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Wir entwickeln eine exzellente integrierte
Gesamtlösung, welche die Wettbewerbs-
fähigkeit unserer mittelständischen Industrie-
und Handelskunden überzeugend sicherstellt.
Praxiserfahrene Organisations- und IT-
Berater sind die Garanten für die Erbringung
aller zur Gewährleistung des nachhaltigen
Erfolgs erforderlichen Dienste.
3
IT- und E-Business-Consulting zur
Optimierung von Geschäftsprozessen
Implementierung von proALPHA®
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4
proALPHA - Partner für den Mittelstand
Produkt: Standardsoftware proALPHA®
Dienstleistungen: IT-Consulting, Projektmanagement, Implementierung,
Seminare, Wartung, Support und Hotline
Zielmarkt: Mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen
Geschäftszahlen: Kunden > 1.500
Umsatz 2006/2007 41,0 Mio. €
EBIT 6,8 Mio. €
Mitarbeiter (Stand 06/2007) > 390
Aktionäre: Mitarbeiter 59,8 %
Finanzinvestor 27,6 %
Sonstige Privatinvestoren 10,7 %
Eigene Aktien 1,9 %
Österreich: Gegründet 1995
4 Standorte (Gleisdorf, Wien, Wels, Innsbruck)
ca. 40 Mitarbeiter
ca. 160 Kunden
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Komplettlösung proALPHA
Intercompany
Dokumentenmanagement (DMS)
Finanzwesen
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Controlling
Personalwesen
Produktkonfiguration
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E-Business
CRM APS BSC
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WorkflowAutomation
Informations- & Controllingsystem (MIS)
Projektmanagement
Produktkonfiguration
6
Unternehmensprozesse ganzheitlich optimieren
Rechnungs-
wesen und Controlling
Projektmanagement
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Materialwirtschaft
Disposition & Einkauf
Produktion
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VIS / Marketing
Anfragen
Variantengenerierung
Angebotserstellung
Auftragserfassung
Informations &
Controllingsystem (MIS)
Dokumenten-
management (DMS)
CRM
E-Business
PPS
Warenwirtschaft
Finanz- & Rechnungswesen
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Workflow-Automation – Anwendungsbeispiele
 Fragestellungen
Wen muss ich informieren?
Wie soll ich informieren?
Wie vergesse ich nichts?
 Bisheriger Lösungsweg
Checklisten
Post-It Block
Kugelschreiber
Telefon
E-Mail
.......
8
Workflow-Automation – Beispiel Kunde und Angebot
 Neuer Kundenstamm wird angelegt
 UstID prüfen und pflegen
 Info an Rechnungswesen: Personenkonto / Sammelkonto anlegen
 Info an Vertrieb, dass Kundenstamm angelegt wurde
 Neues Angebot wird erstellt
 Info an Vertreter, dass Angebot angelegt wurde
 Prüfung technische Machbarkeit
 Verteilung zur Genehmigung an Technik, Vertrieb, GF
 Weiterleitung an zuständigen Sachbearbeiter
 Nachbearbeitung im Vertrieb
9
Workflow Aktivitäten-Monitor
 Im Gesamtsystem
integriertes aktives
Vorgangs- und
Risikomanagement
 Jeder Mitarbeiter erhält nur
die Vorgänge, Hinweise
und Aktivitäten für die er
verantwortlich zeichnet
 Über Verteilergruppen
abteilungs- und werks-
übergreifend bis hin zum
Webflow
 Workflowprozesse sind
graphisch modellierbar
 Aktivitäten, Wiedervorlagen
Notizen, Warnhinweise...
10
Workflow-Automation
 Steuerung
Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation
Aufbau und Verwaltung
von Arbeitsvorräten
 Überwachung
betrieblicher Geschäftsprozesse
 Automatisierung
Aufbau einer Bearbeitungs-
und Ereignisroutine
Verkürzung der Durchlaufzeiten
11
Workflow-Automation
Geschäftsprozess
• zeitlich logische Abfolge von
betriebswirtschaftlichen Aufgaben,
z.B. Angebotsbearbeitung, Disposition,
Inventur, Zahlungsverkehr
Workflow
• organisatorische und technische Umsetzung
von Geschäftsprozessen
• Wie und mit welchen Mitteln sind
Geschäftsprozesse auszuführen?
