Swiss eGovernment Forum 2016

1. Ruth Röhm
Prof. Dr. Stella Gatziu Grivas
aXc-Studie – Wieviel kostet ein ICT-Arbeitsplatz
einer Schweizer Gemeinde wirklich?

2. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 2
Agenda
• Was gehört alles zu einem Arbeitsplatz?
• Daten und Netzwerk
• Applikationen
• aXc Studie mit einer Beispielgemeinde
• Lessons Learned und nächste Schritte

3. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 3
Was gehört zu einem ICT-Arbeitsplatz? – Die Arbeitsgeräte

4. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 4
LAN
24 h
Login
Was gehört zu einem ICT-Arbeitsplatz? – Daten und Netzwerk

5. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 5
LAN
24 h
Login
Was gehört zu einem ICT-Arbeitsplatz? – Applikationen

6. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 6
LAN
24 h
Login
Was gehört zu einem ICT-Arbeitsplatz? – Fokus auf Sicherheit

7. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 7
Herausforderungen – Motivation für die Studie
Herausforderungen
• Transparenz
rund um die IT
Kosten
• Vergleichs-
möglichkeiten
• Der digitale
smarte Bürger
Entscheidungs-
grundlage
notwendig für
die IT Strategie

8. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 8
Herausforderungen – Motivation für die Studie
Fakten zur Bevölkerung
40.0 % der Gemeinden mit 0 - 999 EW
27.6 % der Gemeinden mit 1'000 - 2'499 EW
16.7 % der Gemeinden mit 2'500 - 4'999 EW
[Total 2’352 Gemeinden 31.12.2014]
Herausforderungen
• Transparenz
rund um die IT
Kosten
• Vergleichs-
möglichkeiten
• Der digitale
smarte Bürger
Entscheidungs-
grundlage
notwendig für
die IT Strategie
Quelle: Bundesamt für Statistik [2014]

9. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 9
Herausforderungen – Motivation für die Studie
Herausforderungen
• Transparenz
rund um die IT
Kosten
• Vergleichs-
möglichkeiten
• Der digitale
smarte Bürger
Entscheidungs-
grundlage
notwendig für
die IT Strategie
aXc-Studie:
– Systematik: die Daten werden nach den
verschiedenen Services und deren
Applikationen aufgeschlüsselt
– Methodik für die Datenerhebung: in
persönlichen Interviews mit den jeweils
zuständigen Personen
– Nachvollziehbarkeit: Die Resultate werden
mit den zuständigen Personen persönlich
besprochen und verifiziert.
– Zeitraum: die Kosten und Investitionen
während der letzten 5 Jahre werden
berücksichtigt
– Kontinuität: die Erhebung erfolgt alle Jahre
– Qualität: Fachbeirat stellt Qualität der Umfrage
sicher

10. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 10
Eckdaten der ersten Studiengemeinde
- Einwohner/Innen: rund 5’000
- Anzahl Arbeitsplätze: 23
- IT-Strategie: Inhouse

11. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 11
Organigramm
Bauamt
Werkhof
Forst
Bestattungswesen
Friedhof
Einwohnerdienste Finanzen und Steuern
Betreibungsamt
Kanzlei
Sicherheit
Polizei
Personal
Soziales
Gemeinderat
Altersheim
Schulverwaltung
Feuerwehr

12. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 12
Systemlandkarte
Internet
LAN
Server
Schul-
verwaltung
Altersheim
LAN
Werkhof
Kupfer
Kupfer
VPN
VPN
(Thin Clients)
Gemeindehaus

13. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 13
Applikationslandschaft
Subjektverwaltung
Einw.Verw.
Objektverwaltung
GWR
Applikation
Finanzbuchhaltung Personal
Schülerverwaltung
ZEMIS Infostar
Bestattungswesen
Schulverwaltung
GEVER
Forstverwaltung Altersheim
SEDEX
Kant. Datenplattform
MILVA
Liegenschaftsbewertung
Applikation
Sozialverwaltung
Baugesuchsverwaltung
Vertragsverwaltung
Wiederkehr.-/
Einmal-RechnungenSteuerverwaltung
manuell
Kant. SteuernGrund. Steuern
Applikation
Applikation
Applikation
Appl. Appl.
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation Applikation
Applikation
Applikation
Applikation
Applikation

14. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 14
Kostenaufteilung: Extern und Intern
- extern:
- IT Landschaft (System- und Applikationslandschaft)
- Anschaffungen und Lizenzen
- Wartungs- und Supportverträge
- Verbrauchsmaterial (EDV: z.B. Toner)
- intern:
- Mitarbeiterkosten
Diese Kosten betreffen zum Beispiel den Zeitaufwand eines internen IT-
Verantwortlichen für den Support, Schulung usw. von anderen
Mitarbeitenden.

15. 0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
Externe Kosten
durchschnittlich pro Jahr
9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 15
Kostenübersicht Systeme über die letzten 5 Jahre (nur externe Kosten*)
* bei diesen Services sind keine internen Kosten angefallen

16. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 16
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
Interne Kosten
Externe Kosten
durchschnittlich pro Jahr
Kostenübersicht Funktionen über die letzten 5 Jahre
(gem. Organigramm)

17. 0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
Interne Kosten
Externe Kosten
durchschnittlich pro Jahr
9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 17
Kostenübersicht Services über die letzten 5 Jahre

18. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 18
Total Kosten pro Arbeitsplatz im Jahr
2011 2012 2013 2014 2015
Kosten pro AP 8'240 10'680 12'490 8'290 12'610
Anzahl Arbeitsplätze 19 21 21 22 23
0
10
20
30
40
0
2'000
4'000
6'000
8'000
10'000
12'000
14'000
AnzahlArbeitsplätze
KostentotalinCHF

19. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 19
Erkenntnisse mit der ersten Studiengemeinde
Gemeinde-
grösse Kosten
- Viele versteckte Kosten: Abonnemente, Lizenzen
- Grösse (Umfang und Umsysteme) eines Arbeitsplatzes wird unterschätzt
Die Studie hilft bei der Beantwortung der Frage:
was brauchen die Mitarbeitenden, damit sie sofort
mit der Arbeit beginnen können

20. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 20
Nächste Schritte
 Bis Ende 2016:
- weitere Interviews
führen
- und die Kosten in rund
15 Gemeinden analysieren
 Frühling 2017:
- Veröffentlichung
der Studie
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Zögern Sie nicht und melden Sie
sich bei uns.

21. 9. März 2016FHNW, Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing 21
Melden Sie sich bei uns für weitere Auskünfte. Wir freuen uns auf Sie!
Unsere Kontaktdaten:
Prof. Dr. Stella Gatziu Grivas
Leiterin Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing
Studiengangsleiterin MAS Information Systems Management
Kursleiterin CAS IT Management & CAS Cloud Computing
Institut für Wirtschaftsinformatik
Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Riggenbachstr. 16, 4600, Olten
T +41 62 957 22 75 (Direkt)
stella.gatziugrivas@fhnw.ch
http://www.fhnw.ch/wirtschaft/iwi/kompetenzschwerpunkte/cloud-computing
Ruth Röhm
Projektleiterin aXc-Studie
Wissenschaftliche Mitarbeiterin
Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing
Institut für Wirtschaftsinformatik
Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW
Riggenbachstr. 16, 4600, Olten
T +41 62 957 27 24 (Direkt)
ruth.roehm@fhnw.ch
http://www.fhnw.ch/wirtschaft/iwi/
kompetenzschwerpunkte/cloud-computing