Der Workshop zu Geschäftsprozessen mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow umfasst eine Einführung in InfoPath 2010 sowie Nintex Workflow 2010, einschließlich deren Bedienung, Navigation und Erstellung einfacher Workflows. Die Agenda beinhaltet verschiedene Themen wie Formularerstellung, Datenverbindungen, Regeln und Anwendungsbeispiele, um die Funktionsweise und Nutzung dieser Tools zu erklären. Thorsten Firzlaff, ein erfahrener Referent im Bereich Zusammenarbeit, leitet den Workshop und stellt dabei auch die Anforderungen an einen Information Worker vor.

1. Business Prozesse mit SharePoint,
InfoPath und Nintex Workflow
Workshop

2. Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop - Thorsten Firzlaff - 211.06.2013

3. Thorsten Firzlaff
Diplom Informatiker
18 Jahre Erfahrungen im Bereich Collaboration
10 Jahre SharePoint Consulting
3 Jahre Innovation Manager
3 Jahre Leitung Web2.0 Competence Center
Referent auf vielen internationalen Konferenzen
11.06.2013- Thorsten Firzlaff - 3
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop

4. Anforderungen an einen
Informationworker
- Thorsten Firzlaff - 4
Social Network
Wiki
Blogs,
Podcasts
Foren
Aufgaben
Kalender
Mediengallerie
Formulare
Genehmigungs-
prozesse
Dokumente
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

5. Formulare und Prozesse
- Thorsten Firzlaff - 5
Genehmigungsprozesse
• QM-Dokumentation, Investitionsanträge, Bestellungen
ESS Szenarien
• Urlaubsgenehmigung, Seminare usw.
Berechtigungsanträge
Laufzettel für neue Mitarbeiter
Formular
SharePoint Liste
oder
Formularbibliothek Workflow
SP Designer
oder
Visual Studio
oder
Nintex
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

6. Beispiel Stundenabrechnung
Kunden Projekte
Stundenzettel
Bundes-
länder
Stunden
- Thorsten Firzlaff - 6
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

7. Beispiel Stundenabrechnung
- Thorsten Firzlaff - 7
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop
Stundenzettel
ausfüllen
Stundenkontingent
prüfen
Stundenzettel
genehmigen
Stundenzettel
versenden
11.06.2013

8. Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop - Thorsten Firzlaff - 811.06.2013

9. Vorstellung von Infopath 2010
Designer und Filler
- Thorsten Firzlaff - 9
Infopath ist ein eigenständiges Microsoft Office Produkt
Zwei Komponenten:
Einschränkungen:
• Filler Formulare benötigen den Infopath Filler auf dem Client
• Formulare können nur über den Client erstellt/angepasst werden
• Keine Webbearbeitung möglich
DesignerFiller
Erstellen und
Anpassen von
Formularen
+ Ausfüllen von Formularen
+ Unabhängig von
Zugangsgrenzen (z.B.
SharePoint)
+ Geringere Serverbelastung
Webformular
+ Unabhängig vom Client
+ Benötigt kein Infopath
Wird vollständig vom Server
gerendert
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

10. Vorstellung von Infopath 2010
Infopath und SharePoint
Infopath Forms Services müssen als SiteCollection Feature aktiviert werden
Welche Formulare können bearbeitet werden?
- Thorsten Firzlaff - 10
Liste Bibliothek Formular-bibliothek Dokumenten-
informationsbereich
Contenttypes
(Liste/Bibliothek)
Bearbeitung Ja Nein Ja Ja Ja (mit Ausnahmen)
Wie? Listentools
Liste
Formular
anpassen
(Bereich Liste
anpassen)
Bibliothekstools
Bibliothek
Bibliothekeinstellun
gen (Bereich
Einstellungen)
Erweiterte
Einstellungen
Bibliothekstools
Bibliothek
Bibliothekeinstellungen
(Bereich Einstellungen)
Den Inhaltstyp der
Dokumentvorlage
auswählen
Listentools
Liste
Listeneinstellungen
Formulareinstellungen
Im SharePoint Designer
Listeneinstellungen
Formulare in Infopath
entwerfen (Bereich
Aktionen)
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