Elemente des Workflow
• Ereignisse
• Zustände
• Vorgänge
• Verteilergruppen
12
Workflow-Automation – Ereignisse
Ereignis
• Eintreffen einer bestimmten Situation
Beispiele für Ereignisse
• Neuanlage Teilestamm, Kundenstamm ...
• Neuanlage Auftrag ...
• Kreditlimit überschritten
• Engpass beim Einplanen Produktionsauftrag
• ...
13
Workflow-Automation – Zustände
Zustand
• Zustände steuern die Verwendung von Datensätzen
• Die Funktionen der Zustände legen das Verhalten fest:
• Sperre: Der Datensatz kann weder bearbeitet
noch verwendet werden
• Warnung: Sie entscheiden, ob der Datensatz trotz Warnung
bearbeitet und verwendet werden kann
• Info: Der Datensatz kann ohne zusätzliche Meldung
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14
Workflow-Automation - Verteilergruppen
Verteilergruppe
• Ordnet Vorgängen Sachbearbeiter zu
• Verteilt Vorgänge in die
Aktivitätenmonitore der
Sachbearbeiter
• Überwacht die Vorgangsbearbeitung
durch Wiedervorlage
15
Workflow-Automation – Grafische Definition
einfügen oder
anordnen
16
Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage
Ereignisgesteuerte
Workflow-
Automation
Neuanlage
Teilestamm
Teilestamm wurde neu angelegt.
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Info Warnung Sperre
Teilestamm
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Bestellung
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17
Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage
WorkflowAutomation
Ereignis Vorgang Daten
Offene
Aktivitäten
Anlage ED
Anlage PD
Teile-
stamm
Freigabe
Beleg auf Wiedervorlage
Ereignis in der Produktion
Offene Aktivitäten (User)
Pflege Teilestamm
4712 Teil A Dispodaten
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Pflege Teilestamm
4711 Teil A Einkaufsdaten
Lieferant :
WBZ :
Preis(EK) :
Pflege Einkaufsdaten
4711 Teil A
Teile-
stamm
Sperre
Anlage
18
Workflow-Automation - Bearbeiten Vorgangsdiagramm
z.B. „Neuanlage Teilestamm”
19
Workflow-Automation – Beispiele aus der Produktion
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Workflow über individuelle
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20
Workflow-Automation – Kennzahlenbericht
21
Workflow-Automation – Kennzahlenbericht
Kennzahlenberichte:
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• Definition von „Warngrenzen“ je Kennzahl  „Kritischer Bereich“
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• Liegt eine Kennzahl im kritischen Bereich, wird automatisch ein Ereignis der Workflow-
Automation angestoßen.
22
Workflow-Automation – Integration CAD
23
Workflow-Automation – Entscheidungsvorgänge
Entscheidungsvorgänge können in
den Workflow ebenfalls integriert
werden.
24
Vorteile und Nutzen des proALPHA® -Workflow
• Workflow führt zu einem präzisen und redundanzfreien Informationsfluss im
Gesamtunternehmen
• Workflow bietet Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen betrieblichen Abläufen
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Bernd Schellnast (Sphinx IT Consulting GmbH)
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Werner Panhauser (Helvetia Versicherungen AG)
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Michael Weilguny, Christian Schön (IVM Technical Consultants Wien Ges.m.b.H.)
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Dipl.-Ing. Bob Velkov (Huawei Technologies Austria GmbH)
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Dipl.-Ing. Marc Haarmeier (Prime Force Group Int. AG)
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Mag.a Verena Becker, BSc. (Wirtschaftskammer Österreich/BSIC)
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Doris Ingerisch (Axians ICT Austria GmbH)
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Josef Weissinger (Soroban IT-Beratung GmbH)
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Fr. Vanessa Kluge, BA (Kontron AIS GmbH)
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Ing. Boris Werner (Breitbandbüro des Bundesministeriums für Finanzen)
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Praxistage 2024 im virtuellen Landhaus, St. Pölten
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Hr. David Simon (Juniper Networks, Inc.)
