SharePoint 2013 Einführung und Anwenderschulung

Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 1
SharePoint 2013 für
Anwender
- Verständlich
- Umfassend
- Unmittelbar produktiv
Locatech IT Solutions GmbH
Baroper Str. 239 b
44227 Dortmund
Tel: +49 231 9159650
Web: http://www.locatech.com

Schnell produktiv mit
SharePoint 2013
Einleitung, kurze Vorstellung
Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe
Team-Arbeitsbereich / Webseite
Listen + Vorlagen / Outlook-Integration
Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen
Dokumente verwalten, erstellen, ablegen
Seitengestaltung/Webparts
Ansichten, Auswertungen, Suche
Grafische Auswertungen - Diagramme
Benachrichtigungen und Workflows
Datenübernahme
WIKI
Benutzerverwaltung/Berechtigungen

Leistungsportfolio
Prozess- und IT-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Pflichtenhefte
IT-Workshops & Schulungen
Projektmanagement & -umsetzung
Einführung, Schulung
Wissenstransfer, Dokumentation
Software-Lokalisierung, Übersetzung
Schwerpunkte
Microsoft SharePoint & Office-Integration
Customizing, Integration
Programmierung
Beispiele:
Support- und Ticketsysteme
Vertragsmanagement
Qualitätsmanagement
Reklamationsmanagement
Business Intelligence / Data Warehouse
Schnittstellen/Datenanbindungen
Themen
Enterprise 2.0 / Wissensmanagement für Unternehmen
Prozesslösungen und Produkte für Microsoft SharePoint
Einführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)

Kosten senken!
Produktivität bei
Informationsprozessen
steigern!
Freigabeprozesse
vereinfachen und
automatisieren!
Zusammenarbeit
im Team
verbessern!
Dokumente
einfacher
verwalten!
Wissens-
Management
praxisnah
einführen!
Informationen
schneller finden!
Zusammenarbeit mit
Lieferanten
verbessern!
Die häufigsten Kundenwünsche

Die Realität im Alltag
Server + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email-
Dokumentverwaltung + …

SharePoint – Allrounder für alle
Unternehmensprozesse
Auswertungen &
Reports
Zusammenarbeit im
Team
Volltextsuche
Web-Portal
Formulare und
Workflows SharePoint
Dokumentablage &
Content Management

Die SharePoint-Landschaft
SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-Infrastruktur
Webanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich
Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele Webseiten
Webseite = Arbeitsbereich für Benutzer
WebParts, WebPart-Seiten
Bibliotheken
Listen
Ansichten
Workflow
für zentrale
Admins
Für Inhalts-
Manager
Elemente
für
Benutzer

SharePoint Farm + Webanwendung
Server-Infrastruktur
Wird von Systemadministrator/IT erstellt
Zentrale Konfigurationen
Webadresse(n)
Beschränkung Zugriffsgruppen
Anbinden zentraler Dienste/Drittsysteme etc.

Websitesammlung
Abgegrenzter Portal-Bereich für bestimmte Benutzergruppen
Oft nur eine Websitesammlung bei kleineren Unternehmen
Speicher für Webseiten
Zentraladministration
Webanwendung
Websitesammlung
Website
-Seite 1
-Seite N

Team-Arbeitsbereich - Webseite
Bereitstellung von Inhalten
Eigenes Design
Navigation + WebParts
Arbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche
Inhalte
dieser
Webseite
Zentrale Steuerung
Zentrale Navigation
Suche & Hilfe
Diverse Webparts

Arbeiten auf einer Teamwebseite
Vorbereitung:
Seitenname: erscheint im URL (http://.../MeineSeite)
Seitentitel: Überschrift der Seite
Berechtigungen:
Wer bekommt Zugriff
(Abteilungen, Kollegen)
Wer darf was
(lesen, Inhalte ändern,
Layout ändern)