11. Infopath 2010 Designer
Navigation
Datei
• Veröffentlichen
• Formularoptionen
Start
• Steuerelemente
• Regeln
• Vorschau
Seitenentwurf
• Konfigurieren von und Wechsel der Ansichten
Daten
• Datenverbindungen verwalten
• Absendeoptionen
• Absenderegeln
- Thorsten Firzlaff - 11
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

12. Infopath 2010 Designer
Navigation - Datei
Veröffentlichungsoptionen
• Veröffentlichen einer ungebundenen Vorlage für eine SharePoint Liste oder Bibliothek
• Festlegen und Konfigurieren der Datenverbindung zum Senden der Daten
• Sonstige Veröffentlichungsoptionen (Attributfelder für Formularbibliotheken aus dem
Formular)
Formularoptionen
• Aktivieren/Ausblenden der Infopath Befehlsoptionen für das Webformular/Filler
• Konfiguration der Attributfelder für Formularbibliotheken
• Sicherheitsrichtlinien
• Festlegen der Standardanzeigeansicht für vorhandene Elemente in Listen
• Offlinefunktionalität
• Sonstige übergeordnete Formularoptionen
- Thorsten Firzlaff - 12
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

13. Infopath 2010 Designer
Felder und Steuerelemente
Felder
• Sind die Datenfelder der Quelle
(Listenspalten)
• Können über Infopath neu hinzugefügt
oder gelöscht werden
- Thorsten Firzlaff - 13
Steuerelemente
• Eingabeelemente des Formulars
• Sind an Felder gebunden
• Können für eine angepasste
Darstellung formatiert werden
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

14. Infopath 2010 Designer
Felder und Steuerelemente
Konfiguration von Dropdown-Listenfeldern:
• Feldeigenschaften öffnen Listenfeldauswahl
a) Auswahl manuell eingeben (Definition der Optionen im Formular)
b) Auswahl aus den Feldern des Formulars abrufen (z.B. eine Auswahl aus allen Einträgen
eines Feldes einer wiederholten Gruppe/eines wiederholten Feldes)
c) Auswahl aus einer Auswahldatenverbindung (Vordefinierte Auswahloptionen für eine
Auswahlspalte im SharePoint)
d) Auswahl aus einer externen Datenquelle (eine der angelegten Datenverbindungen)
• Konfiguration einer Datenverbindung für das Auswahlfeld:
a) Einträge = Gruppe, in der die ausgelesenen Felder stehen (wird automatisch durch Wahl
der Datenverbindung ausgefüllt)
Erlaubt die Konfiguration für gefilterte Datenauswahl
b) Wert = der Wert, der in das Feld Gespeichert wird
c) Anzeigename = Wert, der in der Auswahl angezeigt wird
Entsprechend des geplanten Anzeigenamens sollten die Daten der
Datenverbindung sortiert werden
- Thorsten Firzlaff - 14
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

15. Infopath 2010 Designer
Datenverbindungen
Erlauben das Einbinden weiterer (sekundärer)
Datenquellen
• SharePoint Listen
• Webdienste
• XMLs
• Datenbank (nur Microsoft SQL Server)
In der SharePoint Liste angelegte Lookups erstellen
automatisch Datenverbindungen
Lookup-Datenverbindungen können nicht angepasst werden
Mögliche Absendeoptionen
• Über Absendebutton
An Primäre Verbindung (Liste)
An beliebige Absende-Datenverbindung
(Formularbibliothek)
• Mit Regeln
- Thorsten Firzlaff - 15
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