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Helmuth Rath (proALPHA)

  • 1. 1
  • 2. Wir entwickeln eine exzellente integrierte Gesamtlösung, welche die Wettbewerbs- fähigkeit unserer mittelständischen Industrie- und Handelskunden überzeugend sicherstellt. Praxiserfahrene Organisations- und IT- Berater sind die Garanten für die Erbringung aller zur Gewährleistung des nachhaltigen Erfolgs erforderlichen Dienste.
  • 3. 3 IT- und E-Business-Consulting zur Optimierung von Geschäftsprozessen Implementierung von proALPHA® (proALPHA® goLive!) After-Sales-Support sowie Trainings und Seminare und neue Methoden Vollständig integrierte, plattform- unabhängige Komplettlösung Flexibel und international einsetzbar für mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen Hochfunktionale E-Business- Komponenten Unsere Kernkompetenz Business Solution Business Service
  • 4. 4 proALPHA - Partner für den Mittelstand Produkt: Standardsoftware proALPHA® Dienstleistungen: IT-Consulting, Projektmanagement, Implementierung, Seminare, Wartung, Support und Hotline Zielmarkt: Mittelständische Industrie- und Handelsunternehmen Geschäftszahlen: Kunden > 1.500 Umsatz 2006/2007 41,0 Mio. € EBIT 6,8 Mio. € Mitarbeiter (Stand 06/2007) > 390 Aktionäre: Mitarbeiter 59,8 % Finanzinvestor 27,6 % Sonstige Privatinvestoren 10,7 % Eigene Aktien 1,9 % Österreich: Gegründet 1995 4 Standorte (Gleisdorf, Wien, Wels, Innsbruck) ca. 40 Mitarbeiter ca. 160 Kunden
  • 6. 6 Unternehmensprozesse ganzheitlich optimieren Rechnungs- wesen und Controlling Projektmanagement Konstruktion Materialwirtschaft Disposition & Einkauf Produktion Versand und Lieferung Fakturierung Service VIS / Marketing Anfragen Variantengenerierung Angebotserstellung Auftragserfassung Informations & Controllingsystem (MIS) Dokumenten- management (DMS) CRM E-Business PPS Warenwirtschaft Finanz- & Rechnungswesen
  • 7. 7 Workflow-Automation – Anwendungsbeispiele  Fragestellungen Wen muss ich informieren? Wie soll ich informieren? Wie vergesse ich nichts?  Bisheriger Lösungsweg Checklisten Post-It Block Kugelschreiber Telefon E-Mail .......
  • 8. 8 Workflow-Automation – Beispiel Kunde und Angebot  Neuer Kundenstamm wird angelegt  UstID prüfen und pflegen  Info an Rechnungswesen: Personenkonto / Sammelkonto anlegen  Info an Vertrieb, dass Kundenstamm angelegt wurde  Neues Angebot wird erstellt  Info an Vertreter, dass Angebot angelegt wurde  Prüfung technische Machbarkeit  Verteilung zur Genehmigung an Technik, Vertrieb, GF  Weiterleitung an zuständigen Sachbearbeiter  Nachbearbeitung im Vertrieb
  • 9. 9 Workflow Aktivitäten-Monitor  Im Gesamtsystem integriertes aktives Vorgangs- und Risikomanagement  Jeder Mitarbeiter erhält nur die Vorgänge, Hinweise und Aktivitäten für die er verantwortlich zeichnet  Über Verteilergruppen abteilungs- und werks- übergreifend bis hin zum Webflow  Workflowprozesse sind graphisch modellierbar  Aktivitäten, Wiedervorlagen Notizen, Warnhinweise...