Hands-On: Eigenen
Arbeitsbereich erstellen

Websiteinhalte  Neue Website
Vorlage auswählen (Empfehlung: „Teamwebsite“ oder „Leere Website“)
Teamwebsite auswählen
Teamwebseite – Schritt für Schritt

Zurück zur Theorie!
Praktisches Arbeiten im
SharePoint
Arbeit organisieren mit Listen

Listen
Dreh- und Angelpunkt vieler SharePoint-
Anwendungen
Liste = Excel-Tabelle + mehr
Viele fertige „Listen“ im Katalog
Kalender
Kontakte
Aufgaben
Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern
 ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in Excel verwaltet
wurden
Formulare für Erfassung & Darstellung automatisch
enthalten
 Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendung sein

Listen - Vorlagen
Verwaltung/ Nachverfolgung
Kommunikation
Datensammlungen

Listen – Verwaltung/Nachverfolgung

Listen - Kalender
Verwaltung von Team-Terminen
Kann mit Outlook verbunden werden
Kann in Outlook wie ein „normaler“ Kalender
benutzt werden
Einschränkungen:
Kategorien aus Outlook werden nicht übernommen
Keine farbliche Markierung von Terminen
Beispiel: Zentrale Verwaltung von
Urlaub/Abwesenheiten

Listen - Aufgaben
Erstellen und Zuweisen von Aufgaben
Optionaler Email-Versand bei Zuweisung einer
Aufgabe
Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts
Kann mit Outlook verbunden werden
Einschränkungen:
Keine Kategorien aus Outlook
Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte
Aufgabenliste als einfaches Ticketsystem/Issue
Tracker

Projektaufgaben
Liefert zusätzlich zu den normalen
Aufgaben ein einfaches Gantt-Chart
Kann ebenfalls mit Outlook verbunden
werden
Einschränkung:
Keine farbige Unterscheidung von
Aufgaben/Projekten

Listen - Kommunikation

Ankündigungen
Bereitstellen von aktuellen
Informationen
Einstellbares Ablaufdatum

Kontakte
Bereitstellen von Kontaktinformation
Standard-Felder entsprechen Outlook-Kontakt-
Feldern
Kontakt-Liste kann mit Outlook verbunden
werden
In Outlook können Kontakte durch Drag&Drop
hinzugefügt werden

Hyperlinks
Einfache Liste zur Verwaltung von interessanten
Hyperlinks
Anzeigen eine Beschreibung anstelle des Links
Zusätzlich können Notizen gespeichert werden,
um Kollegen Informationen zu diesem Link zu
geben

Diskussionsrunden
Ähnlich einem Internetforum
Dokumentation von Lösungsansätzen und
Brainstormings
Eignet sich eher für dezentrale Teams
Erfolg hängt von der Unternehmenskultur ab
Kann auch als „E-Mail-Sammelbecken“
eingerichtet werden

Kalender – Hands On
Erstellen Sie einen Kalender
Tragen Sie einen Termin über SharePoint
ein
Verbinden Sie den Kalender mit Outlook
Tragen Sie einen Termin über Outlook
ein

Aufgaben – Hands On
Erstellen Sie Aufgaben-Listen
 „Normale“ Aufgaben
 Projektaufgaben
 Problemverfolgung
Erstellen Sie Beispielaufgaben
Weisen Sie Aufgaben anderen Teilnehmer zu
Verbinden Sie die Liste mit Outlook
Erstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook

Kontakte – Hands On
Erstellen Sie eine Kontakte-Liste
Fügen Sie einen Kontakt über SharePoint
hinzu
Stellen Sie für die Kontaktliste eine
Verbindung zu Outlook her
Fügen Sie mit Outlook einen Kontakt zur
Kontakt-Liste hinzu

Für Fortgeschrittene
Problemverfolgungsliste
Diskussionsforum

Eigene Verwaltungsprozesse organisieren
mit benutzerdefinierten Listen

Benutzerdefinierte Liste
Verwalten von Datensätzen
Eigene Spalten aus Vorlagen erstellen
Eingabemaske für Daten
Standardwerte und Auswahllisten
Datenblattansicht, wenn MS Access installiert
ist
Copy & Paste aus Excel
Spalten für Berechnungen
Wiederverwendung von Daten aus anderen
Listen (Nachschlagen)
Allzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listen und
anderen Verwaltungslisten

Benutzerdefinierte Liste

Benutzerdefinierte Listen
Konfigurieren über „Listeneinstellungen“

Unterschiedliche Arten von
Spalten mit eigenen
Funktionen und Prüfungen
Weitere Einstellmöglichkeiten
je nach Typ
Standardeinstellung meist OK

Versionierung für
Nachvollziehbarkeit
Inhaltsgenehmigung
aktivieren 
eingebauter
Genehmigungs-
workflow

Excel  SharePoint-Liste
Schneller Weg, um „Excel-Listen“ abzulösen
Komplizierte Excel-Listen mit Verweisen und
Berechnungen lassen sich nicht 1:1 importieren
Feldtypen werden
nicht erkannt

Benutzerdefinierte Listen –
Hands On
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste in
SharePoint anhand eines einfachen
Beispiels aus Ihrem Arbeitsbereich
Verwenden Sie eine zweite Liste zum
Nachschlagen
Führen Sie wenn möglich eine einfache
Berechnung durch
Erstellen Sie eine Excel-Liste
Importieren Sie diese Liste in SharePoint

Dokumente ablegen und verwalten

Bibliotheken
Auf den 1. Blick: Datei-Ordner in der Webseite
Auf den 2. Blick: Dokumente und Dateien plus
Katalogisierung
Beliebige Dokumente
 Word, Excel
 Bilder, Filme
 PDF
Verschiedene
Bibliotheksvorlagen
Eigentlich auch eine
Liste!

SharePoint
Dokumentenmanagement
Erstellen Prüfen
Teilen/
Freigeben
Dokument-
bibliothek
Suche / Recherche
Dokumentvorlagen,
Gescannte & Online-
Dokumente
Reporting
Stammdaten/
Metadaten
Kommunikation
Verwalten/Bearbeiten

Dokumentbibliothek
Verwaltung und Freigabe
von Office-Dokumenten
Dokumentvorlagen für
„Neu“-Button
Beliebiges Format
hochladen
Ein- und Auschecken
Versionskontrolle
Eigene Vorlagen

Hinterlegbare
Vorlagen Beispiel
Vertragserstellung
Hochladen/Kopieren von Dokumenten
Funktioniert auch für E-Mails (zunächst
Drag/Drop in Windows Explorer, dann in
SharePoint
Dokumentbibliothek

Dokumentbibliothek – Ein- und
Auschecken
Auschecken, um die Bearbeitung durch
andere Benutzer zu verhindern
Nach beendeter Bearbeitung wieder
einchecken
Auschecken verwerfen, verwirft alle
Änderungen

Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 1: Hauptversionen
1.0, 2.0, 3.0 …
Bei jeder Änderung wird eine neue
Hauptversion erstellt
Anzahl der beibehaltenen Versionen
 Absprache mit Administrator
 Nach Bedarf

Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen
1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …
Nebenversionen für Entwürfe
Empfohlen bei Teambearbeitung und
Diskussionsbedarf
Anzahl der beibehaltenen Versionen
 Absprache mit Administrator
 Nach Bedarf/Anforderung
Sichtbarkeit der Entwurfselemente
 Leser sehen z.B. nur Hauptversionen

Dokumentbibliothek –
eigene Vorlage
Über „Erweiterte Einstellungen“
Vorlage direkt bearbeiten
Alternative:
Explorer-Ansicht
Vorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“
speichern
Evtl. Dokumentname in „erweiterte
Einstellungen“ anpassen
Vorlage muss nicht als Word-Vorlage
(*.dotx) gespeichert werden

