Get ready for SharePoint 2016

NEXT ITERATIONNEXT ITERATION
Agenda
Oder
was Sie heute
erwartet:
• Next Iteration
• SharePoint 2016 im Überblick
• Pause
• SharePoint ist Zurück! Blick in die Zukunft
• Migration auf SharePoint 2016?
• Offener Austausch
• Fingerfood und nette Gespräche

NEXT ITERATION
 Gründung Mai 2007 in Karlsruhe
 Unternehmenssitz Bahnhofplatz Karlsruhe
 MS Partnerstatus Gold („Collaboration and Content“)
 Portfolio - Strategieberatung (Einführung SharePoint)
- Technische Projektleitung
- Implementierung von SharePoint Lösungen
- Managed Services
 Kunden - Mittelstand und internationale Konzerne

NEXT ITERATIONProdukt-Portfolio der Next Iteration
Dokumenten
Management
SharePoint Managed
Services
Portale
Digitale
Geschäftsprozesse
SharePoint Monitoring
Reduzierung der Kosten und
Risiken
Optimierung der Stabilität
Ihrer SharePoint Umgebung
Unterstützt alle Phasen eines
Dokumentenlebenszyklus
Daten ortsunabhängig
einfach erstellen und
organisieren
Metadaten- und/oder
Volltextbasierte Suchfunktion
Gemeinsam arbeiten dank
Social Enterprise Funktion
Verborgenes Wissen
entdecken
Projekte & Teams
organisieren
Mobile Nutzung von
SharePoint Portalen
Digitale TransformationIhrer
Geschäftsprozesse in
SharePoint
Individuell abgestimmtes
Konzept

NEXT ITERATIONHeutige Referenten
Sven Heimberger
CEO & SharePoint Solution
Architect
Laslo Birnstill
Partner – SharePoint
Engineering
Annkathrin Seitz
Marketing
Managerin

Arbeit der Zukunft

Trends, die unsere Arbeitsweise prägen
1Mrd.
Smartphones 2016,
350 Mio. davon
beruflich genutzt
82 %
der Menschen, die online
sind, engagieren sich in
sozialen Netzwerken.
50 %
der
Unternehmenskunden
sind „auf dem Weg” in
die Cloud.
NEXT ITERATION

NEXT ITERATION
Das moderne Office
Schnelle und flüssige
Bedienung per Touch, Stift,
Maus oder Tastatur
Immersive touchoptimierte
Windows Apps
Unterstützung für Windows
Phone, iOS & Android
Phone
Office – On-Demand,
Roaming Office, immer
aktuell
Neues Cloud-App-Modell
für Entwickler
Sicherheit und Compliance
für Großunternehmen
Newsfeeds und
Microblogging, erweitert
durch Yammer
Durchgängige Integration
von Social-Funktionen in
Office
Multiparty-HD-Video und
Skype-Einbindung
Data Loss Prevention,
Datenaufbewahrung und
einheitliche eDiscovery
Neues Bereitstellungsmodell
für Office
Optimierte Adminstration
von Office 365

NEXT ITERATION
Die Produktivitätsvision von Microsoft: Mobile First, Cloud First
OnlineOn-Premise
Hybrid
Die Cloud
zu Ihren Bedingungen
Kommunikation
Voice &
Video
Enterprise Content
Management
Social
Networking
Reporting &
Analysen
Optimale Produktivität
auf allen Endgeräten
Integrierte Best-of-Breed-Lösungen

Cloud First oder 100% Cloud?

Besorgniserregende, weit verbreitete Meinung, dass SharePoint 2013 das
Ende der On-Premises Evolution darstellt und die Entwicklung neuer
Kernfeatures nur noch für SharePoint Online (Office 365) durchgeführt
wird.
SharePoint 2016 „Tumulte“: Cloud First oder 100% Cloud?
NEXT ITERATION
1. SharePoint Server 2016 might be the last version of SharePoint designed to run on premises
2. There will no longer be a free version of SharePoint for smaller shops or departmental use
3. Excel Services has vanished, and to get Excel functionality, you must use Office Online Server
4. Managing SharePoint from the command line is pretty much a PowerShell-only affair these days
5. The migration process to SharePoint Server 2016 will be a bit involved, depending upon from
where you are starting
6. The Microsoft workflow and forms solution InfoPath is now moribund
7. There is a big focus on hybrid connectivity in SharePoint Server 2016
CIO-Artikel aus dem März unter dem Titel:
“7 things CIOs should know about SharePoint Server 2016“

SharePoint 2016
NEXT ITERATION
• SharePoint Server 2016 ist ein Meilenstein-Release
• einheitliche Code-Basis für On-Premises- sowie Cloud-Produkt
• Erstmals auch bei SharePoint eine konsequente Plattform-
Strategie
• Funktions-Updates und andere Neuerungen werden zunächst in
Office365 entwickelt und erst anschließend in Form von Updates
für die On-Premises Varianten bereitgestellt
• SharePoint Server 2016 stellt weniger einen Endpunkt dar,
sondern vielmehr eine Startbasis für etwas Neues
Seth Patton, general manager for the SharePoint
and OneDrive Product Management team
“Remember that Microsoft’s release strategy for SharePoint
Online will see it adding new functionality as soon as it is
developed rather than waiting for an entirely new edition
sometime towards 2020. The on-premises version will be
following this path too.”

Cloud-basierte Infrastruktur:
Evolution statt Revolution!

SharePoint 2016 Cloud orientierte Infrastruktur
NEXT ITERATION
Cloud-orientierten Infrastruktur als Ausgangspunkt
Verbesserung Up- und Downloadzeiten, Seitenladezeiten
"zero downtime patching" - Einspielen von Updates ohne Ausfallzeiten
Größe der
Inhaltsdatenbanken
Eine Datenbank kann
mehrere Terabytes
speichern
Seitensammlungen
pro Inhaltsdatenbank
Bis zu 100.000
Seitensammlungen
pro Inhaltsdatenbank
Grenzwerte pro
SharePoint Listen
Der Grenzwert wurde
über das bekannte
Limit von 5.000
angehoben
Dateien können nun
bis zu 10 Gigabyte
groß sein
Indizierte Items
(Suche)
Bis zu 500 Millionen
Items können indiziert
werden
Maximale Dateigröße
Erhöhte Kapazität.
Mehr Speicherplatz, weniger Grenzen.
„SharePoint 2016 ist die sicherste, stabilste und zuverlässigste Version“

SharePoint 2016 hybride Szenarien
NEXT ITERATION
Da Neuerungen zukünftig erst in Office365 bereitgestellt werden und bestimmte
Features, wie etwa Delve, ausschließlich online verfügbar sind, lohnen sich hybride
Umgebungen für Nutzer durch:
MySite als zentrale Instanz zu verwalten, um über verschiedene Umgebungen
hinweg zu kommunizieren (unabhängig ob On-Premises oder Cloud).
Cloud Hybrid Search: Erstmals können die Suchindizes aus der Online- und der
On-Premises Umgebung in einem Ergebnis-Stream zusammengeführt und
integriert abgebildet werden.
Entscheiden wo welche Daten abgelegt und Geschäftsprozesse ausgeführt
werden.
Nutzung der neuesten Innovationen von Microsofts Cloud-Angeboten von
Beginn an.
Möglichkeit kritische Inhalte und eigene Applikationen auf internen Servern
vorzuhalten.
Updates werden zuvor bereits in Office365 getestet und durch eine Vielzahl
von Usern erprobt. (Beta)

SharePoint 2016 Demo
NEXT ITERATION

SharePoint 2016 Verbesserte User Experience
NEXT ITERATION
Anspruch Beste User Experience zu bieten - auch im Vergleich zu Wettbewerbern
Dedizierte neue und überarbeitete Mobile Apps
Grundlegende Überarbeitungen von Sites, Dokumentenbibliotheken und Listen (z.B.
Team- und Publishing-Seiten zu 100 Prozent responsive by design)
Feste (durable) Links ermöglichen es Dokumente zu verschieben, ohne dass sich der
Link auf das Dokument ändert.
Kleine aber durchaus relevante Verbesserung beim Arbeiten mit Dateien, wie bspw.
erlaubte Sonderzeichen, neue Formate und stark erhöhte Dateigrößen.
Das Arbeiten mit Dateien erfordert weniger Klicks und ermöglicht eine bessere
Nachvollziehbarkeit sowie Interaktion mit Medien.
User Interface (UI) von Cloud- und On-Premises SharePoint vereinheitlicht

SharePoint 2016 Demo Hybrid Search
NEXT ITERATION
1. Two-way Search
2. One-way Inbound Search
3. One-way Outbound Search
Hybride Suchergebnisse in SharePoint On-Premises
SharePoint 2016 Demo

Archivieren
SharePoint 2016 Compliance und Datensicherheit
NEXT ITERATION
Dokumente
&
Informationen
Strukturieren, sichern und reduzieren
Sie Ihre Datenflut!
Bearbeiten &
Weiterleiten
Löschen
Hinzufügen
Dokumenten-Lebenszyklus

NEXT ITERATION
• Beeinflussen Sie den Lebenszyklus von Dokumenten und
Informationen
• Löschen
• Verschieben und / oder Archivieren
• Für die weitere Bearbeitung blockieren
• Reduzierung unnötiger Dokumentenversionen
• Protokollieren und informieren Sie die Benutzeraktionen auf
granularer Ebene
• Starten Sie automatisch benutzerdefinierte Workflows auf
der Grundlage von Dokumenteneigenschaften
 Strukturieren, sichern und reduzieren Sie Ihre Datenflut!
Records Management &
Information Management Policies

NEXT ITERATION
HR
Portalanwendung
Projekte
Portalanwendung
Marketing
Portalanwendung
…
Records Management
&
Information
Management Policies
Records Management
&
Information
Management Policies
Records Management
&
Information
Management Policies
Compliance
Policy Center
Zentrale Verwaltung der Policies
Entlastung der Portaladministratoren

NEXT ITERATION
• Zentrale Verwaltung der Policies für bestehende und neue
Portalanwendungen ohne Programmierkenntnisse!
• Ergebnisse basieren auf der SharePoint Suche
• Deletion Policies = Teil der Retention Policies
• Data Loss Policies = Verhindern Sie die Publizierung von
sensitiven Daten!
Demo: Data Loss Prevention+
Deletion Policies
Neue Features ersetzen nicht das Records
Management oder die Information
Management Policies!
Nicht verwechseln: Data Loss Prevention ist
nicht Data Protection Manager (DPM)

NEXT ITERATION
Zentrale Verwaltung von Policies
Erweiterter Schutz vor der Publizierung von sensiblen Daten
(Data Loss Prevention)
Verschlüssung und Datenstabilität
• Höhere Verschlüsselungsstandard bei Zugriff auf Web Applikationen
• Unterstützung ReFS Dateisystem (Resilient File System) für Festplatten
 höhere Verfügbarkeit
 weniger Fehleranfälligkeit
 bessere Performance
• SharePoint versendet verschlüsselte E-Mails

#FutureOfSharePoint

SharePoint then and now
NEXT ITERATION
2001
SharePoint
Portal Server 2001
2003
SharePoint
Portal Server 2003
2006
Office SharePoint
Server 2007
2009
SharePoint
Server 2010
2012
SharePoint
Server 2013
2016
SharePoint
Server 2016
Content
Management
Cloud und Enterprise
Social
Cloud-
inspirierte
Plattform
Core Collaboration
Microsoft
Managed Solutions
Microsoft
Online Services
Office 365

