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Vertragsverwaltung mit SharePoint
Konzeptvorschlag für eine Umsetzung in SharePoint 2010

www.innocate.de
Agenda

1
2

Möglichkeiten von SharePoint

3

Migrationsszenario

4

Ausblick

5

2

Ziele

Zusammenfassung
Ausgangslage und Ziel
•

Ziel ist es
•
•
•

3

Verträge einfach aufzufinden
Deckblatt-Informationen für Verträge bereitzustellen
Eine Durchsuchbarkeit der Verträge zu ermöglichen
Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten
SharePoint kann Metadaten von Dokumenten zur Filterung, Sortierung, Gruppierung, etc. von
Ansichten verwenden. Die Möglichkeiten sind dabei hauptsächlich von den definierten Metadaten
abhängig. Für die Demonstrationsumgebung wurden die folgenden Metadaten definiert:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Name
Description
Ablaufdatum
Ansprechpartner Kunde
Ansprechpartner Lieferant
Kündigungsfrist
Lieferant
Vertragsnummer
Vertragsstatus
Vertragsvolumen
Gültig Von
Gültig Bis

Die nachfolgenden Screenshots bieten einen Einblick in die Art, in der Ansichten im SharePoint
verwendet werden können.

4
Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten
•

5

Umsatz pro Lieferant auf einen Blick (Vertragsvolumina werden summiert)
Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten
•

6

Verträge mit nahender Kündigungsfrist (z.B. Heute + X Tage)
Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten
•

7

Verträge, für die ich verantwortlich bin
Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos
•

Metadaten für Verträge können in eigenen Listen vorgehalten werden. Dies
ermöglicht:
•
•
•

8

Das Hinzufügen weiterer Informationen (z.B. Kontaktdaten von Lieferanten)
Das Nachschlagen von Werten zur vereinfachten Eingabe
Die einfache Pflege von Auswahlwerten
Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos
•

Vorlagen für Verträge können in einer separaten Bibliothek verwaltet werden
•
•
•

•

9

Gemeinsame Bearbeitung
Versionierung (Haupt- und Nebenversionen)
Freigabe bei Erreichen eines finalen Stands

Vertragsvorlagen können beim Erstellen von neuen Verträgen direkt im SharePoint
ausgewählt werden.
Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff
Neben dem Zugriff über den Browser bietet SharePoint die Möglichkeit des Zugriffes über den
Windows-Explorer. Dabei kann mit den Dokumenten wie mit lokalen Dateien gearbeitet werden.

10
Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff
Massenänderungen an Metadaten können in der Datenblatt-Ansicht wie in Excel-Access
durchgeführt werden.

11
Möglichkeiten von SharePoint - Versionierung
SharePoint kann automatisch alle Änderungen oder überschriebene Dokumente speichern.
Änderungen an den Metadaten der Dokumente (Status, Ansprechpartner, etc.) werden ebenfalls in
die Versionierung einbezogen. Die vorherigen Versionen können verglichen oder wiederhergestellt
werden.

12
Möglichkeiten von SharePoint - Berechtigungen
•

SharePoint Standard:
•
•

•

Berechtigungen können bis auf Dokumentenebene erteilt werden
Jedes Dokument muss manuell berechtigt werden

Mit Anpassungen möglich:
•

Automatische Berechtigungsvergabe abhängig von Metadaten des Vertrages
•
•
•
•

•

13

Berechtigung nach Status
Berechtigung nach Vertragstyp
Berechtigung nach Ansprechpartner
…

Pflege der Berechtigungsgruppen (z.B. TKs/LEs) durch die Nutzer
Möglichkeiten von SharePoint - Workflows
•

Automatisierung von Abläufen:
•
•
•
•

14

Benachrichtigungs-E-Mail an den Vertragsverantwortlichen
Automatische E-Mails bei Ablauf von Fristen
Generierung und Setzen von Vertragsnummern
…
Vor- und Nachteile einer SharePoint-Umsetzung
Vorteile

Nachteile

•
•
•
•

• Abhängigkeit von Plattform
• Keine revisionssichere Ablage
• Komplexes Berechtigungskonzept

15

Flexible Strukturierung der Verträge
Einfache Erweiterbarkeit
Nutzung vorhandener Funktionen
Geringe Kosten
Migration
Die folgende Vorgehensweise wird für eine Migration in eine SharePoint-Ablage
empfohlen:
•

OCR für bestehende Dokumente
•

•

Erstellung der SharePoint-Ablagestruktur
•
•
•

•

Erarbeitung der benötigten Metadaten und Ansichten
Erstellung der Listen und Bibliotheken
Schulung/Coaching der Mitarbeiter