16. Regeltypen
• Überprüfung
• Formatierung
• Aktion
Regeln können bereits für den Formularladevorgang definiert werden
Regeln können für das Absenden definiert werden
Die Ausführung von Regeln kann durch Bedingungen gesteuert werden
Xpath-Funktionen
Erlauben definierte Modifikationen von
Werten (z. B. Berechnungen)
Sehr begrenzter Umfang
Infopath 2010 Designer
Regeln
- Thorsten Firzlaff - 16
Den Wert eines Feldes setzen
Daten abfragen
Daten senden
Daten an Webpart senden
…
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

17. Infopath 2010 Designer
Regeln - Aufbau
Neu: Aktion (Überprüfung, Formatierung)
Regelname definieren (Was macht die Regel?)
Bedingungen festlegen (Wann soll die Regel aktiv werden? Was soll vergleichen
werden?)
• Z.B.:
Aktionen hinzufügen
• Z.B. Den Wert eines Feldes setzen: Wenn die Bedingung
erfüllt ist, dann soll die Nummer des aktuellen Formulars
um eins erhöht werden:
setze den Wert von Laufnummer (Primäre Daten-
verbindung) gleich der maximalen Laufnummer
(sekundäre Datenverbindung) + 1
- Thorsten Firzlaff - 17
Wert Vergleichsoperation Vergleichswert
Laufnummer Ist vorhanden
(Prüft in der Quellliste, ob es bereits einen Eintrag für das Feld Laufnummer gibt)
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

18. Infopath 2010 Designer
Regeln - Aufbau
Aktionen hinzufügen: Setze das Feld auf einen Wert aus einer sekundären
Datenverbindung, dessen Hilfsattribut gleich einem gewählten Wert im aktuellen Formular
ist.
Z.B. Setze Straße (Primäre Datenverbindung) auf den Wert von Straße (sekundäre Datenverbindung)
sodass gilt: Kunde (sekundäre Straßenverbindung) = Kunde (primäre Datenverbindung – also die im
Formular getroffene Auswahl)
Zu setzendes Feld auswählen
Für den Wert eine Formel einfügen
Feld oder Gruppe einfügen
Sekundäre Datenquelle wählen
Entsprechendes Feld wählen
Filter hinzufügen (siehe Bedingungen festlegen)
Filter für weitere Regeln?
Die Reihenfolge der Regeln lässt sich auch anpassen, um neue Regeln als Filter
vor andere setzen zu können.
Z.B. wenn die Laufnummer bereits angepasst wurde, dann müssen keine Regeln
geprüft werden, die bei anderen (nicht erfüllten) Bedingungen auch die Laufnummer
auf einen anderen Wert setzen würden.
- Thorsten Firzlaff - 18
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

19. Infopath 2010 Designer
Ansichten
Mehrere Ansichten möglich
Auswahl erfolgt über Regeln oder manuell
Individuelle Eigenschaften
• Standardansicht (Standardbearbeitungsansicht)
• Schreibgeschützt
• Formatierungen
• Druckoptionen
Wizards
• Bestehen aus mehreren Ansichten
• Wechsel der Ansichten durch Buttons und Regeln
Druckansichten erstellen
• Eingestellte Druckoptionen funktionieren nur mit dem Infopath Filler
• Druck eines Webformulars erfordert manuelle Einstellung und Einrichtung des Browserdrucks
- Thorsten Firzlaff - 19
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

20. Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop - Thorsten Firzlaff - 2011.06.2013

21. Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
- Thorsten Firzlaff - 21
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

22. SharePoint Workflows
SharePoint out-of-the-box
• Einfache Workflows wie z.B. Approval, Collect Feedback,
Collect Signatures
SharePoint Designer
• Einfache Workflows möglich
• Keine Schleifen, keine komplexe Verzweigungen
• Grafische Darstellung nur mittels Visio 2010 Premium, umständliche Umsetzung
Visual Studio
• Nur für Entwickler
• Komplexes Deployment
- Thorsten Firzlaff - 22
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