SharePoint 2016 Ecosystem
NEXT ITERATION
Quelle: #FutureOfSharePoint, Microsoft

SharePoint 2016 - SharePoint ist Zurück
NEXT ITERATION
• Klares Commitment zu SharePoint
• Starke Vision
• Laufend neue Updates, auch On-Premises
• SharePoint ist die Lösung für Content und Collaboration
• Office 365: „Sites“-Kachel wird in „SharePoint“ umbenannt

SharePoint 2016 #FutureOfSharePoint
NEXT ITERATION

NEXT ITERATION
Enterprise File Sharing
Simple and powerful file sharing and collaboration on any device
• Der Nutzer bekommt passende
Dokumente angezeigt
• Verfügbar im Browser und in Apps
• Synchronisation zwischen PC, MAC und
Smartphones
• Personalisierbare Oberfläche
• Warnung beim Teilen von Dokumenten,
wer dadurch Zugriff auf das Dokument
bekommt
• Dokumenten Analytics Tools

NEXT ITERATION
Enterprise File Sharing
Simple and powerful file sharing and collaboration on any device
In der App können:
• Mehrere Personen gleichzeitig
Dokumente bearbeiten
• Verschiedene Versionen von
Dokumenten bearbeitet werden
• Metadaten bearbeitet werden
• Dokumente einfach mit Kollegen geteilt
werden

NEXT ITERATION
Your Intranet in your Pocket
Das Intranet als Nervenzentrum
der Organisation
• Kollaboration Umgebung
• Informationsarchitektur
• Wissensverwaltung
• Geschäftsprozessmanagement

NEXT ITERATION
Your Intranet in your Pocket
The mobile and intelligent intranet
In SharePoint 2016 wird das Intranet mobiler,
intelligenter und personalisierter.
Das Intranet der Nutzer wird angepasst durch:
• Aktivitäten der einzelnen Nutzer
• Kollegen, mit denen sie zusammen arbeiten
• Inhalte, an denen sie arbeiten
• Geschäftsprozesse an denen sie mitwirken

NEXT ITERATION
Security, privacy and compliance
Keine Sicherheit ohne Nutzerfreundlichkeit. Die neuen Kontrollfunktionen sorgen für die optimale
Balance zwischen Sicherheit und Produktivität.
• Administrativ controls
• Policies
• Reports
• Zugang für Nutzer kann granular eingestellt werden
• Dokumentenberechtigung in Abhängigkeit vom Endgerät
und der Netzwerkverbindung
• Data Loss Prevention Policies
• Es werden mehr als 80 Regeln für sensible Inhalte zur
Verfügung gestellt. Man kann weitere, personalisierbare
Regeln hinzufügen.
• Whitelist und Blacklist Domains für externes Teilen von
Dokumenten

SharePoint 2016 Roadmap
NEXT ITERATION
Heute verfügbar Geplant für Q2 2016 Geplant für H2 2016
File Access and Sharing • Mobile access to SharePoint
Online
• Intelligente discovery
• Copy to SharePoint
• Windows Universal App
• Document analytics
• Sync SharePoint Online Doc
Libraries
• Sync shared folders
• Mobile access to SharePoint
on-premises
Mobile and Intelligent
Intranet Roadmap
• Doc Libraries user experience • SharePoint mobile app (iOS)
• SharePoint home on the Web
• Lists user experience
• Site activity and insights
• SharePoint Mobile App
(Windows, Android)
• Office 365 Groups integration
• Simple, fast site and page
creation
• Team and organizational news
• Power Apps und Microsoft Flow
Open and Connected
Platform Roadmap
• Files on Microsoft Graph
• SharePoint Webhooks (preview)
• Client-side web parts for
existing pages (preview)
• Sites on Microsoft Graph
• SharePoint Webhooks (GA)
• Custom Sites on SharePoint
Framework
Security, Privacy and
Compliance Roadmap
• New Datacenter: UK
• Customer lockbox
• DLP, MDM and MAM
• Conditional access policies • New Datacenters: Germany &
Canada
• Bring your own encryption key
• Granular access policies
• SharePoint site classification
• Hybrid SharePoint Insights
(preview)