Schritt für Schritt
Websiteaktionen  Erstellen
Bibliotheken  Dokumentbibliothek
Namen & Beschreibung eingeben
Dokumentvorlage auswählen
Einstellungen  Einstellungen für
Dokumentbibliothek
Versionierungseinstellungen  Haupt- und
Nebenversionen (Entwürfe) erstellen

In der Bibliothek auf „Neu“ klicken
Text eingeben & speichern
Auf Button „Hochladen“ klicken
Datei auswählen & Hochladen
Word-Dokument auswählen,
bearbeiten & speichern

Einstellungen  Bibliothekseinstellungen
Erweiterte Einstellungen  Dokumentvorlage
Alternativ:
Aktionen  Mit Windows Explorer öffnen
Ordner „Forms“ öffnen
Vorlage in den Ordner schieben
Achtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt werden

Hands On!
Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek
Aktivieren Sie Haupt-& Nebenversionen
Erstellen Sie ein Dokument über den
Button „Neu“
Fügen Sie ein beliebiges Dokument über
den Button „Hochladen“ hinzu
Erstellen Sie eine Nebenversion
Bearbeiten Sie die Vorlage

Wiks & Blogs
Seiten anpassen und gestalten mit WebParts

WebPart-Seiten
Seite mit mehreren WebPart-Zonen
Jede Zone kann mehrere WebParts
untereinander aufnemen
Anwendung:
Zentrale oder eigene Übersichtsseiten
Spezielle Formularseiten
Spezielle Auswertungsseiten
Einbindung von Dritt-Tools etc
Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine
WebPart-Seite

WebParts = Fertige Bausteine
Angepasste Darstellung von Inhalten (Listen/Dokumenten/Bilder…)
Funktionsbausteine (Formulare, Filter, eingebundene Drittsysteme…)
WebParts können verbunden werden (automatische Filter)

WebPart-Seite bearbeiten
Seite  Bearbeiten
Editieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)

WebParts - Hands On
Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2
Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen die
gleichen Informationen enthalten sollte (z.B.
„Projekt“)
Geben Sie einige Beispieldaten in die Listen ein
Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit der
Vorlage „Webpartseite“
Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der neuen
Bibliothek

WebParts – Hands On
Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren
WebPart-Zonen aus
Fügen Sie die zuvor erstellten Listen in
unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzu
Öffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am rechten
Ende des WebParts
Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile
Bereitstellen für“ und wählen Sie das zweite
WebPart aus.

WebParts – Hands On
Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus, die in
beiden Listen gleich ist
Sie können nun mit einem Klick auf den Radio-
Button vor den Einträgen des ersten Webparts
das zweite Webpart filtern

Informationen finden und auswerten
Wie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?
Navigation/Links
Volltextsuche
Ansichten für Dokumentbibliotheken und Listen

Volltextsuche
Auffinden aller Informationen
Aus allen Dokumenten und
Verwaltungsinformationen
Nur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf!

Ansichten
Allzweckwaffe für Auswertungen von Listen und Bibliotheken
Einfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische Benutzer
Darstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und Listen
Anordnung von Spalten
Filtern
Sortieren
Gruppieren
Private oder öffentliche Ansichten möglich
Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B.
zeige alle Kontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt
wurden)
Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind

Ansicht erstellen
Liste auswählen
Über die
Hauptnavigation
 „Ansicht erstellen“
Mit vorhandener Ansicht
beginnen oder Format
auswählen
„Standardansicht“ i.d.R.
vollkommen ausreichend
„Access-Ansicht“ und
„Benutzerdefinierte
Ansicht in SharePoint-
Designer“ nur für Profis!

Ansicht erstellen
Namen vergeben und entscheiden, ob die
Ansicht/Auswertung für alle auswählbar
(öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)
Je nach Einstellung können Sie ggf. nur
persönliche Ansichten erstellen.