  • 10. 10 Workflow-Automation  Steuerung Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation Aufbau und Verwaltung von Arbeitsvorräten  Überwachung betrieblicher Geschäftsprozesse  Automatisierung Aufbau einer Bearbeitungs- und Ereignisroutine Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • 11. 11 Workflow-Automation Geschäftsprozess • zeitlich logische Abfolge von betriebswirtschaftlichen Aufgaben, z.B. Angebotsbearbeitung, Disposition, Inventur, Zahlungsverkehr Workflow • organisatorische und technische Umsetzung von Geschäftsprozessen • Wie und mit welchen Mitteln sind Geschäftsprozesse auszuführen? Elemente des Workflow • Ereignisse • Zustände • Vorgänge • Verteilergruppen
  • 12. 12 Workflow-Automation – Ereignisse Ereignis • Eintreffen einer bestimmten Situation Beispiele für Ereignisse • Neuanlage Teilestamm, Kundenstamm ... • Neuanlage Auftrag ... • Kreditlimit überschritten • Engpass beim Einplanen Produktionsauftrag • ...
  • 13. 13 Workflow-Automation – Zustände Zustand • Zustände steuern die Verwendung von Datensätzen • Die Funktionen der Zustände legen das Verhalten fest: • Sperre: Der Datensatz kann weder bearbeitet noch verwendet werden • Warnung: Sie entscheiden, ob der Datensatz trotz Warnung bearbeitet und verwendet werden kann • Info: Der Datensatz kann ohne zusätzliche Meldung bearbeitet und verwendet werden
  • 14. 14 Workflow-Automation - Verteilergruppen Verteilergruppe • Ordnet Vorgängen Sachbearbeiter zu • Verteilt Vorgänge in die Aktivitätenmonitore der Sachbearbeiter • Überwacht die Vorgangsbearbeitung durch Wiedervorlage
  • 15. 15 Workflow-Automation – Grafische Definition einfügen oder anordnen
  • 16. 16 Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage Ereignisgesteuerte Workflow- Automation Neuanlage Teilestamm Teilestamm wurde neu angelegt. Stammdatenpflege ist noch nicht abgeschlossen. Info Warnung Sperre Teilestamm Anfrage Bestellung Auftrag Disposition Ereignis Zustand Bereich
  • 17. 17 Workflow-Automation – Beispiel Teilestammanlage WorkflowAutomation Ereignis Vorgang Daten Offene Aktivitäten Anlage ED Anlage PD Teile- stamm Freigabe Beleg auf Wiedervorlage Ereignis in der Produktion Offene Aktivitäten (User) Pflege Teilestamm 4712 Teil A Dispodaten 4713 Teil C Dispodaten Pflege Teilestamm 4711 Teil A Einkaufsdaten Lieferant : WBZ : Preis(EK) : Pflege Einkaufsdaten 4711 Teil A Teile- stamm Sperre Anlage
  • 18. 18 Workflow-Automation - Bearbeiten Vorgangsdiagramm z.B. „Neuanlage Teilestamm”
  • 19. 19 Workflow-Automation – Beispiele aus der Produktion Jedem Ereignis kann ein Workflow über individuelle Parameter zugeordnet werden. Sperre, Warnung oder Info
  • 21. 21 Workflow-Automation – Kennzahlenbericht Kennzahlenberichte: • Definition von individuellen Kennzahlen aus allen Bereichen (Eigenkapitalquote, Auslastungsgrad von Maschinen oder Maschinengruppen, Umsatzerlöse, Lagerbestände, etc.) • Definition von „Warngrenzen“ je Kennzahl  „Kritischer Bereich“ • Zusammenfassung von Kennzahlen zu Kennzahlenberichten • Automatische zeitgesteuerte Berechnung der Kennzahlenberichte im Hintergrund • Liegt eine Kennzahl im kritischen Bereich, wird automatisch ein Ereignis der Workflow- Automation angestoßen.
  • 23. 23 Workflow-Automation – Entscheidungsvorgänge Entscheidungsvorgänge können in den Workflow ebenfalls integriert werden.
  • 24. 24 Vorteile und Nutzen des proALPHA® -Workflow • Workflow führt zu einem präzisen und redundanzfreien Informationsfluss im Gesamtunternehmen • Workflow bietet Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen betrieblichen Abläufen • Workflow führt zu schneller und effizienter Vorgangsbearbeitung • Workflow führt nachweislich zu einer erheblichen Reduzierung der Auftragsbearbeitungszeiten und Auftragsdurchlaufzeiten • Workflow schafft direkte Verbindung von Geschäftsprozess-Analyse und ERP- Anwendung proALPHA® Workflow
  • 25. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit