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Zürich
Balz Hedinger
15.3.16
HR Prozesse optimal unterstützt
HR-Prozesse optimal
unterstützt
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Agenda
Abraxas auf einen Blick
Motivation & Ausgangslage
SOLL Situation
Lösung
Lessons Learned
Q&A
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Unsere Mission: Wir vernetzen die Verwaltung.
Gründung
1998
Aktienkapital (50% SG/ZH)
10 Mio. CHF
Ertrag 2014
105 Mio. CHF
EBIT 2014
6 Mio. CHF
Mitarbeitende 1.1.2016
~ 500
In der ganzen Schweiz vor Ort
St. GallenZürich
Wil
Winterthur
Bern
Préverenges
Bellinzona
Münchenstein
Frauenfeld
seit 1.1.2016: Epsilon Software Assistence SA, Münchenstein; Infover AG, Wil.
Leistungen für die öffentliche Hand und mittlere
Schweizer Unternehmen im Fokus
Software
12%
Projekte
und Beratung
27%
IT Services
und
Outsourcing
61%
• Client Management
• Data Center Services
• Connectivity Services
• EMM/MDM Services
• Application Management
• Service Desk
• Grob- & Detailkonzepte
• Technische Expertisen
• Innovation-Management
• Consulting
History of Service-now at Abraxas with
– December 2011 – "First" Contact @K11 in Frankfurt
– February 2012 – Abraxas takes Decision to choose Service-now and Aspediens as the Implementation Partner
– March 2012 – August 2012 Project Realisation to implement Incident-, Change-, Problem-, Data Center HW Asset
Management, Request Fullfillment incl. multiple Integrations (SAP CRM, SAP ERP, AD, Groundworks, ESX),
E-Mail Inbound (ASC)
– December 2012 – March 2013 Project Realisation to implement Knowledge Management, Self Service Portal
– February 2013 - September 2013 – Consolidation, Certificate Mgmt.
V-Server, (Multiple Workflows), Order Guides, Self Service Portals for Customers
– September 2013 – December 2013 – JAX Forms Integration, Service Offering SLA's
– January 2014 – June 2014 – Task Due date Control, Asset Management, Quick Search and KB Improvements
– June 2014 – December 2014 – Replace SAP CRM Integration with MS Dynamics CRM
– January 2015 – July 2015 – Integrate bi-directional with SCSM for Incident Management
– July 2015 – November 2015 – Integrate with SAP MM to support Procurement, HR Process
– December 2015 – tbd Integrate with Flexnet to support Software Asset Management
Integration Overview
– SAP ERP -> Cost Centers, Orders
– SAP MM -> Purchase orders and Vendors
– MS Dynamics CRM -> Customers and their Users
– Active directory <-> Abraxas User and Authentication
– Vcenter -> Virtual Servers and their Relations incl. Storage
– SCOM-> Logical Windows Servers and their Relations
– Misc. LDAP Integrations -> Logical Linux and AIS Servers, Database instance
– Groundworks <-> Events create Incidents and Changes trigger Maintenance Blackouts
– SCSM <-> Incidents
– JAX Forms <-> Requests
– Flexnet <-> Software Asset Management
Motivation & Ausgangslage
8
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Motivation
– Audit Empfehlung durch externe Auditoren
bez. dem Austrittsprozess
– «Evidenz sichern, dass der Entzug aller
Berechtigungen, Schlüssel und weiteren
Assets des ausgetretenen Mitarbeiters
erfolgte»
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Ausgangslage
– E-Mails war die Lösung
– Keine Übersicht
– Keine Kontrolle
– Keine Vollständigkeit
10
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Ausgangslage
– Verschachtelte E-Mail Verteiler
– Cc Adressaten so vielfältig wie das Leben
– Keine klaren Aufträge
– Den meisten Empfängern war nicht klar ob
und was zu tun war
11
SOLL Situation
12
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
SOLL Situation
– Evidenz wie gefordert sicherstellen
– Use Cases festlegen und dokumentieren
– Prozessschritte in eine logische Abfolge
bringen
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
SOLL Situation
– Prozess auf Abhängigkeiten überprüfen
– Inhalt der Prozessschritte ausfindig machen
und festlegen
– Adressaten der Prozessschritte ausfindig
machen und festlegen
Wie macht man sowas?
