Swiss eGovernment Forum

1. Workflowbasierte
Geschäftskontrolle
Alexander Mestre
Geschäftsführer Uptime Services AG
08.03.2016 / Swiss eGovernment Forum Bern

2. Uptime Services AG
• Schweizer Hersteller von Archiv-DMS-GEVER Lösungen
• Spezialisiert auf anspruchsvolle Projekte in Schweizer
Behörden und Spitälern
• Eigenentwicklung der Standardsoftware-Suite ARTS
• Swiss-Made Software, Qualitäts-Management System
zertifiziert nach ISO9001
2

3. Problemstellung
3
«Das Amt arbeitet zu langsam!»
«Der Mitarbeiter arbeitet zu langsam!»
• Keine systematische Auswertung der Metadaten
• Übersicht der Pendenzen nur manuell möglich
• Keine Möglichkeit Durchlaufzeiten auszuwerten
• Druck der Medien und der Politik wächst

4. Zielsetzung
• Lückenloser Nachweis der Geschäftsbearbeitung
nach zeitlichen und organisatorischen Kriterien
• Zusätzliches Führungsinstrument
• Übersicht über Fristen (Verjährung)
• Prozesse und Pendenzen je Mitarbeiter einfach
überschaubar
• Weniger Aufwand bei Anfragen (Presse,
Departement, kantonale Stellen)
• Zeitnahe und transparente Auskunft
4

5. Lösungsstufen
5
Aktenführung
Ablaufsteuerung
Geschäftskontrolle
Verwaltung der
Dokumente
und Dossiers
Archivierung
revisionssicher
statisch
dynamisch
prozessual
Archiv
DMS
GEVER

6. Geschäftskontrolle «ad hoc»
6
Posteingang
scannen
Zuteilung
Postkorb
Neues
Geschäft
eröffnen
Zuordnung
bestehendes
Geschäft
Posteingang
Geschäftsfall
abschliessen
t
Aktion

7. Geschäftskontrolle «Workflow»
7
Geschäft
terminieren
Geschäftsfall
abschliessen
Posteingang
scannen
Zuteilung
Postkorb
Neues
Geschäft
eröffnen
Zuordnung
bestehendes
Geschäft
Post-
eingang
Geschäftsfall
weiterarbeiten
…
t
Aktion

8. Gliederung der Entwicklung
• Anforderungsanalyse & Grobkonzept Sommer-Herbst 2012
• Detailanalyse & Detailkonzept Frühling-Sommer 2013
• Realisierung der Standard-Lösung Sommer-Winter 2013
• Einführung der Lösung 1.0 Frühling 2014
• Optimierung (Fein-Tuning) 1.1 Sommer 2014
• Weiterentwicklung der Lösung 2.0 Bis Winter 2015
• Testing und Migrationen Winter-Frühling 2016
• Einführung der Lösung 2.0 Frühling 2016
8

9. Anwendungsfälle festlegen
• AF01: Posteingang
• AF02: E-Maileingang
• AF03: Altakten /Dokumente ohne
Geschäftsfallzuordnung
• AF04: Triage und Scanning
• AF05: Geschäftsfall eröffnen
• AF06: Dokument Geschäftsfall
zuordnen
• AF07: Geschäftsfall bestehenden
Geschäftsfall zuordnen
• AF08: Details zu Geschäftsfall
hinzufügen
• AF09: Geschäftsfall einem anderen
Mitarbeiter zuweisen
• AF10: Geschäftsfall pausieren
• AF11: Geschäftsfall weiterarbeiten
• AF12: ZEMIS-Ausdrucke einem
Geschäftsfall zuweisen
9
• AF13: Geschäftsfall abschliessen
• AF14: Geschäftsrelevante Daten
aufbereiten und exportieren
• AF15: Aus Web direkt Dossier im ARTS
Explorer springen
• AF16: Geschäftsfall mutieren
• AF17: Aktuelle Geschäfte auflisten
• AF18: Geschäft automatisch abschliessen
• AF19: Person in neues Familiendossier
verschieben
• AF20: Geschäftsfall löschen
• AF21: Geschäft einer Person zuweisen
• AF22: Geschäftszuweisung von einer
Person entfernen
• AF23: Postkorb Benutzung ohne
Geschäftskontrolle
• AF24: Postkorbfunktionen sperren im Falle
von Geschäftsfall

