LVM Vertragsmanagement

Vertragsmanagementsystem für Microsoft
Office 365 & SharePoint
 Erfüllt alle Unternehmensanforderungen an das
Vertragsmanagement → Artikel zum Thema
 Umfassendste Lösung für Microsoft Office365
 Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv
 Komfortabel, intuitiv und modern
LVM

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Eingebettet in
Unternehmensprozessen
Abteilungsübergreifend
relevant
Integriert in IT-Systeme
Betrieb im eigenen
Rechenzentrum oder in
der sicheren Microsoft-
Cloud
Umfassende
Zugriffskontrolle,
Mandantenfähig

Nutzen für die
Organisation
Strategisch
 Baustein zur Prozessoptimierung
 Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen
 Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer
Praktisch
 Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume
 Kürzere Verhandlungsdauer
 Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten
 Vertragscontrolling
 Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit
 Schutz vor unbefugten Zugriffen
 Größtmögliche Transparenz

Zentrale Features
 Zentrale Verwaltung aller Vertragsakten und –arten
 Fristenbuch, Vertragscontrolling
 Komfortable Dokumentablage mit MS Office-
Integration
 Transparenz über Inhalt und Historie
 Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen
 Anbindung an Systeme wie SAP / Navision
 Risikomanagement
 Aufgabenmanagement

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Vertragsakte
 Organisiert mehrere zusammengehörige Dokumente
in einer Ansicht, in der sie als Einheit bearbeitet und
verwaltet werden können
Dokumente
 Werden bei Erstellung der Vertragsakte automatisch
mit den entsprechenden Metadaten ausgestattet
Autoren einer Vertragsakte
 Können eine Momentaufnahme der
Versionsgeschichte der aktuellen Eigenschaften und
Dokumente der Vertragsakte erfassen
Das Prinzip der
Vertragsakte

Vertrags-
Lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team
 Ablage Korrespondenz / Schriftverkehr / Emails zu
Verträgen
 Abstimmung zwischen Vertragspartnern
 Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
 Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
 Ablage rechtsgültiges Original
 Suchen und Wiederfinden von Verträgen
 Auswertung: Fristenwahrung, Vertragsrisiken
 Wiedervorlagen und Erinnerungen
 Archivierung

Vertragstypen
Vertragstypen können nach Kundenwunsch
vorkonfiguriert werden, z.B.
 Dienstleistungsvertrag
 Wartungsvertrag
 Lieferantenvertrag
 Versorgungsvertrag
 Immobilienvertrag
 Engagement Letter
 Agenturvertrag

Layout und
Design
 Intuitives und modernes Design
 Anpassbar an CI
 Mehrsprachig konfigurierbar
 Individuell anpassbare Formulare
 Reiter und Accordions
 Felder ausblenden, als Pflichtfeld definieren oder
schreibgeschützt setzen
 Buttons hinzufügen, Speichern / Bearbeiten
ausblenden
 Anordnung von Optionsfeldern konfigurierbar

Hinzufügen von
Dokumenten zur
Vertragsakte
Per Datei-Upload, Drag & Drop und in der
Exploreransicht möglich

Integration in
Outlook
 Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu
Vertragsakten
 Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der
Vertragsakte verbunden
 E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die
Suche indiziert
 Die Verschlagwortung erfolgt automatisch

Verschlagwortung
Verwaltete Vertragsinformationen, Metadaten
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner,
Klassifizierungen,…)
 Vertragsarten
 Vertragsdokumente
 Laufzeiten und Kündigungsfristen, sonstige
Vertragsfristen
 Vertragskosten
 Aufgaben und Termine
 Benachrichtigungen
 Zugriffsrechte

Vertragspartner
 Eigene Vertragspartnerverwaltung oder
Synchronisierung Partner aus ERP/SAP
 Erweiterbar für Lieferantenbewertung
 Vertragspartner nach Name, Sitz oder anderen
Kriterien durchsuchbar

Einzel- und
Rahmenverträge
 Verknüpfung von Verträgen in einer „Parent-Child“
Struktur
 Mehrere Einzelverträge können einem
Rahmenvertrag zugeordnet sein