Ansicht erstellen
Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge
angezeigt werden sollen.

Ansicht erstellen
Legen Sie ggf.
Sortierung und
Filter für die Ansicht
an.
Tipp: Sollen nur
Einträge angezeigt
werden, die den
aktuellen Benutzer
betreffen, können
Sie den Parameter
[Ich] als
Filterkriterium
verwenden.

Ansicht erstellen
Ignorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen,
und klicken Sie auf OK.
Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren
Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen
Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner anzeigen

Ansicht dynamisch filtern/ sortieren
Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown-Menü öffnen
Nach Spalten dynamisch sortieren/filtern

Ansichten auswählen +
Listenfunktionen

Ansichten – Hands On
Erstellen Sie neue Ansichten für die von Ihnen
angelegten
 Listen
 Bibliotheken
Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken um
Felder, um geeignete Auswertungen zu
ermöglichen

Reporting mit Diagrammen
Benachrichtigungen
Workflows

Reporting/Auswertungen
Reporting über Ansichten für nicht-grafische
Anforderungen meist ausreichend
Zur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden
Auswertungen  Excel-Export oder Access-Export
Weiterführende Möglichkeiten direkt in SharePoint
Diagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise
Features)
Google Charts für SharePoint -
http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749
ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/
SQL Server Reporting Services für SharePoint

Workflow
Vorgegebener Ablauf von Aktionen
Beispiel: automatische Benachrichtigungen/E-
Mails
Beispiel: Prüfen/Genehmigen von Dokumenten
Fertige einfache Workflows integriert
Beliebig komplexe Workflows konfigurierbar oder
programmierbar

Workflow - Benachrichtigen
Einfachster
Workflow
Zentral
eingerichtet
oder individuell
„abonniert“

Zusatz WIKI

Wiki
Prinzip Wikipedia
Beschreibung von Vorgehensweisen
Grundprinzip: Alle dürfen mitmachen
Mitarbeiter & Kollegen müssen zum
Schreiben motiviert werden
Wichtige Zeichen:
[[Seitenname]] erstellt eine neue Wiki-Seite

Blog
Weitergabe von Informationen
Dokumentation von Projekt-Fortschritten für
„Außenstehende“
Verwendung als News-Letter-Ersatz
Je öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr
wird er gelesen
Aber: Beiträge sollten immer interessant sein
Evtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge
notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu
vermeiden
Erfolg ist abhängig von Unternehmenskultur

Blog

Unterschiedliche Formate

Wiki Artikel erstellen
Seite  Alle Seiten anzeigen
Neue Seite hinzufügen, Titel eingeben und erstellen
Freie Formatierung oder Copy/Paste aus anderen
Quellen.
Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder
[[Existierender Artikel]]

Versionsvergleich im WIKI
Seite  Seitenverlauf

Externe Informationsquellen
Konfigurierbar über Business Data Connectivity
Dienst
Bi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL-
Datenbank, Webservice …
Konfiguration der Datenverbindung über
SharePoint Designer  Externer Inhaltstyp
Darstellung in SharePoint als „Externe Liste“
Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich
einer normalen Liste

Rezept für erfolgreiche Umsetzung
Nicht ohne Bedacht Webseiten, Listen und
Bibliotheken anlegen!
Zu klärende Fragen
Welcher Prozess(e) soll abgelöst werden?
Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur-informativ“)
Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer entscheidet
in welchen Prozessschritten?
Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen
Detailanforderungen
Umsetzung
Basisentscheidung SharePoint-Bausteine
Konfiguration Prototyp
Benutzerkonfiguration
Schrittweise Verfeinerung20 % Umsetzung
80 % Konzeption

Vielen Dank!
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wenn Sie Microsoft SharePoint erfolgreich
und praxisnah einführen möchten!
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Web: http://www.locatech.com

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