23. Nintex Workflow
Browser basiertes Userinterface
• Drag&Drop-Workflow Designer
• Schnelle Erstellung von Workflows
• Kein zusätzlicher Client
Baut auf den Funktionen von Windows Workflows Foundation auf
Erweitere Aktivitäten
• Schleifen, Verzweigungen, Gruppierung von Aktivitäten
Workflowverfolgung
• Grafische Verfolgung des Workflowverlaufs
Eingaben können über Infopath und ContentTypen gestaltet werden
23- Thorsten Firzlaff -
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

24. Vorstellung Nintex Workflow
Vorteile
Web-Anwendung – keine Clientsoftware notwendig
Drag and Drop ohne Code
Workflow Templates
Benutzerfreundliches Workflow-Management
Nintex Live
- Thorsten Firzlaff - 24
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

25. Nintex Workflow Designer
- Thorsten Firzlaff - 25
Workflow Aktionen
Design Fenster
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

26. Workflow Aktionen
Kategorien
- Thorsten Firzlaff - 26
Benutzerinteraktion
Benutzerkontenverwaltung
Berechnungen
Bibliotheken und Listen Integration
Logik und Fluss
User defined Actions
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

27. Workflow Aktionen
Benutzerinteraktion - Beispiele
 Flexi Aufgabe zuweisen
 Aufgabe zuweisen
 Genehmigung beantragen
 Benutzereingabe anfordern
 Benachrichtigung senden
 Termin erstellen
- Thorsten Firzlaff - 27
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

28. Workflow Aktionen
Benutzerkontenverwaltung - Beispiele
 Webseitensammlung erstellen
 Webseite erstellen
 Webseite löschen
 Zielgruppe erstellen
 Zielgruppe löschen
 Benutzerprofil aktualisieren
- Thorsten Firzlaff - 28
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

29. Workflow Aktionen
Berechnungen - Beispiele
 Datum berechnen
 Collection-Vorgang
 Mathematische Berechnung
 Anhalten bis
 Daten abrufen
 Workflowvariable setzen
- Thorsten Firzlaff - 29
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

30. Workflow Aktionen
Bibliotheken und Listen - Beispiele
 Element ein-/auschecken
 Element kopieren
 Element in andere SharePoint Webseite kopieren
 Liste erstellen
 Dokument konvertieren
 Mehrere Elemente aktualisieren/löschen
- Thorsten Firzlaff - 30
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

31. Workflow Aktionen
Integration - Beispiele
 Business Connectivity Services abfragen
 LDAP-Quelle abfragen
 Informationen über HTTP-Anforderung senden/empfangen
 XML abfragen/aktualisieren
 Web Services aufrufen
 Benutzerprofile abfragen und nach Status suchen
- Thorsten Firzlaff - 31
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

32. Workflow Aktionen
Logik und Fluss - Beispiele
 Action Sets
 Bedingte Action Sets
 Loops
 State Machines
 Bedingungen und Filter
 Wertabhängige Aktionsketten
- Thorsten Firzlaff - 32
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

33. Workflow Aktionen
User Defined Actions
Speicherung von Action Sets als Aktionen
Wiederverwendbarkeit und Integration von einfachen, benutzerdefinierten
Aktionsketten in komplexe Workflows
- Thorsten Firzlaff - 33
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

34. Agenda
Vorstellungsrunde 09:00-09:30
Einführung Infopath 2010 09:30-13:00
Übersicht
Navigation, Felder und Steuerelemente
Datenverbindungen
Regeln
Mittagspause 13:00-14:00
Einführung NINTEX Workflow 2010 14:00-17:30
Übersicht
Bedienung und Navigation
Erstellen eines (einfachen) Workflows
Zusammenfassung 17:30-18:00
- Thorsten Firzlaff - 34
Business Prozesse mit SharePoint, InfoPath und Nintex Workflow
Workshop 11.06.2013

35. Vielen Dank
Thorsten Firzlaff
Geschäftsführer
Adolf-Kaschny-Str. 19
51373 Leverkusen
firzlaff@unique-conceptions.de