10. Analyse der Anwendungsfälle
10
Anwendungsfall AF08: Geschäftsfall einem anderen Mitarbeiter zuweisen
Aktor
Mitarbeiter
Auslöser
z.B. Ferien, Personalwechsel
Ablauf (Vorgänge)
Aktor Mitarbeiter weist einen Geschäftsfall einem anderen Mitarbeiter zu.
Endbedingung
Geänderter Wert "Besitzer Geschäftsfall" ist modifiziert
Eintrag in Tabelle Geschäftsverlauf: Datum, Besitzer Geschäftsfall
Konsistenzbedingungen
Geschäftsfall hat einen anderen Besitzer Geschäftsfall sowie ein
Änderungsdatum eingetragen

11. Analyse der Anwendungsfälle
11© Zürich, 08.12.2011 by Uptime Services AG

12. Design der Anwendungsfälle
• Design nach BPMN 2.0
12

13. Grosse Erkenntnis
!• Die Anwendungsfälle sind im Prinzip alle gleich!!!
• Nur die notwendigen Daten unterscheiden sich.
Radikale Änderung des Vorgehens…
13

14. Neues Vorgehen / Design
Drei-Granularitäten-Strategie
• Automatisierung und Spezialisierung bei den sehr
häufigen, repetitiven Prozessen  designte
Prozesse (Workflow)
• Generische Prozessunterstützung bei häufigen,
wissensintensiven Prozessen  generische
Prozesse (Workflow)
• Ad-hoc Prozessunterstützung bei seltenen, ggf.
personenbezogenen Prozessen  Postkorb
14

15. Universelles BPMN für GEKO
15

16. Darstellung im Dossier
16

17. Darstellung Geschäftsfall

18. Workflow steuern
• Funktionen ein-/ausblenden gemäss
Workflow Status
18

19. Postkorb-Integration
Nutzung des Postkorbs
19

20. Geschäftsverlauf
• Alle Schritte im Workflow werden protokolliert
• Geschäft kann pausiert werden
• Geschäft wird weiter geführt, sobald neues
Dokument einem Geschäft zugewiesen wird
• Geschäft kann einem anderen Sachbearbeiter
zugewiesen werden
20

21. Geschäftsverlauf
• Alle Schritte werden im Workflow protokolliert
21

22. Geschäftsstruktur
• Mehrere Personen können einem Geschäft
zugewiesen werden
• Ein Geschäft kann einem übergeordneten Geschäft
zugewiesen werden
22

23. 23
Geko 2.0: Geschäft Übersicht

24. 24
Geko 2.0 Geschäft bearbeiten

25. 25
Geko 2.0: Firmendaten

26. Auswertungen
26
• Daten können für individuelle Auswertungen in
Excel übernommen werden

27. Auswertungen
Auswertung des Posteingangs
und Auflistung nach Sachgebiet
1
2

28. Auswertungen
Beispiel Auswertung Entlassungsdatum
1
2

29. Zielerreichung
 Lückenloser Nachweis der Geschäftsbearbeitung
nach zeitlichen und organisatorischen Kriterien
 Zusätzliches Führungsinstrument
 Übersicht über Fristen (Verjährung)
 Prozesse und Pendenzen je Mitarbeiter einfach
überschaubar
 Weniger Aufwand bei Anfragen (Presse,
Departement, kantonale Stellen)
 Zeitnahe und transparente Auskunft
29

30. Besten Dank
Uptime Services AG
Brauerstrasse 4
CH-8004 Zürich
044 560 76 00
Ihr Kontakt: Alexander Mestre
alexander.mestre@uptime.ch
Besten Dank für Ihr Interesse. Uptime Services
www.uptime.ch

31. Fragen
31