Lösung
Die Resultate einer Umfrage an die Verteiler
bildete die Grundlage für die Use Cases.
15
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
– Use Cases definieren die zu erstellenden
Artikel und Workflows
– Eine Vorlage Word oder Excel reicht aus
– Use Cases sind gut geeignet um mit HR
Personen zu arbeiten
16
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
– Use Cases zwingen alle involvierten Stellen
sich intensiv mit der Thematik auseinander
zu setzen
– Die Use Cases bilden dann die Grundlage
für Catalog Items und die dazugehörenden
Workflows
– Mehrere Iterationen sind empfohlen
17
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Use Cases
18
– Bisher umgesetzt
sind:
– Mitarbeiter Austritt
– Mitarbeiter Eintritt
– Noch ausstehend
sind:
– Mutationen aller Art
– Seit gestern neu:
Mitarbeiter von
Tochterfirmen
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung
– Nachfolgend am Beispiel Mitarbeiter Austritt
– Abraxas zählt auf die
Unterstützung von:
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
20
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
21
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
22
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt
23
Lessons learned
24
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lessons learned
– Workflow Logik ist nicht jedermanns/frau
Sache
– Dokumentationen enthalten nicht immer die
Wahrheit
– Wenn Transparenz geschaffen wird, bringt
das nicht nur schöne Dinge ans Licht
15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG
Lessons learned
– Zeitbedarf und Komplexität nicht
unterschätzen
– Nicht alles auf einmal und nicht alles in
einem Workflow
Q&A
27
Zuverlässige IT beginnt bei der Wahl des Partners
Abraxas Informatik AG
Waltersbachstrasse 5
CH-8006 Zürich
www.abraxas.ch
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balz.hedinger@abraxas.ch
Balz Hedinger
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HR-Prozesse optimal unterstützt

  • 1. Zürich Balz Hedinger 15.3.16 HR Prozesse optimal unterstützt HR-Prozesse optimal unterstützt
  • 2. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Agenda Abraxas auf einen Blick Motivation & Ausgangslage SOLL Situation Lösung Lessons Learned Q&A
  • 3. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Unsere Mission: Wir vernetzen die Verwaltung.
  • 4. Gründung 1998 Aktienkapital (50% SG/ZH) 10 Mio. CHF Ertrag 2014 105 Mio. CHF EBIT 2014 6 Mio. CHF Mitarbeitende 1.1.2016 ~ 500 In der ganzen Schweiz vor Ort St. GallenZürich Wil Winterthur Bern Préverenges Bellinzona Münchenstein Frauenfeld seit 1.1.2016: Epsilon Software Assistence SA, Münchenstein; Infover AG, Wil.