#FutureOfSharepoint: SharePoint 2016 Vision Microsoft
NEXT ITERATION
• SharePoint 2016 marks an evolutionary step for Microsoft and reflects its new commitment to
constant iteration
• Flexiblere Zukunft der Arbeit: Klare Positionierung On-Premises + Cloud
• On-Premises zur Wahrung der „Information Governance“
• Cloud für Informationsfluss und Kommunikation mit Partnern und Kunden, Unabhängigkeit des
Arbeitsorts, „Enterprise File Sharing“
Seth Patton, general manager for the
SharePoint and OneDrive Product
Management team
“As a part of Microsoft’s broader
ambition to reinvent productivity, we
are on a mission to make SharePoint
more simple, mobile, intelligent and
secure to help customers unlock the
value of having it as an integrated
part of Office 365.“

"SharePoint is back“
Jeff Teper, Microsoft Vice President
in der Office-Division

Wann und wie migrieren?

NEXT ITERATION
Soll ich nun migrieren?
Ein paar weitere Entscheidungshilfen…
Wie hoch sind Ihre
aktuellen Betriebskosten?
Welche Eigenentwicklungen
müssten transportiert werden?
Geschäftslogik & Oberflächen Welche Drittprodukte haben
Sie im Einsatz?
Können diese bereits in SharePoint
2016 eingesetzt werden?
Welche Geschäftsprozesse sollen mit
SharePoint umgesetzt werden?
Sind Ihre Anwender mit der
aktuellen Version zufrieden?
Was sind die Pain Points?
Was wird wirklich
benötigt?
Und weitere…
Welche Funktionen
fehlen in SharePoint
2016?
Wann läuft Ihr offizieller
Support aus?
Neue Lizenkosten?
Hybrid Ja / Nein?

NEXT ITERATION
Wann läuft Ihr Support aus?
Quelle: https://support.microsoft.com/en-us/lifecycle/search?sort=PN&alpha=Microsoft%20SharePoint%20Server%202010&Filter=FilterNO
• SharePoint Server 2010
• Windows Server 2008 R2
• SQL Server 2008 R2
Kein Mainstream Support mehr
Life-Cycle
„SharePoint Server 2016„
bis voraussichtlich 2026
= 10 Jahre !!!
= Gute Investitionsicherheit

SharePoint 2016 time to say goodbye to
NEXT ITERATION
Microsoft hat sich dazu entschieden, keine kostenlose Version mehr anzubieten
Excel-Services nicht mehr in SharePoint, sondern in Office Online Server
(früher: „Office Web Apps“ Server)
Keine neue SharePoint InfoPath und Designer Version
(Die Versionen 2013 können mit SharePoint 2016 genutzt werden)

Sie haben sich entschieden…
NEXT ITERATION
Bevor Sie loslegen: Planen Sie Ihre Migration gründlich!
• Ziel-System – OnPremise, Office365 oder Hybrid?
• Klärung Lizenzsituation
• Bestandsaufnahme
• Eigenentwicklungen transportiert / anpassen?
• Drittprodukte – Transport/Notwendigkeit? Lizenzierung?
• Berechtigungen
• Daten
• Komplette oder selektive Datenmigration?
• Bereinigung und/oder Archivierung?
• Optimierungen
• Neue Ablagestrukturen und Berechtigungen
• Was kann man im neuen System besser machen?
• Vorgehen
• Migrationsart (manuell / voll oder teil automatisiert)?
• Kompletter oder schrittweiser Umzug („Big Bang“)
• Definieren Sie den Erfolgsfall (z.B. Testfälle)!
• Führen Sie einen Lasttest in der Zielumgebung durch!
(SharePoint ist nur ein Teil Ihre Gesamtlösung)
• Internes Marketing und Kommunikationsplan nicht vergessen!!!

