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                         Zusatzhilfe   keine
                         Lösung ...... muss
                         meist eine DMS-
                         oder   ECM-Anbin-
                         dung über Drittan-
                         bieter einkalkuliert
                         werden.

.....vielmehr   öffnet
MOSS den Markt und
bietet     Raum    für
zahlreiche Adaptionen
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Unterschied klassisches DMS
                              Link zu
    Capture     Link zu ERP     ….
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... zu ecspand your SharePoint
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               Storage
Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand
Das Gold liegt in den Prozessen



            Die Herausforderung:
               Prozesse automatisieren,
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Erstellen         Archivierung        Controlling




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Vertragsakte
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     1) Stammdatenerfassung
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     1) Stammdatenerfassung
     2) Detaildatenerfassung
     3) Laufzeiterfassung
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Vertragsmanagement am SharePoint mit ecspand

  • 1. SharePoint zum vollwertigen ECM System erweitern ECM Tag Wien 2011 d.velop GmbH Josef Gemeri, Christian Kiesewetter
  • 9. Long Tail Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc. Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc.
  • 10. Long Tail Rechnungen, Verträge, Mitarbeiterakten, Lieferscheine, etc. Präsentationen, Kalkulationen, Planungen, Strategien, Vorlagen, Budget-Pläne, Organigramme, Vorschläge, Entwicklungsdokumente, Spezifikationen, Notizen, Berichte, Umsatz- Reports, Reisedokumente, Abrechnungen, Wikis, Blogs, Info-Texte, Kantinenplan, Gebäudepläne, Vertragsentwürfe, Angebotstexte, Preisinformationen, Business Pläne mit externen Partnern, Web-Texte, Mitbewerbs-Analysen, Grafiken, Agenturkommunikation, Event- Agenda, Vortragsbeschreibiungen, Prozess-Definitionen, Projekt- Unterlagen, externe Kommunikation, etc.
  • 11. PC Browser Phone Social Traditionelles Networking and Content Collaboration Management
  • 12. PC Browser Phone Traditionelles ECM mit Collaboration
  • 15. Medienberichte Sharepoint: Ohne Zusatzhilfe keine Lösung ...... muss meist eine DMS- oder ECM-Anbin- dung über Drittan- bieter einkalkuliert werden. .....vielmehr öffnet MOSS den Markt und bietet Raum für zahlreiche Adaptionen und Lösungen. Diese kommen vor allem von den etablierten DMS- und ECM- Größen.
  • 16. TOP-8 der neuen ECM Funktionen in SharePoint 2010
  • 24. Optimierung für sehr große Listen
  • 29. ecspand your SharePoint SharePoint als „Single Point of Service“ einheitliche Oberfläche prozessgesteuert Integration Umsysteme & Papier Aktenplan, Rendition & Compliance fertige Lösungen
  • 30. Unterschied klassisches DMS Link zu Capture Link zu ERP …. SP 2010 DMS Server Storage
  • 31. ... zu ecspand your SharePoint Capture Link zu ERP …. Storage
  • 33. Das Gold liegt in den Prozessen Die Herausforderung: Prozesse automatisieren, standardisieren und flexibilisieren
  • 43. ?
  • 46. Kosten Aufgaben Dokumente Notizen Anmerkungen Emails Fristen / Vorlagen Laufzeiten Vertragsakte vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt, vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling
  • 47. Erstellen Archivierung Controlling Vertragsvorlagen / Vertragsakte Digitalisierung / Vertragsstammdaten- Verwaltung Genehmigungsverfahren erfassung Fristenüberwachung Reporting Aufgaben/Wiedervorlagen Suche / Recherche
  • 48. Erstellen Vertragsakt Kopf- und vertragsspezifische Metadaten Stammdaten aus ERP Systemen übernommen flexibel anpassbar mehrfachabhängige Wertemengen intuitives Bedienkonzept zusätzliche Vertragsinformationen Frist- und Aufgabenverwaltung Dokumentablage Office Integration
  • 49. Vertragsakte Stammdaten ERP Metadaten Fristen, Aufgaben
  • 52. Erstellen Erstellung: Metadaten
  • 53. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung
  • 54. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung
  • 55. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung
  • 56. Erstellen Erstellung: Metadaten 1) Stammdatenerfassung 2) Detaildatenerfassung 3) Laufzeiterfassung 4) Kündigungsstichtagsbenachrichtigung
  • 57. Erstellen Fristen Fristen / Laufzeiten
  • 58. Erstellen Kostenverwaltung € Fristen / Kosten Laufzeiten
  • 59. Erstellen Aufgabenverwaltung € Fristen / Kosten Aufgaben Laufzeiten
  • 60. Erstellen Notizen € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Laufzeiten
  • 61. Erstellen Dokumentablage € Fristen / Kosten Aufgaben Notizen Emails Dokumente Scannen Laufzeiten
  • 62. Erstellen Vertragsdokument anlegen Templates für Vorlagenverwaltung Mehrere Verträge Vertragstypen
  • 63. Erstellen Berechtigungen setzen Verwaltung auf Ebene Vertragsakt automatische Vererbung Benutzer- / Gruppenebene Standardkonzept SharePoint
  • 64. Erstellen Berechtigungen setzen Berechtigungsprofile auf Basis von Metadaten Kombination mit klassischer Regelung
  • 65. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  • 66. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  • 67. Erstellen Prüfen und Freigeben Vertragsakte Stammdaten Metadaten Aufgaben Fristen Dokumente
  • 68. Erstellen Prüfen und Freigeben Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen Vertretungsregelung Eskalationsmanagement Dokumentation der Ergebnisse
  • 69. Erstellen Prüfen und Freigeben Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen Vertretungsregelung Eskalationsmanagement Dokumentation der Ergebnisse
  • 70. Erstellen Abwesenheitsassistent
  • 71. Archivierung Archivieren & Ablegen Revisionssichere Archivierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente Auditing Auslagerung auf Langzeitstorage Zugriff über SharePoint Aufbau einer Vertragsakte
  • 72. Archivierung Archivieren & Ablegen Ablage von Papierdokumenten Scannen direkt in den Vertragsakt Ablage in SharePointbibliothek
  • 73. Archivierung Archivieren & Ablegen ecspand Sidebar Drag & Drop Ablage direkt aus Windows Recherche über Client
  • 74. Verwaltung Suche & Recherche Standard SharePoint Volltextsuche ecspand Metadatensuche aktenspezifische Suchmaske
  • 75. Verwaltung Suche & Recherche Volltextsuche
  • 76. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  • 77. Verwaltung Suche & Recherche ecspand Suche
  • 78. Verwaltung Suche & Recherche
  • 79. Verwaltung Vertragscockpit
  • 80. Verwaltung Metadatensuche
  • 81. Controlling Reporting SharePoint Standard • Listenansichten • Gruppierungen und Filter ecspand Features • Recherche in den Vertragsinfos • vertragsspezifisch und -übergreifend
  • 82. Controlling Stichtage
  • 83. Controlling Überblick
  • 84. Controlling Kosten
  • 85. Fazit
  • 99. Josef Gemeri Christian Kiesewetter General Manager Sales & Partner Manager josef.gemeri@d-velop.ch christian.kiesewetter@d-velop.at d.velop GmbH EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien T: +43 1 908 08 96 W: www.d-velop.at | www.ecspand.com