Übertragung der Dokumente in den SharePoint
•
•
•
•

16

Massenbearbeitung durch Adobe PDF möglich (mind. 72 DPI)

Kopieren der Vertragsdaten in die Ablagestruktur
Extrahieren der Metadaten aus den Verträgen (manuell)
Prüfung der Vollständigkeit der neuen Ablage
Archivieren/Löschen der alten Ablage
Ausblick
Langfristig stehen bei einer Implementierung im SharePoint weitere Optionen offen:
•

Anbindung/Abgleich weiterer Systeme
•
•

•

Einbeziehung weiterer Abteilungen
•

17

efilia
SAP
Vertragserstellung mit Legal oder TKs
Zusammenfassung
SharePoint bietet aus dem Standard heraus einen großen Teil der Funktionen, die für ein
Vertragsmanagement benötigt werden. Die Herausforderung bei der Implementierung besteht darin,
die gewünschten Auswertungs- bzw. Suchmuster zu definieren. Auf dieser Grundlage können die
Metadaten für die SharePoint-Ablage definiert werden.

Bei der Migration wird ein manueller Aufwand bei der Extrahierung der Metadaten aus den
Vertragsdokumenten nicht zu vermeiden sein. Gerade deshalb ist eine saubere Definition der
Metadaten anzuraten.
Die Investition in eine übersichtliche SharePoint-Ablage kann sich schnell dadurch bezahlt machen,
dass z.B. Kündigungsfristen nicht verpasst oder Nachverhandlungen frühzeitig begonnen werden
können.

Mehr über unsere Dienstleitungen im Bereich Microsoft Sharepoint:
http://www.innocate.de/microsoft-sharepoint/index.html

18
Ansprechpartner

René Hoegen

Markus Ufer

Senior Consultant

Manager
Prokurist

innocate solutions gmbh
Benrather Schlossallee 121
40597 Düsseldorf

Telefon 49-(0)211-91327-315
Telefax 49-(0)211-91327-150
E-Mail: rene.hoegen@innocate.de

19

innocate solutions gmbh
Benrather Schlossallee 121
40597 Düsseldorf
Telefon 49-(0)211-91327-201
Telefax 49-(0)211-91327-150
E-Mail: markus.ufer@innocate.de

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Vertragsverwaltung mit SharePoint - Konzeptvorschlag

