zentraler Zugang zu allen Informationen

9. 9Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

10. 10Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

11. 11Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Unterschiedliche Zugänge
Unterschiedliche Zugänge
Nach Typ/Format
Formular, Leitdokumente, Prozesse,
Dienstleistungen
Nach Organisation
Nach Land
Nach Internationaler Organisation
Nach Thema
Über Suche & Schnellzugriffe

12. 12Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Unterschiedliche Zugänge
Personalisierter Zugang
Meine Inhalte
Meine Kontakte
Meine beobacheten Inhalte
Personalisierte News

13. 13Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen im Kontext der täglichen Arbeit
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

14. 14Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Integrierte interne und externe
Kollaboration
EDA Intranet
«Normativer»Teil
 Prozesse
 Interne Dienstleistungen
 Reglemente
 Formulare
 Organisation
«Kollaborativer»Teil
 OE-Gruppen
 Interne Arbeitsgruppen
 Externe Arbeitsgruppen
 Interessens-/Themengruppen
 Sharewebs
Kollaboration ist
Teil des Intranets
und dennoch
extern zugänglich
QS &
Gouver-
nance
Innovation
& Selbstbe-
stimmung

15. 15Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen im Kontext der täglichen Arbeit
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

16. 16Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Generalsekretariat EDA-GS
Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Bewirtschaftung & Weiterentwicklung
Steuerung der Weiterent-
wicklung durch ein Change
Board
Koordination der (dezen-
tralen) Bewirtschaftung
und Weiterentwicklung
der Plattform durch ein
Kompetenzzentrum Web
Inhalts-
verantwor-
tung in den
operativen
OEs

17. 17Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen im Kontext der täglichen Arbeit
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

18. 18Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Konzeptioneller Ansatz
• Integration: Das Intranet als zentraler Einstiegspunkt und
Zugang zu Informationen, Applikationen und Personen
• Informationen im Kontext der täglichen Arbeit
• Informationen werden dort gepflegt, wo sie entstehen
• Mehrfacher Zugang zur Information
• 1 Plattform für Information und Kollaboration = das Intranet
als Arbeitsinstrument
• Das Intranet von allen für alle
• Finden statt Navigieren
• Personalisierung

19. 19Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Generalsekretariat EDA-GS
Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Personalisierung
Personali-
sierung
Via Single Sing On
Via Key Words
Über das PROFIL
Via strukturelle
Metadaten

20. 20Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Personalisierung
Personali-
sierung
Via Single Sing On
Via Key Words
Über das PROFIL
Via strukturelle
Metadaten

21. 21Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Personalisierung
Personali-
sierung
Via Single Sing On
Via Key Words
Über das PROFIL
Via strukturelle
Metadaten
• EUROVOC (Thesaurus)
• EDA-Keywords

22. 22Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Metadaten
Metadaten
Personalisierung
Individualisierung
FINDEN von Informationen
Navigation
STRUKTURIERUNG
von Information

23. 23Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Metadaten
Metadaten
Personalisierung
Individualisierung
FINDEN von Informationen
Navigation
STRUKTURIERUNG
von Information

24. 24Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Metadaten
Metadaten
Personalisierung
Individualisierung
FINDEN von Informationen
Navigation
STRUKTURIERUNG
von Information

25. 25Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Metadaten
Metadaten
Personalisierung
Individualisierung
FINDEN von Informationen
Navigation
STRUKTURIERUNG
von Information
Flyout-Navigation:
• Dynamisch mitttels
Metadaten
• 5’000 Nodes

26. 26Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Metadaten
Metadaten
Personalisierung
Individualisierung
FINDEN von Informationen
Navigation
STRUKTURIERUNG
von Information

27. 27Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Indivdualisierung

28. 28Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Integrierte interne und externe
Kollaboration in GRUPPEN
Virtuelle Zusammenarbeit: Über die Organisationsgrenzen hinaus
Kollaboration in Gruppen:
• OE-Gruppen
• Arbeitsgruppen
• Interessensgruppen
• Sharewebs
>1’500 Gruppe mit Internen
und/oder Externen Mitglie-
dern – durch jeden EDA-
Mitarbeiter erstellbar

29. 29Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Probleme
• Übernahme von SAP (Organisations)Daten in de TermStore
von SharePoint (Vorgabe singulärer Begriffe)
• Flyout-Navigation nicht SharePoint-konform (leere «Nodes-
Pages»)
• Performance
• End User Adoption

30. 30Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Erfolgsfaktoren
• Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer
(Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests)
• Dezentrales Publishing
• Gouvernanz UND Freiheit
• Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem
• Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-
Projekt sondern Change Management und die Veränderung
einer Unternehmenskultur

31. 31Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Lessons Learned
• Kommunikation – so viel wie möglich
• Schulung – nicht nur virtuell
• Migration – Sorgfältige Planung
• Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer
• Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik
• Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar
• Usability – im Test
• Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung

32. 32Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Partner – itsystems AG
• Das Intranet wurde in der Zusammenarbeit mit der Firma
itsystems realisiert
• itsystems fokussiert auf das Lösungsdesign und die
Umsetzung von digitalen Arbeitsplatz-Strategien
• Im Rahmen des WTO Webplattform EDA, begleitet die
itsystems uns bis ins Jahr 2020

33. 33Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Fragen?
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
Andreas Schöne
andreas.schoene@eda.admin.ch
André Heymann (itsystems AG)
André.heymann@itsystems.ch

34. 34Swiss eGovernment Forum 2016 Die neue Intranet-Plattform des EDA
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Bilderverzeichnis
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• http://www.inman.com/2014/09/02/100000-agents-to-get-single-sign-on-access-to-nar-programs/

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