  • 5. Leistungen für die öffentliche Hand und mittlere Schweizer Unternehmen im Fokus Software 12% Projekte und Beratung 27% IT Services und Outsourcing 61% • Client Management • Data Center Services • Connectivity Services • EMM/MDM Services • Application Management • Service Desk • Grob- & Detailkonzepte • Technische Expertisen • Innovation-Management • Consulting
  • 6. History of Service-now at Abraxas with – December 2011 – "First" Contact @K11 in Frankfurt – February 2012 – Abraxas takes Decision to choose Service-now and Aspediens as the Implementation Partner – March 2012 – August 2012 Project Realisation to implement Incident-, Change-, Problem-, Data Center HW Asset Management, Request Fullfillment incl. multiple Integrations (SAP CRM, SAP ERP, AD, Groundworks, ESX), E-Mail Inbound (ASC) – December 2012 – March 2013 Project Realisation to implement Knowledge Management, Self Service Portal – February 2013 - September 2013 – Consolidation, Certificate Mgmt. V-Server, (Multiple Workflows), Order Guides, Self Service Portals for Customers – September 2013 – December 2013 – JAX Forms Integration, Service Offering SLA's – January 2014 – June 2014 – Task Due date Control, Asset Management, Quick Search and KB Improvements – June 2014 – December 2014 – Replace SAP CRM Integration with MS Dynamics CRM – January 2015 – July 2015 – Integrate bi-directional with SCSM for Incident Management – July 2015 – November 2015 – Integrate with SAP MM to support Procurement, HR Process – December 2015 – tbd Integrate with Flexnet to support Software Asset Management
  • 7. Integration Overview – SAP ERP -> Cost Centers, Orders – SAP MM -> Purchase orders and Vendors – MS Dynamics CRM -> Customers and their Users – Active directory <-> Abraxas User and Authentication – Vcenter -> Virtual Servers and their Relations incl. Storage – SCOM-> Logical Windows Servers and their Relations – Misc. LDAP Integrations -> Logical Linux and AIS Servers, Database instance – Groundworks <-> Events create Incidents and Changes trigger Maintenance Blackouts – SCSM <-> Incidents – JAX Forms <-> Requests – Flexnet <-> Software Asset Management
  • 9. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Motivation – Audit Empfehlung durch externe Auditoren bez. dem Austrittsprozess – «Evidenz sichern, dass der Entzug aller Berechtigungen, Schlüssel und weiteren Assets des ausgetretenen Mitarbeiters erfolgte»
  • 10. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Ausgangslage – E-Mails war die Lösung – Keine Übersicht – Keine Kontrolle – Keine Vollständigkeit 10
  • 11. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Ausgangslage – Verschachtelte E-Mail Verteiler – Cc Adressaten so vielfältig wie das Leben – Keine klaren Aufträge – Den meisten Empfängern war nicht klar ob und was zu tun war 11
  • 13. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG SOLL Situation – Evidenz wie gefordert sicherstellen – Use Cases festlegen und dokumentieren – Prozessschritte in eine logische Abfolge bringen
  • 14. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG SOLL Situation – Prozess auf Abhängigkeiten überprüfen – Inhalt der Prozessschritte ausfindig machen und festlegen – Adressaten der Prozessschritte ausfindig machen und festlegen Wie macht man sowas?
  • 15. Lösung Die Resultate einer Umfrage an die Verteiler bildete die Grundlage für die Use Cases. 15
  • 16. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Use Cases – Use Cases definieren die zu erstellenden Artikel und Workflows – Eine Vorlage Word oder Excel reicht aus – Use Cases sind gut geeignet um mit HR Personen zu arbeiten 16
  • 17. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Use Cases – Use Cases zwingen alle involvierten Stellen sich intensiv mit der Thematik auseinander zu setzen – Die Use Cases bilden dann die Grundlage für Catalog Items und die dazugehörenden Workflows – Mehrere Iterationen sind empfohlen 17
  • 18. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Use Cases 18 – Bisher umgesetzt sind: – Mitarbeiter Austritt – Mitarbeiter Eintritt – Noch ausstehend sind: – Mutationen aller Art – Seit gestern neu: Mitarbeiter von Tochterfirmen
  • 19. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lösung – Nachfolgend am Beispiel Mitarbeiter Austritt – Abraxas zählt auf die Unterstützung von:
  • 20. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 20
  • 21. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 21
  • 22. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 22
  • 23. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lösung - Beispiel Mitarbeiter Austritt 23
  • 25. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lessons learned – Workflow Logik ist nicht jedermanns/frau Sache – Dokumentationen enthalten nicht immer die Wahrheit – Wenn Transparenz geschaffen wird, bringt das nicht nur schöne Dinge ans Licht
  • 26. 15.3.16HR Prozesse optimal unterstützt Balz Hedinger Abraxas Informatik AG Lessons learned – Zeitbedarf und Komplexität nicht unterschätzen – Nicht alles auf einmal und nicht alles in einem Workflow
  • 28. Zuverlässige IT beginnt bei der Wahl des Partners Abraxas Informatik AG Waltersbachstrasse 5 CH-8006 Zürich www.abraxas.ch Produktmanager balz.hedinger@abraxas.ch Balz Hedinger Danke für ihre Aufmerksamkeit