Laufzeiten,
Kündigunsfristen,
Benachrichtigung
 Unbefristete Verträge: Benachrichtigung kann auf
einenfesten Termin z.B. jährlich gesetzt werden
 Befristete Verträge: Benachrichtigung wird automatisch
berechnet basierend auf dem Ablaufdatum und/oder
der Kündigungsfrist (Standard oder eigener Wert)
 Konfigurierbare Wiedervorlagen, Erinnerungs-Funktion
und optische Kennzeichnung fälliger Verträge
 Regeln, Parameter, zeit- und aktionsgesteuert
 Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard

Einhaltung von
Compliance-
Richtlinien
 Vertraulichkeit von Verträgen sicherstellen
 Weitergabe an Unbefugte verhindern
 Überprüfung/Auditieren von Zugriffen auf
Vertragsdokumente

Schutz von
Unternehmens-
informationen
Unabhängig vom Endgerät
Unabhängig vom Endgerät
Integriert mit dem Identitätsmanagement
des Unternehmens
Rechte unwiederbringlich mit
Dokumenten/ Inhalten auf SharePoint/
Exchange verbunden
Funktioniert auch für Dokumente
auf „normalen“ Windows Servern
Zentrales Management von Richtlinien
zum Schutz von Informationen

Information
Rights
Management
 DLP (Data Loss Prevention): verhindert, dass Daten an Stellen
gelangen, an die sie nicht hingehören / Leak verhindern
 Information Protection: Offline-Verschlüsselung plus Berechtigungen
 Rights Management schützt das Dokument
 Vgl. PGP: verschlüsselt Kanal

Vertragsprozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
 Aktionen bei Vertragskündigung
 Definierte (auditierbare) Geschäftsprozesse

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 Dokument-Vorschau
 Suchfilter, Erweiterte Suche
Volltextsuche

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Grafische
Auswertung
 Definition von Reportumfang
und Intervall
 Weiterverarbeitung und
Verdichtung in Excel

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Integration,
Schnittstellen,
Migration
 Anbindung unterschiedlicher Datenbankanbieter
 Dateiübernahmen, permanente Synchronisation via Konnektor,
einmaliger Import
 Konfigurierbares Importtool für Metadaten und Dokumente

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Technische
Voraussetzungen
Technische Plattform für LVM
 Microsoft Office 365/SharePoint Online
 Microsoft SharePoint Server (2013 / 2016)
 Microsoft SharePoint Foundation
 Installation auf einer Websitesammlung oder Unterwebsite auf
der SharePoint-Umgebung des Kunden
 Das Einrichten und Administrieren einer Office 365-Plattform
oder einer SharePoint-Server Umgebung bieten wir als
separate Dienstleistung an.

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Zusammen-
fassung
Zentrales Management-Informations-System aller Verträge
 Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank
 Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten
 Freigabe- und Genehmigungsworkflow
Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten
 Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen
 Verwaltung von verschiedenen Vertragstypen z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
 Einfaches Verwalten von Vertragsakten von der Vertragsanbahnung
bis zur Archivierung, inklusive der einfachen Ablage und Verwaltung
aller zugehörigen Dokumente, Korrespondenz und E-Mails
Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten
 Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk
 Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem

Über uns
Unternehmenslösungen für Microsoft
SharePoint und Office 365 – durchdacht,
umfassend, clever
Vereinfachen und Automatisieren von
Unternehmensprozessen Strategische
Einführung von Microsoft SharePoint und
Office365
BeratungAnforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption Anpassung
Erweiterung Konfiguration
Workshops Schulungen
Einführung, Wissenstransfer
Dokumentation Projektmanagement
Vertragsmanagement
Ticketsystem
Projektmanagement
Konfiguration
kundenspezifischer
Anwendungen OOTB in Office365
SharePoint
Unternehmens-
gruppe Locatech
seit 1992 Microsoft
Partner seit 2000
SharePoint-
Expertise seit
2006 Locatech IT
Solutions seit 2008
15 Beratungsexperten
SharePoint-Entwicklerteam
Locatech IT Solutions GmbH ▪ http://www.locatech.com ▪ +49 23170022260 ▪ sales@locatech.com

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