NEXT ITERATION
Woher & Wohin…
Welche SharePoint
Version besitzen Sie?
2001 2003 2007 2010 2011 2013 2016
Option A
Native, offiziell unterstützte
Methode über vorhandene Releases

NEXT ITERATION
Woher & Wohin…
Welche SharePoint
Version besitzen Sie?
2001 2003 2007 2010 2011 2013 2016
Option B
Transport der notwendigen
SharePoint Inhalte über Drittprodukte

NEXT ITERATION
Native Migration oder mit Drittprodukten
Native Migration
Vorteile
Nachteile
Migration
mit Drittprodukten
• 100%iger Support seitens
Microsoft
• Keine Abhängigkeit von
Drittprodukten
• Keine zusätzlichen
Lizenzkosten
• Selektiver Datentransport
möglich
• Je nach Drittprodukt seitens
Microsoft unterstützt
• Nur „minimales“ SharePoint
Wissen notwendig
• Datenstrukturen und Inhalte
können während der Migration
automatisch geändert werden
• Pro Versionssprung temporäre
SharePoint Farm notwendig
• Selektiver Datentransport nicht
möglich
• Tiefes SharePoint Wissen
notwendig
• Lizenzkosten ggf. höher als bei
der nativen Migration
• Bedienung des Drittproduktes
muss erst erlernt werden
…

NEXT ITERATION
Office 365 als vollständiger Ersatz oder als
Teilkomponente?
2001 2003 2007 2010 2011 2013 2016
kontinuierliche Updates
Option C

NEXT ITERATION
Ihre Einsatzmöglichkeiten mit Office 365
Office 365
als vollständiger Ersatz
Vorteile
Nachteile
Hybride Lösung
• Vorteile Office 365
• User Experience „nahtlos“ ab
SharePoint 2016
• Sensible Daten können On-
Premisses bleiben
• Keine vollständige Kontrolle
(z.B. automatische Updates)
• Limitierungen Customizing
• Pflege von mind. 2 Systemen
• Sehr niedrige und kalkulierbare
Betriebskosten!!!
• Hohe Verfügbarkeit
• Hohe Sicherheit
• Hohe Skalierbarkeit
• Immer neuester Stand durch
kontinuierliche Updates

SharePoint 2016 Migration
NEXT ITERATION
Post Migration nicht vergessen!
• Page Layouts aufräumen
• Links prüfen
• Security und Permissions prüfen
• Qualitative und quantitative Prüfung der Inhalte
• Testen Sie Ihre Daten und Anwendungen!
- Browsertypen und -versionen
- Endgeräte
• Internes Marketing und frühzeitige Kommunikation
 die Zufriedenheit der „Endkunden“ ist entscheidend

SharePoint 2016 empfehlen wir
NEXT ITERATION
beim Start eines neuen Projektes oder Aufbau einer neuen Plattform
zur Vorbereitung von Hybrid Szenarien
um von laufenden Updates (Feature Packs) zu profitieren
bei der Ablösung von SharePoint 2007 oder 2010
(siehe Ende Support für 2013)
Spätestens aber, April 2018 (Ende Support 2013)

Kontaktieren Sie uns!
Gerne stehen wir für weitere Fragen,
Feedback und Austausch zur
Verfügung.
NEXT ITERATION
Sven Heimberger
0721 / 66 99 55 04
s.heimberger@nextiteration.de
Laslo Birnstill
0721 / 66 99 25 66
l.birnstill@nextiteration.de
Annkathrin Seitz
0721 / 66 99 02 93
a.seitz@nextiteration.de

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