Ein- und Austritte von Mitarbeitern sind anspruchsvolle Aufgaben für Unternehmungen ab einer bestimmten Grösse und die an mehreren Standorten präsent sind. Sicherheitsaspekte und die Durchlaufzeit für die Abwicklung der Aufgaben gewinnen an Wichtigkeit. Durch einen Eintritt eines Mitarbeiters werden eine Vielzahl an Aktivitäten fällig, die in einer bestimmten Reihenfolge auszuführen sind, damit ein neuer Mitarbeiter ab dem 1. Tag produktiv arbeiten kann. Auf der anderen Seite muss bei einem Austritt eines Mitarbeiters sichergestellt sein, dass er bis zum letzten Arbeitstag produktiv arbeiten kann. Aber dann am nächsten Tag muss sichergestellt werden, dass die Accounts gesperrt sind. In meinem Referat werde ich aufzeigen, wie Abraxas vorgegangen ist um mit Hilfe von ServiceNow die entsprechenden Prozesse zu unterstützen und wie es gelungen ist, die HR Mitarbeiter für ServiceNow zu begeistern.

1. Zürich
Balz Hedinger
15.3.16
HR Prozesse optimal unterstützt
HR-Prozesse optimal
unterstützt

2. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Agenda
Abraxas auf einen Blick
Motivation & Ausgangslage
SOLL Situation
Lösung
Lessons Learned
Q&A

3. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Unsere Mission: Wir vernetzen die Verwaltung.

4. Gründung
1998
Aktienkapital (50% SG/ZH)
10 Mio. CHF
Ertrag 2014
105 Mio. CHF
EBIT 2014
6 Mio. CHF
Mitarbeitende 1.1.2016
~ 500
In der ganzen Schweiz vor Ort
St. GallenZürich
Wil
Winterthur
Bern
Préverenges
Bellinzona
Münchenstein
Frauenfeld
seit 1.1.2016: Epsilon Software Assistence SA, Münchenstein; Infover AG, Wil.

5. Leistungen für die öffentliche Hand und mittlere
Schweizer Unternehmen im Fokus
Software
12%
Projekte
und Beratung
27%
IT Services
und
Outsourcing
61%
• Client Management
• Data Center Services
• Connectivity Services
• EMM/MDM Services
• Application Management
• Service Desk
• Grob- & Detailkonzepte
• Technische Expertisen
• Innovation-Management
• Consulting

6. History of Service-now at Abraxas with
– December 2011 – "First" Contact @K11 in Frankfurt
– February 2012 – Abraxas takes Decision to choose Service-now and Aspediens as the Implementation Partner
– March 2012 – August 2012 Project Realisation to implement Incident-, Change-, Problem-, Data Center HW Asset
Management, Request Fullfillment incl. multiple Integrations (SAP CRM, SAP ERP, AD, Groundworks, ESX),
E-Mail Inbound (ASC)
– December 2012 – March 2013 Project Realisation to implement Knowledge Management, Self Service Portal
– February 2013 - September 2013 – Consolidation, Certificate Mgmt.
V-Server, (Multiple Workflows), Order Guides, Self Service Portals for Customers
– September 2013 – December 2013 – JAX Forms Integration, Service Offering SLA's
– January 2014 – June 2014 – Task Due date Control, Asset Management, Quick Search and KB Improvements
– June 2014 – December 2014 – Replace SAP CRM Integration with MS Dynamics CRM
– January 2015 – July 2015 – Integrate bi-directional with SCSM for Incident Management
– July 2015 – November 2015 – Integrate with SAP MM to support Procurement, HR Process
– December 2015 – tbd Integrate with Flexnet to support Software Asset Management

7. Integration Overview
– SAP ERP -> Cost Centers, Orders
– SAP MM -> Purchase orders and Vendors
– MS Dynamics CRM -> Customers and their Users
– Active directory <-> Abraxas User and Authentication
– Vcenter -> Virtual Servers and their Relations incl. Storage
– SCOM-> Logical Windows Servers and their Relations
– Misc. LDAP Integrations -> Logical Linux and AIS Servers, Database instance
– Groundworks <-> Events create Incidents and Changes trigger Maintenance Blackouts
– SCSM <-> Incidents
– JAX Forms <-> Requests
– Flexnet <-> Software Asset Management

8. Motivation & Ausgangslage
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9. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Motivation
– Audit Empfehlung durch externe Auditoren
bez. dem Austrittsprozess
– «Evidenz sichern, dass der Entzug aller
Berechtigungen, Schlüssel und weiteren
Assets des ausgetretenen Mitarbeiters
erfolgte»

10. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Ausgangslage
– E-Mails war die Lösung
– Keine Übersicht
– Keine Kontrolle
– Keine Vollständigkeit
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11. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Ausgangslage
– Verschachtelte E-Mail Verteiler
– Cc Adressaten so vielfältig wie das Leben
– Keine klaren Aufträge
– Den meisten Empfängern war nicht klar ob
und was zu tun war
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12. SOLL Situation
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13. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
SOLL Situation
– Evidenz wie gefordert sicherstellen
– Use Cases festlegen und dokumentieren
– Prozessschritte in eine logische Abfolge
bringen

14. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
SOLL Situation
– Prozess auf Abhängigkeiten überprüfen
– Inhalt der Prozessschritte ausfindig machen
und festlegen
– Adressaten der Prozessschritte ausfindig
machen und festlegen
Wie macht man sowas?

15. Lösung
Die Resultate einer Umfrage an die Verteiler
bildete die Grundlage für die Use Cases.
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16. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
– Use Cases definieren die zu erstellenden
Artikel und Workflows
– Eine Vorlage Word oder Excel reicht aus
– Use Cases sind gut geeignet um mit HR
Personen zu arbeiten
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17. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
– Use Cases zwingen alle involvierten Stellen
sich intensiv mit der Thematik auseinander
zu setzen
– Die Use Cases bilden dann die Grundlage
für Catalog Items und die dazugehörenden
Workflows
– Mehrere Iterationen sind empfohlen
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18. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
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– Bisher umgesetzt
sind:
– Mitarbeiter Austritt
– Mitarbeiter Eintritt
– Noch ausstehend
sind:
– Mutationen aller Art
– Seit gestern neu:
Mitarbeiter von
Tochterfirmen

19. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung
– Nachfolgend am Beispiel Mitarbeiter Austritt
– Abraxas zählt auf die
Unterstützung von:

20. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
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21. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
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22. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
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23. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
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24. Lessons learned
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25. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lessons learned
– Workflow Logik ist nicht jedermanns/frau
Sache
– Dokumentationen enthalten nicht immer die
Wahrheit
– Wenn Transparenz geschaffen wird, bringt
das nicht nur schöne Dinge ans Licht

26. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lessons learned
– Zeitbedarf und Komplexität nicht
unterschätzen
– Nicht alles auf einmal und nicht alles in
einem Workflow

27. Q&A
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28. Zuverlässige IT beginnt bei der Wahl des Partners
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Danke für ihre Aufmerksamkeit