  • 1. Vertragsverwaltung mit SharePoint Konzeptvorschlag für eine Umsetzung in SharePoint 2010 www.innocate.de
  • 3. Ausgangslage und Ziel • Ziel ist es • • • 3 Verträge einfach aufzufinden Deckblatt-Informationen für Verträge bereitzustellen Eine Durchsuchbarkeit der Verträge zu ermöglichen
  • 4. Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten SharePoint kann Metadaten von Dokumenten zur Filterung, Sortierung, Gruppierung, etc. von Ansichten verwenden. Die Möglichkeiten sind dabei hauptsächlich von den definierten Metadaten abhängig. Für die Demonstrationsumgebung wurden die folgenden Metadaten definiert: • • • • • • • • • • • • Name Description Ablaufdatum Ansprechpartner Kunde Ansprechpartner Lieferant Kündigungsfrist Lieferant Vertragsnummer Vertragsstatus Vertragsvolumen Gültig Von Gültig Bis Die nachfolgenden Screenshots bieten einen Einblick in die Art, in der Ansichten im SharePoint verwendet werden können. 4
  • 5. Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten • 5 Umsatz pro Lieferant auf einen Blick (Vertragsvolumina werden summiert)
  • 6. Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten • 6 Verträge mit nahender Kündigungsfrist (z.B. Heute + X Tage)
  • 7. Möglichkeiten von SharePoint - Ansichten • 7 Verträge, für die ich verantwortlich bin
  • 8. Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos • Metadaten für Verträge können in eigenen Listen vorgehalten werden. Dies ermöglicht: • • • 8 Das Hinzufügen weiterer Informationen (z.B. Kontaktdaten von Lieferanten) Das Nachschlagen von Werten zur vereinfachten Eingabe Die einfache Pflege von Auswahlwerten
  • 9. Möglichkeiten von SharePoint – Verwaltung von Zusatzinfos • Vorlagen für Verträge können in einer separaten Bibliothek verwaltet werden • • • • 9 Gemeinsame Bearbeitung Versionierung (Haupt- und Nebenversionen) Freigabe bei Erreichen eines finalen Stands Vertragsvorlagen können beim Erstellen von neuen Verträgen direkt im SharePoint ausgewählt werden.
  • 10. Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff Neben dem Zugriff über den Browser bietet SharePoint die Möglichkeit des Zugriffes über den Windows-Explorer. Dabei kann mit den Dokumenten wie mit lokalen Dateien gearbeitet werden. 10
  • 11. Möglichkeiten von SharePoint - Zugriff Massenänderungen an Metadaten können in der Datenblatt-Ansicht wie in Excel-Access durchgeführt werden. 11
  • 12. Möglichkeiten von SharePoint - Versionierung SharePoint kann automatisch alle Änderungen oder überschriebene Dokumente speichern. Änderungen an den Metadaten der Dokumente (Status, Ansprechpartner, etc.) werden ebenfalls in die Versionierung einbezogen. Die vorherigen Versionen können verglichen oder wiederhergestellt werden. 12
  • 13. Möglichkeiten von SharePoint - Berechtigungen • SharePoint Standard: • • • Berechtigungen können bis auf Dokumentenebene erteilt werden Jedes Dokument muss manuell berechtigt werden Mit Anpassungen möglich: • Automatische Berechtigungsvergabe abhängig von Metadaten des Vertrages • • • • • 13 Berechtigung nach Status Berechtigung nach Vertragstyp Berechtigung nach Ansprechpartner … Pflege der Berechtigungsgruppen (z.B. TKs/LEs) durch die Nutzer
  • 14. Möglichkeiten von SharePoint - Workflows • Automatisierung von Abläufen: • • • • 14 Benachrichtigungs-E-Mail an den Vertragsverantwortlichen Automatische E-Mails bei Ablauf von Fristen Generierung und Setzen von Vertragsnummern …
  • 15. Vor- und Nachteile einer SharePoint-Umsetzung Vorteile Nachteile • • • • • Abhängigkeit von Plattform • Keine revisionssichere Ablage • Komplexes Berechtigungskonzept 15 Flexible Strukturierung der Verträge Einfache Erweiterbarkeit Nutzung vorhandener Funktionen Geringe Kosten
  • 16. Migration Die folgende Vorgehensweise wird für eine Migration in eine SharePoint-Ablage empfohlen: • OCR für bestehende Dokumente • • Erstellung der SharePoint-Ablagestruktur • • • • Erarbeitung der benötigten Metadaten und Ansichten Erstellung der Listen und Bibliotheken Schulung/Coaching der Mitarbeiter Übertragung der Dokumente in den SharePoint • • • • 16 Massenbearbeitung durch Adobe PDF möglich (mind. 72 DPI) Kopieren der Vertragsdaten in die Ablagestruktur Extrahieren der Metadaten aus den Verträgen (manuell) Prüfung der Vollständigkeit der neuen Ablage Archivieren/Löschen der alten Ablage
  • 17. Ausblick Langfristig stehen bei einer Implementierung im SharePoint weitere Optionen offen: • Anbindung/Abgleich weiterer Systeme • • • Einbeziehung weiterer Abteilungen • 17 efilia SAP Vertragserstellung mit Legal oder TKs
  • 18. Zusammenfassung SharePoint bietet aus dem Standard heraus einen großen Teil der Funktionen, die für ein Vertragsmanagement benötigt werden. Die Herausforderung bei der Implementierung besteht darin, die gewünschten Auswertungs- bzw. Suchmuster zu definieren. Auf dieser Grundlage können die Metadaten für die SharePoint-Ablage definiert werden. Bei der Migration wird ein manueller Aufwand bei der Extrahierung der Metadaten aus den Vertragsdokumenten nicht zu vermeiden sein. Gerade deshalb ist eine saubere Definition der Metadaten anzuraten. Die Investition in eine übersichtliche SharePoint-Ablage kann sich schnell dadurch bezahlt machen, dass z.B. Kündigungsfristen nicht verpasst oder Nachverhandlungen frühzeitig begonnen werden können. Mehr über unsere Dienstleitungen im Bereich Microsoft Sharepoint: http://www.innocate.de/microsoft-sharepoint/index.html 18
  • 19. Ansprechpartner René Hoegen Markus Ufer Senior Consultant Manager Prokurist innocate solutions gmbh Benrather Schlossallee 121 40597 Düsseldorf Telefon 49-(0)211-91327-315 Telefax 49-(0)211-91327-150 E-Mail: rene.hoegen@innocate.de 19 innocate solutions gmbh Benrather Schlossallee 121 40597 Düsseldorf Telefon 49-(0)211-91327-201 Telefax 49-(0)211-91327-150 E-Mail: markus.ufer@innocate.de